建設工程檔案質量管理

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一、強化工程檔案質量管理的主要措施

（一）相關部門支持配合，多方面強化檔案質量管理

一是在每年的建設工程質量安全大檢查中，綿陽市住房和城鄉建設局將檔案資料及資料員持證上崗情況納入檢查的重要內容，把檔案資料的形成收集工作作為考核工程項質量安全的主要指標之一。檢查中發現問題由質監、城建監察部門直接發出整改通知或處罰決定。二是在工程檔案的審查驗收環節，市質監站對工程檔案中的質保資料先行審查驗收，合格后方能提請城建檔案機構審查驗收。三是把檔案資料員崗位設置納入施工企業資質年審內容，使檔案資料員真正進入“九大員”，明確了資料人員在建設工程中的地位和作用。四是嚴格落實建設工程竣工備案時查收工程檔案審查驗收認可文件，從而確保建設工程檔案的及時移交和歸檔。

（二）加強現場檢查指導，著力提高檔案質量

2008年以來，除日常的檢查指導外，我們每年要組織人員深入在建工地現場開展兩次集中檢查指導，內容包括六個方面：一是工程文件是否為原件；二是工程文件是否采用四川省統一用表；三是工程文件是否字跡清楚、圖表整潔；四是工程文件是否簽字、蓋章手續完備、規范；五是工程文件形成是否與建設同步；六是是否建立健全工程文件管理規章制度，檔案資料員是否持證上崗。每次集中檢查指導包括主要重點工程、市政工程和大型房地產開發項目。例如今年5月份的集中檢查就包括了31個重大項目的262個單位工程，其中房屋建筑工程252個，市政重點工程10個。對檢查指導情況每次都要匯總上報，并通報全市。

（三）對部分工程開“小灶”，強化培訓指導工作

近幾年來，通過災后重建的項目審計和大量宣傳等工作，人們的檔案意識顯著增強，很多重點項目和大型房地產項目建設方主動咨詢和對接檔案管理工作，有的要求進行專門的培訓指導。去年以來，我們先后為園藝山市級行政集中辦公區、624所航空城、二環路等市政重點工程項目以及一些房地產開發項目開“小灶”，進行專門培訓指導。在培訓指導中主要結合相關法律法規和規定，針對項目具體情況，講授建設工程檔案資料表格填寫、簽字簽章、竣工圖編制、文件材料排列分類以及安全保管和聲像、電子檔案等方面的業務知識，強化檔案質量意識。

（四）全面實施紙質檔案電子化工作，確保檔案質量和安全

從2008年開始，我們先后購置了150多萬元的設備設施，開展城建數字轉換工作，目前已完成2003年以后歸檔入庫檔案的掃描工作，并掛接在計算機管理系統，實現掃描件的直接查閱利用。去年采購了異地容災備份設備，并與山西省晉中市結對開展異地備份工作。今年10月已在晉中市城建檔案館寄存了本館城建檔案信息備份硬盤。為從源頭上解決紙質檔案數字化問題，去年底市住房和城鄉建設局印發了《綿陽市建設工程電子文件與電子檔案管理規定》，從今年5月份開始，要求報送建設工程紙質檔案時要一并報送電子檔案，并對電子檔案的形成、范圍、命名規則、驗收辦法等作出了規定。目前紙質和電子檔案同步報送工作進展順利。

二、強化工程檔案質量管理的初步成效

（一）建設工程檔案資料質量明顯提高

從現場檢查和竣工工程檔案資料來看，近年來，檔案資料員持證上崗率、資料員按工程面積的人員配備、表格使用、內容填寫、簽字、簽章以及檔案資料同步形成等方面，都更加規范、完善和符合規定要求。今年5月份的現場抽查，未發現無證上崗人員，資料員按工程規模配備到位，工程資料基本做到與工程同步形成，簽字、簽章及時、完善，表格使用規范，同時資料員代為簽字、做結論的現象明顯減少。但在2007年7月重點抽查的82個在建工程項目中，就有11個工程項目的資料人員無崗位證書，同時一些資料人員一人兼幾個工地（工程）的檔案資料工作，資料員代為簽字現象還比較突出。

（二）形成了重視和重用建設工程檔案資料人員的良好氛圍

資料員持證上崗制度的推行和相關主管部門嚴格核查，房地產開發和建筑施工企業普遍重視資料員崗位培訓和繼續教育工作。現在經過崗位培訓特別是有經驗的檔案資料員很搶手，很多企業與我們聯系，希望介紹資料員前去工作。據了解，近幾年綿陽市建設工程資料員收入穩步提高，有的老板毫不諱言：一個好的資料員勝過一個好的施工員。

（三）建設工程檔案資料員隊伍素質普遍提高

從在綿陽市城建檔案館登記注冊的1400余名資料員年齡結構來看，跟過去比，已明顯年輕化，30歲左右的人占了絕大部分；從文化程度來看，大專以上占絕大部分，達到80%以上。同時，良好的管理氛圍和工程質量責任終身制的實施，促進了資料員思想業務素質的提高，增強了工作責任心。

（四）工程檔案進館率明顯提高

由于檔案意識增強和多部門的支持配合，促進了建設工程檔案報送工作，目前綿陽市城建檔案館建設工程竣工檔案進館率達到98%以上。

（五）檔案查閱利用方便快捷

由于檔案收集齊全、整理規范，并實現數字化管理，大大方便查閱利用工作，一般情況一兩分鐘即可查閱并打印或拷貝出所要查閱的內容，同過去進庫房調閱檔案的做法無法相提并論。

三、強化工程檔案質量管理的工作體會

（一）推行建設工程檔案資料員持證上崗，是檔案

資料隊伍建設的前提和檔案資料質量的基本保證前幾年我們在開展資料員崗位培訓工作時，有很多參加培訓的人員就提出一個問題：沒有參加培訓的也在從事資料工作，城建檔案館也接收了他們的資料，如果這樣參加培訓還有何意義？似乎推行持證上崗制度就是要讓無證的上不了崗，交不了資料，顯然這不是我們的目的。我們的目的是規范行業管理，提高從業人員素質，確保檔案資料質量。通過幾年的強化管理，已沒有人這樣問了，持證上崗和參加培訓學習，已是檔案資料人員的主動行為。綿陽市已經形成一支穩定的業務素質較高的建設工程檔案資料員隊伍。

（二）建設主管部門的高度重視和相關部門的協調

配合是強化檔案管理的關鍵將檔案資料員納入施工企業管理人員的序列，才能明確檔案資料員的地位和作用，才有利于檔案資料員隊伍的穩定和健康發展；將檔案資料質量納入大檢查內容，才能得到參建各方重視，并增強檔案意識。同時相關部門對檔案資料審查和把關，才能形成共識，形成一種態勢和氛圍，僅靠城建檔案部門的單打獨斗，效果是有限的。

（三）加強現場檢查指導是確保檔案質量的基本經驗

深入工地檢查，開始有一些施工企業還十分驚訝和疑惑——為何城建檔案館要進行現場指導呢？其實，我們在現場可以及時發現工程項目在檔案資料方面存在的問題，并及時糾正。比如代為簽字問題就可以立即糾正，否則一旦移交到檔案館糾正就很困難。近年來有一些質量通病就是通過我們多次深入工地宣傳講解，得到了及時糾正。在工地現場不僅能看到檔案資料人員的工作狀態，還可以見到項目負責人、技術負責人、施工人員、甲方代表以及監理人員等，全面了解檔案資料形成收集管理情況，同時督促相關各方重視支持檔案資料工作，這都有利于提高檔案資料質量。

（四）檔案數字化工作要及早并加大投入

我們從2008年自行投入開始實施數字轉化工作，從今年5月份開始實施紙質檔案和電子檔案同步報送辦法，已有一定的設備、人才、技術經驗儲備。我們認為對館藏檔案還是自己及早投入人力財力開展數字轉換工作為上策。目前外包很普遍，比較而言費用似乎要低一些，但存在一些問題：一是系統建設的依賴性；二是后期完善乃至部分補掃工作的依賴性；三是信息安全管理問題。

作者：羅廣國單位：四川省綿陽市城建檔案管理處