辦公室管理制度實施細則

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編者按：本文主要從建立規范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率；文件收發規定；文印管理規定；辦公用品購置領用規定；電話使用規定；進行講述。其中包括：董事會和公司的文件由辦公室擬稿、已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號、董事會和公司的文件由辦公室負責報送、秘密文件由專人按核定的范圍報送、經簽發的文件原稿送辦公室存檔、外來的文件由辦公室文書負責簽收、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢、所有文印人員應遵守公司的保密規定、印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤、件、傳真等應及時發送給有關人員、實行經濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領用，辦理出入庫手續，明確金額、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費、公司各部門電話費均按月包干使用等，具體材料詳見：

為完善公司的行政管理機制，建立規范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

文件收發規定

一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發，屬黨內的由黨支部書記簽發。

業務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發。

屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。

二、已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印?娑ù懟?

文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。

三、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。

秘密文件由專人按核定的范圍報送。

四、經簽發的文件原稿送辦公室存檔。

五、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。

六、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。

文印管理規定

七、所有文印人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。

八、打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見，送信息中心打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。打印文件、發傳真均需逐項登記，以備查驗。

九、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。

十、文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。

十一、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。

辦公用品購置領用規定

十二、公司領導及未實行經濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后購置。實行經濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領用，辦理出入庫手續，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經理審核并報董事長批準后辦理。

十三、辦公用品購置后，須持總經理審批的《資金使用審批表》和購貨發票、清單，到辦理出入庫手續。未辦理出入庫手續的，財務部不予報銷。

十四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報總經理審批后，由辦公室統一印制。

十五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

十六、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

電話使用規定

十七、公司各部門電話費均按月包干使用。具體標準如下：辦公室120元/月，投資發展部100元/月，財務部60元/月，城建資產部100元/月，市場營銷部200元/月，項目技術部130元/月，會議中心50元/月。

十八、若有超出當月包干標準的，從超額部門的工資中扣出。當月節余部分累計到本部門下月話費中使用。