檔案局檔案總結(jié)會講話
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各位領導，各位尊敬檔案員：
*年是全面實施“*”計劃最后一年，也是我市檔案工作務實創(chuàng)新、注重實效的一年。在市委、市政府的領導下，市直各單位貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)，加強檔案管理，大力開發(fā)利用檔案信息資源，為我市建設產(chǎn)業(yè)強市、文化名城、現(xiàn)代化大城市和和諧*建設服務，取得了良好成效。
一、*年檔案工作主要成效
1、依法管理檔案事業(yè)取得新進展，檔案行政管理工作明顯好轉(zhuǎn)。一是市直單位支持和配合市檔案部門做好檔案年檢工作。為了進一步規(guī)范檔案年檢工作，真正做到科學、合理、公平、客觀地評估市直各單位檔案工作情況，市檔案局修訂了《*市直單位文件材料歸檔年檢制度》，采取量化計分的形式，進行年度考核。市直大部分單位按要求做好年度文件材料的歸檔工作，并進行自查、打分；檔案工作協(xié)作組組織互檢；市檔案局組織抽查。*年市直年檢單位126個，合格的有122個，不合格的有4個，比*年度減少25個，對年檢不合格的單位發(fā)出了整改通知書并限期整改。從檢查的總體情況看，檔案意識明顯提高，市直多數(shù)單位的領導重視和支持檔案工作，明確主管和分管領導，加強了對檔案工作的組織領導與管理，配備了專兼職檔案員，并持證上崗，健全了檔案工作網(wǎng)絡；建立和健全了檔案管理各項制度，確保了檔案工作有章可循、規(guī)范管理；檔案基礎業(yè)務工作普遍得到加強。一些單位能正視市檔案部門在檔案年檢中提出的意見和建議，努力進行整改。一些曾是檔案工作的“老大難”單位，經(jīng)過檔案行政執(zhí)法、檔案年檢，將檔案工作提上領導班子議事日程，逐步投入人力、物力，開展對文件材料歸檔和檔案嚴格管理。通過努力，這些單位檔案工作面貌煥然一新。二是重點建設項目檔案工作有了新的突破。去年全市各級檔案行政管理部門提高了對重點建設項目檔案工作的重視程度，投入足夠的力量，聯(lián)合有關部門加大監(jiān)管力度，做到了摸清情況、全程跟蹤、抓好樣板、做好服務、把關驗收。市交通、公用事業(yè)、水利、體育場館建設等單位積極配合，根據(jù)《*市重點建設項目檔案管理辦法》（佛府辦〔*〕116號）要求，開展了重點建設項目檔案登記、報送和日常管理。目前市直重點建設項目檔案管理體制基本理順并運轉(zhuǎn)。市檔案局、市體育局和廣東省十二屆場館建設中心聯(lián)合編輯印制《*市場館建設項目檔案管理綱要》，為場館建設項目有關單位做好檔案管理工作提供了指引。去年市檔案局組織驗收重點建設項目2項。通過對重點建設項目檔案驗收，規(guī)范了我市重點建設項目檔案工作，確保重點建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
2、檔案基礎業(yè)務得到加強，檔案規(guī)范化、標準化水平有所提高。表現(xiàn)在：一是文件材料收集較齊全。多數(shù)單位檔案的歸檔渠道基本通暢，特別是注意收集重要文件如領導班子會議記錄、統(tǒng)計報表和業(yè)務文件材料，確保歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。二是文件材料歸檔質(zhì)量較好。大部分單位能做到歸檔文件分類科學，整理規(guī)范；檔案盒項目內(nèi)容填寫符合要求；目錄填寫字跡清晰、美觀，案卷質(zhì)量符合規(guī)范要求。三是檢索工具完備。編制了各種門類和載體的檔案目錄、歸檔文件目錄及發(fā)文匯編、專題文件匯編。四是檔案統(tǒng)計臺帳較清晰準確，帳目清楚、帳物相符。五是嚴格按程序開展檔案實體鑒定。部分單位積極開展檔案鑒定工作，成立檔案鑒定工作小組，按國家、省檔案行政管理部門有關檔案銷毀規(guī)定，嚴格按照檔案銷毀程序，對確無保存價值文件材料或檔案經(jīng)鑒定小組鑒定后報領導審批銷毀，手續(xù)完備。六是電子文件和聲像檔案等收集、管理和利用服務工作得到加強。
3、檔案室?guī)旖ㄔO得到重視，檔案保管條件有所改善。除小部分單位受辦公場所限制，確實暫時無法配備獨立的檔案室外，市直大部分單位根據(jù)本單位實際，設立或調(diào)整了安全適用檔案室，配置檔案專用柜，檔案的“八防”措施得到落實，確保檔案安全。如市中級人民法院、市人防辦等單位重視檔案工作，在條件許可的情況下，配備安全適用檔案室?guī)臁Ｓ秩缡锌偣⑹欣细删衷谵k公條件非常緊缺的情況下，仍安排了檔案專用室?guī)臁?/p>
4、文件檔案移交工作逐步完善，館藏檔案得到豐富。市直黨政機關和公營機構繼續(xù)抓好電子公文收集和集中管理工作，進一步健全工作制度，采取有效措施，提高開放鑒定和移交電子公文的及時性、完整性和準確性，確保電子公文數(shù)據(jù)的完整、安全和有效利用。去年市檔案局新接收電子文件15753份，經(jīng)過審核、整理，存入數(shù)據(jù)庫電子公文累計達71865份，市電子政務文件數(shù)據(jù)庫(*市現(xiàn)行電子文件中心)得到有效充實。在這方面，市政府辦、市工商局、市教育局、市衛(wèi)生局、市城市管理行政執(zhí)法局、市交通局、市勞動和社會保障局、市財政局、市信息產(chǎn)業(yè)局、市委統(tǒng)戰(zhàn)部、市文化廣電新聞出版局、市質(zhì)量技術監(jiān)督局、市地稅局、市公用事業(yè)管理局、市物價局、市司法局、市國土局等單位做得較好。在紙質(zhì)檔案移交方面，多數(shù)單位做到按期移交。
5、檔案信息資源開發(fā)力度加大，檔案的作用逐步得到發(fā)揮，為政務公開、實現(xiàn)公眾的知情權服務。市直單位繼續(xù)積極配合政務公開，從社會和廣大公眾的實際需求出發(fā)，加大公開現(xiàn)行文件的收集和開放鑒定力度，不斷完善已公開現(xiàn)行文件利用工作，使已公開現(xiàn)行文件利用工作取得更好的社會效果。全市已公開現(xiàn)行文件利用工作已從以提供紙質(zhì)文件為主過渡到以電子文件為主，基本上以電子文件的方式向社會提供開放利用。市檔案局繼續(xù)完善“*市現(xiàn)行文件查詢中心”功能，進一步提高親民、利民、便民的水平，*年共新增已公開現(xiàn)行電子公文4085份（累計18798份），全年通過該中心查詢文件的次數(shù)為75542多次。去年該中心被廣東省信息產(chǎn)業(yè)廳評定為全省信息化示范項目。市檔案局（館）在全省率先建立的全市國家檔案館（電子）檔案目錄中心于去年初正式開通，開展開放檔案目錄網(wǎng)上檢索工作，為社會公眾利用已開放的國家檔案資源提供更方便的途徑。目前全市上網(wǎng)供公眾查詢的開放檔案目錄共有38.2萬條。市直絕大部分單位編寫年度《大事記》，特別是已目標管理單位，按規(guī)定續(xù)編寫了《全宗指南》、《組織沿革》、《基礎數(shù)字匯編》等。一些單位還結(jié)合自身業(yè)務需要，編寫了業(yè)務檔案資料，供領導班子和業(yè)務部門使用。既提高檔案利用效率，又保護了檔案原件。大部分單位在檔案的“用”字上狠下功夫，從關注市委市政府和本單位的中心工作、方便利用者方面入手，大力開發(fā)檔案信息資源，開展形式多樣提供利用服務方式，如網(wǎng)上查閱、電話查詢、檔案信息加工，及時準確地提供給有關領導、單位工作人員及社會利用。
6、檔案現(xiàn)代化管理水平尤其是計算機管理程度有較大的提高。市直電子政務文件全面實現(xiàn)了集中管理，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺和數(shù)據(jù)庫。市直單位基本實現(xiàn)了運用電子計算機對檔案進行存貯和檢索，一部分單位實現(xiàn)“文檔一體化”管理和檔案全文數(shù)字化管理，通過辦公網(wǎng)全文查閱檔案，為本單位各項業(yè)務工作和社會服務窗口提供了有效支持，取得了明顯的社會效益和經(jīng)濟效益。
7、變動單位檔案的處置工作得到加強，國有企業(yè)檔案處置步入規(guī)范。檔案局聯(lián)合市公盈投資控股有限公司對市直轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案情況進行調(diào)研、檢查，規(guī)范了市直國有企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動中檔案處置和整理管理工作，根據(jù)佛府辦〔*〕221號文精神，草擬了《*市市直國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動企業(yè)檔案整理指引》；市檔案局聯(lián)合市國資委對被興業(yè)銀行并購的原*市商業(yè)銀行的人事、經(jīng)營管理、業(yè)務、會計、基建、設備、聲像等類別檔案進行了妥善的處置。市文化、廣播電視、新聞出版機構組合的檔案和*職業(yè)技術學院、*電大分設的檔案都得到妥善處置，市直原農(nóng)口線在此前幾輪機構改革中檔案管理的歷史遺留問題也得到妥善處理。
8、檔案隊伍建設得到加強，業(yè)務素質(zhì)提高較快。去年，我市堅持持證上崗制度和業(yè)務繼續(xù)教育制度，先后舉辦了2期崗位培訓班、3期重點建設項目檔案管理培訓班、2期檔案法制建設培訓班和1期檔案高級研討班，得到市直單位廣泛響應。市檔案學會組織了全市檔案業(yè)務知識競賽，推動全市檔案業(yè)務隊伍學習鉆研之風。市直大多數(shù)單位重視檔案隊伍建設，一改過去那種在檔案崗位上安排“等待退休”人員的現(xiàn)象，安排了業(yè)務素質(zhì)好、學歷高的檔案人員，支持檔案人員參加崗位培訓和繼續(xù)教育學習。據(jù)初步統(tǒng)計，目前90%市直單位的檔案員已持證上崗。開展直屬單位檔案工作協(xié)作組活動，活動內(nèi)容務實，形式多樣，在促進檔案人員互相學習、互相促進，進而提高各單位檔案管理規(guī)范化水平方面發(fā)揮了獨特的作用，受到市直單位的普遍歡迎。
以上這些成績，凝聚了市直廣大檔案工作者的辛勤汗水和聰明才智，也凝聚了市直單位領導的努力。
二、存在問題
在肯定去年檔案工作取得成績同時，我們也要清醒地看到，我市市直檔案工作還存在不少問題，與我市社會經(jīng)濟發(fā)展要求、與社會公眾的期盼還有差距，需要我們按科學發(fā)展觀的要求，積極探討，采取有效措施加以解決。
1、檔案意識不強。學習和貫徹《檔案法》及其實施辦法、《廣東省檔案管理規(guī)定》力度不夠；個別單位對檔案日常工作極不重視，不但未完成年度的歸檔工作，而且不采取措施解決歷年積存文件的歸檔問題，已連續(xù)兩年年檢不合格。
2、檔案人員隊伍不穩(wěn)定，業(yè)務素質(zhì)不高。一些單位忽視檔案工作的專業(yè)性，檔案人員變動頻繁，有的兼職過多，有的缺少必要的上崗培訓，有的鉆研業(yè)務不夠，造成本單位的檔案業(yè)務建設規(guī)范化程度偏低，工作績效較差。
3、部分單位檔案基礎業(yè)務比較薄弱。有的單位雖然建立和健全檔案的管理制度，但是沒有真正落實，主要表現(xiàn)為文件材料歸檔意識比較差，許多應當歸檔的文件材料散失在部門或個人手中；檔案整理不規(guī)范，保管期限判斷不準確；個別單位未開展檔案鑒定，或不按法定程序擅自銷毀應歸檔保存的文件材料等。
4、部分單位檔案室?guī)彀踩嬖陔[患。個別單位沒有配備安全適用的檔案設施，或有檔案室?guī)欤逊乓兹嫉臅s物，“八防”（防塵、防盜、防水、防光、防高溫、防潮、防霉、防蟲）措施長期不落實，嚴重影響檔案的安全。
5、不按規(guī)定移交紙質(zhì)檔案和電子公文并做好開放鑒定工作。一些單位不依時移交紙質(zhì)檔案、電子公文的情況時有發(fā)生，或“借助”其上級主管部門的意見和方便工作查考，不愿意移交。部分單位對開展公開現(xiàn)行文件利用這項政務公開工作認識不足，怕負責任，公開利用審查把關尺度過嚴，應公開而不公開，應“在線移交”的沒有實施“在線移交”，應“離線移交”的沒有實施“離線移交”，致使市電子政務文件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)量少，時效性差，不能滿足社會公眾的要求。
6、檔案資源開發(fā)利用工作仍然比較薄弱。許多單位只注重檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，而忽視了對檔案資源的開發(fā)利用。一些單位雖然編寫了編研材料，但只重在材料匯編，而深層次的加工材料偏少，未能更有效地發(fā)揮檔案資源的作用。
三、*年檔案工作意見
*年是我市檔案事業(yè)發(fā)展“*”規(guī)劃的開局年,是推進產(chǎn)業(yè)強市、文化名城、現(xiàn)代化大城市與富裕和諧*建設的關鍵一年。我們要緊盯目標、抓實機遇，促進全市檔案事業(yè)與經(jīng)濟和社會協(xié)調(diào)發(fā)展。明年全市檔案工作的總體要求是：牢固樹立和落實科學發(fā)展觀，自覺服從市委、市政府的工作大局，突出檔案工作服務社會發(fā)展、服務公眾的主題，抓好“六項服務”（重大建設項目檔案管理、現(xiàn)行文件利用、社區(qū)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案、國有及國有控股企業(yè)檔案、民營企業(yè)檔案、政務聲像拍攝），積極推進“四項建設”（檔案信息化、公共檔案館功能、檔案法制和檔案隊伍），確保全市檔案事業(yè)發(fā)展“*”規(guī)劃實現(xiàn)良好開局。根據(jù)這一要求，今年市直檔案工作主要任務有以下7個方面：
1、圍繞大局，提高檔案管理水平。圍繞黨委政府的中心工作，做好服務，是黨和國家對檔案工作的根本要求，是檔案部門和檔案工作者的根本任務。市直廣大檔案工作者要自覺把為市委、市政府的工作大局服務擺在更加突出的位置上，發(fā)揚與時俱進、開拓創(chuàng)新的精神，不斷探索檔案工作的新思路、新方法，創(chuàng)造性地做好檔案工作。圍繞大局，做好服務的前提是提高檔案管理水平。今年市直這方面的工作重點主要有：完善重點建設項目檔案登記與報送工作，建立市重點建設項目檔案驗收專家?guī)欤J真抓好以交通、水利、公用設施建設為重點領域的項目檔案的驗收工作；積極探索國有及國有控股企業(yè)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式，推動企業(yè)檔案信息化建設，引導和促進企業(yè)加強檔案工作規(guī)章制度建設和基礎業(yè)務建設。加大對國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動企業(yè)檔案處置的監(jiān)督和指導力度，繼續(xù)做好國有企業(yè)轉(zhuǎn)制過程中的檔案處置工作；繼續(xù)加強對民營企業(yè)檔案工作的指導和服務，積極支持、鼓勵和引導民營企業(yè)開展規(guī)范的檔案管理。
2、堅持依法管理檔案。要依法管理檔案，領導重視是關鍵。各單位要進一步加強《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《廣東省檔案管理規(guī)定》等檔案法規(guī)的學習和貫徹，提高檔案法制意識，加強檔案工作規(guī)章制度建設，從檔案基礎管理抓起，層層抓落實，切實做好檔案的積累、收集、整理、保管及提供利用等工作。同時，希望各單位支持和配合市檔案行政管理部門做好檔案行政管理工作，確保市直檔案工作依法管理到位。
3、加強檔案基礎業(yè)務建設。不但要建立和健全檔案的管理制度，更重要的是抓好制度的落實，以制度規(guī)范管理檔案業(yè)務工作。今年要著重做好各項檔案基礎業(yè)務工作：一是加強文件材料收集、歸檔工作，特別是注意在本單位職能活動或重要事項中形成的業(yè)務文件材料的收集、歸檔工作，對各門類檔案實行統(tǒng)一管理，消滅分散管理；二是摸清“家底”，做好檔案統(tǒng)計工作，未建立統(tǒng)計臺帳的要建立統(tǒng)計臺帳；三是嚴格按照國家、省檔案行政管理部門有關規(guī)定，認真做好檔案鑒定銷毀工作；四是全面建立計算機機讀檔案目錄管理；五是進一步加強電子文件的收集和安全管理。
4、加強檔案基本設施建設，推進檔案信息化管理水平。各單位要按照《檔案法》關于“配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”的要求，加大檔案室?guī)旖ㄔO的力度，改善保管條件，落實“八防”措施，消除安全隱患，確保檔案的安全。加快檔案信息化建設，是各級檔案部門當前的一項緊迫任務，也是檔案事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、跨越式發(fā)展的機遇。我市檔案工作者必須勇敢地迎接挑戰(zhàn)，穩(wěn)步推進我市檔案信息化建設規(guī)劃。當前，市直單位要重視檔案信息化工作，配置信息化基本設備。已實行辦公自動化的單位要實現(xiàn)“文檔一體化”管理。鼓勵有條件的單位開展檔案數(shù)字化處理，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，但要抓好標準規(guī)范，穩(wěn)步推進，切忌冒進。
5、健全電子公文和紙質(zhì)檔案移交制度，加大鑒定開放力度，提高政務信息公開利用程度。各單位要認真貫徹《廣東省檔案管理規(guī)定》、粵辦發(fā)[*]23號文和佛辦發(fā)[*]1號文精神，按時按質(zhì)做好電子文件和紙質(zhì)檔案移交工作，抓好電子文件的公開鑒定。凡應移交但尚未完成移交的單位，要對本單位*年以后制發(fā)的屬于移交范圍內(nèi)的現(xiàn)行文件進行認真清理，做好開放鑒定，盡快向市檔案館移交。
6、加強檔案開發(fā)利用，建立檔案服務機制。開發(fā)利用是檔案工作的目的。檔案是一種信息載體，包含著豐富的信息資源。如何有效地提供公開或內(nèi)部使用，為領導決策、工作查考和公眾利用是當前檔案工作的重點。市直各單位必須把深化開發(fā)利用檔案信息資源作為一項重要工作來抓，建立檔案信息開發(fā)制度。檔案工作人員在做好檔案基礎管理同時，要主動、及時地為利用者提供準確、有效的檔案信息服務，要切實轉(zhuǎn)變工作作風，增強服務意識，變被動服務為主動服務，主動將形成的檔案資料匯編、大事記、基礎數(shù)字匯編以及各類專題性資料等發(fā)送給有關領導以及各職能部門提供參考利用，以達到檔案資源利用最大化。
7、加強檔案人員隊伍建設。加強檔案人員隊伍建設是做好檔案工作的基礎。各單位必須配備專兼職檔案員，持證上崗，保持檔案人員的相對穩(wěn)定，積極創(chuàng)造條件提高他們的業(yè)務知識水平和實際操作技能，特別是要讓他們具備一定的計算機應用能力和信息處理能力，以確保檔案工作質(zhì)量。今年我市將舉辦三期檔案人員崗位培訓班和若干期檔案專題培訓班。要繼續(xù)完善檔案工作協(xié)作組制度，充分發(fā)揮協(xié)作組組長和資深檔案員的骨干作用。各協(xié)作組要開展檔案業(yè)務交流和業(yè)務學習活動。年內(nèi)市直檔案工作協(xié)作組組長要換屆選舉。希望協(xié)作組組長單位對此給予大力支持，加強指導。市檔案學會要將繼續(xù)營造市直檔案隊伍學習交流、業(yè)務互助的平臺。
“東歸不趁花時節(jié)，開盡春風誰與妍”。同志們，在“*”規(guī)劃頭一年，我們要把握機遇，開拓創(chuàng)新，銳意進取，團結(jié)奮斗，扎實工作，努力提高檔案事業(yè)發(fā)展水平，為促進我市檔案工作與經(jīng)濟社會全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展作出新的貢獻！
