檔案管理步驟
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案管理步驟范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。
檔案管理步驟范文第1篇
關鍵字企業檔案管理；服務；城市供水
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
近年來，隨著信息技術的高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業檔案管理轉變。
一、建設檔案管理信息平臺的背景 檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進檔案管理水平的全面提升，充分發揮檔案信息資源服務企業、服務職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責。堅持以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以開發利用檔案信息資源、促進企業發展為目的，不斷加強檔案基礎信息、基礎設施、應用系統、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等六項基礎性建設，著力打造公司檔案信息共享交換網絡平臺。將檔案信息化建設納入公司信息化建設的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網站、檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫）為重點，以“分步實施、突出重點、資源共享、安全保密”為原則，有序推進傳統載體檔案的數字化進程，建立檔案信息化的長效發展機制，逐步實現管理自動化、利用網絡化，全面提升檔案信息資源開發利用和服務水平。 二、實現數字化檔案室的目標
1.數據采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。積極推進傳統載體檔案數字化建設，采取數字化掃描、轉換等技術手段，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率與質量。
2、實現數據保存功能：通過在線NAS、移動硬盤、藍光刻錄等多種技術手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎上進行永久保存，完成公司數據備份。
3、實現數據利用功能：依托OA網，建立檔案信息網站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數據分析服務，同時有目的、有重點的搜集、整理、數字化部分企業文件資料，面向企業，服務企業，不斷探索數字檔案室為企業服務的新路子。
4、實現數據管理功能：實行系統化管理，實現分類、排序、價值鑒定、數據檢驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個系統信息的安全。
5、實現檔案宣傳功能：充分利用數字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網公開宣傳，進一步發揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統管理。其中數字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋整個公司的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。 三、實現企業檔案管理的技術手段 認真執行國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質檔案數字化技術規范》等一系列技術標準，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、便于轉換、實現共享。1. 全宗內檔案分類科學，編號規范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據管理職能，結合檔案室全部檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理與開發利用的原則。 全宗內要統一的分類方案，根據檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內文書檔案類別設置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機構）分類；會計檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應符合國家檔案局有關文件的規定；其它專門檔案的分類符合本系統主管部門與檔案管理部門確定的標準；全宗內檔案的編號排列按統一標準，以卷為單位整理時，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時，檔號設置按國家檔案局有關規定執行。2.明確類目設置 一級類目按卷根據資料與檔案的特點，共設置為6個。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業務檔案、基建類檔案。
二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進行有效的管理，方便其他部門進行借閱，針對歷史檔案進行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內所有檔案應收集齊全，經系統整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質量必須符合《機關檔案工作業務建設規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》的要求，要遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的有機聯系，參照文件材料的不同價值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數以及每份文件的頁數均應齊全完整；
3.2同一問題、同一會議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復轉發文件與原件等應一起整理；
3.3跨年度的會議、活動、案件等形成的文件一般歸入結束年度整理；
3.4產品、科研課題、基建項目、設備儀器按其部件、結構、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應與分類方案相統一，文字說明材料齊全、準確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達到永久保存。 四、檔案信息化基礎設施建設 1硬件方面：添置計算機、服務器、高速掃描設備、數碼相機等設備，服務器配置應滿足海量數據存貯，快速檢索利用的要求；除進行紙質檔案數字化加工外，還應加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數字化的力度。
序號 內容 型號 配置 單位 數量
1 服務器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺式計算機 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺 1
5 激光打印機 HP P1606dn 自動雙面/有線網絡打印 臺 1
6 噴墨一體機 OfficeJet J4660 打印、復印、傳真、掃描5合一 臺 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機即掃，無預熱 臺 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺 1
10 數碼相機 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺 1
11 備份設備 西部數據 DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個 3
2軟件配置：
a、服務器操作系統：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務器數據庫： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統：Windows XP
d、客戶端應用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數據庫服務器、WEB服務器、索引服務器可以安裝在一個物理服務器上；安裝系統前確認服務器上已經安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務正常運行。
3場館要求：進一步優化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場所作為掃描工作間、檔案存儲間。五、檔案管理的應用范圍及其效益 蘇州市自來水有限公司檔案管理應用于三廠兩所，各個科室；檔案材料包括案卷文書檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財務檔案、視頻檔案、照片檔案等。 它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益： 第一，提高了勞動生產率。檔案管理的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個工程項目完成收集整理工作大量的人力，而現在有檔案可查，大幅降少投入人力。 第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設和生產運行、維護的重要依據和參考。 第三，是維護企業合法權益的重要保證。隨著法制建設的不斷完善、社會各方面的法律意識不斷增強，企業面臨的法律風險也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護企業的合法權益。比如，土地征用手續、林木砍伐協議等文件可以在日后解決相關糾紛中起到決定性作用。再如，工程建設的立項審批及規劃、環保、土地、消防許可等前期依據性文件，可以使企業規避法律風險及行政處罰風險。 轉
檔案管理步驟范文第2篇
【關鍵詞】學校；檔案工作；規范化；標準化
在學校的管理工作中，檔案管理是一項重要的內容。從檔案管理的作用來看，一方面是檔案可以為學校的建設和發展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對學校的各項建設進行科學合理的評估。總之，檔案管理工作具有重要的價值，所以促進檔案管理工作的規范化和標準化，對于提升檔案管理的質量具有重要的意義。為了實現對學校檔案工作的規范化和標準化管理，分析管理中的問題并進行針對性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學校檔案管理工作中存在的問題以及規范化和標準化管理的策略。
一、學校檔案管理工作中存在的問題
（一）管理制度不健全。在目前的學校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個主要問題。就管理現狀而言，制度不健全主要體現在兩個方面：第一是檔案管理的責任制度存在缺陷，在實際管理的過程中往往會發生責任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對檔案分門別類地進行處理，但是目前存在的分類混亂嚴重影響了責任的落實。第二是在管理檔案的時候，級別劃分存在問題。在一般管理中，根據檔案的價值會進行不同等級地劃分，而等級不同，采取的管理也會存在差異。目前，等級劃分的衡量標準缺陷嚴重，所以檔案價值的判斷有失標準。
（二）管理標準不統一。管理標準不統一也是目前學校檔案管理工作存在的主要問題。標準的不統一主要是因為檔案管理缺乏執行統一標準的環境。就目前的管理現狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統一的標準進行管理。再者，檔案管理的目標建設也缺乏先導性，所以在實際管理工作中缺乏統一的目標，目標缺失導致的管理混亂也是管理標準得不到統一的重要原因。簡而言之，目前學校檔案管理工作標準的不統一，基本來源于管理環境的混亂，所以要實現標準統一，需要從管理環境入手。
（三）管理人員隊伍素質不高。管理人員隊伍的素質不高，對于管理的標準化和規范化影響也非常巨大。由于管理人員素質不高，所以對待檔案管理的態度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價值沒有充分地發揮出來。再者，檔案管理人員在實際工作中缺乏科學的管理理念和管理方法，也會存在檔案分類或者分級的錯誤，更有甚者，會因為操作的問題造成檔案資料的毀壞，這種現象的存在使得檔案管理很難得到進一步的提高。
二、學校檔案管理工作標準化、規范化的管理策略
（一）強化管理制度，實現制度規范化。要實現學校檔案管理工作的標準化和規范化，必須建立規范化的制度，從目前的管理現狀來看，規范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責任制度。在管理中，要將工作進行分級和分類，然后根據工作人員的現狀進行設置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實現責任的全面落實。第二，要詳細檔案的分級制度。在管理實踐中發現，檔案的重要性存在著差別，所以在實際工作中要對檔案進行分級處理，通過級別的統一，然后采取統一的管理方式，進而實現管理的標準化和規范化。
（二）打造統一的管理標準。打造統一的管理標準對于檔案管理的標準化和規范化而言具有重要的作用。要實現管理標準的統一，需要做好兩項工作：第一是對檔案管理的流程和步驟進行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會存在差異，所以對檔案管理的過程進行步驟劃分，更有利于在各個過程中實現標準化和規范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統一的管理目標。在管理目標確定的情況下，管理的標準更容易明確。簡而言之，要實現管理標準的統一，需要強化管理目標。
（三）培養和建設具有標準化和專業性的管理隊伍。要實現檔案管理工作的規范化和標準化，專業的管理隊伍打造不可缺少。而專業化的檔案管理隊伍打造需要進行兩個方面的培養。第一是進行檔案管理理論的培養，使管理人員對檔案管理的重要意義和價值有更加深刻的認識，從而在工作中能夠重視檔案管理，認真對待管理工作。第二是對管理人員進行實際管理的培訓，包括對檔案資料的分級、分類、存儲以及具體的實施方法等。通過專業化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級錯誤或者是檔案資料損毀問題?？傊脤I化隊伍實施檔案管理，其標準性和規范性必然會得到提升，管理的效率和質量也會得到提高。
三、結語
學校檔案管理是校園管理工作的一項重要內容，通過提高檔案管理的效率和質量，可以使得檔案資料的價值得到更大的發揮，而檔案價值發揮可以幫助學校進行更為合理的發展規劃和建設。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進行標準化和規范化的策略研究，可以實現校園建設的科學化。
【參考文獻】
[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規范化和標準化[J].世界最新醫學信息文摘，2015（A5）：215-216.
[2]黃潔.淺談中專學校檔案工作的規范化、標準化管理[J].辦公室業務，2016（03）：122.
檔案管理步驟范文第3篇
關鍵詞：會計檔案；管理措施；解決對策；深化方法
當下社會仍處于大發展大變革的新時期，各行業及相關工作都在順應時展而不斷變革進步著。經濟領域的企業制改革，相關工作方式的改革等成為時代改革工作的重要組成部分和突出部分。為了使得企業的經濟發展有更好的數據可供參考，提高經濟發展的穩定性，會計檔案管理成為重要的解決措施。為了能夠有效的解決會計檔案管理在實踐中出現的問題，為經濟發展提供足夠的動力，相關部門也推進了許多有力的措施，文章也是就當下的現狀、問題等展開分析研究，提出相關的建議。
一、會計檔案管理的現狀
經濟領域出現各種改革，改革的工作相當復雜，只有做好改革工作中的每一步，才能為單位經濟的可持續發展提供動力。會計檔案是公司財務工作的重要組成部分，記錄和反映的是一個單位經濟發展的趨勢，其中具體充分的數據可以作為單位改革及相關工作開展的重要參考。但是其中涉及到許多專業的知識和能力，需要從業人員有極高的職業技能和專業素養，要能在工作中不斷去學習和探索，所以對從業人員的能力也是提出了更高的要求。當下的會計檔案工作雖然有了一定的發展和進步，但是因為是財務管理過程中的收尾工作，往往被忽視，成為當下會計管理工作發展非常明顯的弱點。會計檔案管理有著非常重要的意義，是因為會計檔案管理的質量決定著整個財務管理工作的質量，而財務管理工作是單位工作的核心，決定著整個單位發展的趨勢和質量。研究分析會計管理工作中出現的問題，提出相應的解決措施，成為行業發展的需要。會計檔案管理是各種經濟活動的核算材料匯總，所以可以從中了解到許多業務的詳細情況，成為檢查單位企業是否遵守相關的財經紀律的主要參考資料，對于國家相關檢查工作的開展也提供了一定的便捷性。而且當下國家許多的經濟方面的規定和政策，也會將企業的會計檔案作為重要的數據來源，使得制定出的經濟政策能夠適應行業的發展。
二、會計檔案管理的問題
會計檔案管理工作受到廣泛重視的時間較短，處于發展的初級階段，所以發展中仍然有許多亟待解決的問題。經過筆者的調查和研究，發現問題主要有以下幾方面：
(一)會計檔案的整理不符合標準
會計檔案資料不僅包括相關的賬單憑條等紙質專業資料，還應該有該單位一年的經濟活動中的數據備份，但是單位在進行單位資料收集時，往往會忽視掉電子資料方面，造成整個會計檔案中的數據就存在不完整性。在會計檔案儲存時，也因為省事而不重視相關的標記備注，使得后期想要查詢相關數據時，增加了不必要的難度。有關人員在數據調閱時的相關規定也不完善，很多時候因為熟人關系便可以進行調閱，造成單位經濟數據的泄露，也為不法分子的違反犯罪提供途徑。
(二)管理人員的素質仍有待提高
很多企業單位的會計檔案管理都被納入財務管理的小分支，沒有安排專業的人員進行管理，對會計檔案管理的重視程度不高。相關的管理人員也有許多沒有經過專業培訓的，對會計檔案管理的基礎知識了解不清，缺乏專業的檔案管理經驗，導致整理出來的檔案不符合基本的標準和規定，安全性和完整性都達不到要求。雖然會計檔案管理屬于財務管理工作的組成部分，但是二者仍然有著很大區別，管理人員如果沒有扎實的專業素養作為支撐，很影響會計檔案的質量。所以應該引起負責人的重視，向著的方向更加專業發展了。
三、會計檔案管理的建議
基于會計檔案的眾多重要意義，相關的解決措施也至關重要。筆者經過查詢相關的資料，分析研究具體的經驗總結，得出以下幾點建議：
(一)人員素質培養對負責會計檔案管理工作的人員要進行定期的培訓，提高管理人員的專業素質，加強相關人員對會計檔案管理工作的重視程度。也可以通過不斷改進培訓的方式，改進教學的內容和知識結構來提高培訓工作的質量，使得管理人員擁有扎實的基礎知識支持和專業的實踐能力。
(二)專業方法落實
加強領導，堅持依法管理，要為相關工作的落實提供具體的配套措施，完善會計檔案管理中的規章制度。在具體的資料收集和銷毀步驟中，更要加強監督和管理，保證收集數據的完整性，及銷毀數據的安全性，防止重要的經濟數據外泄。在制定檔案時，要符合具體的操作措施的規定，比如文件的標注，以及文件安放的位置等。也要安排相關的人員進行定期的查詢，優化每個細節步驟。
四、結束語
隨著國家的不斷發展和會計檔案管理工作的不斷推進，會計檔案對于單位經濟、行業工作、國家發展等的重要意義成為社會共識。要想實現經濟效益和社會效益的雙贏，需要對會計檔案管理工作不斷研究、分析、完善和改進。文章也在人員素質培養，會計檔案生成及管理的具體步驟等方面，提出了具體有力的措施作為參考，以往能進一步促進會計檔案管理的問題的解決，為經濟的可持續發展提供動力，推動國家的進一步發展，增強國家的綜合實力。
作者:劉偉 單位:衡水出入境檢驗檢疫局
參考文獻：
[1]張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013，16(6)：12-13.
[2]陳海英.淺談目前會計檔案管理中存在的問題及對策[J].中國科技博覽，2015(1)：308-308.
[3]蔡斯斯.淺談當前會計檔案管理中存在的問題及對策[J].大陸橋視野，2016(14).
[4]李志武.淺談會計檔案管理中存在的問題及對策[J].卷宗，2014(4)：18-18.
檔案管理步驟范文第4篇
檔案管理基礎工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規范程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業里檔案管理系統還存在一些問題。
1.1檔案管理人員對基礎工作不重視
檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現缺失、分類不明等現象。檔案管理對企業是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。
1.2檔案的分類不合理
很多企業在檔案管理中出現分類不合理的現象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現各種問題。
1.3檔案的編號缺失或不準確
檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業中檔案管理還是按照傳統的進行編號，使得許多新的內容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內容的確定。
1.4檔案管理缺少高素質的檔案管理人員
在許多企業中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結構是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應用，無法正確使用新的檔案管理系統。缺乏應用信息技術的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統，推進檔案管理系統的現代化。
二、如何加強檔案管理基礎工作的有效性
檔案管理基礎工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現檔案管理的現代化就要正確對待檔案管理的基礎工作。切實的落實好每一步。
2.1提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識
在現實的工作中企業要加強對檔案管理基礎工作重要性的培訓，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業的正規程度。
2.2加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化
檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關鍵詞區分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關聯數據庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統的檔案基礎工作是檔案管理工作系統高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現代化發展的。那么引進現代化的信息技術和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規范檔案管理基礎工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設立就要嚴格執行，否則就形同虛設。
2.3強化檔案管理信息系統
信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。
2.4加大檔案管理的安全性
檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。
三、結語
檔案管理步驟范文第5篇
關鍵詞：檔案管理 信息化 管理學
一、架構在高校檔案信息化管理平臺上的組織結構
高校檔案管理是一個持續的過程，尤其是高校檔案信息化管理更是需要一個有機的系統才能發揮整體高校的功能。一般來說，結構關系存在兩種，一種正如國內部分南方高校的功能性（流程性）組織結構，這種組織結構以功能性為出發，將檔案館內部從事相同或相似工作的人集中在一起，他們以自身的專業能力與自治結為一體。這樣的組織結構具有專業分工細，組織效率高，強調專業及技能和工作程序等特點，其中都是某一方面的專家，因而對功能性部門的管理也是這方面的專家進行管理。在這種功能性組織結構中面臨的最大問題就是有效溝通和協調問題，如果各部門負責人不能解決上述問題，就會因為某一部門工作的延誤對一項整體工作的統一性造成影響，從而最終影響組織效率，拖延工作。
另一種高校檔案館普遍采用的組織結構是目標導向性組織結構，這種組織結構多為北方地區高校檔案館所采用。這種組織結構是將實現同一目標的各方面成員集中在一起而構成的，在組織里需要各種不同專業技能的專家，因此對其管理可以是通才也可以是專才。在目標導向性檔案館組織結構中，部門的設置是按照檔案門類劃分的，這樣的結構不會因為溝通及協調不暢而發生工作無法銜接，但在某種程度上強調了單一部門的成果、工作目標，而非檔案信息化要求的處理程序和處理方式，但也頗具適應力和創造性。
二、重視高校檔案信息化的過程管理
高校檔案信息化是個過程，過程就是不斷發展變化和創新的，而且過程不是獨立、孤立發生的；過程是有環境、有外部條件的。
國內在此方面做得較為完善的上海交通大學信息化結合內外優勢及自身特點，為自己量身定做了檔案信息化發展的總體目標、基本原則、制度保障，實現了其科學有序的分步驟發展，最終通過研究性、實驗性的過程管理，實現了若干項研制成果，建立了規范的上海交大數字檔案館門戶網站。與上交大有利的外圍環境相比，華東理工大學的檔案信息化建設更多的是利用有限性資源進行自主性創新研發，依靠自身努力不斷突破固有機制和環境的瓶頸，而且在實物檔案的保存及利用方面更是能夠細致、創新性的開發利用，使得檔案館對學校中心工作的實效開展發揮了長足作用。
實現高校檔案信息化發展，除了要把實際工作結果與預期標準相比較，以此在信息化過程中控制偏差，以確保檔案資源的充分利用及組織目標的順利實現外，更需要的是一種創新性的過程管理。過程管理必然要遵循一定的步驟、程序和規律?？萍及l展的日新月異為高校檔案發展提出了檔案管理的信息化定位，敏銳地捕捉到原有檔案管理的若干不協調現象后，就要透過現象究其原因，并據此分析和預測未來信息化發展趨勢及應對措施，不同高校作為獨立個體必然存在不同的環境及自身特點，不同學校的檔案館在一定程度更是秉具高校歷史、現今、未來發展的縮影，因此在過程中要針對自身環境、資源、機遇，制定符合該高校檔案館信息化發展的目標、制度以及步驟發展，在此基礎上迅速行動，并在對檔案信息化有效、適度控制過程中不斷嘗試。
三、開發檔案信息資源的集成應用
21 世紀的信息全球化，交叉學科的融合為管理學領域帶來了勃勃生機；集成管理因其“集合而成”的基本特征和與時俱進的優化模式，尤其受到人們的青睞。檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。檔案信息化集成管理，則從集成新視角去分析檔案管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到檔案信息化管理視野之中，并將檔案管理組織內外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優勢互補、動態開放及創造性融合；從而使得檔案信息化管理系統完整，整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。
檔案集成管理模式是根據21 世紀信息時代電子文件和檔案未來發展方向，結合高等教育的各種需求背景，有助于檔案管理信息化發展的與時俱進，可以說是為促進中國高校管理水平的提升而設計的。其研究側重借鑒集成優勢互補的理念及其整體優化的原則，建立高?；鶎訖n案集成管理體系。從管理與利用基層檔案管理的實際出發，集成管理即將檔案信息管理與服務的全過程作為一個有機系統實施管理。運用檔案信息開發生命周期和集成的理念，基于界面管理交互作用的學術新觀點，賦予檔案管理體系以系統性和動態性，使檔案管理活動各個環節規范標準，使重要的界面關系納入檔案管理狀態以實現控制、協調和溝通，達到領導重視、教師積極參與、不斷開發創新和相互交流檔案信息的效果，實現以科研服務為核心，提高檔案管理及應用質量。
參考文獻：
[1]介文紅.略論高校檔案信息化建設的實施[j]， 開封大學學報，2010.6
[2]羅南.淺談高校檔案信息化建設與管理[j].黑龍江科技信息，2010.9
