檔案管理的成果

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檔案管理的成果范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案成果利用；檔案保密；有效措施

如今隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案的保密與利用工作在如今已經(jīng)成為了業(yè)界人士所關(guān)注的話題。對檔案的成果利用以及保密工作進行分析和探討，有利于檔案工作的有效開展，同時也有利于保障機密檔案的安全性。因此現(xiàn)階段的檔案保管部門應(yīng)該對檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。

1 檔案保密的重要性及現(xiàn)階段存在的隱患

1.1 檔案保密工作的重要性

檔案作為記錄組織或個人重要信息的載體，在人們的日常生活當中有著極為重要的作用。首先對檔案的有效保密能夠保證個人信息不被他人非法竊取[1]。個人信息的重要性現(xiàn)在已經(jīng)被人們所熟知，一旦個人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業(yè)或組織的檔案中所記錄的是企業(yè)或組織發(fā)展過程中的核心機密，一旦出現(xiàn)泄密的情況，就可能給組織或者企業(yè)造成不可估量的損失，輕則是企業(yè)或組織蒙受巨大的經(jīng)濟損失，嚴重的甚至可能導致組織或企業(yè)的倒閉；最后，對于國家而言，機密檔案的丟失可能會威脅到國家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國家非法竊取，可能會使國家的科技發(fā)展受到巨大打擊，從而威脅國家的安全穩(wěn)定。綜上所述，檔案的保密工作無論對于個人、集體還是國家都有著至關(guān)重要的作用，因此現(xiàn)階段的檔案部門應(yīng)該加強對檔案的保密工作。

1.2 現(xiàn)階段檔案保密工作中存在的隱患

如今隨著科技的發(fā)展，檔案部門對檔案保密工作做的也越來越好，但是在現(xiàn)階段檔案保密工作的發(fā)展過程中，還是存在著以下幾點問題：首先，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)入侵系統(tǒng)也不斷升級，但是現(xiàn)階段的部分檔案部門的網(wǎng)絡(luò)安全防護還沒有進行全面的升級，這就是檔案管理部門所保管的機密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質(zhì)檔案袋的形式進行保管，這就導致在檔案的保管過程中可能會因為外界氣溫、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現(xiàn)階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識以及崗位責任意識沒有得到有效加強，一旦檔案保管的網(wǎng)絡(luò)遭受到不明攻擊，可能就會出現(xiàn)檔案管理人員不能及時發(fā)現(xiàn)攻擊來源以及破解方法而導致檔案丟失的情況。

2 檔案保密的有效措施

2.1 做好開放檔案的審查工作

由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經(jīng)失去了其保密的意義，因此需要對公眾進行開放。在這一過程中，檔案的有關(guān)管理人員應(yīng)該對需要開放的檔案做好審查工作，確保所開放的檔案是已經(jīng)過了保密時期的檔案[2]。因此，在開放檔案之前，檔案管理人員應(yīng)該對即將開放的檔案進行嚴格的審查，確保沒有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業(yè)之下。例如，檔案保管部門應(yīng)該建立完善的開放檔案審查體制，在所開放檔案的審查過程中應(yīng)該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對檔案進行初步審查，在審查的過程中基層審查人員應(yīng)該做好相關(guān)檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級的審查部門。上級的審查部門在接到基層工作人員送來的信息后，應(yīng)該對照表格信息對檔案進行復審，并將基層工作人員再審查過程中出現(xiàn)的失誤進行彌補，隨后將整理好的檔案送交最高領(lǐng)導。最高領(lǐng)導通過自身對檔案信息的了解，對檔案進行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開放的狀態(tài)。通過這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時期檔案的安全度，從而提升機密檔案的安全系數(shù)[3]。

2.2 做好檔案的解密工作

國家《保密法》為檔案的保密想作出了三個等級地劃分，即“絕密檔案”、“機密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個等級檔案的機密程度不一樣，因此在實際的操作過程中，對檔案的保管措施也不盡相同。隨著時間的流逝，由于檔案的機密程度具有一定的“時效性”，因此在對檔案進行解密時要根據(jù)不同檔案的機密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開，在檔案的保管過程中，就應(yīng)該對不同機密等級的檔案保存在不同區(qū)域，同時做好相關(guān)記錄，在解密時就可以根據(jù)不同檔案的機密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門可以開設(shè)三個等級的解密工作小組，同時在保存檔案的過程中對不同機密等級的檔案實施不同區(qū)域的保管，一旦檔案過了有效期，就可以根據(jù)不同機密程度的檔案送交相應(yīng)的解密人員手中。通過這種方式，能夠有效提升檔案保管部門的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過程中的安全性。

2.3 強化有關(guān)人員的保密與崗位責任意識

檔案的保密與利用工作最終也要落實到具體工作人員的肩上，因此在現(xiàn)階段檔案保管過程中，應(yīng)該對檔案部門工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及崗位責任意識進行加強和培養(yǎng)，確保在檔案保管的過程中，機密檔案始終處于安全的狀態(tài)。對于檔案管理人員的培訓，可以采取培訓班的模式，對檔案的保管人員進行相應(yīng)專業(yè)知識的培訓，使其意識到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過程中有強有力的安全保障。例如，在檔案部門進行系統(tǒng)升級后，可以聘請專門的信息技術(shù)人員對檔案的保管人員進行培訓，提高檔案管理人員的安全責任意識，一旦檔案部門的信息系統(tǒng)遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時做出應(yīng)對，確保檔案的安全。

2.4 做好檔案利用前的準備工作

在檔案進行公開之前，檔案部門應(yīng)該對檔案的利用做好相應(yīng)的準備工作。所謂準備工作，其實就是在檔案進行公開之前，對所公開檔案進行備注、備份以及確認分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門應(yīng)該對此加以重視。在當前的檔案利用前的準備工作中，最為重要的就是對檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個檔案管理部門的對檔案管理的系統(tǒng)性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過程中不會丟失的重要舉措，因此在現(xiàn)階段的檔案保管部門，有關(guān)部門應(yīng)該加強對檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門建立自身的數(shù)據(jù)庫，在檔案利用之前對所有已經(jīng)無需繼續(xù)保密的檔案進行分類保存。同時要對即將轉(zhuǎn)移的檔案進行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門能夠在最快的時間內(nèi)將該檔案進行提取，以此來提升檔案部門的工作效率，保障檔案保管部門的工作質(zhì)量。

3 結(jié)束語

隨著信息化社會的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案的安全性在一定程度上受到來自多方面的威脅，因此現(xiàn)階段對檔案的保管工作在現(xiàn)階段應(yīng)該引起有關(guān)部門足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門方面還在不斷發(fā)展中，因此現(xiàn)階段距離實現(xiàn)檔案的絕對安全看起來不切合實際，對此，檔案管理部門應(yīng)該加強內(nèi)部的管理以及優(yōu)化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。

參考文獻

[1]李志宏. 對檔案工作中正確處理保密與利用關(guān)系的思考[J]. 內(nèi)蒙古統(tǒng)計，2014，03：49-50.

[2]劉曉玲. 談檔案利用與檔案保密[J]. 山|紡織經(jīng)濟，2012，07：119-120.

[3]李財富，劉東紅. 略論檔案服務(wù)社會化的基本原則[J]. 檔案與建設(shè)，2013，11：4-7+14.

檔案管理的成果范文第2篇

保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié),是保證檔案在利用過程中安全的必要手段,二者具有相輔相成、良性互動的關(guān)系,現(xiàn)就當前新形勢下加強保密工作的新思路、新舉措和新方法談一下檔案保管利用過程中的保密工作自己的粗淺認識。

一、積極做好檔案保管利用過程中公文管理與保密工作

在檔案保管利用過程中公文管理與保密,是機關(guān)文檔管理的一項重要工作。做好公文管理與保密,對于促進機關(guān)工作,確保公文的有效運轉(zhuǎn),提高機關(guān)工作效率,具有十分重要的意義。

二、提高檔案保管工作人員的職責和素養(yǎng),加強保密意識

1.檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案,要及時搶救。不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。

2.檔案管理人員的素養(yǎng)。(1)檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德,認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策。客觀地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題,維護歷史的真實面目,懂得黨的路線、方針、政策及黨和國家關(guān)于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規(guī)。(2)檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。檔案是歷史的真實記錄,是極為豐富的知識資源,其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、外交、科學等廣泛的領(lǐng)域;其知識涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學文化知識和現(xiàn)代科學管理知識,要具有一定的古漢語、現(xiàn)代漢語和外事知識、一般法律知識和一定歷史知識,在當今信息社會里更要有一定的計算機知識等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。(3)檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來,人們對檔案工作的認識始終存在誤差和偏見,認為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實,恰恰相反,檔案工作既有腦力勞動,又有體力勞動,工作艱辛而又煩瑣,細致而又嚴格,常年不懈,周而復始,沒有健康的身體和旺盛精力是根本無法勝任檔案工作的。所以,身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個檔案人員所必備的條件。(4)加強檔案管理人員的保密意識。就是要維護檔案的完整與安全,因此必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。要通過培訓手段來增強檔案管理人員的法制意識和保密意識。

三、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施:

1.制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結(jié),不斷充實和完善。

2.隊伍建設(shè)。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識,熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識,能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對象的不同目的,掌握其心理和思想動機,加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者,要及時提醒。做好利用監(jiān)督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動機;二是眼勤,勤觀察動態(tài),置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前,仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為,應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導,以便及時查處,挽回損失。

檔案管理的成果范文第3篇

目前，高校招生辦公室的檔案整理工作分為兩個大類：紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案又分為日常公文檔案和學生紙質(zhì)檔案兩種。電子檔案即考生錄取時各省招生辦公室通過全國招生錄取系統(tǒng)向各高校投出的學生檔案，檔案上面詳細記錄了考生的基本情況、身體狀況、家庭基本情況、高中的學籍、在校表現(xiàn)及各科高考成績等。

高校招生檔案的保管過程中，最重要的是保密工作，適當調(diào)整檔案保管過程中的保密程度是相當有必要的。根據(jù)國家制定的相關(guān)檔案法規(guī)，結(jié)合招生工作的實際情況，適當調(diào)整招生檔案的保密程度和管理過程中的管理制度，如，閱覽制度、復制制度、保密制度、銷毀制度等。對不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用范圍，規(guī)定不同的審批借閱手續(xù)，由上而下建立嚴謹?shù)谋O(jiān)督機制，及時掌握檔案信息變動，從根本上保障招生檔案管理的有效性、準確性和完整性。

1 招生過程中考生電子檔案的保管和利用

電子檔案與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的方向和趨勢。考生電子檔案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉(zhuǎn)換為符號或數(shù)碼進行傳輸、存儲，利用者需要相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應(yīng)該參與到應(yīng)用設(shè)計中來，使形成的電子檔案在應(yīng)用過程中能按政策法規(guī)要求并能行之有效。電子檔案形成后的使用過程中，招生工作人員要全程參與對其的應(yīng)用管理，熟練操作系統(tǒng)，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，積累經(jīng)驗，對檔案管理應(yīng)用的不足之處提出建議，及時進行合理化修改。

2 管理應(yīng)用電子檔案中的困難與挑戰(zhàn)

科技日新月異的今天，如何保護和利用考生電子檔案已成為招生一線工作人員思考和亟待解決的問題。

第一，電子檔案的內(nèi)容易于修改，且修改過后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術(shù)可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多，在內(nèi)容的穩(wěn)定性上并不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個人可根據(jù)自己的愛好隨意變換字體、字號，根本無法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據(jù)增添了更多不必要的麻煩。

第二，在電子檔案建立的過程中，虛擬化的程序使得對其原件的界定難以實現(xiàn)。建立電子檔案不一定像建立紙質(zhì)檔案那樣，必須制定出一份原件來行使其應(yīng)用職責，有時只不過是制作一個“窗口”，將必要的信息收集起來集中在一起，并在需要的時候進行輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上進行應(yīng)用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計算機存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。不同時間、不同地點由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分“原件”和“復制件”。

第三，計算機的軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使電子檔案不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的變化為代價。

第四，電子檔案不再有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子檔案，還需要定期進行載體轉(zhuǎn)換、復制，以防止信息損失。一份電子檔案沒有了固定的載體，也就無法判定這份電子文件的原始性。

第五，目前，電子檔案的簽署技術(shù)還不能普及，我們還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子檔案是否為原件。

第六，采集電子檔案的困難性。考生個人電子檔案的建立與管理，不是只懂得紙質(zhì)檔案建立原則、方法和技術(shù)的招生管理人員所能夠勝任的。他們在完成電子信息檔案的存儲形式、傳輸及對電子檔案的管理上，無法達到開發(fā)利用電子檔案的目的。也并非是單單懂得計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)處理的技術(shù)人員所能夠勝任的。其盲點在于不能懂得電子檔案的業(yè)務(wù)知識、管理環(huán)節(jié)和管理原則，不能理解保存電子檔案的必要性，也就不可能采取一些必要的技術(shù)和措施來規(guī)范電子檔案的管理。鑒于此，我們不能盲目認為，凡是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案；也不能機械地認為，凡是懂得計算機軟硬件技術(shù)的工作人員，都可以管理電子檔案。

3 解決問題的思路與對策。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子檔案管理凸顯的特殊性，并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢和方向。

一是電子信息數(shù)碼化。電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等文件信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進行存儲、傳輸，要通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能獲知。

二是檔案管理的現(xiàn)代化。當考生將個人信息填寫完整后，信息錄入員便依據(jù)統(tǒng)一的程序、標準將考生信息輸入計算機，經(jīng)過計算機的數(shù)據(jù)處理、打印，考生對自己的信息進行核對簽字確認后，形成有實際利用價值的二次檔案信息，實現(xiàn)一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，為下一步的考生在網(wǎng)上錄取時的信息利用奠定可靠基礎(chǔ)。

三是檔案處理一體化。電子檔案和計算機軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，有著密不可分的關(guān)系。電子檔案的建立必須了解形成電子檔案相關(guān)的軟件和設(shè)備。電子檔案的形成者和管理者要通力協(xié)作，才能確保電子檔案的可存取性、利用性、理解性。因此，在電子時代，檔案一體化管理勢在必行。

四是檔案信息情報一體化。辦公室工作的自動化和檔案管理的現(xiàn)代化，使人們迫切需要社會信息“資源共享”，于是招生戰(zhàn)線電子檔案管理的一體化發(fā)展趨勢尤為突出，以計算機為中心的現(xiàn)代科學技術(shù)，為檔案一體化管理提供了技術(shù)保證。

五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案復雜得多。要考慮電子檔案可存取性、利用性、理解性等，這就要求不僅要保存電子檔案所表述的信息，還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和原始數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的計算機發(fā)展迅速，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異，其存儲載體性也不甚耐久。給電子檔案的保存帶來諸多不利因素，需要電子檔案管理人員認真對待，具有一整套的對策、技術(shù)和措施。

4 探索檔案管理規(guī)范化的路子

4.1 借鑒紙質(zhì)檔案的管理標準，盡快制定出電子檔案的管理標準。一開始就應(yīng)該充分注意到電子檔案的各項管理標準、法規(guī)、制度的建立，以防止電子檔案在形成、使用、保存過程中遭受損失。我們要根據(jù)本部門的實際工作情況，認真研究彌補我們的實踐少、經(jīng)驗不足等問題，盡快制定出與本部門相關(guān)的電子檔案管理標準、法規(guī)和制度。

檔案管理的成果范文第4篇

一、反思當前學校檔案管理工作中存在的不足

關(guān)于學校檔案管理工作中存在的不足，首先是?碓從諶鮮凍潭鵲牟蛔恪S捎誆皇苤厥櫻?學校檔案管理工作長期沿用傳統(tǒng)的管理方式，效率較低，比如關(guān)于學校檔案資料的整理，大部分管理認為只是單純地對資料進行收集和存放，缺乏后續(xù)的整理和利用，導致檔案資料的管理工作與學校其他部門的管理工作配合度不高，大大降低了檔案資料的利用效率，無法利用檔案資料對學校的評建創(chuàng)優(yōu)作出貢獻。

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，需要工作人員掌握科學的管理理念與方法。但實際上，很多學校的檔案管理工作由于不受重視，其管理人員也并不專業(yè)，基本上都是從其他崗位調(diào)到檔案管理崗位上來，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，無法做好檔案管理工作。或者很多學校是由其他部門的工作人員兼任檔案管理工作，這不僅加大了工作人員的日常工作壓力，也容易出現(xiàn)檔案缺失、遺漏等問題，有時工作人員為了完成任務(wù)不會過多地追究這些問題，導致學校檔案管理的質(zhì)量難以提升。

在這些因素的影響下，學校檔案管理工作中存在著兩個比較突出的問題。一方面，檔案原始資料不全面。由于缺少必要的管理和監(jiān)督機制，很多部門對于檔案資料的收集并不重視，對于一些比較復雜的資料得過且過，收集不完善。比如對于學校在學年之內(nèi)的活動，很多學校只是有大致的、階段性的記錄，卻并沒有詳細記錄活動的具體內(nèi)容和具體效果，這對學校后續(xù)的活動和工作無法提供幫助和指導。另一方面，由于學校檔案資料的來源不同，其收集和管理難度也不同，為了快速完成檔案資料收集的任務(wù)，很多學校并不重視校外資料的收集與管理，這嚴重破壞了學校檔案資料的完整性。

二、提高學校檔案管理質(zhì)量的具體途徑

首先，為了充分發(fā)揮檔案管理工作促進學校評建創(chuàng)優(yōu)的作用，學校相關(guān)領(lǐng)導者和管理者需要加強檔案管理相關(guān)知識的學習，充分意識到檔案管理工作的重要性，促進檔案管理部門提高檔案管理效率，為學校評建創(chuàng)優(yōu)提供充足的檔案資料和信息。學校需要召開相關(guān)會議，以不斷完善檔案資料、提高檔案管理質(zhì)量為主題，號召學校其他部門的工作人員重視檔案資料的收集與整理工作。

在此基礎(chǔ)上，學校需要針對檔案管理工作制定完善的檔案資料管理制度。鑒于檔案資料收集、整理的復雜性，只有配合完善的管理制度，才能促使檔案資料收集與整理的完整性。關(guān)于檔案收集，學校需要制定硬性規(guī)定，并將內(nèi)部檔案與外部檔案資料的收集與整理情況作為相關(guān)管理人員的年終考核與評價標準。其次，對于檔案資料的內(nèi)容、格式等，學校需要做出統(tǒng)一的規(guī)定，不同部門均需要按照統(tǒng)一的格式框架進行檔案資料的收集和遞交，以保證檔案資料的準確性與完整性。

為了不斷提高學校檔案資料的管理質(zhì)量，學校一定要成立專門的檔案資料管理部門，促使檔案管理工作不斷完善，為學校的評建創(chuàng)優(yōu)工作提供良好的服務(wù)。一方面，學校一定要改變其他部門工作人員兼任檔案管理工作，以及檔案資料管理團隊不專業(yè)的問題。招聘專業(yè)的檔案資料管理人才，構(gòu)建年輕化、專業(yè)化的學校檔案管理團隊。并結(jié)合最新的檔案資料管理要求，定期對相關(guān)工作人員開展培訓工作，使其了解學校關(guān)于檔案資料的管理要求，加強對檔案管理工作的責任感。另一方面，需要在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上積極引進現(xiàn)代化的技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的有效結(jié)合。紙質(zhì)檔案資料具有其他形式所不具有的優(yōu)勢，因此學校需要成立專門的檔案資料室，便于紙質(zhì)檔案的存檔和管理。同時需要積極構(gòu)建學校內(nèi)部專門的檔案資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)不同檔案資料的電子化存檔，并為每一份檔案設(shè)置對應(yīng)編號，方便進行檔案資料的存檔和資料的查詢利用，提高檔案資料的利用效率。需要注意的是，學校檔案資料屬于重要的信息資源，因此在設(shè)計電子檔案管理系統(tǒng)時，既要注重于其他部門、單位的對接，又要充分做好內(nèi)部資料的保密工作，防止不法分子盜取檔案資料，構(gòu)成不利影響。

檔案管理的成果范文第5篇

關(guān)鍵詞：廣播電視檔案 規(guī)范管理 重要性 措施

所謂的廣播電視檔案，也就是廣播電視從業(yè)人員在其廣播電臺、電視臺開展的活動過程中通過采訪、錄制、播出的過程中形成的具有一定收存價值的視頻、音頻或者文字材料。人們在后來的查閱過程中能夠進行相應(yīng)的觀察和總結(jié)，并且反映出真實的歷史過去，是研究歷史、指導人類未來發(fā)展的重要資料。

一、認識廣播電視檔案管理工作的重要性

1.能夠準確反映現(xiàn)實情況。廣播電視檔案中各類形式的資料，是最能夠反映出資料形成時代社會各個行業(yè)、社會經(jīng)濟發(fā)展、政治進步以及人們思想行為動態(tài)的直觀材料。并且這種材料由于其儲存介質(zhì)的特殊性，能夠多次重復利用。由于節(jié)目播出時間的限制，在人民群眾能夠接觸到的電視和廣播節(jié)目，往往無法將拍攝的全部情景完全地展示在人民群眾面前，還有大量的視頻、音頻材料無法播出。而這部分資料仍然具有非常重要的價值。強化對于相關(guān)上述資料的檔案管理，無論其是否能夠與廣大群眾見面，都需要進行全面、有效地評估和儲存。而電視臺和電臺由于具有藝術(shù)創(chuàng)造性和盈利性，往往能夠在節(jié)目設(shè)置和播出的過程中形成版權(quán)或者其他形式的經(jīng)濟收益。這對于廣播電視檔案管理的工作開展來說，具有十分重要的意義。

2.屬于可再生資源，符合低碳經(jīng)濟要求。廣播音頻和電視臺掌握了大量的演繹材料，其中包含了豐富的信息傳遞，并且能夠作為工作人員只做節(jié)目的源素材，能夠多次利用而不消失，并且能夠從固定的資源中獲取新的創(chuàng)作靈感和創(chuàng)作形式。從這一方面來說，廣播電視檔案也屬于可再生資源，能夠大量地節(jié)約創(chuàng)作成本。正因為廣播電視檔案具有如此重要的屬性，也就決定了廣播電視檔案管理工作必須要嚴格地按照歸檔制度，將相關(guān)材料妥善入檔，使得具有使用價值的材料能夠安全穩(wěn)妥地保存起來，以備將來的開發(fā)和利用。

3.承擔歷史宣傳和歷史教育的職能。廣播電臺和電視臺都是黨和政府宣傳施政方針、公布發(fā)展路線的喉舌，在對群眾進行教育和影響的過程中發(fā)揮了不可替代的重要作用。在進行歷史教育的過程中，如果缺乏相關(guān)的歷史音像材料作為補充，那么宣傳作用就會大大降低。對于在改革開放之后成長起來的青年群體，由于他們接觸新媒體的機會較多，如果不大量地加入視聽資料的說教，很難培養(yǎng)起青年人群尊重歷史、以史為鑒的正確歷史觀。所以說，規(guī)范廣播電視檔案管理，對于強化輿論宣傳、提升媒體引導方面具有非常現(xiàn)實的意義。

二、強化規(guī)范管理在廣播電視檔案管理工作中的重要性

1.爭取領(lǐng)導重視，強化檔案管理意識，培養(yǎng)專業(yè)管理人才。要爭取取得領(lǐng)導對于電臺、電視臺檔案管理工作的關(guān)注和支持，使得相關(guān)的管理成為各部門重視的工作，并且在相當長的時間內(nèi)保持對于廣播電視檔案管理工作的高投入，使得檔案管理工作能夠有較為充沛的人力資源、行政資源以及經(jīng)濟來源。因為電視臺和廣播電臺具有新聞單位的職能，這就要求檔案管理人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)管理素養(yǎng)。在熟悉檔案管理工作的前提下，要對相關(guān)的媒體檔案保存擁有正確的認識和理解，及時地掌握行業(yè)內(nèi)最新的發(fā)展情況，積極參加相關(guān)的培訓和輔導，使得自身專業(yè)素質(zhì)能夠滿足檔案管理工作的開展。

2.不斷健全和完善相關(guān)規(guī)章制度，并且做好落實。實現(xiàn)聲像檔案規(guī)范化管理，必須制定行之有效的管理辦法和建立科學的管理制度。相關(guān)部門要完善管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定出一套嚴格的制度，防止分散流失，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處。制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量。

3.形成正確的廣播電視檔案鑒定方法。要保持廣播電視檔案管理工作保持規(guī)范、高效、有序，就必須在工作過程中形成正確的資料鑒定理論與評價體系。為達到這種目的，就必須在進行管理工作的過程中形成獨立思考、不惟權(quán)威、辯證考慮的態(tài)度，積極地做好風險預判，確保相關(guān)資料不受損壞，造假資料不入庫，使得廣播電視檔案管理風險在可控范圍內(nèi)，使得真正有價值的資料能夠最大化地發(fā)揮作用。

總之，形成正確認識，明確規(guī)范管理，對于廣播電視檔案工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。在日常廣播電視檔案管理的過程中，必須樹立規(guī)范管理的意識，從而使得廣播電視檔案資料能夠持續(xù)地發(fā)揮作用。

參考資料

[1]楊紅巖.高校聲像檔案管理工作中的幾點思考[J].云南檔案，2005