檔案管理的意義

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檔案管理的意義范文第1篇

【關鍵詞】計劃生育；檔案；工作；意義

我國古代檔案工作起源的邏輯起點，一般地說起源于距今4500年----4100年的黃帝至禹時期，國家尚未形成，社會管理組織已產生。因為部落聯盟是由多個部落組成的，地域廣，人口多，單靠口頭描述難以實施管理，這個時候文書形成，逐漸又有了檔案，準確地傳遞整個部落聯盟，又促進了生產發展和社會進步。計劃生育檔案管理工作十分重要，要管理的內容非常繁雜，工作量大。計劃生育檔案管理工作還存在著內容弄虛作假，人員素質低，管理制度不鍵全，手段落后，檔案立卷不規范等問題。因此提高計劃生育檔案管理水平，加強人員培訓和繼續教育是一個亟待解決的問題；提高檔案管理人員的業務素質，全面提高計劃生育檔案管理工作的重要性，向新思路、新方法邁進，促進社會穩定和諧有序發展。

一、計生檔案管理人員存在的主要問題

（一）業務不強。檔案材料收集不完整，部分有價值的檔案材料容易被遺漏，導致計生工作無法順利開展。不僅會對檔案材料的完整性造成影響，同時還會影響到檔案材料的開發利用。大多數檔案管理人員雖然文化程度較高，但經過專業培訓的人員卻較少，缺乏必要的檔案專業知識，知識面比較狹窄，很難勝任工作。（二）知識老化。檔案管理人員綜合能力有待提升。不具備檔案管理和檔案開發的相關知識；另一方面是檔案管理人員思想認識不到位，在檔案信息化建設過程中不注重自身能力的培養、缺乏基礎的計算機知識和檔案信息化知識。現有的檔案管理人員由于業務工作纏身，天天忙于應付，得不到深造的機會，自學也很難抽出時間，知識得不到更新，只好吃老本。還有一部分檔案管理人員依靠老同志以傳幫帶的方式成長起來，知識、經驗難免受局限，缺乏現代管理方式和方法。（三）缺乏技能。檔案材料的實際利用價值不高。計生檔案材料種類繁多，數量較大，專業性較強。很容易在日常的管理過程中出現缺漏現象，手抄記錄已經不適應當今社會的發展，工作效率低，質量差，速度慢等缺點，更不能勝任本職工作。

二、提高計生檔案管理人員素質的基本途徑

(一)要不斷提高計生檔案人員自身素質，搞好素質建設，計算機網絡使檔案管理更加快捷，辦公效率高，更好地掌握辦公自動化的基本技能，市檔案局每年都向機關和事業單位檔案管理人員進行培訓，系統的正規化教育，提高業務水平，盡快成為精通本職工作的內行。（二）要不斷提高計生檔案人員的政治素質和業務水平為目標，制定學習制度，在工作中培養和鍛煉求真務實的精神，要持之以恒，堅持不懈，逐步提高檔案管理人員專業知識水平，推進計生工作健康發展。

檔案管理的意義范文第2篇

1 烈士檔案管理的現實意義

1.1 是開展愛國主義教育的寶貴資料

烈士檔案管理一直將“褒揚先烈、教育后人”作為工作宗旨。為充分發揮烈士檔案的社會價值，可將烈士檔案引入到愛國主義教育中，使受教育者更加全面地了解革命先烈的英勇事跡，對革命先烈產生崇拜敬仰之情，這樣一來有助于彌補以往過于生硬的教條式教育弊端，增強愛國主義教育的感召力和說服力。

1.2 是編制各類宣傳教育資料的重要依據

烈士檔案管理需要收集整理與革命烈士相關的各項資料，這些資料具備歷史真實性，能夠客觀真實地反映革命烈士的光輝形象。而當前有關革命烈士的個人傳記、影視作品層出不窮，在制作這些宣傳教育類作品時可充分借助烈士檔案資料，還原出更加生動真實的烈士形象，實現烈士檔案的宣傳教育價值。

1.3 是促進革命烈士紀念館發展的有力保障

烈士檔案管理是革命烈士紀念館管理的重要工作內容，紀念館管理水平的高低在一定程度上受烈士檔案管理的直接影響。為促進紀念館可持續發展，必須以烈士檔案管理工作為基石，收集、整理、陳列烈士檔案資料與遺物，增強紀念館的發展能力，發揮紀念館在宣傳革命烈士精神方面的作用。

2 烈士檔案管理的實踐做法

2.1 提高烈士檔案管理重視程度

烈士檔案管理人員要認清楚本職工作的重要性，轉變過去被動式收集檔案資料的做法，采取主動走訪、實地調查的方式，收集更加全面的資料信息，補充烈士檔案材料的空缺。同時，有關部門還要加大對烈士檔案管理的資金投入力度，建立起專項經費，為烈士檔案管理人員擴大資料收集范圍，配備必要的硬件設施，穩定管理人員隊伍提供資金保障，從而不斷提高烈士檔案管理水平。

2.2 做好烈士檔案收集與整理工作

由于烈士檔案的組成材料種類繁雜，因此，在對此類檔案進行歸檔時，可采取隨時收集的方法。烈士檔案是機關文書與人事檔案等的結合，但它的收集方法卻與機關文書和人事檔案的收集方法有所差別。故此，在對烈士檔案進行收集時，應依據我國現行《檔案法》的規定要求，確保烈士檔案的完整性及信息的安全性，從而更加全面地反映出烈士的革命事E，具體收集的資料內容如圖1所示。在對烈士檔案進行整理時，應當按照檔案的形成規律及特征，進行分類整理，可采用文書檔案的分類方法和人事檔案的歸檔形式完成烈士檔案的整理工作。大體上可將烈士檔案的分類編目分為以下幾種情況：其一，按照每個年度出現的烈士及其居住地分類；其二，根據烈士生前所從事的職業性質分類；其三，按機關文書檔案分類編目形式，當該年度出現烈士單獨組卷時進行統一編號對不同載體進行區分。

2.3 加強烈士檔案保管

我國現行的《檔案法》對烈士檔案的管理給出了明確的要求，實際工作中，必須以《檔案法》的規定作為指導依據，加大對烈士檔案的保管力度。烈士檔案應統一保管，并接受同級部門的監督，嚴格按規范要求進行檔案收集，并確保收集資料的完整性、真實性，以免影響后續檔案管理工作的開展。同時，應建立相應的規章制度，并對有關的要求及措施加以落實，從而使烈士檔案保管工作的開展有章可循、有制度可依，確保檔案管理工作的有效性。由于烈士檔案本身所具有的特殊性，故此必須對其進行專門的保管。組卷應按照國際標準的要求進行裝訂、分類，采取規范化的管理方式，不同載體、門類和保管期限的烈士檔案，應分別排列，統一編號，這樣便于查找利用。此外，應對烈士檔案進行定期檢查，并加強保管場所的防火防潮防塵防蛀等工作，為烈士檔案的安全提供保障。

2.4 建設高素質烈士檔案管理隊伍

烈士檔案管理隊伍整體素質的高低直接關系到管理效率和水平，為此，有必要建設一支高素質的烈士檔案管理隊伍，從而使其更好地勝任烈士檔案管理工作。一方面應當配備數量充足的專業檔案管理人員，另一方面應加大對他們的培訓力度，可定期組織培訓班，學習檔案專業知識和管理技能，提升工作水平。同時，要讓烈士檔案管理人員掌握現代化的檔案管理方法，樹立創新意識，以檔案管理信息化建設推動烈士檔案管理工作的有序開展，構建相關的信息網絡，將原本紙質的烈士檔案轉變為數字化檔案，實現資源共享，擴大服務對象，滿足社會需要。作為一名優秀的烈士檔案管理人員，要不斷豐富自身的知識結構體系，積極學習各種先進的管理理念和管理方法，主動參加相關的知識和技能培訓，做到對現代化管理方法的熟練運用，為烈士檔案管理工作的開展提供保障。

3 結論

總而言之，烈士檔案是革命烈士英勇事跡和光輝形象的真實見證，是寶貴的歷史資料。為了更好地褒揚先烈、教育后人，必須加強烈士檔案管理，從檔案收集、整理、歸檔、利用等環節入手，構建起烈士檔案管理長效機制，充分發揮烈士檔案的文化價值和社會價值，提高烈士檔案管理工作成效。

參考文獻：

[1] 焦宏偉.重視烈士檔案工作 推進愛國主義教育[J].現代交際，2013（07）.

[2] 蔣會蘭，劉秀娟，陳從會.淺談烈士檔案管理工作存在的問題及其改進措施[J].人才資源開發，2015（11）.

[3] 劉繼紅.論烈士檔案管理的重要性及其發展趨勢[J].蘭臺世界，2014（06）.

檔案管理的意義范文第3篇

[關鍵詞]醫院檔案; 管理; 規范化

[中圖分類號]R197.32[文獻標識碼]A [文章編號] 1005-0515(2010)-8-184-02

[Abstract]Objective To describe the importance of hospital records management and records management of the hospital to implement standardized management.MethodsThe records management staff to improve the quality of scientific research to strengthen the institutional construction,improve the scientific research archives management.Results The file standardization management enabled each link's movement of the file management has alegal basis,raised the using efficiency of file,and built a good foundation for implementing hospital information resource sharing.Conclusion Realizes the hospital file standardization management,is advantageous in the promotion file construction,is advantageous in the promotion file for the hospital to create good social efficiency and the economic efficiency,and is advantageous in the impetus development of health enterprise.

[Keywords]Hospital file; File management;Standardization

醫院檔案在醫院管理及醫院的現代化建設中起著至關重要的作用,作為醫院管理和實踐活動中形成的原始記錄,檔案不僅僅在教學科研活動中體現出重要地位,而且隨著市場化進度的不斷加快,檔案已經成為評估醫院管理水平的重要依據之一。如此一來,加強醫院的檔案管理,是我們所迫切需要解決的問題。筆者就這一問題,提出以下觀點。

1醫院檔案的含義

通過聲像、圖標及文字等形式對醫院內具有保存價值的各項歷史活動的記錄,系指醫院檔案。這些記錄在形式與內容特征上,都因其形成于客觀的醫院工作活動,表現出自身事實的準確性及所記錄資料的原始性[1]。醫院檔案無疑是記載醫院發展的寶貴歷史資料,真實的反映著一個醫院的歷史及現狀,對于工作活動有著歷史考證作用和憑證作用。領導對醫院的管理,需要以這些歷史信息資料作為借鑒。規范化管理醫院檔案,也就是將醫院檔案的考證作用、憑證作用、保存價值、借鑒利用作用等最優化。

2存在于醫院檔案管理中的問題

2.1檔案管理機構不健全、格局混亂。一般是由設在行政辦公室的檔案室負責管理醫院的檔案。因醫院行業管理的要求,將一些X線膠片、各種檢查影像圖文檔案、醫療文書、病例切片等分配給相應的科室及部門管理,而檔案室只對于一些科技檔案、文書檔案、音像檔案、實物檔案、會計檔案等進行管理。這樣就形成了多部門管理檔案,且容易造成檔案管理的重疊,格局混亂。

2.2錯誤的理解檔案管理。某些單位普遍錯誤的認為檔案管理只屬于檔案管理人員的工作。2008年4月,國家檔案局,衛生部頒發了《衛生檔案管理暫行規定》,明確的對醫院檔案工作從人員、體制、庫房、開發利用、歸檔范圍等方面提出了要求。必須動員醫院所有職工,共同配合,做到對醫院檔案保存的充分完整及利用。

2.3只重視病例檔案。病例檔案室對醫院工作的全面記錄,對疾病能客觀的反應出其診治、轉歸的全過程,故對于醫院有其特殊的意義。病歷不僅是醫院醫療、科研、教學的重要資料,而且還是醫院的醫療質量、管理水平、技術發展等方面作出綜合評價的重要依據,已經是現代醫院管理中醫療活動信息的主要載體[2]。故大多數醫院自建院其就設立了病案室來管理病例檔案,而對于其他檔案,卻只是分配給其他部門分散管理。

2.4封閉的檔案管理工作。檔案管理人員一味的服從上級領導的指示,對于送交來的資料一味的收藏,檔案管理工作過分的保密,導致某些可利用回顧的檔案資料只有領導或者只能科室人員可以查閱,而其他人無法查閱。而檔案人員也習慣于單一的服務對象,缺乏主動與創新,往往是“送交什么就收藏什么”。“要什么提供什么”,加之檔案工作保密的需要,墨守成規,缺乏檔案管理的自主創新與主動精神,形成自我封閉式管理。

3規范化檔案管理

3.1領導檔案意識的強化。一切工作的進行必須得到領導的重視,這也是每項工作能夠順利進行的前提。領導層對檔案管理工作重視,使檔案管理人員建立的工作的信心,才能更好的對檔案管理進行規范化。因此,必須要讓領導認識到現代的意愿管理工作是要建立在規范的檔案管理工作基礎之上的,認識到信息資源的重要性,檔案管理工作的好壞直接體現出一個醫院的管理水平。此時,需要領導縱觀全局,把握重點,做出正確決策,提供有力依據。使醫療、科研、教學等工作通過完善的檔案信息材料得以更好的實現,如此更有利與開展科研工作信息的交流。檔案管理工作的開展,領導層的重視是起到決定性作用的。

3.2加強硬件設施、提高人員素質。《檔案法》中明確規定“檔案工作人員應當忠于職守,遵守紀律,具備專業知識”。作為醫院檔案規范化管理的具體實施者,醫院檔案管理人員要求提高其綜合素質。提高醫院檔案管理人員學習積極性,對其進行現代化檔案管理的培訓指導,熟練業務,熟悉專業知識,掌握業務程序,了解業務要求。加強對管理人員的日常考核,提高管理人員的崗位責任心,確保檔案收集及歸檔工作的持續性、嚴密性、完整性。醫院檔案管理工作的成效,與合理的硬件建設是密不可分的,在某種程度上,檔案管理的硬件建設同時反應著一個醫院的管理水平[3]。安全是檔案室建設的前提條件,必須要達到防止自然因素及人為因素的破壞的專用檔案庫房,要求與閱覽室、辦公室等分開,同時要配備除濕機、消防滅火器、防盜報警系統等保障儀器。為方便整理及節省空間,可配備軌道式密集架。現代化的檔案室,是檔案管理的必然發展趨勢。

3.3網絡化管理和健全的檔案管理制度的建立。內容復雜繁瑣,技術性、專業性強,部門繁多分散,保管要求、機密晨讀差異懸殊等,是醫院檔案工作的特點。這樣就需要根據醫院具體情況,來制定一個合理的檔案管理制度。同時,要在檔案的收集、歸檔、利用、保管、保密、銷毀、移交等方面不斷地完善和規范,認真制定工作流程表、保管期限表、歸檔范圍表等,使檔案管理工作細致到位、有章可循,使每個環節都有制度約束和明確的要求。將醫院不同類別、不同科室、不同部門的檔案統一管理,使檔案管理與醫療業務同步考核,同步發展。醫院內完整的檔案工作網絡形成是非常重要的,由于各部門、各技術人員,都是文件材料的形成者,如此分散的材料形成,勢必會影響檔案的收集工作。這就需要各部門配合檔案管理工作,配備一名兼管收集本部門檔案資料的專人,并接受檔案室主管領導具體指導業務,定期對本部門檔案資料進行初步整理并移交。最終形成一個統一機構、統一領導、統一操作、統一制度、統一保管的網絡化檔案管理制度。

3.4醫院管理建立信息一體化管理模式。一般情況下,醫院各職能部門的信息資源系統是獨立存在的,利用、更新工作滯后或無法實現。如此就要求醫院必須實行檔案、信息管理的一體化,建立一個功能齊全、結構合理、高效的醫院管理信息中心。實現信息,檔案一體化管理有利于統一規劃,統一收集整理,加工統計相關信息,統一目標體系,統籌各類信息結構,這樣不僅便于檢索、利用,更蓐要的是為建立醫院管理系統實行全院計算機聯網,為實行信息資源共享打下良好的基礎。

3.5提高檔案開發利用。實現檔案規范化管理的最終目的是為了讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業,提高醫療質量中發揮更重要的作用。檔案的價值只有在不斷的開發利用中才會體現。通過利用檔案,為醫院業務,醫院管理及患者服務,為醫院創造良好的社會效益和經濟效益,體現檔案業務工作實績,提高檔案在醫院管理中的地位和作用,促進檔案建設。

醫院檔案管理的規范化是醫院醫院實現基本職能的關鍵,應得到醫院及省市各級領導的重視、關心和支持。培養綜合素質高的專業檔案管理人員,是《檔案法》、《衛生檔案管理規定》得以堅決的貫徹與執行,為醫院管理發揮重要的作用。

參考文獻

[l] 劉曉卿,肖燕.醫院檔案綜合管理的意義及對策.現代醫院管理,2005,12(5):147-148.

檔案管理的意義范文第4篇

公立醫院的黨員檔案管理不僅是醫院黨建設的重要基礎內容，同時還是記錄黨員工作的重要資料，以及公立醫院發展的重要參考依據。本文通過對公立醫院的黨員檔案管理和現階段醫院檔案管理工作進行深入分析，并且為怎樣完善公立醫院黨員檔案管理制度提出建議。

關鍵詞：

公立醫院;黨員;管理

在公立醫院的改革熱潮中，在醫院的管理工作也顯得越來越重要，尤其是公立醫院的黨員檔案，它是以文字形式申請加入黨后累積的個人資料，同時也是證明醫院員工黨員的重要材料。在工作中醫院的檔案管理能夠記錄醫院在發展過程中的重要數據，為醫院管理人員提供了重要的參考依據，并且幫助提高醫院的各項工作水平。

一、提高黨員檔案管理意義

公立醫院的黨員檔案，不僅是記錄公立醫院黨員的政治生活，同時一份完整的黨員檔案，同時它還是記錄了黨員從積極分子到預備黨員直到成為正式黨員后參與的政治活動的珍貴資料，這份資料不僅僅是對黨員員工具有重要意義，同時對我國黨的歷史研究也有重要意義。不僅是黨員身份的主要證明材料，也同時是觀察黨的思想成長重要資料。改進完善公立醫院的管理機制，不僅能夠有效的檢查醫院黨員的基本情況，并且能夠及時的加強黨員的思想建設教育，同時還能夠在新時期日益復雜的狀況下發揚黨員的先進性，提高公立醫院的黨支部的團結力量，讓公立醫院能夠更好的為人民為社會服務，使它的社會服務性質得到充分發揮。單從這一方面來說，提高公立醫院對工作人員檔案的管理，使管理不再局限性，改善簡單的認識檔案管理。并使其更好的完成我國當前開展的黨建設工作，為社會提供優質的服務。

二、當前管理機制問題

1.管理制度不完善

在目前我國公立檔案管理的工作還不夠完善，檔案管理制度是各單位按照我國國家法律要求并結合實際情況而建立的，同時還要求每個相關人員都必須要遵守并維護這一法律制度，它在一定程度上加強了檔案的工作，并有效的保護了員工個人的檔案信息資料。就目前來看，公立醫院檔案管理制度的建立和完善搜單位哦建立檔案工作的重要標志之一。好比一個紅利醫院雖然有相關的檔案管理之父，但是缺少監督和檢查機制以及嚴格的工作考核標準，這將會造成檔案的管理工作落實不到位，和工作人員職責履行不嚴等現象，這種現象還會導致黨員檔案的遺失或破損，對檔案的完整性和準確性都造成了嚴重的影響。

2.業務水平低

一些公立醫院在發展的管理中，大部分的意醫院都是主要要求醫療技術和醫生的素質水平，從而忽略了對檔案人員的栽培，同時大部分的意愿管理人員都不具有專業意識，缺少對檔案管理工作的認識，在工作中無論是管理人員的意識或者管理能力都有著明顯的缺陷，這將會造成黨員檔案的管理工作混亂。

3.管理設施不完善

在社會進步的當前社會，計算機和網絡技術基本上都流傳進入了每一個人的家中，在醫院以計算機電子技術為主體的新型管理方案也得到了實踐應用，醫院的職工檔案由紙質轉化為電子檔，而電子檔案的儲存主要以電子計算機為主，在員工操作的過程中還需要一定的軟件支持，同時計算機的檔案還需要一些其他輔助設備進行運轉，比如打印機、掃描儀等設備，一些醫院為了減少成本，沒有及時對檔案管理進行更新，這將會在一定的程度上阻礙了管理工作的開展。

4.員工服務意識欠缺

大部分公立醫院主要注重醫院的醫療建設和經濟利潤，但是卻忽視了檔案管理方面的要求，并對檔案管理的工作漠視，導致了管理檔案資料人員的服務意識薄弱，缺少創新，被動工作，并在工作上采取消極應對工作，使公立醫院的檔案管理得不到完善，管理水平也得不到提高。

三、改進檔案管理方案

想要切合實際提高當代的公立醫院黨員管理工作，首先就要積極地完善傳統意識觀念的限制，勇敢的去創新、去發展、去實踐、去改革才能充分發揮為社會服務的基本性質。第一，提高自身的能力，在推動檔案管理的發展基礎上，培養專業管理人才隊伍。在目前我國形勢上來看，我國各大醫院在對黨員檔案管理上還不夠重視，不僅沒有投入足夠的資金，甚至連目標都不明確，這種漫無目的的管理導致了資源極大的浪費。積極搭建公立醫院黨員檔案信息平臺，在保障黨員安全信息的前提下增加它的開放性和公益性，同時還要提高相關人員的素質水平，這為實現黨員檔案有效管理奠定了基礎。第二，要創建公立醫院對檔案管理建設的良好氛圍，提高管理工作人員對管理黨員檔案的積極性。在醫院中各級的領導組織要積極向基層黨員介紹配合黨員檔案的管理意義，并使黨員對檔案管理的內容和工作范圍有了明確的認識，同時還要了解黨員檔案對自身的用處。另外還要申請一部分資金專門來建立一個相關的資料宣傳，幫助一些來咨詢的黨員對公立醫院黨員管理方案的認識，逐步了解黨員檔案盒普通認識檔案的區別，提高公立醫院對檔案管理工作的工作效率。

四、總結

面臨著公立醫院管理機制出現的問題，我們必須要去完善并且推動其的發展，擺脫局限性，同時還要增強管理人員自身的管理能力和檔案業務水平。公立醫院的黨員管理工作對于我國這陣建設以及黨員思想歷程都有重大意義，完善公立醫院的管理還有利于我國進行進一步的思想工作的實行。為此我們要克服在管理工作中面臨的困境，不斷提高我國公立醫院黨員檔案的管理水平。

參考文獻

[1]婁薇.淺談醫院黨員檔案管理的不足及對策[J].黨史博采(理論),2015(4):39-40

[2]王藝楠.醫院黨員檔案管理工作存在的不足及對策[J].延安職業技術學院學報,2015(5):107-108

檔案管理的意義范文第5篇

關鍵詞：電子檔案；科研檔案管理；利弊；建議

隨著數字信息時代的飛速發展，電子檔案應勢而生，并逐步在科研檔案管理中發揮重要作用。電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案的出現，給長期以來的重保管、輕利用的傳統科研檔案管理帶來了較大沖擊。如何揚長避短，在科研檔案管理中發揮電子檔案的優勢，首先要對子檔案的利弊有一定認識。

1 科研檔案管理中電子檔案的優勢

科研檔案管理相對文書檔案管理較復雜，一個科研項目或課題歷時短則幾月、多則數年，項目課題中各類材料復雜且珍貴，運用傳統的紙質檔案管理不僅耗時耗力，時間一久更不利于分類歸檔，并且在過程中查找起來也較麻煩，相比傳統紙質檔案，電子文檔的優勢凸顯：

（一）減輕勞動強度

傳統的科研檔案管理通常是在科研項目（課題）完結后，再移交檔案室進行整理歸檔，分類整理、裝訂立卷等全靠人腦、手工，檔案管理員的大量工作時間耗費在枯燥乏味的手工建檔工作中。使用電子檔案，就可以把按“卷”整理歸檔，改為按“件”整理歸檔，換言之任何一件材料都可以在科研項目（課題）未完結時按類別進行歸檔存儲，避免了檔案形成積存，平時就可以隨時整理立卷，節約了應對紙質檔案大量的分類、歸類、裝訂、立卷的時間，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，使其從中解放出來，將寶貴的時間花在更有意義的地方。

（二）提高查閱速度

由于傳統紙質檔案存儲的固定性，查閱往往需要在工作時間內、到固定地點、并由專人找出才能翻閱，不僅浪費時間，更受到地域限制，嚴重的甚至會耽誤科研人員的科研進度。電子文檔的查閱則打破了這種限制，一方面查閱者可以不受地域、時間限制，而是通過網絡信息技術，任何時間、任何地點遠程查閱所需信息；另一方面也解決了一份檔案同時只能一個人查閱的限制，通過電子信息技術，可以多人共享同一份文檔。

（三）利于檔案保護

隨著科研檔案工作不斷完善，科技人員對科研檔案的查閱需求逐漸增加，重復的翻閱查看紙質的文檔，必然會造成原件的受損。同時，查閱檔案通常是整件、整卷提供，科研人員或許只是需要文檔中某一頁的信息，卻能夠看到整件、整卷檔案，不利于檔案管理的保密性。電子檔案不僅解決了紙質文檔易受損的問題，通過檔案管理系統對不同密級的檔案進行權限設置，也達到了檔案管理的保密性。

2 目前電子檔案的一些問題

任何事物都是一把雙刃劍，有優勢必然有劣勢，通過電子檔案的逐步普及使用，也暴露出一些問題。

一是真實性無法保證。紙質檔案具有真實的本質屬性，它們通過紙張、字跡、印章等結合在一起，再進行任何篡改都會留下明顯痕跡，是無法篡改的最原始記錄。而電子檔案的可重寫性就無法避免檔案被篡改，電子檔案可以輕松的被復制、被修改、被刪除，篡改后不會留下痕跡，無法保證檔案的可信度。二是面臨安全隱患。電子檔案依附計算機、網絡等載體而存在，現代社會網絡安全等問題頻發，病毒、木馬、黑客等都讓電子檔案面臨被盜取、篡改的危險，不僅保密性得不到保障，安全也面臨隱患。三是依附性過強。電子檔案的依附性讓承載它的計算機、硬盤等顯得尤為關鍵，高溫、高濕、磁場和電場等都會對電子檔案的載體產生各種影響，他的存在和安全取決于載體的存在和安全。

3 進一步完善科研電子檔案管理的幾點建議

第一，根據電子檔案管理需求，提高檔案管理者綜合素質。不論紙質檔案還是電子檔案，歸根結底是人的工作，檔案管理員不僅要加強檔案管理能力，還要提升專業素養。不僅要熟悉檔案管理知識，更要提升電腦操作、職業道德等專業素養。電子文檔的歸檔、管理等所有流程都離不開檔案管理員，管理員的素質決定了檔案的可靠和質量。因此需要不斷的對其進行業務培訓、思想培訓，認真負責的工作作風和善于鉆研的專業技術，是現代檔案管理員不可缺少的素質。

第二，針對電子檔案暴露的問題，優化管理方式。一是將電子文檔設置為“只讀”狀態，該狀態下可以讀取信息不能更改文檔；二是重要或保密案卷，禁止聯網查詢；三是采用光筆簽署方式，對電子檔案進行標記；四是重視網絡、計算機、軟件自身安全，設置安全保障系統并定期檢測等。

第三，建立完善電子檔案管理查閱制度，規范管理。根據科研人員查閱習慣和單位實際情況，建立一套既能對科研檔案的歸檔制定科學合理標準，又便于實際操作的制度。

第四，取長補短，電子檔案與紙質檔案并存。兩者有互相不能取代的優勢，也有各自無法避免的劣勢。因此，純粹的用電子檔案代替紙質檔案不可取，兩者相輔相成、取長補短，并存或許是未來科研檔案管理的主旋律。

4 結語

電子檔案是時展的必然趨勢，如何順應時展，做好檔案管理工作，這是對檔案管理工作者提出的新要求和挑戰。我們只有在不斷的學習、完善、提高中，不斷摸索、創新，跟上時展步伐，提升檔案管理工作水平和效率。

參考文獻

[1]張嵐萍.紙質檔案與電子檔案的優勢與劣勢.黑龍江史志.2013（15）：104-104

[2]張保山.關于信息時代企業電子檔案管理的幾點思考.大陸橋視野.2013（22）：55-57

[3]劉亞輝.淺談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策和建議.黑龍江科技信息.2014（28）：175-175

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[5]岳玉紅.淺談當前電子檔案管理存在的問題及對策.青年時代，2014（8）：195-195