檔案管理條例

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檔案管理條例范文第1篇

第二條婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。

第三條婚姻登記主管部門對婚姻登記檔案工作實行統一領導，分級管理，并接受同級地方檔案行政管理部門的監督和指導。

第四條婚姻登記機關應當履行下列檔案工作職責：

（一）及時將辦理完畢的婚姻登記材料收集、整理、歸檔；

（二）建立健全各項規章制度，確保婚姻登記檔案的齊全完整；

（三）采用科學的管理方法，提高婚姻登記檔案的保管水平；

（四）辦理查檔服務，出具婚姻登記記錄證明，告知婚姻登記檔案的存放地；

（五）辦理婚姻登記檔案的移交工作。

第五條辦理結婚登記（含復婚、補辦結婚登記，下同）形成的下列材料應當歸檔：

（一）《結婚登記審查處理表》；

（二）《申請結婚登記聲明書》或者《申請補辦結婚登記聲明書》；

（三）香港特別行政區居民、澳門特別行政區居民、臺灣地區居民、出國人員、華僑以及外國人提交的《婚姻登記條例》第五條規定的各種證明材料（含翻譯材料）；

（四）當事人身份證件（從《婚姻登記條例》第五條規定，下同）復印件；

（五）其他有關材料。

第六條辦理撤銷婚姻形成的下列材料應當歸檔：

（一）婚姻登記機關關于撤銷婚姻的決定；

（二）《撤銷婚姻申請書》；

（三）當事人的結婚證原件；

（四）公安機關出具的當事人被拐賣、解救證明，或人民法院作出的能夠證明當事人被脅迫結婚的判決書；

（五）當事人身份證件復印件；

（六）其他有關材料。

第七條辦理離婚登記形成的下列材料應當歸檔：

（一）《離婚登記審查處理表》；

（二）《申請離婚登記聲明書》；

（三）當事人結婚證復印件；

（四）當事人離婚協議書；

（五）當事人身份證件復印件；

（六）其他有關材料。

第八條辦理補發婚姻登記證形成的下列材料應當歸檔：

（一）《補發婚姻登記證審查處理表》；

（二）《申請補領婚姻登記證聲明書》；

（三）婚姻登記檔案保管部門出具的婚姻登記檔案記錄證明或其他有關婚姻狀況的證明；

（四）當事人身份證件復印件；

（五）當事人委托辦理時提交的經公證機關公證的當事人身份證件復印件和委托書，受委托人本人的身份證件復印件；

（六）其他有關材料。

第九條婚姻登記檔案按照年度—婚姻登記性質分類。婚姻登記性質分為結婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發婚姻登記證類四類。

人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本歸入撤銷婚姻類檔案。

婚姻無效或者撤銷婚姻的，應當在當事人原婚姻登記檔案的《結婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關情況及相應的撤銷婚姻類檔案的檔號。

第十條婚姻登記材料的立卷歸檔應當遵循下列原則與方法：

（一）婚姻登記材料按照年度歸檔。

（二）一對當事人婚姻登記材料組成一卷。

（三）卷內材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規定的順序排列。

（四）以有利于檔案保管和利用的方法固定案卷。

（五）按本辦法第九條的規定對案卷進行分類，并按照辦理婚姻登記的時間順序排列。

（六）在卷內文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關內容。歸檔章設置全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數等項目。

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

年度：案卷的所屬年度。

室編卷號：案卷排列的順序號，每年每個類別分別從“1”開始標注。

館編卷號：檔案移交時按進館要求編制。

頁數：卷內材料有文字的頁面數。

（七）按室編卷號的順序將婚姻登記檔案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項目。

檔案盒封面應標明全宗名稱和婚姻登記處名稱。

檔案盒盒脊設置全宗號、年度、婚姻登記性質、起止卷號和盒號等項目。其中，起止卷號填寫盒內第一份案卷和最后一份案卷的卷號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時按進館要求編制。

備考表置于盒內，說明本盒檔案的情況，并填寫整理人、檢查人和日期。

（八）按類別分別編制婚姻登記檔案目錄。

（九）每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號。

第十一條婚姻登記材料的歸檔要求：

（一）當年的婚姻登記材料應當在次年的3月31日前完成立卷歸檔；

（二）歸檔的婚姻登記材料必須齊全完整，案卷規范、整齊，復印件一律使用A4規格的復印紙，復印件和照片應當圖像清晰；

（三）歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫；婚姻登記檔案目錄應當打印；備考表和檔案目錄一律使用A4規格紙張。

第十二條使用計算機辦理婚姻登記所形成的電子文件，應當與紙質文件一并歸檔，歸檔要求參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）。

第十三條婚姻登記檔案的保管期限為100年。對有繼續保存價值的可以延長保管期限直至永久。

第十四條婚姻登記檔案應當按照下列規定進行移交：

（一）縣級（含）以上地方人民政府民政部門形成的婚姻登記檔案，應當在本單位檔案部門保管一定時期后向同級國家檔案館移交，具體移交時間由雙方商定。

（二）具有辦理婚姻登記職能的鄉（鎮）人民政府形成的婚姻登記檔案應當向鄉（鎮）檔案部門移交，具體移交時間從鄉（鎮）的規定。

鄉（鎮）人民政府應當將每年的婚姻登記檔案目錄副本向上一級人民政府民政部門報送。

（三）被撤銷或者合并的婚姻登記機關的婚姻登記檔案應當按照前兩款的規定及時移交。

第十五條婚姻登記檔案的利用應當遵守下列規定：

（一）婚姻登記檔案保管部門應當建立檔案利用制度，明確辦理程序，維護當事人的合法權益；

（二）婚姻登記機關可以利用本機關移交的婚姻登記檔案；

（三）婚姻當事人持有合法身份證件，可以查閱本人的婚姻登記檔案；婚姻當事人因故不能親自前往查閱的，可以辦理授權委托書，委托他人代為辦理，委托書應當經公證機關公證；

（四）人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認當事人的婚姻關系，持單位介紹信可以查閱婚姻登記檔案；律師及其他訴訟人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案；

（五）其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案的，婚姻登記檔案保管部門在確認其利用目的合理的情況下，經主管領導審核，可以利用；

（六）利用婚姻登記檔案的單位、組織和個人，不得公開婚姻登記檔案的內容，不得損害婚姻登記當事人的合法權益；

（七）婚姻登記檔案不得外借，僅限于當場查閱；復印的婚姻登記檔案需加蓋婚姻登記檔案保管部門的印章方為有效。

第十六條婚姻登記檔案的鑒定銷毀應當符合下列要求：

（一）婚姻登記檔案保管部門對保管期限到期的檔案要進行價值鑒定，對無保存價值的予以銷毀，但婚姻登記檔案目錄應當永久保存。

（二）對銷毀的婚姻登記檔案應當建立銷毀清冊，載明銷毀檔案的時間、種類和數量，并永久保存。

（三）婚姻登記檔案保管部門應當派人監督婚姻登記檔案的銷毀過程，確保銷毀檔案沒有漏銷或者流失，并在銷毀清冊上簽字。

檔案管理條例范文第2篇

一、信息化條件下機關文書檔案管理工作的重要意義

1.文書檔案信息化是提高機關文書檔案管理效能的重要途徑。

隨著社會經濟建設的飛速發展和機關行政事務管理工作的不斷深入，機關文書業務的數量和種類都日趨繁多，文書檔案的重要性越發突出。在信息化條件下，改變傳統的文書檔案管理模式，提高管理效率顯得十分重要。充分利用和借助信息化水平日益提升的優勢，不斷推進機關文書管理信息化建設步伐，提高機關文書檔案管理工作的便捷性，為提高機關工作服務于科學發展的效率和能力，具有十分重要而深遠的影響。

2.文書檔案信息化是提高機關現代化管理水平的必然選擇。

機關文書檔案管理工作是機關行政管理工作的重要組成部分，提升機關建設質量和水平，首要的就是要通過推行現代化管理，促進機關業務建設上層次、上臺階。機關文書檔案管理部門大力推進管理創新，加大信息化建設力度，進一步規范和優化管理流程，提高工作效率，節省人力物力。

3.文書檔案信息化是提高機關文書檔案開發效益的現實要求。

機關推進信息化文書檔案管理，有利于檔案信息資源的開發利用，逐步建立信息化管理平臺，實現文書檔案資源共享，更好地為機關建設發展服務。推進機關文書檔案管理信息化，也有助于打破管理部門“官本位”的思想，徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，提高文書檔案的公開度，提高文書檔案的利用效益，有利于機關職能的轉變，推進管理部門更好地服務于中心工作。

二、機關文書檔案信息化管理現狀與存在的主要問題

隨著各級部門對文書檔案管理重要性認識的不斷提高，機關文書檔案管理工作得到快速發展，但與信息化條件下文書檔案管理的現實要求還有一定的差距。

1.信息化文書檔案管理工作還有待于進一步規范。

近些年，隨著電子信息化辦公水平的不斷提高，文書檔案管理工作水平也得到了明顯提升。但由于信息化辦公平臺的不斷更新與升級，可能會造成部分電子文件查詢困難，部分信息數據丟失等安全患。各類行政文件本身也需要通過梳理，及時按照電子檔案的要求移交機關檔案室保管。但由于機關各部門的文書檔案大多分散在各自擬稿人的不同電腦上，統一管理難度很大，數據丟失的可能性更大。大力推行無紙化辦公以來，隨著工作方式的重大改革，大量辦文、辦會、辦事都安排在內網進行，這對電子文件的使用、保管和存檔提出了新的更高的要求。

2.信息化文書檔案管理水平有待于進一步提高。

搞好信息化文書檔案管理工作，要有一支高素質的熟悉信息化知識技能的專業文書檔案管理隊伍。機關文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉機關文書業務知識，又要掌握計算機操作技術、熟悉網絡數據維護知識、掌握信息利用與安全保密知識等。當前，加強機關辦公人員信息技術培訓，加快推進機關信息化工作進程，是提高機關文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實，并抓出成效，以適應時展需求。

（三）信息化文書檔案管理有待于進一步加大推進力度。

由于受傳統管理思想的影響，大多數機關文書檔案仍采用年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等環節有的沒有建立健全的規章制度，文件歸檔、登錄、統計等一系列環節性的工作，仍舊采用手工操作；當前，文書檔案員通常由機關辦公室人員兼職，文書檔案管理人員接受過高層次專業學習和系統教育的人員不多，業務能力相對薄弱，有的人員變動頻繁，有些單位還把年齡偏大的人員安排做檔案管理工作，他們對計算機知識掌握甚少，難以應付現代文書檔案信息化的要求，文書檔案管理工作很難跟上時展的要求。機關文書檔案管理信息化建設涉及面寬，包括辦公電腦及網絡等設備、配套系列軟件，相關業務網站日常維護與欄目開發等，都需要投入大量的資金，而在當前情況下，明顯感到機關文書檔案管理信息化投入相對不足，尤其是部分單位對信息化工作重視不夠，在建設投入上缺乏資金保障，嚴重影響了機關文書檔案管理工作信息化建設步伐。

三、加強信息化條件下機關檔案管理對策

1.提高信息化條件下對機關文書檔案管理的認識。

由于機關文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質檔案和實物檔案管理方面，機關各部門草擬的稿件、保存的實物，普遍未能做到及時、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件。特別是領導的每次修改痕跡，無法在電子檔案中得到保存，且這些電子文件無法進行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視，在工作比較繁忙的情況下，忽視做好一些基礎性的工作。機關作為指導基層工作的重要機構，必須要進一步提高信息化條件下機關文書檔案管理的認識，制定科學的工作流程和工作制度，確保機關文書信息化管理落到實處。

2.加強機關文書檔案信息化標準體系建設。

由于受檔案實體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標準規范也變得比較復雜且較難統一，造成現在文書檔案信息管理上標準不一，導致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構建科學的機關文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標準，進一步規范機關文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網系統建立機關文書檔案管理信息化平臺，加大機關文書檔案信息化建設投入，推進機關文書檔案管理信息化建設進程，進一步打牢機關文書檔案管理基礎。

檔案管理條例范文第3篇

關鍵詞：認識 調查 思考 服務

醫院檔案管理工作是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。當前，醫療改革日益深化，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。作者從事醫院檔案管理工作20余年，對醫院的檔案管理工作有著自己的經驗和解讀。本文結合醫院檔案管理工作實際，通過調查了解醫院檔案管理的現狀，提出了一些思考，旨在對于醫院檔案管理工作的發展起到一定的促進作用。

一、醫院擋案管理工作現狀堪憂

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。

隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應。

1、檔案管理制度不完善、事倍功半

通過走訪，了解到大部分醫院對納入檔案管理的內容沒有明確的要求或統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度。各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫院沒有把檔案工作納入目標管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。就我們市級的中醫院而言 ，1985年職工集資購買的門診房2處，由于原始材料和購法房憑證什么都沒有存檔，在2003年財產變更時出現了很多麻煩。2004年根據市衛生局要求寫醫院“院志”。由于各方面的材料檔案都很難查到。浪費了更多的時間和人力去查找。更為可惜的是很多名老中醫的經驗方劑和制劑方法都沒有保留下來。一家有1000之多的醫院。建院歷史60多年了。擋案管理工作也沒有配備專業人員。進口的大型醫療設備說明書和相關材料都沒有存檔，致使設備出現問題的時候束手無策。

2、檔案意識不強，檔案利用率較低

大多醫院領導只注重醫院醫療建設和經濟效益。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，而忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性。有的醫院領導班子變換頻繁，只抓眼前醫療工作而忽視了對醫院長遠發展有利的檔案管理工作。造成醫院檔案信息資源開發不足，導致檔案利用率不高。

3、檔案管理人員業務水平不高

在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

4、檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，檔案管理類別不明，醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、x 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫療設備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

5、檔案管理設施不全，檔案現代化管理水平不高

隨著醫院的快速發展和規模的不斷擴大，醫院檔案的種類和數量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔。但目前大部分醫院存在著檔案庫房不夠規范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、管理技術落后等問題，制約了醫院檔案管理工作的發展。雖然計算機及網絡技術在不斷發展，并且已經廣泛普及，但運用計算機及網絡技術管理醫院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使醫院檔案現代化管理水平不高。

二、改進醫院檔案管理工作的思考

1、加強領導，增強檔案意識。

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展; 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

2、健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據 《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

3、加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質。

提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發利用率。

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料捉供給醫院領導和有關部門及人員，為醫院整體發展提供借鑒和參考。

5、適當投入，強化檔案室的硬件建設。

根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。

6、利用電腦，加強檔案管理信息化建設

檔案管理條例范文第4篇

關鍵詞： 檔案管理 信息化 標準化 網絡共享

隨著科技進步，以往的檔案管理模式很難滿足當前數字化檔案管理的實際需要。在醫院管理過程中，檔案管理是非常重要的組成部分，是醫院必須真正重視的基礎性工作。特別是現在信息化條件不斷完善，醫療改革也在不斷進行，檔案管理工作也面臨新的挑戰和機遇。

一、檔案的信息化管理

（一）檔案信息化管理的內涵

檔案信息化管理內涵包含兩個方面。首先是利用信息技術來分類檔案并進行檔案信息系統的集成，并進行分類，從而給人們的信息查詢提供方便，以便于更好的開發和應用，提高檔案鑒定分類以及保管的效率，從而切實提高醫院管理的實際效率。其次則是通過信息量來合理調控檔案物流，實現檔案管理的無紙化，從而創新管理形式。

（二）檔案信息化管理的主要內容

數據資料應該實現信息化。在信息資料錄入的時候將掃描儀和計算機等手段運用進去，這樣能夠保證信息資料錄入的統一性和規范性，從而給處理工作做好準備。

工作流程實現信息化。工作流程的信息化指的是通過專用的軟件來分類、編目和排序檔案資料，為了確保工作流程信息化的實現，首先應該規范管理流程，進行員工工作標準的確定，減少人為調控和干預，為了確保文檔一致，應該保證檔案管理系統和醫院辦公自動化系統的兼容。

實現檔案檢索的信息化。檔案檢索信息化的基礎應該是分級檢索制度的制定，通過醫院網絡或者互聯網能夠較為準確地找到自己需要的相關資料。

（三）實現檔案信息化管理的主要條件

首先應該配備開放式的電腦查詢系統，這樣能夠給使用者提供更好的服務。其次，應該合理的建設局域網，加快建設的進度。最后應該重視檔案用戶信息庫完善，全面了解用戶對檔案管理方面的需求，保證系統檔案信息編輯的完整性和針對性，切實提高檔案的實際利用效率。最后，應該圍繞中心工作，多個層次、角度和形式的做好宣傳工作。

二、醫院檔案信息化現狀

（一）醫院沒有給檔案信息化建設足夠的重視

現在，我國很多醫院中，都廣泛的將計算機應用了進去，無論是簡單的管理信息系統（MIS）和財務系統到完善的醫院信息系統（HIS）、影像存檔和通信系統（PACS）、放射科信息系統（RIS），還是實驗室信息系統（LIS）以及局域網管理、辦公自動化等，都已經逐步的運用到了醫院中去。但是現在還有很多領導并沒有認識到醫院檔案信息化建設的迫切性和重要性，這也導致了很多醫院信息化的過程中，檔案信息化建設不受重視。

（二）檔案管理軟件落后

現在，進行檔案管理的相關軟件，其開發速度和水平都比硬件技術落后很多，特別是醫院檔案管理的相關軟件，更是非常欠缺。隨著醫院的發展，檔案數量不斷增加，檔案信息利用需求也增加明顯，以往的計算機檔案管理模式，已經很難滿足形勢發展的長遠需要，無法和醫院信息系統結合在一起，其可擴張性和兼容性非常差，必須更新和升級。

（三）檔案管理標準化程度較低

想要確保歸檔信息能夠得到合理有效的運用，必須實現檔案管理標準化。醫院檔案管理標準化程度會影響醫院檔案信息化建設的推進，這也導致了水平較低的重復建設的出現；就現階段而言，醫院的很多系統還沒有實現一致，規格也沒有得到同意，無法做到通用，這和接口和存儲方式有直接關系，方式和接口的不同，便無法進行信息交換，檔案資源共享也無法實現。醫院在建設信息網絡時，檔案信息系統和網絡建設沒有結合在一起，這也導致了其共享性、服務性和規范性較差，規范和標準沒有統一，醫院數據分析也無法統一，檔案共享也無法實現，檔案信息化管理更是無從談起。

（四）醫院進行檔案管理時格局混亂

很多醫院在對其檔案進行管理時，經常會多個部門一起進行，很多醫院的綜合檔案室僅僅管理一些普通的財務檔案、文書檔案以及科技檔案。綜合檔案室歸行政辦公室管理。醫療文書檔案和影像資料則由其他部門管理。不同部門在管理時，方式也存在一定區別，管理職責也沒有得到明確，并且和部門員工考核沒有關系，各有政策、多頭管理的存在，導致了管理標準化遲遲不能實現。

三、做好醫院檔案信息化管理的必要性和重要性

（一）和社會發展相適應

現代社會信息發展速度非常快，人們對價值較高的時效性較強的檔案信息需求不斷地增加，對資源共享要求也愈加迫切。醫院檔案管理時，也應該做好信息化建設，但是以往的醫院檔案管理環節以及模式很難滿足人們需要，面對較大的挑戰。

（二）能夠切實提高檔案管理水平

總體而言，我國當前醫院檔案管理現代化程度較低，還存在少部分醫院分廠落后，所以必須更新管理意識，重視管理方法改革，在檔案管理過程中運用先進設備和技術，切實提高醫院的管理效率，實現管理現代化，從而提高檔案管理水平，將檔案作用發揮出來。

（三）和醫療事業發展相符

檔案管理信息化實現，不但能培養更多專業人才，還能夠幫助醫院提高其工作效率，所以應該重視檔案資源的利用和開發，從而提高檔案的壽命和使用價值。

四、檔案信息化管理的主要要點

（一）重視電子文件歸檔管理的強化

發揮醫院網絡資源共享的功能，切實做到各種文件自由轉換，并將這些電子文件納入到檔案室數據庫中進行管理。在歸檔時不但應該歸檔紙質文件，還應該歸檔電子文件，并進行檔案的整合，確保醫院電子歸檔管理到位，能夠和醫院辦公自動化運行，切實實現二者運行的同步，發揮其作用。

（二）投入更多的硬件基礎設施

醫院想要完善檔案信息化建設，不斷地提高其建設速度，在建設時，醫院可以根據檔案管理現代化和自身的需要選擇合適的軟件和硬件，從而加快檔案信息化建設的速度。對于現有設備應該充分利用，購置合適的設備，不能夠隨意浪費資源。此外，還應該加快檔案管理軟件的開發，確保開發的軟件符合檔案管理的需要。

（三）建立標準化、規范化檔案管理體系

在進行信息化建設規范以及規定制定時，需要根據國家的法律進行，選擇軟件時應該選擇能夠存儲多種格式的軟件、具備檢索功能，可以實時瀏覽。能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，確保能夠滿足醫院文檔一體化管理方面的需要，能夠進行信息資源開發、能夠管理業務流程，文件信息存儲的通用性應該比較強，能夠進行格式標準的交換，這樣才能夠確保衛生系統網、醫院內部網以及檔案系統網之間能夠進行信息的交換，保證交換的順利性。

（四）加強檔案信息資源傳輸網絡化，實現信息資源共享

整理和收集檔案的目的便是利用檔案的價值，通過檔案信息化建設能夠給檔案利用更加充分提供前提和條件。利用醫院內網來建立檔案信息網站，及時新信息，讓使用者可以通過電子郵件交流，網站也應該進行光盤遠程檢索的進行。此外，還應該開展檔案咨詢服務，咨詢工作開展時應該提供定項定額的服務，在檔案開發時，運用現代信息技術，加工和開發檔案，拓展醫院檔案服務功能，提高檔案服務的質量。醫院檔案數字化的基礎便是那些信息資源，信息資源也是進行網絡建設的重點和核心，若是資源較少，那么網絡建設也很難進行，資源共享更是無從談起。

（五）規劃建立具備醫院特色的數字化信息資源庫

數字化信息資源庫主要包含了數字目錄中心管理系統、數字檔案管理系統、數字文件管理系統以及數字文檔管理系統等內容。在檔案室網絡建設中，檔案數據庫是非常重要的組成部分。在進行數據庫建設時應該將國內和國際的相關標準作為依據，進行通用性較強的數據庫建立；另一方面，檔案資源數字化整理也要與之配套進行。

（六）加強檔案信息技術人員隊伍建設

在檔案管理中，信息化建設能夠實現檔案的信息管理，網絡技術以及信息技術的使用也要求檔案工作人員必須提高自身的素質。所以，醫院應該采取措施做好檔案管理人員的培訓工作，提高其信息技術水平。只有提高學習和培訓的質量，才能夠切實提高檔案人員的綜合素質，滿足信息技術和計算機技術發展需要，將檔案信息化的優勢發揮出來，切實做好檔案管理現代化工作。

參考文獻：

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檔案管理條例范文第5篇

檔案管理信息化和檔案管理現代化成為檔案管理發展過程中相伴相生的一對矛盾，如何利用好并且發揮好這一層關系是檔案管理部門能否更好地服務社會的關鍵環節，同時也是社會發展過程中必然面臨的問題。本文從信息化和檔案的邏輯關系出發，探索在對待檔案管理現代化這一共生矛盾的過程中，如何得當地處理好基礎和主導的關系問題。

信息化和檔案的邏輯關系

首先，檔案信息是信息資源中非常重要的組成部分。眾所周知，人類本身的發展和文明的進步與發展息息相關，而對信息的記錄、利用和傳輸的過程成為承載文明發展和進步的重要載體，這一客觀事實在人類發明了文字之后就得到了驗證。信息化背景轉變了檔案信息發揮功能的途徑和條件，傳統檔案信息通過開發和利用實現價值，信息化檔案則通過應用和使用檔案發揮價值。人類智慧的結晶都是通過檔案傳承的，它記載了最真實的人類社會生活。也就是說檔案信息在本質上屬于信息源，在社會發展過程中必然承擔著至關重要的角色。

其次，信息化是知識經濟時代的重要特征。信息化時代和知識經濟時代是相伴相生的，這樣的時代背景意味著信息化將成為人們獲取知識的主要來源。近年來，電子通信技術廣泛普及，整個地球范圍內的人都可以現輕松的溝通，人類社會的生存空間得到了極大的拓展，全球性的信息共同體的形成已經勢在必行。在這種情形下，檔案管理工作者變革的首要步驟是實現檔案管理的信息化，唯有如此才能統一檔案管理的內外需求。

再次，信息資源開發和利用應該與客觀發展需求相契合。傳統檔案管理服務效能的開發和探討建立在原始檔案上記載的信息和資料。在原始檔案信息化的過程中，滿足最初業務處理和運行的最開始需求是著眼點，這也和信息開發利用的一般規律相契合。總體來說，數據、信息、模型是信息開發的依據和前提。在信息資源開發和利用的初始階段，系統集成和數據集成是重要組成部分，在建立數據庫的基礎上對信息資源和數據進行深度挖掘，滿足不同層面的數據應用。從流程上來看，這和傳統的檔案管理和利用并沒有本質的區別，這樣看來信息資源開發應該處于檔案管理的范圍之內。

最后，檔案管理的可持續發展需要借助于信息化的力量。信息化社會具有內容豐富、信息量巨大、信息需求多元化和信息有效性不均衡等多種特征，信息化社會的特點也是當前我們所處時代的明顯特點。如何發揮信息化的優勢，將之應用在當前管理科學化的進程中并與之有效整合是每一個檔案管理工作者都必須思考的問題。為了盡快地讓檔案管理適應信息化的要求，我們需要重視生產需要和生活需要的重點，落實檔案管理體制改革，把握檔案管理信息化重要環節。

把握檔案管理信息化建設，促進檔案管理現代化

將檔案管理信息化建設和檔案管理現代化建設需求有機結合在一起是正確處理檔案管理的標和本的關系的重要途徑，也是將檔案管理工作推上更高一層臺階的重要手段。接下來筆者欲從檔案管理信息化和現代化之間的關系作為出發點，探索檔案管理現代化的一些現實問題：

第一，信息化建設對檔案管理現代化起到促進作用。筆者通過分析發現，檔案管理工作在時展的洪流下必然走上檔案管理信息化的道路，似乎我們也可以理所當然地認為檔案管理現代化將會是檔案管理信息化未來的發展趨勢和發展道路，這也是我們在研究二者關系時堅持的理論基礎。但是對信息化建設如何走上現代化道路，目前的檔案管理工作似乎沒有給出明確的答復。筆者認為檔案管理現代化應該從日常的工作著手，在有效的管理體系和科學的管理手段的前提下推進檔案管理的現代化，比如說從紙質辦公發展成為無紙化辦公。從目前階段，這也是開發、管理和利用檔案的有效模式。

第二，檔案管理現代化可以反過來促進檔案管理的信息化。檔案管理現代化在發展過程中也會無形地促進檔案管理信息化的開展。現代化建設中使用的硬件設備和軟件設備都已經在檔案管理的具體操作中得到應用了，信息化的步伐實現了跨越式邁進，所以我們需要有效地協調和統籌備方面的利益關系，有效地運用當前絕佳的發展形勢，在充分借鑒發達國家經驗的基礎上進行制度改革，并有效地規避可能出現的錯誤。