檔案管理學(xué)

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檔案管理學(xué)范文第1篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；汽車檔案；管理

引言

汽車檔案管理，是在企業(yè)計劃經(jīng)濟(jì)時期，企業(yè)對于汽車運(yùn)輸業(yè)的技術(shù)管理，從而確保汽車運(yùn)輸運(yùn)力，能夠安全有效、低耗的完成運(yùn)輸任務(wù)。在改革開放后，隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制的建立，汽車管理技術(shù)也越發(fā)被重視。企業(yè)使用計算機(jī)對汽車運(yùn)輸管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對運(yùn)輸市場的宏觀調(diào)控，同時能夠監(jiān)督運(yùn)輸行業(yè)有序的發(fā)展，從而保證運(yùn)輸安全。企業(yè)加強(qiáng)汽車檔案管理還有助于運(yùn)輸市場的穩(wěn)定，對于提高全行業(yè)的運(yùn)輸效率以及經(jīng)濟(jì)效益有著重要意義。

一、汽車檔案管理存在的問題

自從1990年交通部頒發(fā)了13號令后，省交通局便制定了很多配套文件。這些文件在一定程度上使得在道路運(yùn)輸行業(yè)中，車輛技術(shù)管理工作有序運(yùn)作，汽車技術(shù)檔案管理等基礎(chǔ)工作也在逐漸完善中。但在汽車檔案管理中，仍然存在一些問題。第一，檔案內(nèi)容過于繁雜。汽車檔案管理涉及多個方面，需要面面俱到，這就使得汽車檔案由于填寫不當(dāng)或填寫不便讓地方車輛技術(shù)檔案過于形式化。第二，汽車檔案管理模式不統(tǒng)一。在我國各省各市中，地方交通管理部門一般只負(fù)責(zé)個體或者部分運(yùn)輸企業(yè)的車輛技術(shù)檔案的填寫以及管理。基于此，政府很難掌握整個汽車運(yùn)輸行業(yè)的車輛管理情況，也就無法對企業(yè)汽車檔案管理提供相關(guān)資料。第三，缺乏必備的技術(shù)支持。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的如今，企業(yè)間的競爭加劇。汽車企業(yè)在開展信息化、技術(shù)管理工作中，存在的企業(yè)信息化觀念相對薄弱，企業(yè)資金緊張等問題，因而，對于汽車檔案管理較為忽略，缺乏必備的技術(shù)支持。

二、企業(yè)管理學(xué)視域下的汽車檔案管理改進(jìn)

（一）企業(yè)管理學(xué)視域下汽車檔案管理的趨勢

在企業(yè)管理學(xué)領(lǐng)域下，汽車檔案管理越發(fā)科學(xué)化、有序化、有效化，而計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在汽車檔案管理中起著巨大的作用。計算機(jī)技術(shù)不僅使汽車數(shù)據(jù)統(tǒng)計速度更快更準(zhǔn)確，同時能夠詳細(xì)地反映車輛各項(xiàng)指標(biāo)的實(shí)際情況，同時將企業(yè)管理下，運(yùn)輸管理部門、各汽車保修廠、輸運(yùn)業(yè)戶相結(jié)合。在一定程度上，能夠?qū)n案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)的統(tǒng)計和分析。汽車檔案管理是一個復(fù)雜、涉及面廣、工作量大的過程，合理利用計算機(jī)技術(shù)，可以節(jié)省管理部門的勞動力、物力等資源的消耗，同時能夠使得管理更加科學(xué)化。且計算機(jī)技術(shù)的使用，能夠幫助企業(yè)更好地掌握車輛的運(yùn)行情況，是進(jìn)行再生產(chǎn)的一個必要條件。企業(yè)可以根據(jù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，編制有序的車輛運(yùn)行情況分析表，使得汽車運(yùn)輸業(yè)戶能夠知道自己車輛的所處情況。它也是運(yùn)輸管理部門進(jìn)行規(guī)章制度等相關(guān)計劃制度建立的一個重要依據(jù)，能夠幫助企業(yè)評價車輛的保修質(zhì)量。而且，能夠有助于不同地區(qū)之間的管理交流，從而加強(qiáng)對車輛技術(shù)管理的監(jiān)督。基于此，計算機(jī)技術(shù)對于汽車檔案管理來說，是一個不可缺少的管理技術(shù)。企業(yè)在進(jìn)行汽車檔案管理時，需要合理的利用計算機(jī)技術(shù)，它不僅能夠使我國的運(yùn)輸行業(yè)管理更加科學(xué)化、現(xiàn)代化，也能夠使我國交通運(yùn)輸行業(yè)更加健康的發(fā)展。

（二）計算機(jī)技術(shù)在汽車檔案管理中的應(yīng)用

1、計算機(jī)技術(shù)在汽車檔案管理資料獲取過程中的應(yīng)用。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在近年來，發(fā)展比較迅速，是一項(xiàng)集計算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)為一體的全新技術(shù)。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意義不止是將世界各地的信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)系，更是對某些行業(yè)有著不可替代的促進(jìn)作用，是創(chuàng)造靈感的來源。比如說，企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢到汽車管理方面的相應(yīng)技術(shù)資料，有目的、系統(tǒng)性的將網(wǎng)絡(luò)資料進(jìn)行收集，分類歸檔到汽車管理檔案中。且互聯(lián)網(wǎng)不僅有著許多世界著名汽車公司的各類車型資料、站點(diǎn)等，也有著許多汽車檢測維修、咨詢，售后服務(wù)等網(wǎng)址。這都有利于企業(yè)利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源對汽車檔案進(jìn)行相關(guān)的記錄，使得資料更加全面和完整。

2、計算機(jī)技術(shù)在汽車檔案資料管理中的應(yīng)用。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在計算機(jī)技術(shù)中發(fā)展得較為快速和成熟，在很多領(lǐng)域中發(fā)揮了不可替代的重要作用。比如說對汽車檔案的保存、查詢輸出以及整理歸類等的管理中。數(shù)據(jù)庫技術(shù)不僅能夠使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按照企業(yè)要求進(jìn)行相應(yīng)的排序和統(tǒng)計，同時也能夠使數(shù)據(jù)進(jìn)行連接、關(guān)聯(lián)、存儲、規(guī)則等相關(guān)集合。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在汽車檔案資料管理中，能讓庫存數(shù)據(jù)發(fā)揮其最大的效益，使得數(shù)據(jù)與檔案想結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案資料的獲取和分類儲存。

3、計算機(jī)技術(shù)在汽車檔案日常管理工作中的應(yīng)用。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，也是社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)對檔案管理工作的一個客觀要求。合理運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行汽車檔案管理，可以及時、準(zhǔn)確以及系統(tǒng)的獲得汽車信息，從而提高企業(yè)管理的工作效率和工作質(zhì)量。在汽車檔案日常管理中，企業(yè)需要建立一個滿足檔案管理需要的一個基本數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫包括了各種汽車資料的目錄、資料的接受目錄等等。同時，企業(yè)通過局域網(wǎng)的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)汽車檔案信息資源共享，從而將一些重要的資料進(jìn)行相應(yīng)的備份。這些計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，能夠使檔案的管理不再局限于紙質(zhì)文件管理備份，在一定程度上不止有助于加快企業(yè)汽車檔案管理效率，也能夠使檔案管理更加安全化。

參考文獻(xiàn)：

[1]譚紅楊,周利.計算機(jī)技術(shù)與汽車科技檔案管理[J].北京汽車,1999,01:22-23,26.

檔案管理學(xué)范文第2篇

一、德育工作方面：

1、建立健全組織，發(fā)揮黨、政、團(tuán)、工、隊各組織的作用，形成全體教職工參與德育工作的局面。同時加強(qiáng)與學(xué)校以外有關(guān)單位的聯(lián)系，共同搞好德育工作。

2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分工明確、職責(zé)分明，定期召開校務(wù)會議，重大問題由校務(wù)人員討論決定，堅持“兩公開、一監(jiān)督”。今年下半年對校務(wù)工作制度進(jìn)行較為系統(tǒng)、完整的管理，增加工作透明度，接受社會、家長、教師的監(jiān)督，整個工作受到好評。

3、校黨支部定期過組織生活，按時交納黨費(fèi)，積極發(fā)展新黨員，做到成熟一個吸收一個。

4、搞好政治學(xué)習(xí)。平時結(jié)合具體工作，加強(qiáng)對教師的職業(yè)道德教育。

5、發(fā)揮青年團(tuán)員的模范作用，讓他們在組織中得到鍛煉，激勵他們勇挑重?fù)?dān)，成為教學(xué)骨干。

6、堅持每周一次的升國旗制度，利用國旗下講話加強(qiáng)對學(xué)生的思想品德教育。團(tuán)支部、少先隊組織利用黑板報，組織學(xué)生活動，廣播站等抓好學(xué)生的思想道德教育，行為規(guī)范的養(yǎng)成教育，提高了學(xué)生的思想素質(zhì)。

7、重視學(xué)校的安全教育。經(jīng)常進(jìn)行有關(guān)交通安全、防火、用電、游泳等方面的教育，確保安全。一年中無重大交通事故發(fā)生。同時學(xué)校加強(qiáng)對學(xué)生騎車管理和飲食衛(wèi)生的管理。

二、教學(xué)工作方面。

1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)文件精神，開展廉政文化進(jìn)校園活動，進(jìn)一步規(guī)范辦學(xué)行為。

2、加強(qiáng)思想政治學(xué)習(xí)，狠抓教師師德師風(fēng)建設(shè)，杜絕出現(xiàn)違紀(jì)違規(guī)現(xiàn)象。全面貫徹教育方針、嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)計劃、按計劃開齊開足課程。教導(dǎo)處加強(qiáng)管理、督查，以規(guī)范教師的教學(xué)行為。教導(dǎo)處多次檢查教學(xué)工作、堅決杜絕亂訂亂發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)資料，嚴(yán)格控制學(xué)生的在校時間。

3、重視教學(xué)研究工作，提高教師素質(zhì)。上半年我校教師對上學(xué)期個人教研專題進(jìn)行了總結(jié)，并取得成果，有100多人次的論文在市級以上評比中獲獎。下半年，我校又對每位教師提出要求，繼續(xù)加強(qiáng)個人教研專題研究工作，并結(jié)合實(shí)際情況，不斷深化研究。上半年，學(xué)校還要求每位教師進(jìn)行信息摘記，交流活動，一年下來，許多教師從中嘗到了甜頭，獲取了教改信息，充實(shí)了自己的頭腦，并在實(shí)際教學(xué)工作中駕輕就熟，收效明顯。同時，一年來，我們組織教師按時參加教師教學(xué)技能培訓(xùn)和電腦培訓(xùn)，不斷提高自己的實(shí)踐操作水平。

4、開展多種形式教研活動，形成濃厚的教研氣氛。舉行了新教師匯報課，鄒鵬參加了國家級的教學(xué)比武并獲獎。

5、加強(qiáng)教學(xué)科研工作，下半年我校對備課模式進(jìn)行了改革，倡導(dǎo)同年級教師分工協(xié)作，集體交流，相互學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)智慧共享，同時鼓勵老師在電腦中展示個性，把重點(diǎn)放在鉆研教材研究教材，開展教學(xué)反思上，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善教學(xué)過程。

6、加強(qiáng)教學(xué)工作指導(dǎo)、檢查工作。校長、教務(wù)處人員、語數(shù)輔導(dǎo)員經(jīng)常深入各班級聽課、指導(dǎo)、檢查教學(xué)工作。同時，教師之間也開展相互聽課活動，規(guī)定每學(xué)期不少于20節(jié)。

7、加強(qiáng)電腦、音樂、美術(shù)等學(xué)科教學(xué)管理工作，抓緊業(yè)余訓(xùn)練工作。定人、定時、定點(diǎn)，力爭成績。校舞蹈隊參加了中小學(xué)生三獨(dú)競賽取得好名次，校田徑隊在10月份的田徑運(yùn)動會上取得第二名的成績，學(xué)校還專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生保健工作，每年一次對學(xué)生進(jìn)行體格檢查，同時利用宣傳窗隊會等向?qū)W生進(jìn)行衛(wèi)生常識教育。

8、保證業(yè)余藝術(shù)教學(xué)，促進(jìn)學(xué)校工作有特色。今年內(nèi)，學(xué)校在藝術(shù)管理中做到內(nèi)容、教師、時間三保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)指導(dǎo)、檢查，以保證藝術(shù)的發(fā)展方向。今年參加的各級藝術(shù)比賽都取得了很好的名次，我校也堅持開展了周三下午的興趣小組活動，培養(yǎng)學(xué)生的愛好特長。

三、其它

1、學(xué)校加強(qiáng)了校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。下半年維修了學(xué)校電腦，建立了校園網(wǎng)絡(luò)和學(xué)校網(wǎng)站，下半年給每個班配置了廣播設(shè)備，購置了校園通訊網(wǎng)等。

2、學(xué)校檔案管理做到細(xì)心、認(rèn)真，力爭不出錯誤。現(xiàn)在學(xué)校檔案材料收集齊全、手續(xù)嚴(yán)格，為教學(xué)工作、教師考職考評工作提供了保證。

檔案管理學(xué)范文第3篇

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)隨著時展不斷進(jìn)步，逐漸被應(yīng)用到預(yù)防醫(yī)學(xué)的檔案管理當(dāng)中。但是我國檔案管理的信息化程度較低，相關(guān)的技術(shù)也不完善，尤其是在許多農(nóng)村地區(qū)，檔案管理的信息化幾乎是零，要想實(shí)現(xiàn)檔案的全面信息化還需要很長時間。

二、檔案管理缺乏重視

有的衛(wèi)生部門對于預(yù)防醫(yī)學(xué)的檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，沒有意識到其重要性，缺乏完整的檔案管理體系。相關(guān)的管理設(shè)備也不夠完善，管理的知識也不夠齊全，管理人員更是缺乏專業(yè)的檔案管理知識，仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段，越來越無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，許多新的疫病發(fā)生也沒有做到及時的更新，嚴(yán)重影響了預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

三、如何改善預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的管理

（一）提高對檔案管理的現(xiàn)代化認(rèn)識。一方面相關(guān)的衛(wèi)生管理部門要加強(qiáng)對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的宣傳力度，認(rèn)識到檔案管理的重要性，提高管理部門的管理意識。另一方面，負(fù)責(zé)管理檔案的人要知道自己責(zé)任的重大，才能加大對檔案管理的重視。只有有了良好的檔案管理意識，才能保證檔案管理科學(xué)化的轉(zhuǎn)變。

（二）加快檔案管理的信息化過程。傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段檔案管理的需求了，要加強(qiáng)檔案管理的信息化。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，應(yīng)該加大預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上的投入，配置先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，建立起完整的檔案管理系統(tǒng)，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，使檔案信息在網(wǎng)上可以資源共享，可以做到及時的信息交流。不能為了管理節(jié)約成本，而忽視硬件設(shè)備的完善，有了先進(jìn)的管理設(shè)備才是檔案管理發(fā)展的保障。

（三）提高人員的自身素質(zhì)。培訓(xùn)專門的檔案管理人員，教授管理學(xué)，計算機(jī)學(xué)以及預(yù)防醫(yī)學(xué)等方面的相關(guān)知識，隨時更新相應(yīng)的管理技術(shù)，提高管理人員的自身素質(zhì)，成了專門的檔案管理團(tuán)隊，與時俱進(jìn)學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)管理團(tuán)隊，有了管理人才的保證，才能保證檔案管理的科學(xué)化。

（四）建立合理的檔案管理制度。有一個科學(xué)有效的檔案管理制度，是預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的核心。才能防止檔案出現(xiàn)流失的情況，保證了檔案的完整。只有有了成型的管理體系，明確各個管理人員的職能，做到分工明確，這樣才能推動我國預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。要對檔案管理的每一個步驟有明確的計劃，這樣，管理起檔案來才能更加的高效。

（五）改良傳統(tǒng)的檔案查閱模式。可以改變以前單一的借閱方式，提供在線瀏覽的功能。不僅預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的存檔很重要，檔案的查閱也是檔案管理的一個重要組成部分。隨著預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案查閱方式已經(jīng)不能滿足查閱的需求，應(yīng)該對其進(jìn)行改良。以網(wǎng)絡(luò)為媒介，利用先進(jìn)的文獻(xiàn)檢索軟件，快速、準(zhǔn)確地查找檔案。并對不同類型的檔案進(jìn)行新的劃分，定制新的分類標(biāo)準(zhǔn)以應(yīng)對越來越復(fù)雜的檔案類型。有了先進(jìn)的檔案查閱方式，才能使整個檔案的科學(xué)管理更加完善。（六）保證檔案資源的時效性。在信息快速發(fā)展的今天，預(yù)防醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展，發(fā)現(xiàn)的傳染病案例也不斷更新，建立一個科學(xué)的信息更新系統(tǒng)，對出現(xiàn)的新的疫病做到及時的記錄，并實(shí)時跟進(jìn)，不斷更新有關(guān)的信息。確保整個預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容的與時俱進(jìn)，可以在新的疫病產(chǎn)生時，及時作出應(yīng)對，這也是整個檔案管理科學(xué)化所必不可少的。

四、總結(jié)

檔案管理學(xué)范文第4篇

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯α看螅瑱n案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、建立有效的文件檔案管理計算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因?yàn)橛嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

檔案管理學(xué)范文第5篇

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： B 文章編號： 1008-2409(2007)06-1383-02

學(xué)生檔案管理是高等學(xué)校管理工作的一項(xiàng)不可缺少的工作，這項(xiàng)工作做得好壞將直接影響到學(xué)生的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發(fā)揮。一份完整的醫(yī)學(xué)生檔案，對醫(yī)藥衛(wèi)生單位了解畢業(yè)生，挑選并合理使用人才，有著重要的參考價值。在新形勢下，改革醫(yī)學(xué)高校學(xué)生檔案工作，使之適應(yīng)素質(zhì)教育的要求，反映學(xué)生接受素質(zhì)教育的成果，更好地服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)教育改革，服務(wù)于學(xué)生的管理工作和就業(yè)具有重要意義。

1 醫(yī)學(xué)高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

1．1 學(xué)生檔案工作管理不規(guī)范

我國高校中的教育行為日益走向法制化，然而高校學(xué)生檔案工作卻缺乏必要的管理規(guī)章制度。國家對高校學(xué)生管理下達(dá)了不少文件，但沒有具體提到對高校學(xué)生檔案的管理。高校學(xué)生檔案管理往往成為學(xué)校某個行政部門的兼職工作。許多高校的學(xué)生檔案無專人負(fù)責(zé)，一般都是在學(xué)生畢業(yè)時突擊整理，完成轉(zhuǎn)遞任務(wù)，很多醫(yī)學(xué)院校也是如此。管理學(xué)生檔案的工作者意識淡薄，專業(yè)知識欠缺，未形成規(guī)范化、科學(xué)性的管理方式，對學(xué)生填寫的歸檔材料未加管理，出現(xiàn)檔案材料涂改，用圓珠筆填寫、缺頁、缺件、錯件等現(xiàn)象時有發(fā)生；檔案的存放無序，用人單位等查閱極不方便；檔案的轉(zhuǎn)遞存在一定的隨意性，出現(xiàn)學(xué)生個體自帶，未通過機(jī)要郵寄轉(zhuǎn)遞或經(jīng)過人事部門工作者提取的現(xiàn)象。

1．2 學(xué)生檔案內(nèi)容單一、無個性化

當(dāng)今社會對人才的要求，不僅僅是成績，而是需要具有扎實(shí)的專業(yè)知識、創(chuàng)新精神、合作協(xié)調(diào)能力、健全的心理素質(zhì)的綜合素質(zhì)型人才。社會了解畢業(yè)生的情況，不可能通過洽談會“一見就知”，只能先從學(xué)生檔案中作初步了解。然而，目前許多學(xué)生檔案未能展示學(xué)生的真實(shí)情況，檔案的歸檔范圍仍舊是陳舊不變的老模式，內(nèi)容包括高中材料、高考材料、體檢表、入黨入團(tuán)材料、獎懲材料、學(xué)年鑒定表、學(xué)籍成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生報到通知書存根等。老套的檔案材料無法具體地反映學(xué)生綜合素質(zhì)，不利于用人單位對學(xué)生的全面考察和了解，嚴(yán)重地影響到用人單位及時準(zhǔn)確選拔、合理使用人才。

1．3 檔案管理模式陳舊落后，不適應(yīng)信息時代的要求

21世紀(jì)，人力資源的檔案信息成為信息革命的重要內(nèi)容，醫(yī)學(xué)生的檔案則是未來國家醫(yī)藥衛(wèi)生人力資源檔案信息的基礎(chǔ)，醫(yī)學(xué)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然要求。然而，如今學(xué)生檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式。近年來，隨著招生人數(shù)的擴(kuò)大，學(xué)生檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點(diǎn)，檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成。不實(shí)行計算機(jī)管理檔案，就不能使學(xué)生檔案材料信息化，也就沒有開發(fā)、利用可談。由于沒有實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案計算機(jī)管理，平時材料沒有及時整理歸檔，沒有建成學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，就不能為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)，為用人單位服務(wù)，檔案將成為死檔。目前這種狀況嚴(yán)重制約著學(xué)生檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。

2 提高醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作的對策和措施

2．1 建立健全學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度

教育行為應(yīng)依法辦事，因此做任何一項(xiàng)工作都必須有法可依，有章可循，尤其是學(xué)生檔案這項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作。國家教育部應(yīng)盡快出臺《高校學(xué)生檔案管理工作條例》。在條例中應(yīng)明確學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點(diǎn)、體制，并要對學(xué)生檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容做統(tǒng)一具體的規(guī)定，用條例等法規(guī)性的文件來規(guī)范大學(xué)生的檔案管理及運(yùn)作方式，用條例來提高教育管理者的檔案意識，重視大學(xué)生檔案的珍貴價值。

2．2 強(qiáng)化檔案意識

應(yīng)配備專職、專業(yè)人員管理學(xué)生檔案，學(xué)生檔案管理者應(yīng)以科學(xué)的態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，專業(yè)化的手段對待。學(xué)生檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，更要努力學(xué)習(xí)管理計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。

2．3 加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)

搞好學(xué)生檔案工作，必須建立一支強(qiáng)有力的管理隊伍，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要。應(yīng)從以下幾方面入手：一是設(shè)置專職學(xué)生檔案管理人員，做到專人負(fù)責(zé)；二是聘任兼職學(xué)生檔案管理人員，聘任兼職人員專門作好各個班級的檔案的收集、整理和移交工作；三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。根據(jù)實(shí)際工作需要舉辦一些針對性強(qiáng)、時間短、見效快的專業(yè)培訓(xùn)，較快地提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

2．4 擴(kuò)大歸檔范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容，健全學(xué)生檔案信息資料

現(xiàn)有學(xué)生檔案材料在為用人單位使用時顯得較單薄，不能使用人單位滿意，不能全面反映素質(zhì)教育成果，不能突出醫(yī)學(xué)院校大學(xué)教育的特色，也不能突出大學(xué)生本人的特點(diǎn)，不能反映大學(xué)生全面發(fā)展的狀況。這需要在原有歸檔材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整改進(jìn)，并擴(kuò)充學(xué)生檔案內(nèi)容。如醫(yī)學(xué)生在學(xué)校期間所考取各類水平測試及職業(yè)資格證書，參加醫(yī)學(xué)專業(yè)社會活動材料，學(xué)生的愛好特長等，以利于用人單位真正挑選優(yōu)秀人才，滿足用人單位需求。

2．5 采取現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案