信息化管理案例

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信息化管理案例范文第1篇

1．1山東建筑大學工程檔案管理現狀

山東建筑大學新校區于2002年9月動工興建，占地156．72hm2，分一、二期和續建工程，包括27座單體工程，總工程量約為39．62萬m2，持續建設周期為兩年，續建工程根據發展需要適時推進。新校區工程檔案共分為23項，500余卷，分為JJ11綜合、JJ12－1設計基礎、JJ12－2設計文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工驗收等六個類目，涵蓋了所有單體工程從前期規劃設計、中期施工建設及后期竣工驗收和管理運行的全過程，如表1所示。山東建筑大學在新校區建設之始，就制定了系統的工程檔案建設與管理方案，主動引入物聯網理念，著力克服檔案載體多樣化、建檔不及時不系統、檔案數據共享差等問題，在工程檔案信息化管理方面進行了頗見成效的探索和實踐，有效提高了工程檔案的歸檔準確率、完整率和使用效率。

1．2基于物聯網的工程檔案信息化管理系統功能設計

文章在研究國內外文獻及實例的基礎上，以工程項目建設的生命周期為依據，針對山東建筑大學新校區工程檔案管理的需要，基于物聯網的技術，設計了信息化管理系統的主要功能，如圖1所示。(1)紙質工程檔案電子化功能目前，尚有很多工程檔案的管理仍為紙質檔案與電子檔案分離，并以人工查詢檢索為主。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系要求全部工程檔案以電子化數據的形式存入既定的數據庫系統。山東建筑大學在工程檔案建檔過程中，已對規劃設計、管線等功能設計圖在存檔規劃設計藍圖的同時，一并存儲CAD文件;驗收材料在存檔驗收報告及支撐材料的同時，一并存儲工程建設的實時監測或記錄電子數據。(2)工程檔案智能識別調取功能工程項目的實施是一個動態過程，從動議報批、立項審批、勘察設計、生產準備、施工建設、監理驗收、運行管理等各個階段都會產生檔案信息［9］。工程檔案存在于工程項目的整個生命周期內。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系要求對工程項目自始至終的全過程、各階段、各環節和節點的檔案數據進行分類處理，建立電子識別碼或二維碼標簽，在利用檔案數據時可以通過直接掃描標簽的方式自動調取。山東建筑大學對各單體建筑建設全過程檔案進行了數據編碼，并分類登記入庫，為利用物聯網進行工程檔案信息管理建立了堅實的基礎。(3)工程檔案數據全時分析功能在工程項目提出后，關于工程的可行性和必要性、綜合設計和建設方案等都要進一步的科學論證。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系通過對國內外相同性質、相近體量的工程進行對比，并運用云數據和相關算法，對工程項目數據進行基于現實環境的分析，得出工程項目建設的前期相關數據預測，從而為工程項目的穩步實施提供技術依據。這是工程檔案信息化建設的核心領域［10］。目前，工程檔案數據全時分析功能尚處在框架設計階段。(4)工程檔案數據實時更新功能工程項目建設過程中以及在某一單項工程的全壽命周期內，由于方案優化修改、運行維修改造、功能提升等原因，工程檔案的數據處在動態變化中，前后數據的更新或實時化顯現尤為重要。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系將所有檔案數據均存儲于服務器中，能夠根據項目進展，實時更新數據，特別是當項目復雜、分期任務繁多時，更會根據時間節點和項目進展階段將檔案數據快速調閱，并能夠通過編輯插件調入文件等形式統一將同一批數據進行實時更新，有效保證了工程檔案數據的即時性、完整性和準確性。(5)工程檔案業內數據交流功能工程項目在實施過程中不同階段產生的檔案數據不同，但彼此間又是相互聯系、互為一體的。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系將項目進展中所涉及的不同行業的數據進行交流和轉換，從而為下一步決策提供有效的資料，并輔助工程項目決策。山東建筑大學在新校區工程建設中，以綜合分析工程檔案為基礎，對新建工程進行設計方案優化，例如運用綠色校園理念，建成了國內第一棟太陽能綜合利用學生公寓;而采用B/S+C/S架構，自主設計運行了節約型校園建筑節能監管平臺。不同行業和項目間的工程檔案數據交流和分析，為學校綠色建筑、節能建筑及監管體系的成功案例提供了重要的支撐。(6)工程檔案項目間數據共享功能如今建筑形式越來越多、建筑功能和用途愈來愈呈現多樣性，特別是對于商業、辦公等相對造價、出售價格比較高的建設項目，在其決策立項、規劃設計等進度中，如果可以參照相似位置、類似環境下不同項目的建設情況，其設計、施工過程中出現的各類技術難題也將迎刃而解，項目造價、工程組織等也將更為有序和高效。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系通過建立項目間的數據共享，實現數據比對，建立相同工程項目一體化的施工進度、技術方案和質量控制體系，提高管理效率和水平。山東建筑大學在新校區工程建設過程中，將各項目單體或施工標段分類管理，以工程檔案為支撐，提出統一的人員工作規范、技術和施工標準，實現了新校區建設“工程優質、人員優秀、投資優化”的目標。

2工程檔案信息化管理系統對策

2．1工程檔案信息化管理系統的架構

射頻識別和無線傳感網WSN(WirelessSensorNetwork)是物聯網的兩大核心技術。射頻識別技術是利用無線射頻方式對實物目標進行非接觸式識別，簡而言之，即能夠通過讀取物品上的電子標簽(條形碼、二維碼等)進行數據識別和相應的處理。而無線傳感網技術是由部署在區域內的微型傳感節點組成，以無線網絡通信的形式，構成一個自組織網絡系統，其目的是協作感知、采集和處理信息，發送給網絡中樞［11］。通過將物聯網的射頻識別技術和無線傳感網技術應用到工程檔案管理中，即構成了一個由無數檔案條目節點組成的在線數據庫，管理者或用戶可以通過遠程終端登錄互聯網，繼而實現對工程檔案的信息化管理。從技術架構上來看，物聯網分為感知層、網絡層和應用層［12］。基于這種標準的層次，搭建工程檔案信息化管理系統的基本架構，如圖2所示。基于物聯網的工程檔案信息化管理系統的基本工作流程為:每一個工程檔案都有一個電子標簽，檔案庫房中有多個傳感器節點，這些節點相互組成無線傳感網。單一檔案條目的插卷、修改、更新都將通過無線傳感網在數據庫中實時更新，并自主形成一個工程檔案云數據平臺。

2．2工程檔案信息化管理系統的實現策略

物聯網為工程檔案的信息化管理提供了技術上的保障。但是，為有效利用基于物聯網的工程檔案管理系統，仍需要從管理上進一步規范相應的管理模式與管理制度。(1)規范檔案歸檔標準規范的檔案歸檔標準是實現檔案信息化管理的基礎。為了基于物聯網的射頻識別技術采集到標準的數據，在新的檔案入館前，需要制定檔案編目的標準，包括列別、年份、密級等信息，并將這些信息寫入RFID條形碼或二維碼標簽。當將檔案信息調入系統時，需要設立規范的審核制度，保證入庫信息的規范和準確。(2)規范檔案使用標準規范的檔案使用標準既是實現檔案信息化管理的基礎，也是實現檔案信息化管理的保障。在物聯網背景下，實現檔案的信息化管理，確定電子檔案相關檔案的查閱權限范圍;當需要借出或還回實體檔案時，必須掃描檔案的條形碼，記錄檔案的轉移情況。(3)強化部門間協調溝通部門間的協調溝通決定了檔案信息化管理的深度。相關部門間不定時的進行業務和技術上的溝通和交流，才能擴大檔案信息化的范圍，全面實現工程檔案管理的信息化水平和服務水平。(4)強化檔案管理人員技術培訓管理人員的技術水平決定了信息化背景下檔案服務的質量［14］。要定期對檔案管理人員進行技術和理念的培訓，提高他們對信息技術和信息化管理理念的理解。

3結語

信息化管理案例范文第2篇

（1）電力安全工器具管理有效性逐步加強在電力安全工器具管理方面，特別是精細化管理和標準化建設方面，電力企業都有比較明顯的進步。比如，在地市供電公司、變電站的電力安全工器具管理中一般能夠做到工區使用一本賬，試驗所試驗一本賬，并能做到兩賬統一；一般能夠實現專人保管，按類別、規格和型號進行編號，做到賬、卡、物相符；制定有電力安全工器具保管、使用、遺失、損壞、報廢等管理辦法；一般都能做到對電力安全工器具的登記和檢查；多數單位有通過MIS（管理信息系統）或相關的計算機信息系統加強數據管理和標準化工作流程的嘗試。（2）安全工器具的資金資金保障能力得到加強目前，基層供電公司的電力安全工器具在資金來源上主要有3個方向：•安全措施專項資金，是電力安全工器具經費保障的重要來源，資金使用也比較規范；•基建費用，在新建變電站項目中，規劃有電力安全工器具的費用；•從大修資金中列支專項安措資金，該資金屬于補充性資金，資金量比較小。由于多年來安全工器具的欠賬，有些地方，特別是農電系統資金相對不足。（3）安全工器具的配置情況一般情況，電力企業可以在變電站和生產班組中按規定配置電力安全工器具。有的地方配置的電力安全工器具比管理規定要求還高一些。但在躉售縣公司和外包隊伍中，因其財務和安全意識等原因，情況差于國有電力企業。（4）安全工器具管理有相關制度規范需要與時俱進近年來，特高壓交直流輸變電技術發展迅速，因此電力安全工器具實驗要求上也需要覆蓋特高壓和直流輸電的內容，但《電力安全工器具預防性試驗規程（試行）》編制于2002年，部分試驗標準和試驗方法相對陳舊，無法滿足技術發展的需求；在基層單位的實際管理實踐中，認為應該對所有班組的安全工器具進行規范，比如，營銷部計量中心、裝表接電班等。因此，適應新的發展，需要進一步完善相關的管理規定和試驗規程。（5）安全工器具保管因條件有較大差異目前，電力企業大部分的變電站都有獨立的安全工器具室，在防盜、溫度、濕度控制方面都比較規范；有的新建110kV變電站由于基建要控制建筑面積沒有單獨的安全工器具室，在過道等處用防盜圍欄做簡易的安全工器具存放點，環境條件稍差；有個別老舊變電所安全工器具室沒有空調或除濕器，溫度、濕度難以得到保證，需要進行改造。在有資金條件和環境條件的單位，智能型安全工器具柜的使用比較常見，有的還有計劃逐漸更新為智能型安全工器具柜；因成本原因，有的單位智能型安全工器具柜使用較少，但只要在安全工器具室安裝空調，也能達到規定要求條件。總之，電力企業都能根據實際條件，主觀能動地采取適當措施，保證存放條件。另外，有的單位也反映目前智能型安全工器具柜沒有產品標準，質量良莠不齊，有的不能滿足要求，需要引起關注。（6）電力安全工器具的范圍界定有待進一步澄清和宣貫在調研過程中，多數觀點認為絕緣斗臂車應為電力安全工器具，因為實際工作中，特別是配電作業中，絕緣斗臂車的應用越來越頻繁，在多數情況下代替了絕緣梯、登高板、腳扣的使用，是一種綜合的電力安全工器具；有的觀點認為，目前電力安全工器具的范圍太大，建議把電力安全工器具限定在登高板、腳扣、腰纜繩等個人專業防護上，其他都不屬于電力安全工器具；而有的觀點則相反，認為與人身安全相關的工具、用品、設備和儀器都應屬于電力安全工器具；也有觀點認為，電力安全工器具應以安監部實際歸口管理的工具和設備為界限。電力安全工器具范圍界定有時也給基層工作帶來困惑,比如絕緣檢修平臺、絕緣快裝腳手架等在管理上難以按照電力安全工器具進行管理。實際調研過程中，基層工作現場反映，防電弧服使用較少，在標準配置中沒有的應急照明燈十分必要。因此，有必要就電力安全工器具的范圍界定，在電力系統內做進一步的討論，并在進行宣貫，保證思想、管理和行動的統一。（7）安全工器具的管理，難以滿足電力企業發展整體管理需要電力企業電力安全工器具的管理，局部相對嚴謹，但全局上難以滿足企業發展整體管理需要。在基層供電公司、變電站的電力安全工器具管理中一般都有比較嚴密的管理制度和工作流程。但在管理計算機化、信息化和網絡化上有較大的差距，特別是省級公司在安全工器具統一編碼、統一信息管理等方面幾乎沒有成熟案例，難以適應電力企業建立現代化發展的需要，也難以對電力企業的電力安全工器具進行快速、有效的監督和檢查。（8）檢驗和試驗機構與服務難以滿足實際工作需要當前，電力行業各生產單位對電力安全工器具的按期試驗工作較好，而獨立性較強的農電、多經和社會外包隊伍的電力安全工器具超期使用現象比較嚴重。就一般大多數而言，試驗、檢驗機構缺乏正規資質，試驗儀器相對落后，檢測設備不規范，個別安全工器具不能按規定進行試驗的情況。由于檢測和試驗設備原因導致的試驗能力不足和檢測試驗服務網點少等限制，大型安全設備、超高壓絕緣安全工器具，如絕緣斗臂車、起重工具、500kV絕緣棒等，檢測檢驗工作也面臨很大的問題，一方面不能按期進行試驗，另一方面，不能做全面的檢驗，特別是力學試驗，造成未試驗或超周期的安全工器具仍在使用的現象較為普遍。為解決試驗問題，電力企業有的單位請原生產廠商進行一些項目的現場試驗，但這也面臨3方面的問題：試驗的客觀性、試驗的全面性、面對國家和政府監管的合法性。（9）對電力安全工器具供貨廠商的延伸管理不夠從調研情況看，各生產廠商的生產能力、質量保證和管理水平參差不齊，曾經有個別生產廠商檢測時拿別的廠商OEM的產品去檢驗，供貨時用自己生產的產品，這種沒有經過實驗檢驗的產品，給安全生產帶來極大的隱患。因此，急需建立一套電力企業、行業的電力安全工器具供貨廠商的管理和監督體系以及技術手段。（10）對電力安全工器具的科技支撐需要加強從實際調研中得知，管理的標準化與實際使用的差異化存在有某些矛盾，也存在一些質量性能方面的問題以及一些疑難問題，比如，接地線軟銅線不夠長，卡扣間距不能在變壓器10kV側母線上使用；安全帽不透氣，造成夏季使用困難；安全帽尺寸大，造成有的女工安全帽佩戴不牢；變壓器作業安全帶難以做到高掛低用，安全帶無確切位置掛；驗電器在有感應的線路上誤報問題；電纜線路驗電器的開發問題；檢驗驗電器的工頻高壓發生器的制造問題等。因此，需要加大電力安全工器具的實驗和科研，在提高公司精細化、標準化管理的同時，滿足實際使用中差異化的需求，并解決實際工作中遇到的其他問題。

問題分析

當前，電力企業對電力安全工器具管理普遍比較重視，資金相對有保障，管理工作，特別是基礎較好的基層單位的管理工作，也相對比較嚴謹。但總體說來，電力企業電力安全工器具管理實際工作中仍然遇到大量的問題，存在較大的風險與隱患。分析問題原因，固然有管理問題、標準問題、資金問題、配置問題、檢測檢驗問題等，但最根本的原因可以歸結為以下3點：管理業務流程設置不能滿足電力企業、行業發展的需要；企業管理信息化發展不能滿足電力企業、行業發展的需要；科技支撐手段，特別是信息技術支撐手段不能滿足電力企業、行業發展的需要（1）缺乏溝通等體制與機制電力企業生產管理主體、檢測檢驗服務機構、躉售縣公司、電力安全工器具生產廠商、外包隊伍之間缺乏溝通、協調和制約的體制與機制。通過調研分析電力企業在安全工器具采購、使用、檢測檢驗和售后服務方面遇到的一些具體問題。如在檢測檢驗方面，因檢測單位出具的檢驗報告只對檢品負責，檢測信息、廠商信息、產品信息無法到達企業主體管理部門，有的甚至不經過檢測檢驗部門，從而企業管理部門無法了解廠商的生產能力和生產過程，對貼牌產品也無法控制，給電力企業、行業審定許可資格帶來困難；在招投標方面，也由于協調和溝通渠道不暢通，有的組裝式小廠和貼牌廠商壓低報價，給電力企業招投標工作帶來混亂，導致有的招標的電力安全工器具質量不過關，給安全工器具的使用帶來一定的隱患；在售后服務方面，由于電力企業管理部門難以掌握生產廠商信息，缺乏協調與溝通渠道，問題反饋渠道不通暢，致使售后服務跟不上，特別是小的生產廠商和進口產品的商，問題比較多，不利于支撐電力企業的持續發展和管理水平的提高；在電力企業內部，由于檢測檢驗服務機構和安全工器具的使用單位和管理部門缺乏必要的協調與溝通，由使用單位進行安全工器具的全生命周期管理，在檢測檢驗與使用管理之間沒有形成制約與協調關系，導致人為改動檢測檢驗日期的情況發生；同樣，由于協調機制缺乏，電力企業對躉售縣公司和外包公司情況了解不夠，指導、監督和審查力度不夠，在法律責任和社會責任方面存在一定的安全風險。以上種種，追尋問題的根源就在于電力企業生產管理主體、檢測檢驗服務機構、躉售縣公司、電力安全工器具生產廠商、外包隊伍之間缺乏溝通、協調和相互制約的體制與機制。（2）基礎管理不能滿足需要安全工器具的管理信息化發展難以滿足電力企業發展整體管理需要。電力企業電力安全工器具的管理屬于基礎管理，由于電力安全工器具種類繁多、數量巨大，要對電力安全工器具從計劃、采購、保存、檢測、使用、報廢等環節進行全壽命管理，從臺賬管理、庫存管理、檢測檢驗管理到賬卡一致、日期一致、標示一致等大量的內部約束性檢查與檢驗管理，涉及海量的信息處理，這種海量的信息處理顯然是人工難以承受的。這也是在基層小單位內部可以很好管理地問題，但在電力企業全局層面進行管理遇到大量問題的根本的技術性原因。（3）科技支撐手段不足從實際調研中得知，電力企業電力安全工器具管理標準化與實際使用的差異化存在有某些矛盾，也存在一些質量性能方面的問題以及一些疑難問題，比如，接地線軟銅線不夠長，卡扣間距不能在變壓器10kV側母線上使用；安全帽不透氣，造成夏季使用困難；安全帽尺寸大，造成有的女工安全帽佩戴不牢；變壓器作業安全帶難以做到高掛低用，安全帶無確切位置掛；驗電器在有感應的線路上誤報問題；電纜線路驗電器的開發問題；檢驗驗電器的工頻高壓發生器的制造問題等。這反映了電力安全工器具的實驗和科研能力的不足，也進一步反映了由于電力安全工器具管理信息化不足，問題反映不及時、不全面，而造成解決問題的針對性不強。信息化管理手段落后。多數企業仍采用手工方式記錄電力安全工器具臺賬以及檢驗情況，檢測信息在使用部門、檢測部門、監督管理部門之間無法共享，導致安監部門難以形成有效的監管，只能依賴現場抽查檢驗標記。需要有專門的信息技術手段，對安全工器具的臺帳及檢驗檢測情況進行管理，既方便各單位對安全工器具進行快速、有效的監督和檢查。

管理業務體系設計

根據以上問題分析，電力安全工器具管理信息化是解決問題的著力點。為此，可以建立電力安全工器具信息化管理體系，實現電力安全工器具信息，包括臺賬、檢測檢驗、試驗機構、廠商生產資質及能力、電力安全工器具質量對比等信息的共享和查詢，提高電力安全工器具質量監督與控制的能力和效率，提升電力安全工器具管理的標準化及現代化水平，更好地為電力企業安全生產服務；可以建立電力企業、行業電力安全工器具科研、試驗和檢測體系，加強新型電力安全工器具的研發，解決目前電力安全生產中存在的一些隱患，同時滿足特高壓、特大型電網建設對電網安全施工提出的新要求；可以建立健全公司生產管理主體、檢測檢驗服務機構、躉售縣公司、電力安全工器具生產廠商、外包隊伍之間溝通、協調和相互制約的體制與機制，對電力安全工器具進行快速、有效的監督和檢查。電力安全工器具管理、使用和檢測實驗體系設計如圖1所示。

信息化管理案例范文第3篇

一、信息化發展的背景

1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。

僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同

互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。

政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。

實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰略成為信息化核心內容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。

2、多種類型數字化信息的檔案化問題

在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。

（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，

支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。

（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。

③⑥《2006年中國信息化發展報告》。

④。

信息化管理案例范文第4篇

Abstract: Taking the informatization of file management as the study object, this paper firstly defines and explores its content and characteristics; secondly, describes its necessity and importance; thirdly, discusses the current problems; finally, proposes improvements or countermeasures based on these problems.

關鍵詞：檔案管理；信息化；淺析

Key words: file management；informatization；analysis

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）03-0317-01

0 引言

信息化技術給管理帶來了深刻的變革，積極轉變管理模式，提升管理效率。信息化在人們日常生活、工作、學習等方面產生了積極的影響，推動著科技、社會、經濟極大的發展。當然，檔案管理無不例外也受到信息化發展的影響，既有機遇也有挑戰。隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復雜化等趨勢發展，傳統的檔案管理模式、工作方式已經不能夠適應信息化社會發展的要求。而且當前檔案管理信息化也存在著較多問題，需要亟待完善，以促進檔案管理信息化的發展和提升檔案信息化管理的效率。

1 檔案管理信息化內涵、特點及必要性

1.1 檔案管理信息化內涵 檔案管理信息化的內涵就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。信息化充分體現在檔案管理工作中利用現代計算機技術、信息技術、網絡技術等對檔案資源進行處理、管理、開發等，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，達到為社會發展提供服務的功能目的。

1.2 檔案管理信息化的特點 檔案管理信息化具有如下的幾個特點：①具有檔案信息存儲、查取等自動化功能。②檔案信息能夠實現共享。③檔案信息化管理具有智能化特點。④檔案信息化管理實現社會化服務。

1.3 檔案管理信息化必要性 隨著社會不斷的發展，當前已經進入了信息時代，知識爆炸式發展，高新技術的突飛猛進等對檔案管理也提出了越來越高的要求，傳統的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當前檔案信息量的急劇增加，種類繁多，紙質的經過查閱容易變爛、需要保存完善，需要大量的材料來裝載信息，不符合當前低碳經濟發展要求，因此傳統的檔案管理模式已經難以適應當前社會發展的要求。隨著計算機技術、網絡技術等不斷發展，檔案管理出現網絡化、電子化、動態化、數字化等信息化模式是必然發展趨勢。現代的信息技術，比如大容量的硬盤能夠存儲大量的數據信息，網絡技術能夠實現遠程數據傳輸。

2 當前檔案信息化管理存在的問題

2.1 檔案管理人員素質有待提高 從當前狀況來看，各單位的檔案管理人員整體素質不高，由于傳統的檔案管理方式、方法適應不了現代的要求，先前的檔案管理人員采用現代檔案管理模式，但是其信息化管理專業性、學歷層次、理論水平等參差不齊。新聘請的檔案管理人員大部分由于缺乏信息化管理經驗，管理觀念意識不強。各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專業業務知識又懂計算機技術、網絡技術等信息技術的復合型人才甚少，能夠對檔案管理軟件進行維護，開發檔案管理軟件的人才奇缺，基本上處于操作層面，對檔案管理信息化發展形成人力資源障礙。

2.2 檔案管理數據安全問題 網絡信息技術帶來方便的同時，也給信息泄入帶來隱患。檔案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來維護檔案管理信息化的網絡安全將是一項長期的任務，也是檔案管理信息化建設和發展的一道障礙。

2.3 檔案管理信息化模式不夠規范 當前，存在各類檔案的著錄細則相容性不強，檔案分類，編號等方面沒有統一有效的標準，僅著眼于某一個專業系統，難以全面展開實施。由于檔案管理在標準及規范方面存在不統一，某種程度上導致信息數據格式及系統的異構。再者，我國檔案管理信息化軟件方面的通用性等存在嚴重不足，信息技術的設備比如掃描儀型號不一，檔次參差不齊，硬件環境也缺乏統一規范，這些都影響到檔案管理信息化的進一步發展。

2.4 檔案信息化管理的數據質量問題 由于檔案信息化管理將紙質的文件電子數據化后，電子文件具有信息的非紙質性、信息與載體的可分離性、信息載的脆弱和不穩定性、信息存儲的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而出現了數據質量問題，而且當前維護電子文件的真實性的途徑及方法還不能夠達到確保電子數據文件真實性的目的。

3 改善當前檔案管理存在問題的措施

3.1 培養及引進檔案信息化管理高素質人員 針對當前檔案信息化管理人員素質不高的現況，需要加強人員的檔案管理信息化業務培訓，適當引進高素質人才，打造一支適應現代化檔案管理要求的專家型隊伍，向既熟悉檔案管理業務又懂得計算機檔案管理技術的復合型人才的目標邁進。

3.2 加強檔案信息化管理人員的安全意識 檔案信息的重要性不言而喻，為了預防信息泄入，檔案管理人員必須要加強安全意識。認真務實的對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍,嚴格管理。適時的對計算機進行殺毒，安裝防火墻，升級殺毒軟件，升級相關硬件設施，嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，要嚴格執行“三網”隔離,采取可靠的防范技術和措施,確保檔案部門網絡的信息安全，對面向公眾的上網信息進行嚴格審查，確保都是可以公開的信息。

3.3 統一及制定檔案管理信息化標準 統一檔案管理信息化的標準，必須要依托國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統一國家政策法規和各種業務規范。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設過程的始終。檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號設置以及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。

3.4 加強電子檔案歸檔管理 加強電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案信息化電子文件的真實性，檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。

參考文獻：

[1]檔案管理信息化初探[J].農村經濟與科技，2009，20（9）.

信息化管理案例范文第5篇

1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。