辦公室行政管理對(duì)策研究
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1企業(yè)行政管理的責(zé)任體系不健全。
企業(yè)辦公室行政管理工作質(zhì)量不高的主要影響因素是企業(yè)行政管理責(zé)任劃分不明確，一旦出現(xiàn)問題，無法找到相應(yīng)的責(zé)任人做出及時(shí)、有效的反應(yīng)，從而導(dǎo)致行政管理工作的拖沓，進(jìn)而影響企業(yè)其他部門工作的正常開展，嚴(yán)重時(shí)還可能導(dǎo)致企業(yè)的行政管理系統(tǒng)及綜合管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓狀態(tài)，給企業(yè)和員工帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失，因此，企業(yè)行政管理工作的順利開展，需要完善的責(zé)任體系。
2企業(yè)辦公室行政管理制度存在不足。
制度是工作開展的主要依據(jù)，企業(yè)辦公室行政管理制度存在的不足，嚴(yán)重影響了管理工作的順利開展。①企業(yè)內(nèi)部管理制度不健全。多數(shù)企業(yè)重視產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)，因此在這兩大部門制定的各項(xiàng)制度較為成熟，但在行政管理內(nèi)部缺乏相應(yīng)的、成熟的制度，即使現(xiàn)有的制度，也是沿襲舊有制度或模仿其他企業(yè)的制度，不僅不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，也不適應(yīng)時(shí)代的要求，嚴(yán)重影響了企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。②企業(yè)辦公室部門與其他部門之間的聯(lián)系有待于加強(qiáng)。企業(yè)辦公室是服務(wù)與企業(yè)各個(gè)部門的一個(gè)綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)，其服務(wù)對(duì)象不僅面向企業(yè)上級(jí)管理部門，也面向企業(yè)基層員工，這就需要企業(yè)辦公室加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的聯(lián)系，了解各部門之間的需求及建議，及時(shí)向企業(yè)管理階層做出準(zhǔn)確的反饋，以提高企業(yè)的運(yùn)作效率。③企業(yè)辦公室行政管理過程中信息不完善。企業(yè)辦公室行政管理部門缺乏其他各個(gè)部門的相關(guān)信息，這就給辦公室的行政工作帶來了一定的阻撓，影響工作效率的同時(shí)，可能會(huì)影響企業(yè)的整體發(fā)展。
3企業(yè)辦公室行政管理方式落后。
多數(shù)企業(yè)辦公室行政管理的工作理念較為落后，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的企業(yè)數(shù)目不多。信息化技術(shù)以其快捷、靈敏、高效、共享等特點(diǎn)，受到各領(lǐng)域人員的廣泛關(guān)注，利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，可提高工作效率的同時(shí)，還對(duì)工作的量化及精細(xì)化具有重要作用。行政管理工作具有復(fù)雜、多變的特點(diǎn)，傳統(tǒng)管理方法不僅容易出現(xiàn)管理漏洞，還造成了資源的浪費(fèi)。
4企業(yè)辦公室行政管理人員綜合水平較低。
企業(yè)辦公室行政管理工作的重要性逐漸受到企業(yè)的重視，但現(xiàn)階段仍存在大批綜合水平不高的管理人員，其職業(yè)道德素養(yǎng)以及專業(yè)管理素養(yǎng)均需要進(jìn)一步加強(qiáng)。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)辦公室行政管理工作的重視程度不高，在行政管理人員的招聘、培訓(xùn)、考核、監(jiān)督等方面沒有足夠的成本投入，直接影響了企業(yè)辦公室行政管理工作的效率。
二、企業(yè)辦公室行政管理水平提升策略
1完善企業(yè)辦公室行政管理體系。
建立完善的行政管理體系，為企業(yè)辦公室行政管理工作提供必要的制度保障。在健全行政管理體系的過程中，一定要注意管理體系的科學(xué)性和可執(zhí)行性，避免因行政管理影響生產(chǎn)或銷售等其他部門的正常工作。首先，要充分了解企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)及各部門的職能，保證企業(yè)辦公室的行政管理職能與企業(yè)整體管理機(jī)制的一致性；其次，正確處理企業(yè)辦公室行政管理和企業(yè)其他經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的關(guān)系，將行政管理與各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合；最后，企業(yè)辦公室行政管理應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任的明確及劃分，強(qiáng)化責(zé)任執(zhí)行力度，為實(shí)現(xiàn)這一目的，可與企業(yè)人力資源部結(jié)合，將辦公室行政管理責(zé)任和落實(shí)與責(zé)任人的工作績(jī)效掛鉤，以此推動(dòng)行政管理制度的執(zhí)行。
2加強(qiáng)行政管理工作人員的培訓(xùn)力度。
在企業(yè)辦公室行政管理工作過程中，工作人員的綜合能力直接影響辦公室行政管理工作質(zhì)量及工作效率，加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)力度，提高管理人員的職業(yè)道德及專業(yè)水平，對(duì)于企業(yè)的行政管理及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。首先，企業(yè)管理階層應(yīng)該重視行政管理工作人員的培訓(xùn)工作，加大培訓(xùn)投入的同時(shí)，還應(yīng)嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)，以此激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)潛能；另一方面，引進(jìn)先進(jìn)信息化技術(shù)，提升行政管理人員的信息化管理水平，通過先進(jìn)的管理技術(shù)，簡(jiǎn)化行政管理人員的工作量，提升其工作效率；最后，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，通過內(nèi)在素養(yǎng)的提升，消除行政管理人員的消極情緒及各種怠工現(xiàn)象。
3對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化。
企業(yè)辦公室行政管理工作具有極強(qiáng)的廣泛性和復(fù)雜性，該工作面對(duì)不同職能部門、專業(yè)人員及管理內(nèi)容，因此工作流程的制定對(duì)于工作效率的提升具有重要影響。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理的科學(xué)管理及現(xiàn)代化管理，應(yīng)在日常工作過程中對(duì)傳統(tǒng)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化重組。企業(yè)可積極學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)企業(yè)的一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)行政管理工作進(jìn)行專業(yè)化、精細(xì)化職能分工，以提高企業(yè)日常工作的工作效率。
4改進(jìn)行政管理的管理模式。
現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，充分利用先進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行管理工作。首先，應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)，為辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)；另一方面，完善企業(yè)各部門之間的信息采集及整理工作，行政管理人員通過實(shí)地調(diào)查，了解各部門的需求信息的同時(shí)，還能促進(jìn)行政管理部門與其他部門的交流，為后期的溝通與合作打下良好基礎(chǔ)。
三、總結(jié)
企業(yè)辦公室是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的重要組成部分，其行政管理工作更是企業(yè)正常運(yùn)行必不可少的潤(rùn)滑劑，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)行政管理工作的重視力度，不斷完善管理體系及管理制度，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)提升工作效率，以便更好的完成面向企業(yè)各階層的管理職能、溝通職能、監(jiān)督職能以及服務(wù)職能。
作者：呂錚 單位：國(guó)網(wǎng)湖北省監(jiān)利縣供電公司
