城建檔案信息化思索

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本文作者：陳寰作者單位：深圳市寶安區建設檔案室

建立城建檔案信息化的中心

城建檔案館實現信息化的目的是提升管理水平，最終目標則是更好地為城建規劃、建設與管理服務。通過信息化，城建檔案館更應成為城市建設的“數據存貯中心”和“信息服務中心”。成為城市建設信息的“數據存貯中心”是城建檔案部門的基本職能，也是城建檔案部門存在的意義之所在。對這一點城建檔案界同仁們都有共性的認識，也發表了很多論文，對此筆者不再深論。城建檔案信息化的建設將有效地促進城建檔案的提供利用，它可以通過一個網絡支持平臺上實現業務管理及信息服務。當然，城建檔案的網絡提供利用也有因城建檔案的機密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信隨著信息技術的不斷發展，城建檔案的利用瓶徑問題也將會不斷得到解決。城建檔案信息化建設中，必須要明了“三分技術，七分管理，十二分數據”的百練真經，沒有豐富的城市管理數據存貯的保證，信息服務也成為了空中樓閣。

城建檔案信息化遵循一定的原則

首先要優化管理模式，做好城建檔案的基礎工作。城建檔案的管理要有統一的規范標準，進館檔案要實現標準化、規范化、科學化管理。沒有了城建檔案的規范化管理，信息化也是無從談起。其次需要總體規劃。可以說城建檔案信息化千里之行始于規劃。實事求是、有特色、有遠見的城建檔案信息化規劃確實是城建檔案信息化成功的重要因素，將直接影響城建檔案信息化的投入、風險、成效和進程。信息化建設需要很大的投入，一次性投入大量的資金對城建檔案部門來說也是個沉重的負擔。因此，首先認真分析業務流程，確定恰當明確的應用需求，選擇項目優先次序，是制定城建檔案信息化規劃的關鍵。其次，城建檔案信息化規劃須從實際出發，因地制宜。最后，分清近期目標和長遠目標。由于當今信息技術發展變化的速度很快，而信息化規劃必須跟上自身發展和市場環境的變化，因此定期修改長遠的信息化規劃，也是必需的。最后，城建檔案信息化建設必須遵循“統一標準、互聯互通”的原則。信息技術的發展可以說是日新月異，其發展速度可以說是突飛猛進，在城建檔案信息化過程中應用的軟件今日看起來實用，但明日也有可能更新的更加完美。為此，實施時要考慮下一個信息系統的應用，而下一個信息系統的建設必須遵循上一個信息系統的編碼原則和技術規范，即所謂的“相互兼容”。

城建檔案信息化的建設需穩步進行

城建檔案信息化可以按照管理標準化階段、技術裝備階段、資源數據化階段和綜合信息化階段四個步驟進行。(1)管理標準化階段。簡單地說就是規范基礎建設的過程。前文中也提過加強基礎建設的必要性。沒有規范的城建檔案的基礎管理，城建檔案信息化將是空中樓閣。(2)技術裝備階段。在此階段根據本館的的實際配備信息化所需的相應的設備及軟件，如計算機及其輔助設備、服務器、光盤塔、應用軟件等等。實際上，在此階段的工作非常關鍵，硬件倒不說，在軟件上選擇什么系統，其功能、升級服務與技術支持等等軟件系統比硬件更重要。如果沒有好的軟件支持，硬件再好也只不過是擺設而已。(3)資源數據化階段。就是將館藏的紙質檔案轉換為數字化電子檔案的階段。在此階段需要一個統一的規范標準，如轉換成何種格式、網絡是否支持其格式等等。(4)綜合信息化階段。此階段就是與信息技術、通訊技術充分結合的階段。綜合信息化過程就是實現城建檔案信息化的最終過程。