略談城建檔案監管措施

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在工作中，要有所創新

社會的進步、科學的發展都需要我們不斷的創新。城建檔案管理工作的創新，首先是思想意識的創新，也就是必須加強社會檔案意識和服務意識。(1)增強全社會的檔案意識社會檔案意識是城建檔案價值實現的必要條件，它在很大程度上影響著城建檔案價值的實現。城建檔案需求程度與滿足程度是衡量檔案利用工作的一個重要指標?，F在我們對“檔案”一詞已不再陌生，但整個社會的檔案意識相對還比較薄弱。我們還需大力加強城建檔案工作的宣傳力度，將城建檔案工作納入城市建沒總體規劃。城建檔案管理部門應著力在樹立城市建設窗口效應上多下功夫，不斷增加檔案工作的透明度，合理、適度的加大檔案開放，歡迎社會對檔案工作的監督。(2)增強城建檔案的服務意識隨著時代的的發展，在城建檔案的管理工作方面，有些傳統的觀念和做法不再適應新形勢的要求。管理模式和技術手段隨著新技術和新設備的投入使用發生了變化，新的問題不斷出現，需要我們重新認識、思考和反思，努力解決。這就要求我們與時俱進，改變我們的服務理念和工作思路，樹立主動服務的意識，改變坐等上門的服務方式，樹立“以人為本，用戶第一”的觀念。我們必須依法服務，正確處理并協調好各種關系，找準重點、難點和關鍵。我們要以創造性的思維去解決工作中存在的問題，擬定工作目標和未來的發展方向。只有我們的服務理念、工作思路有所突破，才能緊跟時代步伐，應對工作中遇到的各種挑戰。

豐富館藏，努力提高城建檔案的質量

在實際工作中，要想做好城建檔案管理工作，館藏是基礎，質量是保證。為彌補當前庫存檔案不豐富，質量不高的狀況，我們要努力加強城建檔案的鑒定工作。(1)加強基礎工作，豐富館藏要豐富館藏，改變庫存檔案門類不全、結構不盡合理、內容單一的狀況。我們要根據相關要求認真科學地制定好工作規劃，并在工作規劃的指導下按時保質保量的完成既定目標，加大執法力度，實現依法治檔。加強城建檔案管理機構的建設，完善城建檔案管理網絡，理順各種關系，加強各部門各領域各專業之間的協調，根據實際及時修訂管理辦法，苦練內功，加大培訓力度，加強業務指導工作。(2)加強城建檔案的鑒定工作城建檔案鑒定工作是整個檔案工作的關鍵環節，是檔案管理中最具決定性意義的工作。它決定著檔案的存與毀，同時也是難度最大的工作，因為城建檔案的鑒定受專業特點、時間、地理環境、城市規模、性質等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個復雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環節中。鑒定工作是優化館藏提高案卷質量的重要保證。由于我們對鑒定工作的意義、地位、作用認識不足，長期以來鑒定工作沒有得到很好的重視，嚴格的說此項工作在實際中并未落到實處，而是處于停滯和半停滯的狀態。要做好鑒定工作，就要建立健全檔案鑒定機制，設立鑒定領導小組和專家鑒定專門小組，制定切合實際的鑒定原則和標準，采用平時鑒定與定期鑒定相結合，開展以直接鑒定為主，其它方法為輔的做法，確保鑒定工作的順利進行。

服務手段要不斷創新

隨著信息技術的飛速發展，以手工為主的服務模式已越來越不適應城市發展的需求。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重限制了城建檔案的服務領域和服務質量，城建檔案的價值得不到有效的開發和利用。因此我們必須在服務手段上有所創新和突破。(1)拓寬服務領域城建檔案部門應面向社會，以各種方式方法開展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動，盡可能多的向社會提供城建檔案信息，用檔案信息來刺激起社會對城建檔案更多的需求。我們同樣可以通過面向社會，進一步的了解社會對城建檔案的需求，主動向社會提供城建檔案服務。(2)加強信息化建設工作，促進服務手段提高過去，城建檔案利用是以手工直接查詢為主，對外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案，對原件進抄錄、復制，以提供原始信息為主。隨著社會的進步科技的發展，城建檔案利用現代化成了這個工作的迫切要求。首先我們必須充分利用信息技術，將其與城建檔案利用工作的特點、國家有關的標準、規范相結合，系統的開發出一套完整的，切合實際的城建檔案管理信息系統，建立城建檔案管理內部局域網。其次要加強自身技術和信息化基礎設施建設，努力縮短數據庫的建設與當令信息需求的差距，克服檔案資源共享觀念淡薄，追求自我實體擁有的弊端。城建檔案館要盡最大努力走出自我封閉狀態，將檔案資源深度開發納入議事日程，使信息化水平盡可能的與城市發展保持平衡，為城建檔案更加方使、快捷地為城市規劃、建沒、管理服務創造條件，以適應社會的發展和城市現代化建設對城建檔案利用工作的要求，以優質的管理創造優質的服務。

編研工作要不斷創新

編研工作是主動、廣泛、系統的開發利用城建檔案信息資源的一種有效方式，也是重要手段。用戶對城建檔案的信息需求大體分為以下幾種情況：第一種是理性的需求，這種需求的用戶會利用自己所掌握的知識、方法，了解的情況去查找所需的檔案信息；第二種是盲目的需求，這種需求的用戶對城建檔案有所了解，但不多，他們有這方面的需求，但是又不知道該如何去索取，在什么地方去索取，城建檔案在他們的心目中處于模糊狀態，在索取的過程中，到處碰壁，一無所獲；第三種是潛在的需求，這種需求的用戶則需要通過一定的信息刺激和引導，才能把潛在需求激發出來，而這種需求一旦被激發出來，作用是非常明顯的，產生的經濟效益和社會效益之大是無法估量的。針對以上三種不同的需求，第一種只需要我們提供足夠熱情和耐心的服務就能夠基本的解決問題，而第二種和第三種則需要通過我們的編研工作和優質的服務共同來努力，也就是說城建檔案利用工作要變“被動服務”為“主動服務”，城建檔案編研工作不僅要加強，而且要創新。

培養創新型的城建檔案管理人才

城建檔案的利用工作是一項專業性、管理性、服務性的工作。說它是專業性的工作是因為其所涉及到的檔案都是些專業性較強的城建檔案，如果不具備一定的專業知識就不能根據用戶的需求及時準確地為其查找信息；說它是管理性的工作，是因為作為工作人員，我們必須熟悉管理業務，館藏情況，管理標準，規范，有關政策等，并按一定的程序和手續，熟練地為用戶提供有關檔案信息；說它是服務性的工作，是因為它有服務領域和對象。隨著服務領域越來越廣泛，它已成為城市建設的重要窗口。在將來從事城建檔案利用工作并不是隨便幾個人湊合在一起的單打獨斗，而應是一個從接收、編研、管理到提供利用的一個優秀團隊組合。所以我們不僅要有豐富的館藏，現代化的管理，而且還要有一支優秀的人才隊伍。這就要求我們要有一套完整的人才管理機制，加強人才培養，提高人才素質。

本文作者：周素蘭作者單位：仙居縣建設規劃局城建檔案館