城建檔案利用率提高路徑研討

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千方百計(jì)滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。檔案閱覽接待室應(yīng)有目錄、索引等多種檢索工具，還應(yīng)配備計(jì)算機(jī)幫助利用者檢索或供利用者自行檢索，解疑答難，做到百查不煩，百問(wèn)不厭。使利用者感到在檔案館查閱檔案像在家一樣溫暖，像在自己?jiǎn)挝灰粯臃奖悖靡涣鞯姆?wù)贏得領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)的認(rèn)可，用高效的工作證明自己的價(jià)值。

加強(qiáng)對(duì)城建檔案利用者的研究，提高利用率

利用者是城建檔案利用工作的主體。不了解利用者的需求和心理，就不可能有針對(duì)性地做好提供利用工作，也不可能吸引眾多利用者來(lái)利用檔案，所以，對(duì)利用者的需求動(dòng)機(jī)與行為心理研究是提高利用率的保障。檔案利用者往往是為解決工作上的問(wèn)題和自身的有關(guān)問(wèn)題而查考利用檔案的，其與檔案之間構(gòu)成了直接的價(jià)值關(guān)系，利用者要親自查閱檔案，了解和認(rèn)識(shí)它對(duì)自己解決有關(guān)問(wèn)題是否有所幫助，能否為解決其實(shí)際問(wèn)題提供憑證或參考，是為解決具體問(wèn)題而利用檔案的。因此，要提高城建檔案利用率，就必須重視和加強(qiáng)對(duì)利用者的研究，經(jīng)常了解不同利用者對(duì)各種檔案的需求，積極主動(dòng)地為利用者服務(wù)。城建檔案利用的實(shí)現(xiàn)過(guò)程，實(shí)際上是利用者與檔案工作者情感交流的過(guò)程，檔案工作者的服務(wù)態(tài)度對(duì)利用者利用檔案的需求行為和心理影響很大，往往直接關(guān)系到需求的實(shí)現(xiàn)。利用者需求心理表現(xiàn)為：一是求快。這就要求我們熟悉館藏，準(zhǔn)確把握用戶需求的內(nèi)容和范圍，縮短檢索與調(diào)卷時(shí)間；二是求簡(jiǎn)。這就要求我們簡(jiǎn)化利用手續(xù)，開(kāi)辟多種檢索途徑，要有科學(xué)的多功能的檢索體系相配套；三是求全求準(zhǔn)。這就要求我們建立門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理、完整系統(tǒng)的館藏結(jié)構(gòu)；四是求助。利用者所需文件關(guān)系到工作查考和解決實(shí)際問(wèn)題，求助心理非常強(qiáng)，這就需要我們有足夠的耐心，通過(guò)多種途徑為他們提供熱情服務(wù)；五是求尊。希望得到檔案工作者熱情、主動(dòng)、周到的服務(wù)，尊重利用者的利用需求。

建立完善的城建檔案利用反饋制度，分析城建檔案利用效果，提高利用率

建立檔案利用反饋制度是檔案工作主動(dòng)適應(yīng)需要的方式，檔案部門(mén)應(yīng)認(rèn)真研究提供利用中反饋的信息，了解所提供檔案的利用情況，這不僅能使檔案部門(mén)從利用者那里了解到檔案是否發(fā)揮了作用，發(fā)揮了哪些作用，而且還可使利用者對(duì)檔案部門(mén)的工作態(tài)度、規(guī)章制度、館藏結(jié)構(gòu)作出客觀的評(píng)價(jià)，使檔案部門(mén)能夠采取相應(yīng)措施，彌補(bǔ)不足，積極對(duì)館藏檔案進(jìn)行挖掘整理，更好地為利用者服務(wù)。從檔案利用工作的實(shí)踐中看，這項(xiàng)工作有一定難度，也是比較薄弱的環(huán)節(jié)。究其原因：一方面是重視不夠，沒(méi)有建立完善的收集反饋制度；另一方面，這項(xiàng)工作需要利用者的積極支持配合。因此要建立一套完善的檔案利用效果收集反饋制度。通過(guò)檔案利用效果分析，掌握哪些是利用面廣、利用量大、利用頻率多的城建檔案，從而總結(jié)利用規(guī)律，為城市建設(shè)、科研生產(chǎn)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)。

豐富館藏，完善結(jié)構(gòu)，提高利用率

門(mén)類(lèi)齊全、科學(xué)完整豐富的館藏，是城建檔案開(kāi)發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)，而合理的館藏檔案結(jié)構(gòu)、規(guī)范的檔案資料對(duì)檔案利用效率的提高有直接的影響。城建檔案館要積極開(kāi)展各種載體、各種類(lèi)型檔案的接收。一是針對(duì)檔案利用的多元化趨勢(shì)，注重民用建筑、城市管理、園林綠化、地下管線等方面檔案的收集，豐富館藏結(jié)構(gòu)，滿足社會(huì)各界的利用需求。二是應(yīng)積極開(kāi)展檔案征集工作，加強(qiáng)對(duì)建館前工程檔案和歷史檔案的征集，力求將這些特色檔案征集進(jìn)館。三是建立目錄中心，實(shí)現(xiàn)建設(shè)系統(tǒng)檔案信息的資源共享。建設(shè)系統(tǒng)檔案與工程檔案相輔相成，互為補(bǔ)充，完整地反映了工程建設(shè)的全過(guò)程，城建檔案館可以通過(guò)目錄中心的形式，實(shí)現(xiàn)建設(shè)系統(tǒng)檔案信息資源的整合，為用戶利用提供便利。四是注重各類(lèi)型載體檔案的接收。對(duì)工程檔案的接收不僅要收集原始的文字和圖紙等紙質(zhì)資料，而且要收集照片和錄像等聲像資料。屬于重點(diǎn)工程的建設(shè)項(xiàng)目，要采取全過(guò)程跟蹤拍攝的方式進(jìn)行聲像檔案的收集。同時(shí)，城建檔案館要積極開(kāi)展雙套制試點(diǎn)，完善和推動(dòng)建設(shè)工程電子文件的歸檔工作。

加強(qiáng)現(xiàn)代化管理，改進(jìn)利用方法，提高利用率

要適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)城建檔案利用的需求，不斷提高城建檔案利用率，就必須全方位地采用新技術(shù)，建立一套全新的檔案工作新模式，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化進(jìn)程。（一）檔案館檔案數(shù)字化，建成數(shù)據(jù)庫(kù)，是現(xiàn)代化管理的重要手段之一。檔案館檔案數(shù)字化是將檔案館館藏檔案通過(guò)人工錄入或字符識(shí)別，制成電子計(jì)算機(jī)文本文件，也可將檔案掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文本，最后刻錄在光盤(pán)上，建成數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）建立檔案館網(wǎng)站制作網(wǎng)頁(yè)可以作為檔案館對(duì)外宣傳，提高全民檔案意識(shí)的新手段。例如：將有關(guān)檔案館的組織機(jī)構(gòu)，重要的檔案工作活動(dòng)，檔案開(kāi)放的對(duì)象和范圍，檔案檢索工具的種類(lèi)和使用方法，以及在政策允許的情況下將一些珍貴的檔案和照片放到網(wǎng)上，向網(wǎng)民提供檔案信息，激發(fā)利用者利用檔案的行為。我們的局域網(wǎng)應(yīng)具備四大功能：一是提供查找線索功能；二是提供檔案內(nèi)容功能；三是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理功能；四是進(jìn)行信息交流功能。但要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，設(shè)置防火墻，對(duì)利用者實(shí)行身份認(rèn)證制度，所有數(shù)據(jù)都應(yīng)建立備份，以防不測(cè)。檔案上網(wǎng)的內(nèi)容和范圍應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《保密法》等法律和政策執(zhí)行，防止失泄密。

總之，要想提高城建檔案的利用率必須做好方方面面的工作，只有將城建檔案工作中的所有中間環(huán)節(jié)完成好，才能最終完成城建檔案利用這一最終環(huán)節(jié)。也只有提高了城建檔案的利用率，才能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理的作用和意義。（本文作者：沈桂定單位：浙江省杭州市城建檔案館）