前言:本站為你精心整理了城建檔案的管理與利用探究范文,希望能為你的創作提供參考價值,我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文,歡迎咨詢。
基于城建檔案管理的重要作用,必須加強對其管理,以提高其對城市建設及社會發展的積極作用。
(一)規范檔案管理流程
隨著信息時代的到來,城建檔案管理應將傳統的實體管理和信息管理有機結合起來,既可發揮實體檔案的歷史憑證作用,游客展示城建信息的先進價值,使城建信息成為一種珍貴的管理資源及經濟資源,使這些資源與生活實際充分結合,創造出更大的社會效益。據有關調查數據顯示,當前城建檔案的利用中,近90%是查詢利用,查詢的目的是為城建工程的規劃設計、建設及產權憑證、產籍平整、調查取證等,利用該檔案的人一般都是行政管理人員、專業的技術人員等。城建檔案一直以來都是社會主義建設的重要內容,當前,城建檔案的利用方式多為需要查詢資料的人員上門查詢,由于查詢時間限制,查閱者主要通過對檔案原件進行復制或抄錄的形式進行利用,致使需要大量查閱檔案資料的用戶要往返多次才可達到查閱目的。可見,城建檔案信息網絡化,是其必然的發展趨勢,也是社會發展的需求。由于城建管理者對原始檔案缺乏精心提取與深度加工,使其對檔案的編纂、研究不充分,沒有形成規范化、科學化、系統化的編研成果,原因為城建檔案管理者對社會機構需求檔案信息的了解過少。所以,城建檔案管理者,應改變傳統的對外服務方式,變用戶的需求服務到主動上門服務,積極了解社會需求信息,積極做好城市工程建設的前期介入,主動上門指導、服務,為城建建設的重點工程進行全過程、全方位的跟蹤指導服務。
(二)創新檔案管理手段
為提高城建檔案的利用價值,可從以下幾點入手,切實做好檔案信息收集工作,使檔案具有更多的使用功能。第一,提高特色檔案的收集力度。隨著信息時代的到來,互聯網上各種信息達到了空前豐富的狀態,對城建檔案機構來說是一種新的發展機遇,也是重大挑戰。因此,城建檔案管理人員可通過收集特色檔案以提升自身的競爭力,提高特色檔案的館藏力度,豐富檔案的信息內容。實現情報信息、圖案、檔案的綜合管理,是新時期城建檔案管理的發展趨勢。專業的檔案管理機構,更應該積極拓展檔案內容來源渠道,突破傳統信息收集方式的局限性,重點收集典型性的城建資料,及與城建檔案有關的價值信息,為擴大、提高城建檔案的服務能力創造條件。第二,積極建設數字檔案。在信息規范化、標準化工作的前提下,將城建檔案管理的動心轉移至建立信息化檔案上,借助網絡技術及計算機,使城建檔案實現先進的網絡咨詢、利用、查閱、檢索等服務,促進城建檔案實現信息化專業城建服務的目標。要落實城建檔案的信息化,應重點落實以下五點工作:
1.極大豐富城建檔案的信息儲備。應重點收集城市管理、建設、規劃中形成的重要電子文檔,將其和紙質玩當想結合,一起館藏。
2.完善信息化檔案設備的軟硬件設施。軟件應包含城建檔案的利用、保管、統計、鑒定、整理、收集等環節,并且囊括檔案信息的儲存管理、整理入檔、搜索查詢、數據接收等功能。硬件需涵蓋存儲設備、輸出設備、圖文輸入等。
3.提高城建檔案的信息化程度。分步驟、有秩序對檔案管理機構中收納的紙質檔案轉化為數字檔案,并建立恰當的信息數據庫,對其進行動態管理。
4.加大對檔案管理人員培訓力度。在崗的檔案管理人員應具備較高的專業技能,所以有關部門應積極為工作人員提供培訓機會,以提升其整體素質。培訓內容主要為:工程知識、檔案管理知識、多媒體技術、信息加工技術等。
5.及時添加城建檔案相關信息。信息的使用價值取決于其自身的權威性、準確性、實用性。為提升城建檔案的使用價值,必須及時吸納新的信息入檔。通過完善信息錄入、匯編、采集等相關制度,使城建當心資料的收集及利用形成良好的運行模式,為社會各階層提供高效、便捷的服務??傊墙n案高效管理,是提升其利用價值的前提與基礎。因此,我們應不斷創新工作方式與服務意識,借助先進的現代化信息技術,扎實做好城建檔案信息收集與整理工作,為社會提供更優質的檔案服務。
作者:李蘭單位:揚州市江都區城建檔案館