城建檔案管理引入館外資源研究
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（一）彌補館內(nèi)勞動力缺乏的不足
城建檔案館每年接收的城建檔案往往會達到上萬卷或者更多，而且這些檔案一般都需要經(jīng)過很多道手續(xù)才能正式入館。因此，檔案工作人員日常的工作強度及工作壓力都比較大。而如果管理人員不足的話，還會影響到日常管理工作，導致一些工作出現(xiàn)延誤，正常工作程序不能及時、有效的開展，從而使需要入館的檔案不斷累積，導致因處理不當而造成移交檔案的延誤和損失。而檔案工作的不及時處理勢必會直接影響到一些城建工程的正常建設。而通過引入館外資源，就可將這些館前業(yè)務委托給檔案中介服務機構來承擔，并由專業(yè)人員進行監(jiān)督，在城建檔案館內(nèi)完成城建檔案材料的入館前工作，這樣就可以有效加強檔案管理工作中比較薄弱的入館前管理，從而大大縮短城建檔案的上交時間，同時也可以降低檔案館工作人員的工作量和工作壓力，使他們可以全身心的投入檔案管理工作，提高檔案管理的質(zhì)效，為實現(xiàn)各地區(qū)的城建檔案事業(yè)的發(fā)展而努力。
（二）有效開拓城建檔案館的業(yè)務領域
隨著信息化技術的不斷發(fā)展和在我國各個行業(yè)領域的普遍運用，各級政府及相關部門對于城建聲像檔案的接收、電子文件的接收以及其他管線檔案的管理等工作都做出了嚴格的要求。而對于城建檔案管理工作來說，如何進行相關業(yè)務的跟進已經(jīng)成為當前的首要任務。經(jīng)過上面的分析我們知道，城建檔案館的館內(nèi)勞動力并不充足，其相關的軟硬件技術支持還不是很到位。因此，很多城建檔案館的相關跟進工作還沒能得到很好的實施。而這些工作的延誤，又會造成城市建設過程中檔案的缺失和遺漏，從而會給城市建設的統(tǒng)一規(guī)劃和進一步工作的開展造成不利影響。如果委托并向建設單位推薦專業(yè)化的檔案中介服務公司參與工作，并借助館內(nèi)資源延伸館內(nèi)的業(yè)務，就可以很好的彌補館內(nèi)資源不足的情況，從而有效提高城建檔案館的工作效率。
（三）有效提高城建檔案館的服務品質(zhì)
城建檔案館的管理工作有其職能任務和工作方式，如何提高檔案館的服務品質(zhì)是檔案館發(fā)展的重要指標。在城建檔案管理的工作中，如果將城建檔案館的一些次要業(yè)務外包出去，可以使城建檔案館的固定人力、物力都集中在檔案的開發(fā)利用及館外業(yè)務的指導監(jiān)督等核心業(yè)務上，從而有效提高檔案館館內(nèi)的服務質(zhì)量。同時，又能充分發(fā)揮館外中介服務機構的專業(yè)化、高效化優(yōu)勢，通過市場機制的吸引、配置館外資源，實現(xiàn)館內(nèi)外資源的服務集成，最終使整個城建檔案的各項工作更加規(guī)范、完善、有序。因此，引入館外資源對城建檔案館的發(fā)展有很重要的意義。
二、城建檔案管理引入館外資源的依據(jù)
（一）城建檔案館的理論依據(jù)
城建檔案館有著很強的社會功能性，而城建檔案館引入館外資源的理論依據(jù)是：如果一個機構如果明確了本單位的核心業(yè)務以及存在的優(yōu)勢和不足之處，就可以將非核心的業(yè)務外包給其他的專業(yè)機構，從而使本單位可以將更多的資源投入核心業(yè)務的工作中，并發(fā)展壯大其核心優(yōu)勢，最后使單位的工作效能達到最大化。城建檔案館是一個典型的事業(yè)單位，因此不會像一些企業(yè)那樣處于復雜的競爭環(huán)境之中，再加上由于城建檔案館的工作人員相對較少，勞動力非常有限。因此，可將城建檔案館劃分為核心工作與非核心工作，將非核心工作外包給其他專業(yè)機構，這樣館內(nèi)的工作人員也能更好的將精力全部集中于核心業(yè)務，可以更好地發(fā)揮城建檔案館本身所具有的資源優(yōu)勢，對檔案館的未來發(fā)展有很好的促進作用，同時，也能更有效、更全面地實現(xiàn)檔案館的社會功能。
（二）城建檔案館的法律依據(jù)
檔案中介服務機具有合法性是城建檔案管理引入館外資源的法律依據(jù)。中介服務機構就是檔案館與檔案移交單位、檔案用戶之間的“中介”。目前我國對于檔案中中介服務機構的規(guī)范性還沒有一部明確的法律法規(guī)，但是，一些地方的檔案法規(guī)及規(guī)章已經(jīng)明確的對檔案中介服務制定了相關的規(guī)范。
三、城建檔案管理引入館外資源的形式和注意事項
（一）城建檔案管理引入館外資源的形式
一是檔案管理中入館前的文件材料整理工作。通過與檔案管理服務機構進行合作，將入館前的檔案進行整合和分類，方便入館后的檔案材料的擺放以及管理維護。二是檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)及網(wǎng)絡技術支持。現(xiàn)代化、信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，所以在城建檔案的管理工作中應積極尋求現(xiàn)代化設備的幫助，引用一些中介服務的先進設備對館內(nèi)的檔案資料進行統(tǒng)一分類管理。三是工程聲像檔案的錄制和處理。一般的檔案館很難配備專業(yè)的攝像專業(yè)人才，所以在工程聲像檔案的處理上應加強與專業(yè)技術服務機構的合作，通過尋求幫助獲取較好的工程原始資料，方便工程建設的研究和分析。四是檔案數(shù)字化以及電子檔案的采集和轉(zhuǎn)換。通過將這些專業(yè)性較強的業(yè)務外包給相關的中介服務公司，更好地利用其專業(yè)性、市場化更好地對館內(nèi)資源進行分類整理和開發(fā)利用。
（二）在引入館外資源時應注意的事項
一是對中介服務機構的引入要謹慎。城建檔案館必須要盡量地選擇具有良好的資質(zhì)和信譽的服務機構。一個優(yōu)秀的合作者要具有優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才與設施條件。二是對引入的服務的內(nèi)容與形式要慎選。委托給館外中介服務機構開展的業(yè)務，應當是需要很強大的勞動力，而以檔案館現(xiàn)有條件難以有效開展的業(yè)務以及一些專業(yè)性、技術性強的業(yè)務。而對于其他的檔案鑒定驗收等較重要的工作應該由館內(nèi)的工作人員親自完成。、
作者：周耿妹單位：廣東省廣州市建設投資發(fā)展有限公司
