城建檔案管理分析

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摘要：城建檔案是在開展城市規劃、城市建設工作的過程中所形成的檔案資料，它是城市發展、社會發展的產物，能夠真實記錄并反映城市的社會發展歷程及其歷史情況，是具有保存價值的文件資料。隨著當今城市化建設的快速發展，城建檔案管理工作作為推動城市現代化發展進程的重要基礎環節，要著重加強城建檔案管理力度，提升城建檔案管理水平。本文將結合當前城建檔案管理工作中存在的部分問題，淺談相應改善舉措。

關鍵詞：城建檔案管理；現狀問題；改善舉措

一、城建檔案管理

城市建設作為城市管理的重要組成部分，它是以規劃為依據，以建設工程為依托，對于城市人民的生活環境進行改造完善，對于城市系統內的設施進行工程建設。城建檔案是在開展城市規劃、城市建設工作的過程中所形成的檔案資料，城建檔案是城市發展、社會發展的產物，它能夠真實記錄并反映城市及社會發展歷程、歷史情況，是具有保存及收藏價值的文字、圖紙、圖像、音頻、視頻等不同形式的資料。同時，城建檔案還是城市建設成果、先進工作經驗、先進科學技術等成果的記錄。城市建設涉及領域廣泛、專業眾多，大到城市系統的建設工作、小到個人房屋的法律糾紛事宜，城建檔案均能作為重要的建設依據及法律證據。此外，城建檔案在掌握城建全貌、記載城市歷史文化、打造城市文明建設方面同樣發揮著重要作用。因此，城建檔案對于國家、單位及個人都是十分重要的，加強城建檔案管理也是十分必要的。當前，隨著城市現代化建設步伐不斷加快，對于城建檔案及城建檔案管理工作都提出了更高的要求，城建檔案工作面臨著新的挑戰，同時在現今工作中也存在著部分問題有待進一步改善。

二、城建檔案管理現狀問題及其改善舉措

1.城建檔案管理人員的整體素質有待進一步提升

城建檔案管理工作是為城市建設、城市發展、城市文化等活動提供管理服務的一項工作，因其自身是無法直接創造經濟效益的，通常不被單位及工作人員予以重視。受傳統管理意識的影響，檔案管理部門僅提供檔案留存、檔案借閱等基本服務內容，檔案管理工作者能夠確保檔案不丟失、不損壞，具備基本職業道德素養及服務能力即可，普遍缺乏較高的競爭意識和求知意識，知識面及專業技能有待進一步提高。目前，隨著科學技術的不斷發展，“互聯網+”的電子化新時代已經到來，電子檔案及檔案數據庫等已得到廣泛應用，這便要求檔案管理人員必須掌握計算機技術及互聯網技術。由于當前從事城建檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，存在計算機技術及互聯網技能較為薄弱的問題，無法滿足現代化電子檔案管理的工作需要。因此，城建檔案管理單位應組織開展計算機、互聯網技術及實操技能方面的專業化培訓，如電子文檔排版、電子文件處理等電子化系統的實際操作培訓；圖像、音頻及視頻等多媒體資料處理方法的培訓。通過加強檔案管理工作者對現代化技術應用的學習，使城建檔案管理工作者能夠順應新時代需求，熟練掌握電子化辦公技能，為提高城建檔案管理工作效率、提升城建檔案管理工作質量奠定堅實基礎，同時為城建管理單位打造職業德道高尚、業務能力精湛的綜合型高素質人才隊伍做好人才儲備。

2.城建檔案管理工作規范性有待進一步增強

在當前的城建檔案管理工作中，存在以下三方面檔案管理不規范的問題。一是檔案收集方面。檔案收集來源不均衡，如收集城市地上建設的檔案資料遠多于城市地下建設的檔案資料；建設系統內部的檔案資料遠多于建設系統外部的檔案資料。此外，部分檔案在收集時存在記錄漏項，甚至是記錄空白。檔案收集形式較為單一，城建檔案的紙版檔案資料較多，但特殊載體的檔案資料較少，如缺少重要的圖像、音頻、視頻等檔案資料，無法滿足城建檔案的信息化管理需求；檔案收集內容存在不準確，部分檔案盲目收集的問題，只重視了檔案收集數量。由于收集范圍過于粗放，導致檔案資料存在不準確、不完整的問題，嚴重影響了城建檔案收藏質量。二是檔案管理方面。城建檔案管理工作的主要內容包含收集、整理、鑒定、保存、開發、利用等環節，但在實際工作中，由于業務能力差異等人為的原因，檔案管理工作人員的主觀意識影響著檔案標準及檔案規范方面的實際操作。如各單位在管理制度、執行標準、檔案館建設等方面存在差異，標準不統一及管理不規范等問題均影響著城建檔案工作質量，制約了城建檔案工作的現代化發展進程。三是檔案保管不妥善。存在著部分檔案不完整，甚至是檔案丟失的情況，造成了整體檔案管理工作無法正常開展，檔案資料無法得到正常使用的嚴重問題。針對上述問題，一是應加大各級城市建設部門系統間的合作力度，做好城建檔案收集管理工作。在增強跨系統共享、加強部門協調合作方面，相關政府部門應發揮主導作用，積極倡導并督促各級城市建設部門，將城建檔案管理工作納入重要議事之中。同時要求各系統、部門間加強溝通交流及合作力度，通過及時提供各類別的城建文件資料，確保城建檔案資料收集范圍廣泛、覆蓋內容全面，確保城建檔案數據準確、內容完整，全面提升檔案收集及檔案管理質量。信息準確、內容全面的城市建設檔案能夠為城市發展、城市建設提供更多的科學依據，從而使城建檔案管理工作更好地服務于城市建設工作之中。二是應建立健全城建檔案管理制度，使城建檔案管理工作統一化、標準化、規范化。在具體工作中，應對城建檔案收集、整理、歸檔、移交等環節及日常保管、借閱、使用等過程進行統一規范化管理，通過制定相應的規章制度，對城建檔案管理工作的全過程進行合理管控，檔案管理工作的各環節均能夠按照統一的標準執行，使檔案管理更加規范化，從而提升城建檔案管理質量及管理水平。三是應進一步完善城建檔案的保管條件，提升檔案保管質量。檔案保管是檔案管理工作中的重要環節，它是一個相對獨立的工作環節，對于保護檔案安全、維護檔案完整具有重要的作用，同時決定著檔案壽命的長短。檔案保管工作的質量高低在極大程度上影響著檔案管理工作質量，檔案保管工作做得好，能夠為整體檔案管理工作的順利開展提供堅實的基本保障，反之，則將嚴重影響整體檔案管理工作，造成檔案不完整，甚至是檔案丟失的嚴重問題。城建檔案保管工作需要較好的物質條件基礎，應受到高度重視，加大物質投入力度，在檔案庫或是檔案室的建設方面，要選擇具備防潮、防熱、防光、防塵、防火、防盜及防有害氣體的建筑材料及房屋，確保檔案能夠得到妥善保管。在檔案包裝選擇方面，要選擇能夠防止光線、灰塵及有害氣體對檔案造成危害的包裝材料及包裝方式，減少機械磨損及化學損害。

3.城建檔案管理工作整合力度有待進一步加強

目前，城建檔案信息資源系統尚未得到有效整合，如部分城建方案尚未從建設方單位收集到城建檔案管理系統之中，紙版檔案與電子檔案資源彼此相互獨立等問題，此類問題導致使用者無法全面檢索所需信息資料，或是需要使用不同的檢索系統進行檔案搜索，造成檢索效率低下，在查閱及使用檔案時造成了很大的不便。針對上述問題，在城建檔案管理工作中應加強信息資源整合力度。一是應建立健全城建檔案收集渠道，各城建檔案管理機構應積極參與到城建項目建設過程中，對于城建檔案資料進行主動收集，豐富檔案信息資源，確保檔案資料質量。二是不斷完善電子化檔案系統及數據庫，如建立電子化復合檔案館，創建統一界面的檢索系統，方便使用者在一個檢索系統內就能夠搜索到所需信息。同時應不斷優化電子檔案數據庫內容，依托現代化技術對城建檔案進行全方位、多層次的信息化管理，增強信息整合、實現資源共享，提升查閱利用率、提高城建檔案工作效率。

三、結束語

通過進一步提升城建檔案管理人員的整體素質、增強城建檔案管理工作規范性、加強城建檔案管理工作整合力度等舉措，能夠有效提升城建檔案工作效率及城建檔案管理工作水平，為城市發展建設奠定堅實基礎。

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作者:徐燕 單位:江蘇省揚中市城建檔案館