智慧城市下城建檔案管理淺議

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摘要：本文結(jié)合智慧城市公共信息服務(wù)平臺(tái)功能和特點(diǎn)，提出智慧城市背景下，基于公共信息服務(wù)平臺(tái)的城建檔案管理服務(wù)模式和嵌入式城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)設(shè)想。在此基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)述了城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)內(nèi)涵與特征，并對(duì)檔案管理服務(wù)平臺(tái)的功能與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了具體探討，指出智慧感知、智慧服務(wù)和智慧體驗(yàn)等功能的實(shí)現(xiàn)方法。最后，從構(gòu)建檔案管理服務(wù)平臺(tái)測(cè)評(píng)體系、建立管理服務(wù)績(jī)效智能評(píng)估系統(tǒng)兩個(gè)方面，提出了智慧城市背景下城建檔案管理新思路。

關(guān)鍵詞：智慧城市；公共信息服務(wù)平臺(tái)；城建檔案管理；策略分析

在智慧城市背景下創(chuàng)新城建檔案管理模式，是信息技術(shù)助力城市管理建設(shè)的全面展現(xiàn)。數(shù)字化城建檔案資源的創(chuàng)建將成為城市發(fā)展的數(shù)據(jù)化引擎，為城市管理水平的進(jìn)一步提升提供原生數(shù)據(jù)支持。目前，城建檔案管理要轉(zhuǎn)向以需求為導(dǎo)向的新型服務(wù)模式。

一、以公共信息服務(wù)平臺(tái)為基礎(chǔ)創(chuàng)建新型城建檔案管理服務(wù)模式

在智慧城市背景下，城市的公共信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)日益優(yōu)化，城建檔案管理部門可以以城市公共信息服務(wù)平臺(tái)為基礎(chǔ)，構(gòu)建新型城建檔案管理模式。當(dāng)前，城市公共信息服務(wù)平臺(tái)的基本功能主要包括收集歸納數(shù)字資源與提供多元信息數(shù)據(jù)服務(wù)兩種類型。收集歸納數(shù)字資源是指平臺(tái)將雜亂無序的數(shù)據(jù)資料加以歸納整理使之有序化，在紛繁多元的數(shù)字資料收集過程中逐步構(gòu)建拓展數(shù)字資源庫(kù)。基于城市數(shù)字資源庫(kù)，公共信息服務(wù)平臺(tái)可以為社會(huì)各行業(yè)提供多元化信息服務(wù)。在當(dāng)前城建檔案管理工作中，可以將共享開放的城建檔案數(shù)據(jù)與公共信息服務(wù)平臺(tái)有效對(duì)接，從而提高檔案資源利用率，實(shí)現(xiàn)公眾對(duì)檔案資源的需求。

二、創(chuàng)建嵌入式城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)

（一）基于數(shù)據(jù)引擎把握用戶需求

對(duì)于群眾需求的精準(zhǔn)把握是嵌入式城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)創(chuàng)建的基本前提。滿足智慧感知需求首先需要精確化管理服務(wù)。大眾的需求是多種多樣的，在檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過程中可以融合搜索引擎等嶄新技術(shù)手段，將用戶按照地域分布、行業(yè)領(lǐng)域、訪問頻次、搜索習(xí)慣等數(shù)據(jù)進(jìn)行劃分，從而對(duì)各行業(yè)各階層的群眾需求有更加精確的感知。此外，為與時(shí)俱進(jìn)，保障檔案管理服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)作高效性，平臺(tái)建設(shè)還需緊跟時(shí)事熱點(diǎn)。平臺(tái)后臺(tái)可以對(duì)用戶搜索詞頻次等信息數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄、歸納分析，從而對(duì)群眾的關(guān)注熱點(diǎn)擁有更加深入地了解。在此數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，城市相關(guān)政策的出臺(tái)可以更具參考性，有利于城市治理水平與決策能力的提升。

（二）優(yōu)化平臺(tái)響應(yīng)能力

目前來看，平臺(tái)響應(yīng)能力是嵌入式城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一，平臺(tái)響應(yīng)能力的優(yōu)劣直接影響著用戶的使用體驗(yàn)。首先，平臺(tái)建設(shè)者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)提升搜索引擎的可察性，幫助大眾在平臺(tái)上準(zhǔn)確地找到相關(guān)信息，優(yōu)化大眾的平臺(tái)使用觀感，通過輿論導(dǎo)向彰顯政府在公眾服務(wù)方面的良好形象。其次，在平臺(tái)建設(shè)過程中，技術(shù)人員應(yīng)注重提升不同用戶終端訪問的可見性，根據(jù)用戶的終端系統(tǒng)，選取不同的服務(wù)方式，以充分滿足各行業(yè)各領(lǐng)域不同用戶的信息服務(wù)需求。

（三）創(chuàng)建可視化服務(wù)體驗(yàn)

目前，檔案門戶建設(shè)存在分散化的缺陷，全面而及時(shí)的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃的缺乏極大地影響了平臺(tái)效率。城建檔案管理人員可以通過創(chuàng)建云平臺(tái)實(shí)時(shí)監(jiān)視平臺(tái)運(yùn)行狀況，增設(shè)智能服務(wù)助手與人工服務(wù)通道等方式創(chuàng)建可視化用戶服務(wù)體驗(yàn)。在數(shù)據(jù)整合的基礎(chǔ)上結(jié)合用戶的反饋進(jìn)一步優(yōu)化平臺(tái)建設(shè)，提升服務(wù)能力。此外，通過可視化的數(shù)據(jù)分析，可以為檔案門戶的決策咨詢服務(wù)提供依據(jù)，使決策者對(duì)行業(yè)發(fā)展有更深入地了解，促進(jìn)行業(yè)和地區(qū)整體的網(wǎng)站群智慧轉(zhuǎn)型。

（四）構(gòu)建智能化城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著云時(shí)代的到來，城建檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的潮流，與時(shí)俱進(jìn)，以大數(shù)據(jù)為依托，建立更加智能化的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。城建檔案管理信息系統(tǒng)是通過數(shù)據(jù)處理與數(shù)據(jù)交換實(shí)現(xiàn)的。為了能夠使數(shù)據(jù)處理獲得更好的效果，首先需要對(duì)各種相對(duì)分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，建立基于用戶視角的用于對(duì)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行建模的面向問題的數(shù)據(jù)模型，以清楚明確地表示用戶的數(shù)據(jù)需求；其次根據(jù)數(shù)據(jù)需求和目標(biāo)，通過強(qiáng)大的并行計(jì)算和分布式計(jì)算，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型和數(shù)據(jù)分析指標(biāo)體系；最后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，在客戶端與數(shù)據(jù)庫(kù)之間建立聯(lián)系，讓大數(shù)據(jù)產(chǎn)生最終價(jià)值。智能化城建檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，使城建檔案資源更具有開放性，面向的用戶更廣，為城市建設(shè)過程中的數(shù)據(jù)參考提供有力依據(jù)，尤其能夠更好地在城市建設(shè)、城市管理的決策過程中發(fā)揮快速提供綜合信息的功效。

（五）強(qiáng)化平臺(tái)績(jī)效管理，推進(jìn)平臺(tái)智能評(píng)估系統(tǒng)建設(shè)

績(jī)效管理能有效地推動(dòng)檔案管理服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)。績(jī)效管理需要檢測(cè)平臺(tái)在用戶、服務(wù)和可見性等方面的質(zhì)量和效果，從用戶和平臺(tái)兩個(gè)方面綜合評(píng)價(jià)服務(wù)質(zhì)量和效果。首先，構(gòu)建檔案管理服務(wù)平臺(tái)測(cè)評(píng)體系。新構(gòu)建的智慧測(cè)評(píng)體系包括評(píng)估指標(biāo)、評(píng)估過程、評(píng)估方法、結(jié)果運(yùn)用四個(gè)方面。在評(píng)估指標(biāo)上，將供給和用戶兩個(gè)角度的評(píng)估相結(jié)合，指標(biāo)涵蓋內(nèi)容、功能和效果三個(gè)方面；在評(píng)估過程方面，實(shí)行動(dòng)態(tài)的服務(wù)績(jī)效管理；在評(píng)估方法方面，實(shí)現(xiàn)定性和定量相結(jié)合，從多方面如實(shí)反映訪問效果；從評(píng)估結(jié)果運(yùn)用上看，可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)信息和可視化直觀展現(xiàn)相結(jié)合，在原有傳統(tǒng)的信息方式以外增加了新設(shè)備來對(duì)平臺(tái)的績(jī)效進(jìn)行實(shí)時(shí)展示。其次，建立管理服務(wù)績(jī)效智能評(píng)估系統(tǒng)。此系統(tǒng)采用大數(shù)據(jù)云服務(wù)的原則，通過匯總并分析訪問用戶的行為數(shù)據(jù)，采用可視化技術(shù)展示指標(biāo)的動(dòng)態(tài)變化，并提出智能化建議。

三、部門聯(lián)動(dòng)推進(jìn)城建檔案工作立體化發(fā)展

檔案的保存是為了檔案的利用。城建檔案事業(yè)發(fā)展至今，基礎(chǔ)性的建設(shè)工作已基本完善。今后，檔案管理發(fā)展的重點(diǎn)方向是服務(wù)。而服務(wù)優(yōu)不優(yōu)、服務(wù)能不能，某種意義上是取決于對(duì)館藏檔案資源開發(fā)利用的有效程度。目前，對(duì)檔案查詢利用方式都采用依據(jù)關(guān)鍵字字段的分類分級(jí)查詢檢索。這一方式在實(shí)際使用中存在明顯的局限性，時(shí)常因查詢對(duì)象對(duì)關(guān)鍵字不掌握或掌握信息不全面或存檔時(shí)錄入的關(guān)鍵字與現(xiàn)掌握的不一致，出現(xiàn)檔案館有檔案卻查不到等問題。為更好地推進(jìn)城建檔案管理工作智能化發(fā)展，城建檔案管理人員可以將城市地理信息系統(tǒng)技術(shù)引入到城建檔案管理中，建設(shè)基于云地圖的檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案空間關(guān)系的可視化，通過與城市地理信息院等機(jī)構(gòu)合作聯(lián)動(dòng)帶領(lǐng)城建檔案管理進(jìn)入全新的領(lǐng)域。賦予城市建筑物、構(gòu)筑物的每個(gè)單位工程一個(gè)身份識(shí)別碼，與相應(yīng)檔案資料的檔案編號(hào)建立關(guān)聯(lián)。經(jīng)過數(shù)據(jù)采集積累，完善檔案空間數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。通過檔案空間數(shù)據(jù)庫(kù)信息應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，可以促進(jìn)檔案利用實(shí)現(xiàn)查詢可視化、信息綜合化、獲取便捷化。用戶可以任意指定一個(gè)區(qū)域或者隨意劃定一個(gè)區(qū)域，系統(tǒng)都能快速地將其中的建筑物按所屬分類、層數(shù)、建筑高度、面積、建設(shè)年代、有無電梯、人防、玻璃幕墻設(shè)施等特征組合篩選出來，形成各類所需的統(tǒng)計(jì)、分析信息表。同時(shí)，對(duì)應(yīng)建筑物的每個(gè)單位工程所在的工程檔案資料檔案編號(hào)也一一列出，按圖索驥隨點(diǎn)隨到，檔案利用的服務(wù)能力、效率將大大提升。

四、強(qiáng)化城建檔案管理工作監(jiān)督與指導(dǎo)

城建檔案監(jiān)督是隨著城建檔案法制化的進(jìn)一步強(qiáng)化而賦予城建檔案管理機(jī)構(gòu)的一種行政管理職責(zé)，是當(dāng)今城建檔案管理的重要內(nèi)容、主要手段和重要職責(zé)。城建檔案監(jiān)督工作的根本目的和工作動(dòng)機(jī)是為了實(shí)施城建檔案法規(guī)，加強(qiáng)城建檔案監(jiān)督職能，促進(jìn)城建檔案事業(yè)在法律機(jī)制的保障下，健康、科學(xué)地發(fā)展。長(zhǎng)期以來，城建檔案管理機(jī)構(gòu)的行政職能主要是通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式來體現(xiàn)的，對(duì)我國(guó)城建檔案業(yè)務(wù)工作水平的提高，確實(shí)起到了一定的積極作用。但是，也存在一些薄弱環(huán)節(jié)，特別是隨著城建檔案法制化建設(shè)步伐的加快，城建檔案事業(yè)的依法管理、依法行政亟待進(jìn)一步加強(qiáng)。如果缺乏必要的行政監(jiān)督職能，不僅使城建檔案法規(guī)的實(shí)施缺乏有效的監(jiān)督，也會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能的削弱，從而影響城建檔案法規(guī)及城建檔案管理機(jī)構(gòu)行使行政職能的權(quán)威性。因此，當(dāng)前應(yīng)在強(qiáng)化城建檔案法制化建設(shè)的同時(shí)，不斷強(qiáng)化城建檔案監(jiān)督意識(shí)，改變“重指導(dǎo)、輕監(jiān)督”或“只指導(dǎo)，不監(jiān)督”的狀況，應(yīng)將城建檔案監(jiān)督工作與城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)在指導(dǎo)中監(jiān)督，在監(jiān)督中指導(dǎo)，從而維護(hù)城建檔案法規(guī)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，提高城建檔案行政管理的工作效能。此外，由于從事城建檔案工作的單位類型、性質(zhì)、基礎(chǔ)不一，發(fā)展?fàn)顩r各有差異，迫切需要加以統(tǒng)一引導(dǎo)。城建檔案管理部門依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范、規(guī)劃和工作目標(biāo)，對(duì)所轄范圍內(nèi)的城建檔案工作，及時(shí)指明其建設(shè)發(fā)展目標(biāo)，明確工作任務(wù)，提出規(guī)范要求，從而起到推動(dòng)發(fā)展的引導(dǎo)作用。新型城建檔案管理模式與信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，對(duì)于智慧城市的建設(shè)有著重要推動(dòng)作用，相關(guān)部門要加強(qiáng)新型城建檔案管理的建設(shè)工作。在信息化的時(shí)代背景下，不斷創(chuàng)新管理平臺(tái)模式，為我國(guó)智慧城市建設(shè)注入新的活力和動(dòng)力。

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作者:陳萍 單位:朝陽師范高等專科學(xué)校