電子檔案在院校檔案管理的運用

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高校建立電子檔案，目的是讓檔案信息更方便、快捷地為高校招生、教學、科研、管理工作和廣大師生員工服務，實現資源共享，也是適應當今信息時代高速發展的要求。

提高工作效率。伴隨著辦公自動化系統的建設與應用，電子檔案大量產生。依靠計算機強大的信息處理能力，可大大提高工作效率，使檔案材料在收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分快捷、有序，既規范還不易疏漏出錯。能使管理人員可以從繁雜瑣碎、枯燥乏味的手工建檔工作中解脫出來，把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發上，從而提高檔案管理工作的效率。

提高檔案利用率。高校檔案管理工作的根本目的在于查閱和利用。電子檔案管理改變了傳統檔案查閱和利用方式，利用者不再需要親自到檔案室，向檔案管理人員提出申請，只需提供所需材料的主題和范圍，管理人員也不需要反復翻閱紙質目錄進行人工檢索，再一次次進庫提取原件，而是利用計算機目錄進行檢索后，通過網絡傳遞PDF等格式文件，即能在極短的時間內將文件送達到利用者手中，縮短了查詢時間，提高了檔案利用率。

提高檔案安全保密性。實行電子檔案管理后，將過去整卷提供利用檔案材料方式，改為提供單份電子文件利用，從而保證了檔案的保密性。確保有保存價值的電子文件真實、完整、有效，使電子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人員出入庫次數的減少，也有利于庫房溫濕度控制和管理人員身體的健康，節約了能源，這與檔案安全保護的目的也是非常吻合的。

提高檔案完整性和時效性。電子檔案管理改變了傳統的手工作業方式管理檔案。所有新文件都可做到即有即入、及時快捷，改變了過去檔案整理工作于第二年下半年進行手工編輯、分類、歸檔等方式。碰到文件收集不完整或漏交歸檔時，還可隨時增缺補漏，只需調整一下電子目錄，而無需拆卷重做。從而達到檔案管理工作完整、歸檔及時的目的，在提供利用服務上，能夠發揮出更好的時效性，更有利于檔案的開發與利用。

降低管理成本并有效保護檔案原件。電子檔案側重于數據庫的管理，從而節省了人財物力的投入，它不像紙質檔案需要將大量的人財物力投入到分類、排序、組卷、裝訂等工作上。電子檔案管理工作使傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，這不僅節約了打印、復印等費用，降低了檔案管理成本，也減少了對原始檔案的翻閱次數，對檔案原件起到了最大限度的保護作用。另外，實行電子檔案管理還能有效防止檔案被篡改的行為。

如何建立電子檔案建立高校電子檔案的關鍵，就是建立檔案目錄數據庫。檔案目錄數據庫也是電子檔案與紙質檔案的交匯點。檔案目錄數據庫中的每一份文件，都對應著該文件的電子文件鏈接地址和紙質文件的存放位置。只有采用數據庫形式的檔案目錄，才能使檔案的查詢和檢索迅速而方便。對高校檔案館來說，電子檔案的建立需要開發或購買專業軟件，而對于中小型檔案室則可以用目前最廣泛使用的辦公軟件中的EXCEL或WPS表格在自己的電腦上建立起電子檔案數據庫。（1）指定一臺專用計算機，在計算機C盤以外的分區作為電子檔案分區如：選D盤分區或E盤分區等。（2）在選定的分區上，根據需要建一個或幾個檔案目錄數據庫，相應地再建一個或幾個子目錄用來存放電子文件的文件夾。（3）隨時把接收到的紙質文件或電子文件，通過掃描或數碼照相等技術手段對原始檔案信息進行數字化掃描和錄入制做成電子檔案，這個過程包括：檔案全文掃描、圖像圖片處理、文件級目錄著錄及存儲、檔案分類等工作。（4）對紙質文件進行集中審核鑒定，以確保紙質文件與相應電子信息的一致性。將數據導入數據庫，進行隨機檢索抽查，再一次復核并檢驗質量。（5）將所有數據進行實時備份、異機備份，并妥善保管。（6）檔案目錄要設置打開權限密碼，以防止外部人員更改或誤操作破壞目錄。（7）在學院局域網上，檔案目錄和相關文件夾設置成共享，并設置成不允許網絡用戶更改我的文件。這樣本學院局域網上的所有計算機，都可以通過學院局域網訪問電子檔案系統。通過查詢檔案目錄，找到所需檔案文件，打開文件鏈接就可以進行瀏覽。（8）將制做完成的電子檔案設置成只讀文件，放在相應的文件夾中。然后按要求在相應的檔案目錄上做登記和文檔存放位置鏈接。這樣一個電子檔案就做好了。

電子檔案的利用電子檔案利用可根據檔案信息的利用需求、網絡條件、服務對象和開發范圍，分別通過公眾網、政務網、局域網等建立利用窗口，構建幾個服務平臺。一是利用學院局域網。面向學院師生員工和來館利用檔案人員的館內電子檔案利用服務平臺，可以直接上網訪問檔案館的共享文件夾，點開相應的檔案目錄，鍵入要查找的文件名或文號等等，可以鍵入全稱精確查找，也可以鍵入部分名稱模糊查找。找到后，直接點開鏈接地址，就可以打開所要查找的檔案進行瀏覽，能隨時查詢和閱讀最新的檔案文件，并可同時提供給多個用戶利用而互不影響。還可為廣大師生提供多種形式網上查詢服務，如：在線提供英語等級查詢、歷屆畢業生去向查詢、學歷證書查詢、學生信息查詢、教授信息查詢、畢業生優秀論文目錄查詢等等。二是利用當地政務網。建設面向本級各部門各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺，它能夠接收各立檔單位電子文件，能夠為政務網用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業務指導或其他檔案工作服務，實現各部門檔案信息資源共享和服務工作。三是利用公眾網。建設面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺，這是檔案館實現公共檔案服務和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一，它依托公眾網，通過檔案網站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時，采集具有重要保存價值的各類數字信息，進行資源整合，實現公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施，實現館際檔案信息交流。四是利用計算機單機查詢。學院還沒有建立檔案系統局域網的，利用者可到檔案室的專用計算機上查詢。也可由檔案管理人員代為查找，找到后將其所需檔案通過電子郵件等方式發送給利用者。目前長江工程職業技術學院檔案室采用的就是這一方式。

正確處理實行電子檔案管理的幾種關系（1）電子檔案不能取代紙質檔案。雖然電子檔案優點很多，但它也存在局限性，而紙質檔案由于它的原始性，具有不可代替的法律憑證作用。當前，電子檔案不能完全取代紙質檔案，而應實行紙質檔案和電子檔案雙套歸檔制度，形成內容相同的兩套檔案。因此，在相當長的歷史階段，紙質檔案與電子檔案將長期并存。目前大多數的高校實行電子檔案與紙質檔案長期并存的保存方式，而且一般還是以傳統的紙質檔案作為保存的主要方式。筆者認為，現階段電子檔案側重突出“應用”，而紙質檔案側重突出“保存”。電子檔案的應用要求檔案工作者與時俱進，適應時代新的要求，不斷嘗試進行電子檔案管理的新模式，同時協調好兩種形式的檔案管理模式，避其缺點發揮其長處，提高檔案管理的水平與適用的有效性。（2）加強相關部門的協調配合。電子文件在歸檔工作中所涉及的問題非常廣泛，僅僅依靠檔案管理部門是很難完成的，必須做好相關部門的協調配合工作。應采取電子文件形成部門、檔案管理部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的形成和聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者；檔案管理部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。這些部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子檔案。

高校電子文件的形成是貫穿于高校的黨政、教學、科研、管理等工作始終的，如職能部門產生的規定、章程等，教學部門形成的教學計劃、教學大綱、學生學籍成績、畢業設計等，科研工作中產生的項目申請、研究成果等，財務部門形成的報表、決算等。所以，只有充分協調好檔案部門與電子文件形成等部門之間的關系，使各部門參與到電子文件管理活動的全過程中，才能集成一個有機整體，從根本上杜絕電子文件形成與歸檔的脫節，共同形成符合質量要求的電子檔案。此外，還應將電子文件的歸檔納入學院辦公自動化系統建設中，只有將學院辦公自動化系統接入檔案管理系統，形成有機整體，才能實現信息共享。信息技術日新月異的發展不僅為高校檔案管理信息化提供了資源和技術的保證，而且也會促使高校形成對電子檔案信息的更大需求，因此高校檔案工作者應抓住機遇，克服困難，早日實現檔案管理的信息化。

作者：王莉萍單位：長江工程職業技術學院