電子檔案管理方式探索

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美國國家電子檔案和文件署的負責人認為，電子檔案存放在生成機構，極易造成丟失，因為生成機構的電子檔案管理容量有限，電子檔案的利用頻率低、范圍小，隨著時間的延續(xù)，生成機構很有可能會對利用價值不高的電子檔案進行銷毀，而在檔案館集中管理模式下，對所有電子檔案都能進行分類分頻差異化管理，保證電子檔案的生存[2]。美國檔案館與文件署實施了“美國電子檔案檔案館項目”，歷時六年建立了相關的配套硬件設施和軟件開發(fā)，在專業(yè)化電子檔案管理工具輔助下，加強了電子檔案的保存安全性。澳大利亞是目前世界上電子檔案管理力度較大的國家，并在管理模式方面不斷創(chuàng)新，澳大利亞國家檔案館面向全國進行電子檔案信息整合，通過專家論證會方式，制訂了電子檔案館檔案管理國家計劃，并高度重視電子檔案的信息化管理，通過數(shù)字綠皮書等多種方式改善電子檔案保存方法，根據(jù)電子檔案管理流程，開發(fā)了電子檔案管理應用軟件[3]。

機構自行分散管理模式機構自行分散管理模式是指由檔案的形成機構自行保管具有保存價值的電子檔案，電子檔案的長久保存不一定像傳統(tǒng)檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機關自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點，將文件到檔案整個過程的幾個階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個連續(xù)的過程中。機構自行分散管理模式是建立在文件連續(xù)體思想之上的管理模式，主張對電子檔案的管理從現(xiàn)行工作領域入手，在電子檔案的形成階段通過建立登記制度、職能分類制度來建立對電子檔案的處置控制措施，從而識別和保護電子檔案的原始結構，以信息技術比較發(fā)達的日本為例，多數(shù)機構選擇了機構自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。

我國電子檔案管理模式

我國目前電子檔案管理模式從應用類別上劃分為機構分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應用范圍上劃分，仍然以機構分散管理模式為主，機構管理模式主要在廣大企業(yè)中應用，機構分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機關和事業(yè)單位中應用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規(guī)，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價值和文化價值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實際電子檔案管理應用中，在檔案信息載體方面，實行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質載體和數(shù)字載體，紙質載體主要指原始紙質檔案文檔，數(shù)字載體主要指計算機硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質載體和數(shù)字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機構分散式管理模式中，主要以紙質載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質檔案為輔[6]。

結論

通過對國內外電子檔案管理模式的研究，發(fā)現(xiàn)我國電子檔案目前仍然采用雙套制管理模式，未來我國電子檔案管理發(fā)展中，仍將會長期保持這種管理模式。首先因為我國各類企業(yè)電子檔案管理意識淡薄，企業(yè)機構進行檔案管理，很大程度上處于初級階段，職工人事檔案進入企業(yè)后，企業(yè)根據(jù)檔案等信息進行職工身份識別，同時辦理戶籍、保險等事務，檔案進入電子管理階段后，檔案的信息管理就滯后，由于企業(yè)沒有檔案專業(yè)應用，所以機構檔案很有可能會逐漸丟失。其次我國電子檔案起步較晚，與美國等發(fā)達國家相比，電子檔案管理的體系、制度、軟件開發(fā)、專業(yè)管理人才等都落后很多，電子檔案的自主創(chuàng)新能力仍然較低，電子檔案工程的實施需要耗費較大資金，短時間內難以形成長效機制。未來我國電子檔案發(fā)展過程中，將從制度和人才兩方面同時入手，首先逐步規(guī)范企業(yè)及其電子檔案應用管理水平，加強電子檔案的指導和技術交流；其次政府檔案管理機構將逐步形成穩(wěn)定成套的系統(tǒng)管理制度，加強集中管理和分散管理的一致性；再次我國檔案管理人才方面，將加大電子檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，通過自主創(chuàng)新提升電子檔案管理水平。

作者：李海峰單位：東營市第二人民醫(yī)院