檔案管理中防止信息泄露的探索

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個(gè)人信息在利用中的泄漏。不能合理、科學(xué)、恰當(dāng)?shù)乩脗€(gè)人資料是檔案信息服務(wù)過程中將個(gè)人信息泄露的第三個(gè)渠道。檔案的利用必然要涉及到公民個(gè)人信息的保護(hù)問題，如有失誤，勢(shì)必會(huì)給公民個(gè)人造成危害，給社會(huì)的安定團(tuán)結(jié)帶來不安定因素。由于種種原因，目前檔案開放利用工作中個(gè)人信息得不到應(yīng)有的保護(hù)，特別是一些服務(wù)單位隨意將用戶個(gè)人信息公開或出售，這是電子檔案誕生以來最大的弊端。

國(guó)家檔案局，保密局聯(lián)合下發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》對(duì)有效防止在檔案開放利用中發(fā)生個(gè)人信息泄露，起到了重要作用。各級(jí)檔案管理部門和相關(guān)服務(wù)單位，以此為基準(zhǔn)，結(jié)合各自實(shí)際情況，制定了更加規(guī)范、嚴(yán)格、科學(xué)的規(guī)章制度，效果顯著。此外，《檔案法》在今后的完善過程中，要重點(diǎn)解決一個(gè)問題，即檔案信息開放服務(wù)過程中公民隱私權(quán)和知情權(quán)的關(guān)系，既要服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于發(fā)展、也要充分防止個(gè)人信息的泄漏，使二者達(dá)到完美的統(tǒng)一。

加強(qiáng)對(duì)個(gè)人信息管理的技術(shù)保護(hù)。首先要在檔案管理中采取措施。利用者在涉及個(gè)人信息時(shí)，只限于達(dá)到既定目的，可對(duì)檔案進(jìn)行閱覽、復(fù)制和摘錄，但絕對(duì)不可以違背明令禁止的規(guī)定，將個(gè)人信息對(duì)外公布、散布、發(fā)表和傳閱，更不得出售給他人。其次是注重在網(wǎng)路化過程中加強(qiáng)保護(hù)。在檔案信息網(wǎng)路化過程中，在技術(shù)上采取保護(hù)手段很多，比如軟件管理工具、加密軟件、自動(dòng)刪除個(gè)人資料軟件等技術(shù)。檔案管理部門為了防止未獲授權(quán)人截取或查閱個(gè)人資料，也可以通過設(shè)置本網(wǎng)站運(yùn)行的服務(wù)器，自動(dòng)使電子郵件傳輸?shù)揭粋€(gè)預(yù)先指定的服務(wù)器目錄機(jī)密郵箱。

檔案管理人員要提高防范意識(shí)。檔案管理部門的工作人員由于工作之需，必須熟悉業(yè)務(wù)，對(duì)館藏信息了如指掌，所以檔案工作者更容易掌握大量的個(gè)人信息，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，使其嚴(yán)格遵守《檔案法》以及相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)自我約束意識(shí)，杜絕人為造成的個(gè)人信息泄露。

此外，亟待建立管理制度，對(duì)個(gè)人資料的重要程度進(jìn)行等級(jí)化分，以采取不同的保護(hù)措施。檔案管理要專職人員，提供檔案利用時(shí)必須嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度法規(guī)行事。

作者：崔磊單位：黑河市海蘭街社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心