電子檔案管理水平提升探析
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（1）電子檔案的內容、結構和儲存系統有著明顯的可分離性特點，電子檔案的內容一般都是以數碼列的加以儲存管理的，需要還原顯示時，必須借助電子計算機軟件及硬件平臺。
（2）軟件和硬件設備之間有著一定程度的依賴性，這種依賴性主要表現在電子文檔內容的形成以及處理都需要在計算機設備的支持下完成，如果沒有計算機等設備，電子檔案就無從形成和保存，更難以達到資源共享。
（3）不穩定性，電子文件都是以計算數字設備進行生成的。因此，工作人員制作、處理和傳輸過程中，每一個操作環節出現失誤或者是軟硬件出現問題，都會使電子文件受到損壞和丟失的現象發生。電子文檔修改過的電子檔案很難識別被更改的痕跡。
二、提高電子檔案管理水平的有效措施
1、加強對電子文件的收集電子文檔的收集工作是諸多環節中的第一項，也是做好電子檔案管理的的基礎環節。電子檔案的收集、積累以及各種要求與紙張檔案的管理有著明顯的差異，比如：草稿文件因其不具備正式文檔的資格，通常情況下是不做保留的。然而正是的電子文檔擁有全文信息內容自動檢索功能，有時需要保留修改過程中的信息，這也是一種收集過程。我們不僅要收集正式文件，還應該及時的和搜集整理具有輔助作用的文件，并標明文檔之間相應的關系，對此類電子文件應該加強管理。在收集和積累文件的過程中應該拷貝，以此來防止和避免當計算機系統發生意外情況時造成電子文檔的丟失。
2、加強對電子文檔的分類管理將電子文件經過認真的確認和整理后，將其從網絡存儲器或計算機存儲器中刻錄或拷貝到其他可脫機載體上，以便長期進行保存。當前，電子文檔的歸納保存應符合以下幾個要求：一是在歸納時間上，應以一年為限，將電子文檔的最終版本刻錄保存在存儲載體上，以便以后查閱方便。當前在網絡環境下，文件業務也大量增加，因此采取備份的方法更加迫切和重要，在備份工作中需注意盡量不要將原始文檔和所備份的文檔存儲在同一臺計算機上。二是，從數量上來看，為了保證文件的真實準確和可利用性，一般需要保存兩個版本，一套在單位檔案室存放，另一套可由相關科室進行保存，以確保真實、有效的使用。
3、建立健全電子文檔的管理制度電子文檔的管理可建立有效的核查制度，以確保能夠定期對文檔進行檢查，重點檢查文檔的歸納是否齊全、完整，文檔的相關手續是否齊全，是否符合相關規定等。并且由專人負責檔案的審核，保證不同來源的文檔能夠達到統一的格式和結構要求，以便規范管理。文檔數據的使用和交流要有規范統一的原則，盡量采用通用格式。對各個管理環節進行嚴格的規范化，保留對各個文檔的處理信息，不要任意刪除。
4、加強對電子文檔軟硬件設施的管理積極開發電子文檔的存儲途徑。辦公室作為檔案管理部門存儲設備要齊全，要定時定期的對軟硬件進行維護，如及時修補各種軟件存在的安全漏洞，對計算機上的病毒軟件和防火墻及時升級，以保證檔案資料上傳和下載過程中的安全性。而在硬件方面，要進一步加強和完善對計算機設備的管理和維護，強化防磁設備的維護，對于應該處理是機器應該及時的更換。
5、加大力度培養電子文檔管理方面的專業人員電子文檔管理專業人員是一個重要管理環節，相關工作人員必須具備計算機方面的基本技能以及文檔管理方面的各種知識儲備，要加大地現有檔案隊伍中的工作人員的培訓力度，如檔案管理知識培訓、數字通信技術培訓、計算機知識培訓等，提高檔案管理隊伍的人員綜合素質，改變人才匱乏的現狀。電子檔案管理上面臨真很多的問題，為了蒂娜子檔案管理的提高，要充分利用和發揮電子檔那的管理優勢，培養精通計算機技術檔案管理的專業人員，采取各種有效措施，努力提高電子檔案管理工作的效率和水平。
作者：蔡玲玲單位：哈爾濱市兒童福利院
