中外對比下的電子檔案管理論文

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一、安全保障：相關(guān)法律法規(guī)暫不完善

對于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時間上直接領(lǐng)先于我國，信息化程度建設(shè)尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領(lǐng)域領(lǐng)先于世界先進水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對于信息資源的重視，以制定符合自身發(fā)展需求的法律法規(guī)來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運行。以美國為例，其制定的有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)適用于政府、組織、個人的電子檔案信息，并督促政府對于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯(lián)邦公開會議法》）來確保政府信息的公開程度，切實保障公民的知情權(quán)和參與權(quán)；此外，針對于個人的電子信息檔案安全，政府還出臺了《信息安全法》來對“國家安全系統(tǒng)”進行概念界定，授權(quán)各管理部門行使國家信息安全管理職責，并嚴懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實保障電子檔案建設(shè)的有效推行。此外，美國還對社會電子檔案建設(shè)進行規(guī)劃引導(dǎo)，以撥款推行“電子政務(wù)計劃”來保護國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關(guān)法律法規(guī)盡管已經(jīng)逐漸步入法制化進程，但對于信息的分類和界定尚不明確，現(xiàn)目前頒布的一系列法律法規(guī)（如《計算機病毒防治管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》、《金融機構(gòu)信息計算機信息安全保護工作暫行規(guī)定》等）主要側(cè)重于對互聯(lián)網(wǎng)信息安全的保護，而對于大概念下的電子檔案建設(shè)管理未有具體的法律法規(guī)保障，對電子檔案的憑證依據(jù)作用沒有明確的法律規(guī)范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統(tǒng)一的立法指導(dǎo)之下，各級政府以行政立法程序的啟動促使了重行政立法、輕權(quán)力機關(guān)立法的現(xiàn)象產(chǎn)生，直接導(dǎo)致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導(dǎo)立法工作的展開。

二、理念指導(dǎo)：未能形成獨具特色的管理理念

電子檔案建設(shè)與管理本身是一項耗資巨大、工程復(fù)雜的大工程，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，以二者的優(yōu)化結(jié)合的管理理念來指導(dǎo)管理工作，從而確保檔案信息之間的優(yōu)化互補，既能確保檔案信息的原始性和真實性，又能確保其存儲壽命和無限擴大的存儲空間，實現(xiàn)共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者的精華，實現(xiàn)安全的檔案屬性轉(zhuǎn)化，推動檔案管理的現(xiàn)代化進程，推動檔案建設(shè)信息社會化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進的管理理念相比較，我國現(xiàn)階段所采用的電子檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)于快速發(fā)展的電子檔案建設(shè)管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內(nèi)容的真實，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結(jié)合國外先進的管理理念，我國在管理理念的建設(shè)上亟需革新。

1.實施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設(shè)效率和管理效率的科學(xué)管理理念，要求在建設(shè)初級階段便要對電子檔案管理進行督促和全程跟蹤規(guī)劃，并鑒定檔案的價值，以歸檔標識來確保檔案信息的安全，并方便了后期對于檔案的利用，有效地防止了紙質(zhì)檔案在運輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發(fā)生。

2.加強檔案控制在檔案建設(shè)時就要對電子檔案進行分類規(guī)范，要明確其歸檔范圍、檔案價值、形成時間及方式等具體明細，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發(fā)生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。

三、運行漏洞：管理模式上的弊端

機構(gòu)自行分散管理模式和檔案館集中管理模式是現(xiàn)目前國外電子檔案管理的主要管理模式，并且無論是在機構(gòu)自行分散管理模式下還是在檔案館集中管理模式之下都采用了文檔一體化的管理方式，將文件工作與檔案工作整合成一個系統(tǒng)，以統(tǒng)一的規(guī)范標準、工作制度、工作程序，以統(tǒng)一的控制中心來對紙質(zhì)文檔進行處理并對電子檔案進行管理，從而實現(xiàn)了檔案管理的整體優(yōu)化，減少了不必要的勞動力，切實提高了檔案建設(shè)和檔案管理的高效，并促使系統(tǒng)發(fā)揮其最大工效。文檔一體化系統(tǒng)的構(gòu)建將原本分散開來的電子郵件、文件管理模塊、檔案管理模塊三者有機的結(jié)合在了一起，通過計算機實現(xiàn)了對電子檔案建設(shè)和管理的全程自動化管理和高度智能化。其在系統(tǒng)內(nèi)部形成了一個精練、簡便的具有實際效益的工作流程，明確了電子檔案建設(shè)各環(huán)節(jié)間的關(guān)系，使得管理更具有條例和規(guī)范，便于管理的有效實施。我國現(xiàn)目前在電子檔案管理模式上尚未有明確的模式定論，側(cè)重于機構(gòu)內(nèi)部電子檔案管理，但對于地區(qū)乃至全國范圍內(nèi)的檔案整體管理尚未有進一步的深入，因此可以看出電子檔案建設(shè)和管理工作是艱難且巨大的，現(xiàn)代化信息檔案建設(shè)還需要不斷的深入，并將面臨各種各樣的困難和挑戰(zhàn)。

作者：王芬香單位：黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院