電子檔案管理在辦公中的應用

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一、電子檔案管理在辦公中應用的重要性

眾所周知，在辦公管理中，工作人員的檔案管理是十分重要的一部分，通過檔案管理信息不僅能夠在工作過程中提供及時有效的幫助，并且還可以為辦公提供一個有效的依據。除此之外，在一些突發情況下，檔案管理信息還可以對司法、保險以及公安部門等提供一些法律根據?，F階段，在社會經濟高速發展的同時，人們的精神文化水平也獲得了極大的提高，人們的自我保護意識、法律意識以及保險意識較以前也得到增強。人們加強了對自身檔案管理信息的真實性以及完整性的重視，意味著人們對辦公的檔案管理信息的要求變得更高。特別是近年來，隨著國家《檔案法》的頒布及實施，更是為辦公檔案管理檔案的規范化管理進行了嚴格控制，要求辦公提高對檔案管理檔案的管理意識，改善檔案管理的方法，進而對工作人員的自身情況進行科學合理地存儲。在這何種情況下，電子檔案管理的應用成為解決辦公檔案管理困難的有效途徑。所謂的電子檔案管理，就是利用計算機技術，將工作人員的自身情況和相關資料進行保存，或者刻成光盤進行保存以及復制到電腦的硬盤中進行保存，之后將檔案給辦公的有關管理部門進行統一管理。這樣不僅能夠節約大量的儲存空間，還可以降低工作難度，提高辦公效率?？傊娮訖n案管理檔案在辦公中的應用已經成為未來的一個必然趨勢。

二、文書類檔案在辦公中的具體應用

目前，在我國的各大辦公中，對于工作人員的文書類檔案的管理，辦公的相關檔案管理部門通過電子管理軟件，將整個檔案管理分為收集登錄、輔助立卷、檔案檢索以及目錄打印等部分。這樣，在進行工作人員檔案管理檔案的查閱時，能夠提高檔案的查閱速度，同時還可以對檔案管理進行科學合理地統計，這對于提高辦公的檔案管理具有極其重要的作用。就目前的發展階段來說，雖然電子檔案管理技術還處于初始階段，但是如果我們將其有效運用到辦公的自動化辦公系統中，與傳統的檔案管理方式相結合，就能夠有效地實現電子檔案的管理。與此同時，實行電子檔案管理，在建立相關的計算機網絡系統之后，還可以在網上進行借閱，有助于各個辦公之間進行交流。最后，電子檔案管理檔案還可以延長工作人員的保存時間以及保存價值。

三、推進電子檔案管理檔案應用的對策

1.建立完善的備份機制

隨著科學技術的不斷發展，計算機技術獲得了飛速進步，但同時，一些違背計算機使用道德的不法分子也隨之增多。對于電子檔案管理來說，極其容易受到黑客以及病毒的攻擊。此外，在有些情況下，機器出現故障，這些因素都會導致計算機中的檔案信息丟失，從而給辦公的檔案管理造成極大阻礙。為解決這一難題，必須建立健全完善的備份機制，對電子檔案管理進行及時備份，減小由于不良攻擊或者機器故障造成檔案信息丟失而帶來的危害。除此之外，還應該安裝相應的安全軟件以及設備，防止黑客的攻擊以及病毒的侵犯，保證整個電子檔案管理檔案的安全性。

2.提高檔案管理管理人員的素質

要加強電子檔案管理檔案在辦公檔案管理中的應用，必須提高檔案管理人員的素質。對于檔案管理人員來說，不僅要求他們具有深厚的檔案管理專業知識和檔案管理能力，能夠熟練運用計算機技術和網絡技術，促進電子檔案管理在辦公中的應用。要實現這一目標，可以在招聘時引進一批知識深厚、檔案管理能力強以及計算機技術熟練地復合型人才。另外，可以對專業人員進行相關培訓，對他們的辦公知識、檔案管理管理能力以及計算機技術進行統一培訓，培養出一批檔案管理能力強、計算機技術熟練的復合型人才。此外，檔案管理人員還應該通過各種有效途徑學習新理論、新知識以及新技能，提高自身的業務能力和管理水平）對于各個辦公之間，可以加強辦公之間的交流，通過頻繁的檔案交流進行取長補短，完善自身技術，彌補管理中的不足，從整體上提高辦公檔案管理管理人員的素質。

3.及時修補管理軟件的安全漏洞

為了及時修補管理軟件的安全漏洞，可以及時對計算機上的防火墻以及殺毒軟件進行升級，保證檔案管理在上傳、查閱以及借閱時的安全性。除此之外，還要對電子檔案管理檔案的使用環境以及計算機設備進行完善，強化整個防磁化設施，減少因為管理軟件出現安全漏洞而造成的電子檔案管理檔案的管理問題。

四、結語

隨著社會經濟的不斷進步以及計算機技術的蓬勃發展，電子檔案管理在辦公中的應用已經成為一個必然趨勢。在未來的辦公中，電子檔案管理絕對會成為辦公管理中極其重要的一部分。所以，必須要加強對電子檔案管理在辦公中應用的重視，采取合理有效的方式推進電子檔案管理在辦公中的應用，同時還要提高檔案管理人員的管理素質和水平，使電子檔案管理更加合理有效地服務于辦公的檔案管理，提高辦公效率。

作者：李華 單位：承德市軍隊離退休干部休養所