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    電子檔案管理問題淺析

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    電子檔案管理問題淺析

    【摘要】文章從信息安全、人員素質、管理制度等方面對電子檔案管理中存在的問題進行探討。在此基礎上重點探討電子檔案管理體系的改進建議,提出加強檔案管理制度的完善,增大建設階段的資金投入等建議,促進電子檔案管理質量不斷的進步。

    【關鍵詞】電子檔案;檔案管理;管理模式

    一、電子檔案管理工作存在的問題

    1、信息安全問題

    電子檔案與傳統的檔案管理形式不同,廣泛應用計算機設備,將檔案錄入到管理系統中,減輕了工作人員的壓力。但電子檔案也面臨著很多新的問題,例如在工作期間常見得計算機病毒問題,系統一旦受到病毒入侵,檔案信息的安全性便會受到威脅,容易出現信息泄露的問題,甚至檔案信息被破壞,原始材料一旦損壞造成的損失將是無法彌補的。信息安全是檔案管理中首先要注意的,因信息泄露造成的困擾問題也十分常見,例如信息泄露后頻繁接收到騷擾推銷短信息,需要提升對安全管理的重視程度。

    2、管理人員素質問題

    檔案管理人員對先進的技術方法掌握并不全面,只是了解一些基礎的計算機操作技能,并不能對系統及時維護,增大了管理系統運行階段的風險性。電子檔案管理對工作人員的專業技能要求十分嚴格,但目前在人員配備上并不能滿足工作需求,員工也不能技術的補充專業知識,造成電子檔案管理難以落實,隨著工作任務的開展,相關問題也會逐漸突顯。檔案管理崗位流動性大也是影響管理質量提升的原因之一,應當得到領導干部的高度重視。

    3、管理制度完善問題

    電子檔案管理制度中仍然存在需要完善的內容,雖然管理技術已經發展進步,但仍然使用落后的制度體系,造成管理目標難以實現,并且基層工作崗位中存在規范性不足的問題,影響電子檔案的安全使用。為避免在網絡環境中使用出現檔案丟失的問題,要求在管理期間對檔案進行備份處理,即使系統遭受到破壞也能及時恢復。但由于管理制度落實程度不足,工作時并沒有及時將檔案備份處理,并且移動硬盤的存放形式也缺少統一的規定,很容易損壞影響信息查看。管理制度問題是目前急需解決的。所以管理人員在對許多比較重要的系統、數據、文檔進行備份時毫無頭緒,哪類數據需要保存,又要以何種介質保存備份都是電子檔案信息管理的工作內容。然而當前形勢下,檔案管理人員沒有具體的標準可以參照,不利于管理工作的穩定發展。對于電子檔案信息拷貝行為的制止,相關管理安全防范也沒有提出行之有效的措施,這說明事業單位檔案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相關部門和管理工作人員一定要給予高度的重視,通過規章制度的制定和完善來保證電子檔案信息管理的有效性和安全性。

    二、電子檔案管理工作的改進建議

    1、電子檔案管理相關規章制度的構建和完善

    根據電子檔案的使用特征,來完善管理制度,可以將已經投入使用的管理制度作為參照,對其中不合理的內容進行改進,這樣能夠避免出現管理制度難以落實的現象。電子檔案與常規的檔案管理在原理上存在差異,并不是直接針對紙質檔案來進行的,因此要求錄入環節十分嚴謹。我國大部分事業單位雖然都建立了電子檔案管理體系,但是管理制度缺乏的問題也十分普遍,為了讓電子檔案利用的效率有所提高,相關規章制度應該對檔案文件的制作、審核、歸檔以及檔案信息的搜集、整理和保管環節做出詳細且明確的規定,各個單位還可以結合本單位的實際工作和檔案特征來補充完善。

    2、資金投入的加大,讓檔案管理環境得到改善

    電子檔案的管理工作對于事業單位而言算是一大創新舉措,現代化管理技術和設備的應用對本管理工作能夠起到很好的促進作用。但是由于區域之間的經濟發展無法同步,因此許多檔案管理設備需求無法得到滿足。為了解決這一現實問題,單位檔案主管部門應該擔負起督促責任,在與相關部門協助后向當地政府申請經費支出,讓檔案管理工作的條件和設備都得到改善,起到促進檔案工作現代化管理實現的作用。有關部門還要著力于檔案管理通用軟件的推出,遵循統一設計、統一規劃的基本原則,讓檔案管理能夠節省更多的人力、物力、財力和時間,達到工作效率提高的發展目標。

    3、專業檔案管理人員的培養

    電子檔案具備一定的優越性,相比較于傳統檔案而言,電子檔案的開發和利用都要更為方便、快捷,檔案的實用性也得到提升。然而,事業單位的電子檔案管理工作水平與檔案管理人員的專業程度有著直接聯系,筆者個人認為,要想達成專業檔案管理人員的培養目標,首先要保證管理人員的流動性被控制在合理范圍內。因為電子檔案管理工作的專業性較強,且工作涉及面較廣,工作人員管理實踐經驗的累積都是十分寶貴的,因此人員流動要避免太過于頻繁,保證電子檔案管理工作的延續性和長期性才能實現專業檔案管理人員培養的目標。除了單位組織培訓以外,檔案管理人員也要對自己嚴格要求,及時更新知識結構,提升職業道德并熟悉信息技術應用,將自己培養為綜合素質較高的復合型人才,進而更好地適應電子檔案管理發展的需求。

    4、電子檔案管理軟、硬件設施的完善

    高質量的軟、硬件設施是電子檔案管理工作平穩運轉的基礎,單位檔案管理部門所配置的軟件和系統應該滿足性能穩定、技術成熟、安全性高的基本要求,杜絕使用市面上未知的軟件或系統。工作期間,管理工作人員還應該形成定時或定期安全體檢、殺毒的良好習慣,防火墻、殺毒軟件等具有保護作用的軟件系統要定期更新,以此保障電子檔案系統的安全性。

    5、電子檔案動態管理工作質量的保證

    電子信息的檢查、鑒定、驗收是電子信息歸檔管理工作中的重要環節,相關工作人員除了要簽署有關歸檔責任書以外,管理工作人員還要對信息進行針對性的檢查,爭取在第一時間發現問題并解決問題。電子信息管理在電子檔案管理工作中占有十分重要的地位,歸檔的電子信息應該緊跟科研生產變化,執行動態管理并及時更新。一些涉及到私密內容的檔案還要對其進行監控,杜絕資訊外流情況的發生,一旦發現可疑行為,應該立即予以制止。絕密檔案使用的時間和范圍都要有所控制,訪客權限的設置和電子檔案管理系統自動記錄、監控功能的開啟對于電子檔案管理工作而言都是極為必要的。

    三、結語

    現如今事業單位的檔案管理工作,應該從工作實踐所遇到的實際問題開始入手,再對其有所了解的情況下制定相應的解決方案,對工作的制度和管理進行不斷地提升和完善,從而使其相關的管理體系變得更為健全。工作人員綜合素養的提升和現代科技技術的融合,能夠為我國行政事業單位的檔案管理工作注入新生血液,讓其能夠以更好的精神面貌服務社會。筆者結合了自身多年的工作經驗,就當下行政事業單位的檔案管理思路創新等問題提出了自己的思考,希望能夠對各位同仁的工作開展起到一定的輔助作用。

    【參考文獻】

    [1]王云慶,陳建.對我國城鎮住房保障檔案管理若干問題的思考[J].檔案與建設,2012907).

    [2]李春生.電子檔案在檔案管理工作中存在的問題及對策淺析[J].黑龍江史志,2014(04).

    [3]王穎.淺析電子檔案管理中存在的問題及解決對策[J].黑龍江史志,2014(10).

    作者:單淑紅 單位:紅興隆管理局辦公室檔案科

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