電子檔案管理問題淺析

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【摘要】文章從信息安全、人員素質(zhì)、管理制度等方面對電子檔案管理中存在的問題進(jìn)行探討。在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)探討電子檔案管理體系的改進(jìn)建議，提出加強(qiáng)檔案管理制度的完善，增大建設(shè)階段的資金投入等建議，促進(jìn)電子檔案管理質(zhì)量不斷的進(jìn)步。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案管理；管理模式

一、電子檔案管理工作存在的問題

1、信息安全問題

電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理形式不同，廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，將檔案錄入到管理系統(tǒng)中，減輕了工作人員的壓力。但電子檔案也面臨著很多新的問題，例如在工作期間常見得計(jì)算機(jī)病毒問題，系統(tǒng)一旦受到病毒入侵，檔案信息的安全性便會(huì)受到威脅，容易出現(xiàn)信息泄露的問題，甚至檔案信息被破壞，原始材料一旦損壞造成的損失將是無法彌補(bǔ)的。信息安全是檔案管理中首先要注意的，因信息泄露造成的困擾問題也十分常見，例如信息泄露后頻繁接收到騷擾推銷短信息，需要提升對安全管理的重視程度。

2、管理人員素質(zhì)問題

檔案管理人員對先進(jìn)的技術(shù)方法掌握并不全面，只是了解一些基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技能，并不能對系統(tǒng)及時(shí)維護(hù)，增大了管理系統(tǒng)運(yùn)行階段的風(fēng)險(xiǎn)性。電子檔案管理對工作人員的專業(yè)技能要求十分嚴(yán)格，但目前在人員配備上并不能滿足工作需求，員工也不能技術(shù)的補(bǔ)充專業(yè)知識(shí)，造成電子檔案管理難以落實(shí)，隨著工作任務(wù)的開展，相關(guān)問題也會(huì)逐漸突顯。檔案管理崗位流動(dòng)性大也是影響管理質(zhì)量提升的原因之一，應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視。

3、管理制度完善問題

電子檔案管理制度中仍然存在需要完善的內(nèi)容，雖然管理技術(shù)已經(jīng)發(fā)展進(jìn)步，但仍然使用落后的制度體系，造成管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，并且基層工作崗位中存在規(guī)范性不足的問題，影響電子檔案的安全使用。為避免在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用出現(xiàn)檔案丟失的問題，要求在管理期間對檔案進(jìn)行備份處理，即使系統(tǒng)遭受到破壞也能及時(shí)恢復(fù)。但由于管理制度落實(shí)程度不足，工作時(shí)并沒有及時(shí)將檔案備份處理，并且移動(dòng)硬盤的存放形式也缺少統(tǒng)一的規(guī)定，很容易損壞影響信息查看。管理制度問題是目前急需解決的。所以管理人員在對許多比較重要的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔進(jìn)行備份時(shí)毫無頭緒，哪類數(shù)據(jù)需要保存，又要以何種介質(zhì)保存?zhèn)浞荻际请娮訖n案信息管理的工作內(nèi)容。然而當(dāng)前形勢下，檔案管理人員沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，不利于管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。對于電子檔案信息拷貝行為的制止，相關(guān)管理安全防范也沒有提出行之有效的措施，這說明事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相關(guān)部門和管理工作人員一定要給予高度的重視，通過規(guī)章制度的制定和完善來保證電子檔案信息管理的有效性和安全性。

二、電子檔案管理工作的改進(jìn)建議

1、電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建和完善

根據(jù)電子檔案的使用特征，來完善管理制度，可以將已經(jīng)投入使用的管理制度作為參照，對其中不合理的內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)，這樣能夠避免出現(xiàn)管理制度難以落實(shí)的現(xiàn)象。電子檔案與常規(guī)的檔案管理在原理上存在差異，并不是直接針對紙質(zhì)檔案來進(jìn)行的，因此要求錄入環(huán)節(jié)十分嚴(yán)謹(jǐn)。我國大部分事業(yè)單位雖然都建立了電子檔案管理體系，但是管理制度缺乏的問題也十分普遍，為了讓電子檔案利用的效率有所提高，相關(guān)規(guī)章制度應(yīng)該對檔案文件的制作、審核、歸檔以及檔案信息的搜集、整理和保管環(huán)節(jié)做出詳細(xì)且明確的規(guī)定，各個(gè)單位還可以結(jié)合本單位的實(shí)際工作和檔案特征來補(bǔ)充完善。

2、資金投入的加大，讓檔案管理環(huán)境得到改善

電子檔案的管理工作對于事業(yè)單位而言算是一大創(chuàng)新舉措，現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用對本管理工作能夠起到很好的促進(jìn)作用。但是由于區(qū)域之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展無法同步，因此許多檔案管理設(shè)備需求無法得到滿足。為了解決這一現(xiàn)實(shí)問題，單位檔案主管部門應(yīng)該擔(dān)負(fù)起督促責(zé)任，在與相關(guān)部門協(xié)助后向當(dāng)?shù)卣暾埥?jīng)費(fèi)支出，讓檔案管理工作的條件和設(shè)備都得到改善，起到促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)的作用。有關(guān)部門還要著力于檔案管理通用軟件的推出，遵循統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃的基本原則，讓檔案管理能夠節(jié)省更多的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，達(dá)到工作效率提高的發(fā)展目標(biāo)。

3、專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案具備一定的優(yōu)越性，相比較于傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案的開發(fā)和利用都要更為方便、快捷，檔案的實(shí)用性也得到提升。然而，事業(yè)單位的電子檔案管理工作水平與檔案管理人員的專業(yè)程度有著直接聯(lián)系，筆者個(gè)人認(rèn)為，要想達(dá)成專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)目標(biāo)，首先要保證管理人員的流動(dòng)性被控制在合理范圍內(nèi)。因?yàn)殡娮訖n案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，且工作涉及面較廣，工作人員管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的累積都是十分寶貴的，因此人員流動(dòng)要避免太過于頻繁，保證電子檔案管理工作的延續(xù)性和長期性才能實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)的目標(biāo)。除了單位組織培訓(xùn)以外，檔案管理人員也要對自己嚴(yán)格要求，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升職業(yè)道德并熟悉信息技術(shù)應(yīng)用，將自己培養(yǎng)為綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才，進(jìn)而更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需求。

4、電子檔案管理軟、硬件設(shè)施的完善

高質(zhì)量的軟、硬件設(shè)施是電子檔案管理工作平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，單位檔案管理部門所配置的軟件和系統(tǒng)應(yīng)該滿足性能穩(wěn)定、技術(shù)成熟、安全性高的基本要求，杜絕使用市面上未知的軟件或系統(tǒng)。工作期間，管理工作人員還應(yīng)該形成定時(shí)或定期安全體檢、殺毒的良好習(xí)慣，防火墻、殺毒軟件等具有保護(hù)作用的軟件系統(tǒng)要定期更新，以此保障電子檔案系統(tǒng)的安全性。

5、電子檔案動(dòng)態(tài)管理工作質(zhì)量的保證

電子信息的檢查、鑒定、驗(yàn)收是電子信息歸檔管理工作中的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員除了要簽署有關(guān)歸檔責(zé)任書以外，管理工作人員還要對信息進(jìn)行針對性的檢查，爭取在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。電子信息管理在電子檔案管理工作中占有十分重要的地位，歸檔的電子信息應(yīng)該緊跟科研生產(chǎn)變化，執(zhí)行動(dòng)態(tài)管理并及時(shí)更新。一些涉及到私密內(nèi)容的檔案還要對其進(jìn)行監(jiān)控，杜絕資訊外流情況的發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)可疑行為，應(yīng)該立即予以制止。絕密檔案使用的時(shí)間和范圍都要有所控制，訪客權(quán)限的設(shè)置和電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄、監(jiān)控功能的開啟對于電子檔案管理工作而言都是極為必要的。

三、結(jié)語

現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)該從工作實(shí)踐所遇到的實(shí)際問題開始入手，再對其有所了解的情況下制定相應(yīng)的解決方案，對工作的制度和管理進(jìn)行不斷地提升和完善，從而使其相關(guān)的管理體系變得更為健全。工作人員綜合素養(yǎng)的提升和現(xiàn)代科技技術(shù)的融合，能夠?yàn)槲覈姓聵I(yè)單位的檔案管理工作注入新生血液，讓其能夠以更好的精神面貌服務(wù)社會(huì)。筆者結(jié)合了自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)下行政事業(yè)單位的檔案管理思路創(chuàng)新等問題提出了自己的思考，希望能夠?qū)Ω魑煌实墓ぷ鏖_展起到一定的輔助作用。

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作者：單淑紅 單位：紅興隆管理局辦公室檔案科