醫(yī)院電子檔案管理實踐探討

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【摘要】醫(yī)院電子檔案是對醫(yī)院護理、臨床以及科研等等資料的總結(jié)與整理，記錄、保留有價值的文字、圖像等等，以為醫(yī)院日后的研究與調(diào)查提供資料與指導(dǎo)。本文從醫(yī)院實行電子檔案的重要意義出發(fā)，就醫(yī)院電子檔案管理實踐進行探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；電子檔案；管理

一、醫(yī)院實行電子檔案管理的重要意義

首先，醫(yī)院電子檔案能促進檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的一項重要工作，能夠有效促進醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。醫(yī)院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節(jié)省了大量的時間與精力，大大增強了原始檔案的應(yīng)用程度。醫(yī)院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫(yī)院電子檔案能夠為珍貴的檔案原件提供保護，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供幫助。隨著醫(yī)改進程的不斷加快，醫(yī)院的改革與發(fā)展迫在眉睫。一個醫(yī)院的檔案記載了該醫(yī)院的發(fā)展歷程、各個階段的醫(yī)療水平以及醫(yī)院的運營情況，可以說是承載了該醫(yī)院文化資源。將醫(yī)院的檔案進行電子信息化處理，不僅能夠為檔案原件提供有效保護，還能夠避免因為過多借閱檔案原件而導(dǎo)致檔案遺失的風(fēng)險。再次，醫(yī)院電子檔案為醫(yī)院進行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析提供可靠的資源。醫(yī)院在進行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析時，很難從紙質(zhì)文件中獲取到有效、有準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)資源，但是通過電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立與使用，數(shù)據(jù)庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時間，從而能夠在很短的時間內(nèi)生成臨床所需的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，并制定出相應(yīng)的診療方案，為醫(yī)院工作效率與服務(wù)質(zhì)量的提高提供了便利，并有效降低了醫(yī)院運營的成本。最后，醫(yī)院電子檔案能夠為醫(yī)院提供個性化的診療服務(wù)。隨著醫(yī)改的不斷深入，個性化醫(yī)療已然成為了一個十分熱點的問題。電子檔案管理也是個性化服務(wù)中的一種，相關(guān)部門可以從醫(yī)院上報的相關(guān)數(shù)據(jù)進行篩選統(tǒng)計，以最快的速度做好可能發(fā)生的新疫情的預(yù)防工作。從而有助于國家醫(yī)療成本的降低，進一步提高國民的身體素質(zhì)。

二、以科學(xué)合理的措施完善醫(yī)院電子檔案管理實踐

（一）完善檔案軟硬件設(shè)備，以提高電子檔案的安全性。醫(yī)院電子檔案管理工作離開了計算機設(shè)備，那電子檔案的優(yōu)勢就無從發(fā)揮。對此，醫(yī)院應(yīng)該不斷加強電子檔案的軟硬件設(shè)備，將落后的計算機設(shè)備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設(shè)備。比如，以電子刻錄設(shè)施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強醫(yī)院電子檔案的時效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該建立起完備的檔案管理信息系統(tǒng)，從而以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復(fù)讀性強、修改編輯不留痕跡、載體無法統(tǒng)一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關(guān)鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗證的保護措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現(xiàn)變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫(yī)院電子檔案的科學(xué)管理提供切實有效的技術(shù)幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。為了促進醫(yī)院電子檔案管理工作的進一步發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點出發(fā)，根據(jù)目前社會對醫(yī)院電子檔案信息的需求來制定相關(guān)的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫(yī)院電子檔案管理工作更加規(guī)范。此外，作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點的安全：1.嚴(yán)禁使用電子檔案管理的計算機設(shè)備訪問互聯(lián)網(wǎng)。2.嚴(yán)禁隨意在電子檔案管理的計算機設(shè)備上運行任何軟件。3.嚴(yán)禁使用U盤等移動設(shè)備移交檔案。4.嚴(yán)禁打開、運行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔。醫(yī)院在進行電子文件歸檔時，其歸檔的范圍可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時做備份處理，避免電子檔案被刪除的風(fēng)險。醫(yī)院還應(yīng)該結(jié)合自身的工作實際，凡是在醫(yī)院一切活動中產(chǎn)生的具有價值的檔案都應(yīng)該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數(shù)醫(yī)院仍然在電子檔案的管理制度、技術(shù)與方法、管理與通信設(shè)備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔的措施，實行紙質(zhì)與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進行。

三、結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷進步與發(fā)展也隨之產(chǎn)生了很多新的變化。電子檔案是社會進步的產(chǎn)物，也是檔案管理一個嶄新的課題。醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)該不斷改進檔案管理的思想、方法、手段等等，不斷創(chuàng)新醫(yī)院電子檔案管理，為醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻】

 [1]王晶選.對醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2014（08）：134-136.

 [2]王歡.醫(yī)院的電子檔案管理[J].天津市經(jīng)理學(xué)院學(xué)報，2014（03）：108-109.

作者：鄧穎 單位：云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院