論紙質(zhì)檔案和電子檔案并存必要性

前言：本站為你精心整理了論紙質(zhì)檔案和電子檔案并存必要性范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：隨著信息化的發(fā)展，檔案管理也得到了相應(yīng)的發(fā)展，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存已經(jīng)成為必然趨勢。因此本文即對紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展的必要性、存在的問題以及解決措施進(jìn)行分析和探究。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存；必要性

電子檔案的產(chǎn)生對檔案管理帶來了很大的便利，但是電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案的作用，因此實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存發(fā)展是檔案管理部門的重要工作任務(wù)。

一、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性

（一）紙質(zhì)檔案的利用效率低。由于紙質(zhì)檔案的形成和收集時間較長，需要經(jīng)歷多個繁瑣的程序才能完成，所以紙質(zhì)檔案的歸檔效率較底。此外，紙質(zhì)檔案的查閱也較為繁瑣，檔案管理人員需要在眾多資料中查找相應(yīng)的檔案文檔，查找時間長，耗費人力多。而且紙質(zhì)檔案一般提供現(xiàn)場查閱，要外借需要經(jīng)過嚴(yán)格的審批，所以利用效率并不高。而電子檔案的收集便捷高效，可以通過相應(yīng)的系統(tǒng)自動生成檔案，檔案信息也可以通過管理平臺及時更新，進(jìn)一步確保了檔案信息的真實性。用戶可以在相應(yīng)的檔案信息平臺上查閱所需信息，只要相應(yīng)的賬號登陸就可以隨時查閱，不會受到時間和空間的限制，有利于提高檔案信息的利用價值。

（二）紙質(zhì)檔案無法被電子檔案完全取代。在信息時代背景下，電子檔案雖然能夠給檔案管理帶來很大的便利，但是依然無法取代紙質(zhì)檔案，因為電子檔案在管理中依然存在一些不足。第一，電子檔案的穩(wěn)定性不高，因為電子檔案的收集和查閱都需要電子設(shè)備的幫助，所以對電子設(shè)備的依賴性是很高的，一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問題，就會影響電子檔案的管理。此外，如果電子檔案在管理中受到破壞，導(dǎo)致電子檔案無法還原，會直接影響到檔案管理的質(zhì)量，并造成巨大的損失。第二，電子檔案雖然具有很強的便利性，儲存量大，查閱方便，但是依然是無法取代紙質(zhì)檔案的原始作用。因為紙質(zhì)檔案具有很強的原始性，是可以作為具有法律效力的原始憑證，部分高級保密的資料，必須要采用紙質(zhì)版資料歸檔，不能采用電子版檔案進(jìn)行管理。第三，電子檔案的發(fā)展需要大量的資金支持，因為電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)都需要大量的資金和設(shè)備，還需要進(jìn)行人員的培訓(xùn)。而紙質(zhì)檔案管理模式，由于發(fā)展時間較長，所以具有較為成熟的管理體系，無需花費較多的人力和物力即可進(jìn)行。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展存在的問題

（一）缺乏對紙質(zhì)檔案和電子檔案統(tǒng)籌管理的認(rèn)識。紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的優(yōu)缺點，因此兩者并存發(fā)展是非常有必要的，但是在并存發(fā)展中也存在著相關(guān)的問題。首先，許多檔案管理人員缺乏對紙質(zhì)檔案和電子檔案的統(tǒng)籌管理認(rèn)識。在信息時代背景下，由于電子檔案的便利性，許多檔案管理人員都傾向于使用電子檔案，因為電子檔案的信息收集難度低、使用方便，但是許多部門依然存在著許多紙質(zhì)檔案，所以就形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的現(xiàn)象，但是由于缺乏良好的并存管理意識，也缺乏完善的分類管理制度，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理較為混亂

（二）缺乏良好的管理應(yīng)用意識。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前許多紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，但是由于受到傳統(tǒng)思想的影響以及地域發(fā)展的差異，導(dǎo)致部分地區(qū)依然重視紙質(zhì)檔案的發(fā)展，缺乏對電子檔案的認(rèn)識，也沒有認(rèn)識到紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化趨勢，進(jìn)而缺乏完善的管理制度，從而影響檔案管理的質(zhì)量。在實際工作中，部分檔案管理人員依然沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，缺乏創(chuàng)新升級的意識，依然采用傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，沒有對檔案進(jìn)行分類管理，不僅無法保證紙質(zhì)檔案的管理質(zhì)量，也沒有實現(xiàn)電子檔案的管理，導(dǎo)致整體的檔案管理比較混亂，無法滿足當(dāng)前的檔案管理的發(fā)展需求。雖然部分部門已經(jīng)認(rèn)識到電子檔案的重要性，但由于過于重視電子檔案管理而忽略了紙質(zhì)檔案管理，導(dǎo)致兩者不能并存發(fā)展，無法有效地保證檔案管理的質(zhì)量。

三、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展的措施

（一）建立完善的檔案管理制度。要促進(jìn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存發(fā)展，必須要建立完善的管理制度，借助制度來規(guī)范檔案管理的行為，進(jìn)一步提升檔案管理的科學(xué)性。由于電子檔案是隨著信息技術(shù)發(fā)展所產(chǎn)生的，發(fā)展時間并不長，所以檔案管理部門要制定電子檔案管理制度明確電子檔案的歸檔格式，制定電子檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)明確電子檔案轉(zhuǎn)換格式的標(biāo)準(zhǔn)，切實發(fā)揮好制度的指導(dǎo)作用，提高電子檔案的管理質(zhì)量。

（二）加強對相關(guān)理論的研究。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案是必然的產(chǎn)物，電子檔案的產(chǎn)生對檔案管理帶來了很大的影響。所以作為檔案管理人員，應(yīng)加強對電子檔案的理論研究，深刻認(rèn)識電子檔案的產(chǎn)生背景，認(rèn)識電子檔案的發(fā)展特點以及現(xiàn)狀，進(jìn)而分析存在的問題，并結(jié)合實際制定相應(yīng)的措施。檔案管理人員要結(jié)合電子檔案管理存在的問題來制定管理制度，做好電子檔案的科學(xué)管理。還要正確地認(rèn)識到電子檔案和紙質(zhì)檔案之間存在的差別，重視對兩者的開發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案的價值，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展。

（三）提高兩者的關(guān)聯(lián)性。檔案管理人員要提高紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)同步歸檔，促進(jìn)兩者的并存發(fā)展。目前紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存還需要持續(xù)較長一段時間，所以實現(xiàn)兩者的同步發(fā)展十分重要。之所以要進(jìn)行檔案信息的歸檔和管理，不僅是為了存儲具有重要價值的信息，也是為了實現(xiàn)信息的高效共享。紙質(zhì)檔案所具有的原始憑證作用是電子檔案無法取代的，但是紙質(zhì)檔案的查閱利用效率較低，因此加強紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換十分重要。在日常工作中，檔案管理人員要借助各種電子設(shè)備，比如掃描儀、照相機等設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并上傳到檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的查閱效率。此外，電子檔案雖然儲存方便，但是容易出現(xiàn)丟失，因此為了確保重要檔案的安全，則需要將電子檔案轉(zhuǎn)為紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步保管，減少檔案丟失造成的不便。

（四）加強檔案保管設(shè)施的建設(shè)。紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理都需要借助一定的基礎(chǔ)設(shè)備，因此加強對檔案保管設(shè)施的建設(shè)十分重要。一般情況下，紙質(zhì)檔案需要較大的儲存空間，對空間的環(huán)境要求比較高，所以檔案管理部門要加強對檔案室的擴建，保證能夠容納不斷增多的紙質(zhì)檔案。此外，還要加強對檔案室的環(huán)境控制，特別是溫度和濕度的控制，減少環(huán)境因素對紙質(zhì)檔案造成的影響，保證檔案的安全性。電子檔案雖然不需要占用大量的空間，但是電子檔案需要借助電子設(shè)備開展工作，所以對儲存設(shè)備以及電子設(shè)備的要求非常高，檔案管理要定期做好電子設(shè)備的檢查和維護(hù)工作，保證電子檔案的安全。電子檔案在管理中還容易受到病毒和黑客的入侵，進(jìn)而造成檔案的丟失，所以還要定期做好電腦的安全維護(hù)，避免檔案信息系統(tǒng)受到黑客或者病毒的入侵，有效地保證電子檔案的安全。總而言之，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展是時代發(fā)展的需求，因此檔案管理部門要做好兩者協(xié)同發(fā)展工作，及時更新管理觀念，完善管理制度，做好管理設(shè)施的建設(shè)，全面保證檔案的安全，充分發(fā)揮出檔案的重要價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡冬雪.電子檔案和紙質(zhì)檔案共同發(fā)展路徑分析[J].黑龍江檔案,2021(01):105-106.

[2]楊洋.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(23):104-105.

[3]趙潔.淺談紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(16):103+110.

[4]郭亞麗.電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.

作者:武韶佳 單位:長治醫(yī)學(xué)院