大學(xué)人事檔案功能意義思索

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本文作者：郭懷珍作者單位：西安科技大學(xué)檔案館

人事檔案的作用和意義

高校人事檔案作為黨和國(guó)家人事干部工作中不可缺少的一部分，是貫徹黨的干部路線、方針、政策，做好人事干部動(dòng)作的基本條件之一，它有如下重要作用:

1、人事檔案是組織、人事管理部門(mén)任免的重要工具

在我們黨和國(guó)家的建設(shè)事業(yè)中，需要千千萬(wàn)萬(wàn)具有各種各樣專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)的人才，而這些人才的產(chǎn)生，要靠組織人事部門(mén)推薦，在選拔推薦時(shí)不是憑主觀想象，而要進(jìn)行全面考察，人事檔案便是組織、人事部門(mén)對(duì)干部進(jìn)行全面考察不可缺少的重要工具。

2、人事檔案是“選賢舉能”的重要依據(jù)

在選拔擔(dān)負(fù)一定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部時(shí)，不僅要考察所選干部人員的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，還要考察他們的一貫表現(xiàn)。不僅要看他們的一時(shí)一事，更要看他們的全部歷史和全部工作。這就不外乎要看干部的人事檔案，借助于人事檔案了解干部在各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)，如實(shí)填寫(xiě)“干部任免審批表”，經(jīng)黨委會(huì)研究討論，依據(jù)個(gè)人檔案記載而做出正確的決定。

3、人事檔案是解決個(gè)人有關(guān)問(wèn)題的直接信證

人事檔案材料在形成過(guò)程中，都是經(jīng)組織認(rèn)可的，這些材料是解決它本人有關(guān)問(wèn)題的證據(jù)。比如落實(shí)政策、解決工資待遇、職稱(chēng)評(píng)定、上報(bào)軍銜、入黨、以及離退休待遇問(wèn)題、核實(shí)年齡、工齡、學(xué)歷等，都要考察本人的人事檔案，所以說(shuō)人事檔案是解決個(gè)人問(wèn)題的直接信證。

4、人事檔案是研究歷史的寶貴材料

人事檔案內(nèi)容豐富，范圍廣泛，在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等方面，具有很高的史料價(jià)值。有不少人事檔案是在戰(zhàn)爭(zhēng)年代極其艱苦的條件下形成并保存下來(lái)的，極其寶貴。這些史料，是研究和撰寫(xiě)歷史傳記的重要素材。這些材料為有關(guān)單位的組織史、黨史、地方志、校史的研究和撰寫(xiě)提供了可靠的資料，充分顯示了人事檔案的利用價(jià)值。

目前影響高校人事檔案建設(shè)與作用發(fā)揮的主要因素

1、思想觀念僵化，創(chuàng)新意識(shí)較差

高校人事檔案管理人員存在著僵化的思想觀念，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。

2、社會(huì)檔案意識(shí)薄弱，依法治檔力度還不夠

由于高校長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的束縛和生產(chǎn)力水平低下的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工沒(méi)有檔案意識(shí)，使人事檔案工作得不到應(yīng)有的支持、理解和重視。

3、高校人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)需要提高，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整

長(zhǎng)期以來(lái)，有的高校檔案館(室)往往是老、弱、病、殘的養(yǎng)尊處優(yōu)之地，缺乏專(zhuān)業(yè)符合型研究人才。檔案管理人員多是“半路出家”，大多數(shù)檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，學(xué)術(shù)研究、史料研究更是無(wú)從談起，也缺乏計(jì)算機(jī)管理的基本能力。

4、機(jī)構(gòu)設(shè)施和信息化管理落后

學(xué)校在人力，物力，財(cái)力上投入不足，目前，為數(shù)不少的高校檔案館(室)庫(kù)房，辦公室建筑簡(jiǎn)陋，辦公條件差，空氣污濁，“八防”設(shè)施不能到位，辦公、閱檔、庫(kù)房未實(shí)現(xiàn)三分開(kāi)，檔案信息化建設(shè)及檔案保護(hù)設(shè)備不全。

5、缺乏可以開(kāi)發(fā)和利用的檔案信息資源，缺乏檔案學(xué)術(shù)研究成果

高校檔案工作人員中難見(jiàn)著書(shū)立說(shuō)者，檔案理論研究成果及檔案史料研究成果的數(shù)量甚少。

充分發(fā)揮高校人事檔案作用的幾點(diǎn)思考

要做好高校人事檔案工作，充分發(fā)揮高校人事檔案的作用，為高校的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面的工作。

1、建立健全檔案管理工作制度

高校人事檔案管理工作制度化是使人事檔案信息完整的根本保證。由于領(lǐng)導(dǎo)和教職員工檔案意識(shí)淡薄，對(duì)重要的檔案材料沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，致使一些重要的檔案材料難以收集，這就需要建立人事檔案管理工作制度，加強(qiáng)個(gè)人檔案意識(shí)，使收集由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，使人事檔案更加充實(shí)、完善、健全。

2、增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，充分發(fā)揮人事檔案的作用

人事檔案作用發(fā)揮得怎樣，首先取決于硬件條件和周?chē)h(huán)境。其次，還取決于社會(huì)的檔案意識(shí)。各級(jí)組織、人事或其他主管人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)干部及其管理人員，一定要增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作。1999年錦濤同志在全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議的講話中指出:“檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。”

3、提高檔案管理人員的素質(zhì)和水平

人事檔案工作具有重要性和保密性，所以在選拔人事檔案管理人員時(shí)，一定要十分重視，要選賢舉能，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。管理檔案的目的是為了更好地利用檔案，充分發(fā)揮它的作用。

4、加強(qiáng)和改進(jìn)檔案的信息收集

收集信息是檔案工作的基礎(chǔ)，只有先將記錄檔案人在各個(gè)時(shí)期形成的有關(guān)經(jīng)歷以及德、才、能、績(jī)的材料完整準(zhǔn)確的收集歸檔，人事檔案信息資源才能得到充分的開(kāi)發(fā)和利用，因此在收集人事檔案信息時(shí)，不僅要主動(dòng)上門(mén)，還應(yīng)擴(kuò)大收集范圍，而且要對(duì)每一份材料進(jìn)行鑒別、篩選，整理加工。

5、實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的現(xiàn)代化

隨著我國(guó)高校教職工人員結(jié)構(gòu)的多樣化，傳統(tǒng)的手工人事管理，已經(jīng)不適應(yīng)快速發(fā)展的高校規(guī)模，因此，高校人事管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)事在必求。人事檔案工作現(xiàn)代化是指:檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化;即是檔案工作計(jì)算機(jī)化和檔案存儲(chǔ)微縮化;檔案管理現(xiàn)代化，即是檔案管理思想現(xiàn)代化;管理干部知識(shí)化，即建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)干部隊(duì)伍。為此，高校應(yīng)高起點(diǎn)、高速度地全面實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式。

總之，在高校人事檔案管理工作中，只要做好以上幾個(gè)方面，高校人事檔案就會(huì)在我國(guó)高等教育事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展中起到其應(yīng)有的作用。