醫(yī)學(xué)大學(xué)檔案監(jiān)管討論

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本文作者：孫洲作者單位：江蘇省南通大學(xué)

人事檔案管理制度存在但不健全，難落實到位。由于部分高校，在準入機制上就存在底線的降低，在重視程度上大打折扣，在管理人員的崗位職責(zé)的制定上模棱兩可，顯得很不明確。在檔案管理的規(guī)章制度上，制定得不系統(tǒng)，一些院校在人事檔案管理上，只存在相關(guān)的借閱制。部分高校制定了人事檔案管理制度，也沒有教學(xué)科研的規(guī)章制度完善和規(guī)范。沒有規(guī)范的制定作保障，人事檔案管理在工作中就會出現(xiàn)很難開展落實的境地，就會制約高校檔案管理工作的長遠、有序發(fā)展。

管理隊伍需要充斥，人員配備急需解決。高校生源的擴招，這樣高校的師資隊伍也相應(yīng)地在壯大，使得高校人事檔案數(shù)量隨著教職工人員的增多而增加，教職工的進檔劇增，增大了高校檔案管理工作量。由于重視度欠缺，專職人員配備不足，該具備的檔案專業(yè)知識和技能不夠，高校專項培訓(xùn)資金投入疲軟。多數(shù)的高校還是存在人事檔案管理人員兼職的現(xiàn)象，這就造成沒有充足的時間和飽滿的精力從事人事檔案管理。最后的結(jié)果就出現(xiàn)高校人事檔案滯后性，管理水平低下。對高校的長遠發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

檔案保管硬件設(shè)施的安全性不達標。高校檔案管理庫房多與普通辦公室無差別。安排的環(huán)境給檔案在保管的安全性上帶來很大的危險性，因為檔案需要長期保留的，在這樣的環(huán)境下容易受到高溫和潮濕的損壞，給檔案造成不必要的麻煩。門窗防盜措施欠缺，即使安置了防盜門，在光照和庫房濕度上的注意也很欠缺，沒有按照教育部2003-2007年下發(fā)的《教育振興行動計劃》規(guī)定配置檔案安全保管的“八防”，使得檔案保管安全性上無保障。

管理缺乏現(xiàn)代信息化。據(jù)調(diào)查，高校人事檔案管理對象普遍還是紙質(zhì)檔案的實體管理。人員的增加帶來工作上壓力大。沒用隨著信息化發(fā)展，啟用高校電子化人事檔案。按照上級的要求，每所高校都為人事檔案室配備了電腦，但是并沒有很好地加以利用和用于工作上的改進。多數(shù)院校用來打印文檔和目錄使用較多。如果要進行本校人事信息檢索查詢，很繁瑣，需要多人，翻閱大量的紙檔案查詢。在人事上出現(xiàn)信息排序篩選、匯總分類上，多數(shù)靠人工動筆動手地逐個查對，造成人力的浪費和時間上的浪費。可見在高校人事檔案管理方面實施信息化管理，勢在必行。具有高效的信息化管理，才能保證高校人事制度改革朝著縱深方向發(fā)展。

加強宣傳力度，從上到下提高檔案意識。從高校的主要負責(zé)人就要重視本校的人事檔案管理工作，加強宣傳的力度，在思想上，從上到下提高教職工的人事檔案意識。贏得廣大教職工在工作上給予支持和搞好協(xié)助工作。主管領(lǐng)導(dǎo)要切實率先垂范，對本校的檔案管理的工作開展情況不定期進行詢問，及時了解現(xiàn)實中存在的問題，并積極與學(xué)校主動溝通，求得最佳解決方案。在人員隊伍的組織上，在制度上的建立和健全上給工作的開展以確實的保證。高校在人員配備上，在檔案管理的專業(yè)度上給予保證，在檔案管理的物力和財力上給予一定的傾斜，確保人事檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)和發(fā)展。加深檔案管理意識，在高校的人才引進和晉升的制度改革中，積極協(xié)助學(xué)校提出決策意見，為學(xué)校的改革和發(fā)展提出可參考的、富具前瞻性的建議，增強高校人事檔案管理的綜合信息服務(wù)職能。為高校的穩(wěn)步發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻。

建立健全人事檔案管理制度，貫徹落實到位。高校建立本校特色的人事檔案管理制度，力爭將本校的人事檔案管理工作，發(fā)展為制度化和規(guī)范化。已經(jīng)建立的制度，由于時展高校的擴招導(dǎo)致人數(shù)增多，在管理上難免出現(xiàn)新問題，這就需要認真研究《干部檔案工作條例》，以人事檔案管理略助力高校穩(wěn)步發(fā)展為出發(fā)點，對已經(jīng)形成的各項人事檔案管理制度進行完善和修訂。比如在教職工檔案的接收上，對教師調(diào)動檔案的傳遞上，對在校職工檔案的安全保管上，在相關(guān)部門對高校職工人事檔案的查閱與檔案材料的收集上，在上級部門聯(lián)查對人事檔案管理的審核上等，分環(huán)節(jié)分步驟地做出詳細的規(guī)定，使高校的檔案管理工作有章可循，在真正地貫徹和落實中做到有章可依，使高校在管理上實現(xiàn)規(guī)范化。

保證人事檔案管理人員素質(zhì)，提高準入門檻。高校人事檔案案管理人員專人化，確保歸檔、建檔工作人員在時間和精力上的全身心地投入。由于人事檔案管理具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在人員準入上提高標準，確保工作人員素養(yǎng)到位并做好培訓(xùn)和考核。

充分利用現(xiàn)代化科技手段，實施人事檔案信息化。精選適合本校檔案信息管理的軟件，更新系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限，使人事檔案信息公開網(wǎng)絡(luò)化。為提升高校發(fā)展服務(wù)。

醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理急需人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)。由于醫(yī)學(xué)高校與其附屬醫(yī)院聯(lián)系緊密，一些學(xué)校編制的教師在醫(yī)院上班，而這些教師平時的管理考核也在醫(yī)院，這就需要我們在人事檔案管理時要加強與附屬醫(yī)院人事科的聯(lián)系和合作。隨著醫(yī)學(xué)高校的不斷發(fā)展，學(xué)校人員編制類型也進一步細化，有教師編制、科研編制、黨政管理編制和實驗教學(xué)編制等。復(fù)雜的人員構(gòu)成給人事檔案管理帶來挑戰(zhàn)，急需開發(fā)醫(yī)學(xué)高校人力資源信息系統(tǒng)來增強實踐性。總之，高校人事檔案管理意義深遠，需要在管理層面上迅速轉(zhuǎn)型，變實體檔案為虛擬檔案進行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理者發(fā)展為高校信息管理員，助力高校健康穩(wěn)步發(fā)展。