醫(yī)院檔案監(jiān)管現(xiàn)況及趨勢(shì)

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本文作者：林萍1吳皓2作者單位：1四川大學(xué)華西第四醫(yī)院2成都市武侯區(qū)第三醫(yī)院

人事檔案管理的現(xiàn)狀

盡管人事檔案對(duì)醫(yī)院人力資源管理和戰(zhàn)略決策具有舉足輕重的作用，但其現(xiàn)狀卻面臨眾多問(wèn)題。

（一）對(duì)人事檔案的重視不足

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不夠重視。長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院工作的重心都在臨床一線上，人事檔案管理被認(rèn)為與醫(yī)療技術(shù)和患者服務(wù)無(wú)關(guān)，因此醫(yī)院不愿投入較多的人力物力在人事檔案管理工作上。醫(yī)院的檔案管理人員多為兼職，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不精通，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有積極性，缺乏創(chuàng)造性，從而導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，管理不專業(yè)、不規(guī)范。員工本人對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案可有可無(wú)，對(duì)工作沒(méi)有影響。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視態(tài)度，有的甚至“棄檔”不管，導(dǎo)致檔案丟失、資料不全。

（二）人事檔案管理制度不健全

許多醫(yī)院沒(méi)有制定適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的人才管理制度或有關(guān)人事檔案方面的規(guī)章制度，在醫(yī)院管理中也沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施，未形成統(tǒng)一的管理制度和管理模式。有的醫(yī)院即使有相關(guān)方面的制度，也只是單純的對(duì)《檔案法》的照抄照搬，沒(méi)有結(jié)合本院實(shí)際，缺乏針對(duì)性，不能發(fā)揮其管理作用。

（三）人事檔案管理方式和手段較落后

人事檔案管理因其專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，需要存放在特定區(qū)域并配備專業(yè)的檔案管理人員。但大多數(shù)醫(yī)院目前沒(méi)有專門的人事檔案室，也沒(méi)有檔案專業(yè)人員進(jìn)行管理，在管理方式上欠規(guī)范。長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的重視程度低，造成了在資金和人力投入上相對(duì)欠缺，表現(xiàn)出來(lái)基礎(chǔ)設(shè)施差，設(shè)備更新慢，信息化程度低，管理手工作業(yè)，無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度低的特點(diǎn)。

（四）人事檔案的利用率較低

目前大部分醫(yī)院的人事檔案材料不能全面反映員工的綜合能力，因此不能體現(xiàn)出更大的利用價(jià)值，不能適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的需要，造成了醫(yī)院人事檔案利用率偏低，甚至產(chǎn)生了“檔案無(wú)用”的說(shuō)法。究其原因，一是檔案材料收集側(cè)重定性考量，缺少能客觀、全面反映人才能力素質(zhì)的材料。檔案資料不能客觀全面反映醫(yī)務(wù)人員的綜合情況，不能為領(lǐng)導(dǎo)提供各類人才信息和用人依據(jù)，直接影響人事檔案發(fā)揮作用。二是醫(yī)院人員類型復(fù)雜，招聘人員多，人事檔案的存放管理部門不統(tǒng)一，這就導(dǎo)致人事檔案管理難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作起來(lái)程序復(fù)雜繁瑣，難以高效的開展人事檔案利用工作。

人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）完善人事檔案管理制度

根據(jù)國(guó)家頒布的《檔案法》，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定符合自身特色的人事檔案管理制度，如人事檔案歸檔與保管制度、借閱制度、轉(zhuǎn)檔制度、銷毀制度等，完善各項(xiàng)登記和記載工作，確保檔案資料的完整性和有效性，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、靈活化。人事檔案管理制度重在實(shí)施，僅僅制定出來(lái)并沒(méi)有用，關(guān)鍵是如何有效利用，并在實(shí)踐的過(guò)程中不斷補(bǔ)充和完善，使其發(fā)揮最大作用。醫(yī)院應(yīng)將人事檔案管理納入醫(yī)院的績(jī)效考核體系，建立科學(xué)的指標(biāo)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行考核。

（二）采用現(xiàn)代化的管理手段

醫(yī)院應(yīng)增加對(duì)人事檔案管理的資金投入，引入現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。將現(xiàn)代先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)、防護(hù)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)和裝訂技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理工作中。根據(jù)需要購(gòu)買電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打孔機(jī)、碎紙機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，為檔案存儲(chǔ)室配備空調(diào)器和吸塵器等，以改善檔案室環(huán)境，延長(zhǎng)人事檔案壽命。在信息化時(shí)代，應(yīng)注重電子檔案的建立。引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息，保障檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。我校近年來(lái)采用人事信息管理系統(tǒng)對(duì)全校各學(xué)院、單位、附屬醫(yī)院的上萬(wàn)名職工進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過(guò)人事信息系統(tǒng)可以方便的檢索、查閱、審核每一個(gè)職工的人事信息，并能對(duì)人員的素質(zhì)狀況、人才結(jié)構(gòu)等進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的分析，為人才引進(jìn)、培養(yǎng)，職務(wù)晉升，職稱評(píng)審，津貼發(fā)放和調(diào)整提供各種科學(xué)的依據(jù)。人事信息系統(tǒng)的運(yùn)用減輕了人事檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率，更好的為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

（三）更新管理觀念，加強(qiáng)人事檔案信息的開發(fā)和利用

建立專業(yè)技術(shù)人員檔案對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括1）基礎(chǔ)材料。2）專業(yè)技術(shù)資格任職材料。3）衛(wèi)生技術(shù)成果材料。4）其他材料。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。充實(shí)人事檔案內(nèi)容，使人事檔案信息充分發(fā)揮其對(duì)醫(yī)院人力資源管理和人才戰(zhàn)略管理的指導(dǎo)和依據(jù)作用。人事檔案應(yīng)動(dòng)靜結(jié)合、定性與定量結(jié)合。要注重動(dòng)態(tài)信息的補(bǔ)充和更新，對(duì)個(gè)人的評(píng)價(jià)要有定性結(jié)論，也要有定量結(jié)論。建立部分人事檔案對(duì)外開放制度，增強(qiáng)服務(wù)與利用功能。對(duì)于涉及國(guó)家或單位機(jī)密的材料需由人事部門采取保密措施，同時(shí)給予個(gè)人適當(dāng)互動(dòng)權(quán)限，對(duì)檔案信息有疑問(wèn)時(shí)，個(gè)人有權(quán)利提出更改建議，這樣能確保信息的真實(shí)性，更重要的是加大了個(gè)人對(duì)人事檔案信息的關(guān)注度，提高了全院的檔案意識(shí)。