概談信息化和人事檔案的關(guān)系

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一、人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)中存在的問題

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化的關(guān)鍵。當(dāng)前，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)依然存在諸多弊端。首先，數(shù)據(jù)庫(kù)信息量不足，數(shù)據(jù)真實(shí)性不高，質(zhì)量低下，嚴(yán)重降低了數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率；其次，大部分單位的職稱評(píng)審軟件、工資調(diào)整軟件、人事檔案管理軟件存在沖突，數(shù)據(jù)庫(kù)通用性不強(qiáng)，難以實(shí)現(xiàn)高度的資源共享，因此便無(wú)法體現(xiàn)出數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)；最后，數(shù)據(jù)庫(kù)本該屬于動(dòng)態(tài)的過程，但由于相關(guān)人員無(wú)法及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法真實(shí)反映客觀情況等問題。

二、實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的途徑

（一）加大科學(xué)規(guī)劃投入力度

各單位要加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，全面推動(dòng)人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進(jìn)最新的軟件系統(tǒng)，開發(fā)符合自身發(fā)展需要的專門檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱評(píng)審、人員聘用以及調(diào)動(dòng)升遷等方面的重要作用，為實(shí)現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。

（二）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度

首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。以每個(gè)人名分設(shè)一個(gè)人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱和檔號(hào)等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點(diǎn)，姓名和檔號(hào)是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來(lái)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是個(gè)漫長(zhǎng)的過程，要循序漸進(jìn)，逐步開展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，在進(jìn)行重點(diǎn)科室檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設(shè)。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實(shí)現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫(kù)。再次，加快基本內(nèi)容信息庫(kù)建設(shè)。依據(jù)人事檔案十大類別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個(gè)目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫(kù)，不斷拓展檔案查閱和開發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫(kù)建設(shè)。將副高以上職稱的人員基本信息進(jìn)行匯總，建立專門信息庫(kù)；將榮獲省市級(jí)殊榮人員的基本信息進(jìn)行匯總，建立獲獎(jiǎng)人員信息庫(kù)；將工作人員的學(xué)術(shù)成果目錄進(jìn)行匯總，建立學(xué)術(shù)成果目錄信息庫(kù)，并逐步將其完善為學(xué)術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）加大人才培養(yǎng)力度

人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員隊(duì)伍，以實(shí)現(xiàn)人事檔案工作人員需要長(zhǎng)時(shí)期的知識(shí)積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)。目前檔案管理人員隊(duì)伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)考慮問題，確保人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)同人事檔案干部的交流與互動(dòng)，及時(shí)解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，站在信息化戰(zhàn)略發(fā)展的高度，從檔案庫(kù)信息化的整體要求出發(fā)，面向人事檔案管理的全過程建設(shè)一個(gè)資源高度共享和系統(tǒng)集成，能夠全面支持人事檔案工作智能化開展的信息化體系。構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)體系，并通過該體系的正常運(yùn)行來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，使檔案管理單位在人事檔案管理過程中不斷完善自身服務(wù)方式，提高業(yè)務(wù)能力和辦事效率，加快人事檔案管理體制的改革步伐，盡早實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字信息化。

作者：朱云霞單位：江蘇省如東縣曹埠人力資源和社會(huì)保障服務(wù)所