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      人事檔案整理和原樣維持

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      一、現行人事檔案整理工作有可能造成污損的工序

      根據《細則》第二十一條:在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。把全卷材料理齊,材料條件好的應做到四面整齊,條件差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊。材料左側三孔法,孔中心點距左頁邊1.5cm,孔間距8.3cm,最下面孔中心點距下頁邊5.4cm。實際工作中發現,各地各單位使用的打孔機型號各異,造成孔邊距不一,尤其是部隊的人事檔案,到地方,都要重新打孔。一份材料最多可見六個孔。這不但重復勞動,更重要的是,嚴重影響材料的原始面貌,人為造成材料的損壞。裝訂,表面上看,人事檔案非常整齊、有序、漂亮,可在使用時,極為不便。這與人事檔案整理的宗旨———方便檔案的保管與利用,是相違背的。人事檔案材料進檔要拆裝,每年的職稱評審、教師資格評審,要復印現職稱資格及聘文、聘任當年和評審年的年度考核表;財產的繼承與分配,要復印履歷表,等等。每年多次拆裝,不僅費時費力,影響工作效率,還會給人事檔案代來極大的磨損。人事檔案作為人事信息的重要載體,是組織人事等部門按照有關政策,在培養、選拔和任用干部等工作中,形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作表現、工作實績等內容的文件材料;是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據,是維護干部合法權益的重要憑證,是國家檔案的重要組成部分,是研究組織工作規律的重要資料,也是傳承后世的寶貴財富。隨著中華人民共和國行業標準《歸檔文件整理規則》的頒布,檔案工作的重點,由重整理、保管轉向強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用,轉向整理保管與開放利用并重,提供更多更完善的信息服務上來。

      二、用《規則》完善人事檔案整理工序,保護檔案原貌

      人事檔案整理是一項頭緒眾多、瑣碎繁雜、單調重復、機械枯燥的工作,人事檔案在歸檔和利用過程中,經常反復拆裝,不但造成材料的磨損,還耗費了管理人員大量的時間和精力,人事檔案的收集與開發利用必然受到影響。為改變現狀,貫徹強化收集、保護原貌、簡化整理、細化檢索、深化利用的方針,必須對人事檔案整理工作加以調整與簡化。人事檔案整理的最終目的,就是要方便檔案的保管和開發利用,這是檔案管理學最基礎的理論,也是檔案整理工作必須遵循的原則。人事檔案整理必須充分保護人事檔案材料的原始面貌。

      1.取消歸檔章及編頁,只編類號與順序號

      類號和順序號可固定材料的位置,保持材料的穩定性與延續性,為后人插件、編目、查找利用提供方便,為今后提取利用后還原到檔案里確定位置。順序號以材料形成時間(或內容主次)為依據,直接在每件材料右上角空白處,鉛筆寫上類號與順序號,取消歸檔章及編頁,減少人為污損。建立以“件”為單位管理方法,界定“件”的概念時,從材料的產生與利用實際情況出發,合理確定。根據《細則》第十七條里“份”的概念:填寫“材料份數”,以每份完整的材料為一份(包括附件)。一份即為一“件”。

      2.統一紙張規格,盒裝

      現代信息技術飛速發展,社會信息化步伐加快,辦公自動化普及程度越來越高,計算機技術在檔案管理中運用越來越普及,A4紙方便易取易行,統一規范。打孔裝訂,不便于檔案保護與利用,不便于及時補充材料,而裁剪、裱寸,也損壞了人事檔案材料的原始屬性,削弱了人事檔案的憑證價值。隨著科技的發展,固體膠棒和不銹鋼訂書釘完全可以替代縫紉機,使人事檔案材料完好地保持原貌,避免人為損壞。以件為單位,按類號按順序號排列后,直接盒裝。人事檔案直接盒裝后,材料歸檔或利用時,就可直接插件或取放,不需要再拆裝。這樣既可避免反復拆卷對檔案材料造成的磨損,又有利于檔案的原貌保護;直接盒裝,不但減少簡單、重復、低效的拆裝勞動,提供方便快捷地利用,還有利于人事檔案保密與控制使用;盒裝可以節省檔案管理人員大量的時間和精力,使其廣泛深入地從事人事檔案材料收集,再進行人事檔案信息的深加工,從而提高服務內容、質量和效率。

      3.建立計算機輔助整理,建立數據庫

      以常用的人事檔案信息為字段,建立數據庫,提供方便、快捷的檢索與利用,或將人事檔案掃描,電腦儲存,利用時,直接在電腦中調取,盡可能地少翻用人事檔案原件,從而充分保護人事檔案原貌。

      作者:李玉琴單位:南京醫科大學第二附屬醫院

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