管理問題對策下的人事檔案論文

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一、人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是全面反映個人思想品德、教育背景、生活履歷、工作經歷、所受獎懲的文件材料，具有真實性、動態性、完整性、機密性的特點。人事檔案的記錄必須確保真實可靠、內容完整，同時還要跟隨個人的成長發展而不斷豐富完善，而且人事檔案內容涉及個人功過及隱秘信息，屬于黨和國家的機密，任何人不能隨意向外泄露。因此，人事檔案是全面、客觀地考察個人、選拔人才的依據，單位人事檔案管理工作具有重要意義。首先，人事檔案管理是人力資源開發的基礎。單位通過查閱人事檔案，才能對個人的能力和素質做出基本判斷，為其安排合適的崗位，可見人事檔案管理是單位知人善任的基礎。其次，人事檔案的有效管理才能實現檔案的保存和使用價值。人事檔案的妥善保存關系檔案的真實性和完整性，單位人事部門必須對管理工作保持謹慎的態度，對生成的個人檔案信息進行嚴格審閱。檔案信息經相關人員審核蓋章后，方可作為有參考價值的檔案文件，而人事檔案保存的目的也是為了更好地利用。最后，人事檔案管理關系人事工作的法律效應。單位對人員的選拔、任用、評估、晉升都將生成對應的人事檔案，因而人事檔案是單位對人員進行職稱評定、為員工繳納社會保險的法律依據。

二、人事檔案管理工作存在的主要問題

當前單位人事檔案管理工作主要存在以下問題：第一，人事檔案管理工作重視不足。人事檔案管理常常被視為事務性的工作，單位領導主要關心業務層面的工作，認為人事檔案管理只要保證日常查檔、不發生丟失泄密的情況即可。各部門對人事檔案工作表現出不關心的態度，填寫檔案表格時不認真，信息數據的真實性難以獲得保證。人事檔案管理人員也沒有對檔案資料給予嚴格審核，檔案資料不全、不及時歸檔的現象時有發生。第二，人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理是一項瑣碎、復雜的工作，涉及檔案資料的收集、整理、分類、編目、查詢、傳遞、使用等多項內容，需要有專人負責，并保證工作質量。有的單位只是照搬《人事檔案材料收集歸檔規定》，而沒有建立具體的實施細則，因而缺乏對人事檔案管理工作的嚴格約束。有的單位即使建立了相關制度，但執行過程往往流于形式。第三，檔案內容不規范。由于單位對人事檔案管理工作未能給予足夠重視，檔案收集力度不夠，現有人事檔案內容并不規范。例如，不少人事檔案僅記錄個人基本情況，對個人能力、信譽、業績等方面的資料反映較少，難以為人事工作提供有力依據；有的人員離職、出國，檔案卻沒有跟隨變動，造成人員和檔案的分離。人事檔案信息的質量不佳，也就不能發揮應有的使用價值。第四，管理水平落后。不少單位開展人事檔案管理工作的環境并不理想，缺少先進的基礎設施，有的單位甚至沒有設立單獨的檔案室，這對檔案材料的保存極為不利。在現有的工作條件下，人事檔案檢索經常依靠傳統的手工方式，檔案傳遞速度慢，資料查詢不便，管理效率低。盡管各單位業務部門都在積極進行信息化建設，但人事檔案管理信息化水平仍然不高。

三、人事檔案管理工作的完善對策

針對當前工作中的問題，單位應采取以下對策：第一，樹立檔案管理意識。人事檔案管理工作的改進首先需要從思想層面給予重視，單位領導應認真學習并貫徹《檔案法》，將人事檔案管理放置在應有的高度，向各部門宣傳人事檔案工作的重要性，動員職工關心和支持檔案工作。檔案管理人員要時刻關注本單位人事變動情況，為單位人力資源開發提供有力支撐。而各部門職工本身就是人事檔案的生成者，因而在填寫檔案信息時應保持嚴肅認真的態度，積極配合檔案管理人員的工作。第二，建立人事檔案管理制度。為確保人事檔案管理工作落到實處，單位應建立嚴格的人事檔案規章制度，明確人事檔案管理人員的具體責任，檔案信息收集、整理、錄入、分類、歸檔、保存、更新、轉檔等各項工作都應有責任人與之對應，防止檔案管理工作流于形式。同時單位應制定相應的獎懲機制，全面考核人事檔案管理人員的工作成果，評估人事檔案的完整性、真實性和機密性，對責任心強、認真履行管理職責的人員，單位應給予獎勵，以激發人事檔案管理人員的工作熱情。第三，提高人事檔案人員素質。人事檔案信息填寫是否規范、管理方法是否科學與管理人員的素質是分不開的。人事檔案管理是一項專業性很強的工作，需要專業人才的知識和技能支持，才能充分實現人事檔案的開發利用價值。所以單位應吸納具備專業學歷背景、工作經驗、責任心強的人事檔案管理人才，由專業人才為單位系統規范人事檔案應填寫的內容，對各部門填寫的檔案信息予以把關，及時處理人事檔案的變動情況，加強人事檔案信息的開發利用。第四，開展人事檔案管理信息化建設。隨著人事檔案管理人員素質的提高，單位應積極開展檔案管理信息化建設，設計符合本單位實際、通用性強、標準統一的人事檔案管理信息系統，將人事檔案生成相應的電子文檔，以便于檔案的錄入、存儲、分類、更新、傳遞，特別是為提供遠程信息服務提供支持。因此，單位應加大人事檔案管理工作的投入力度，提升軟硬件水平，使檔案管理人員能夠應用先進的技術，對人事檔案進行高效的管理與開發利用。

作者：王達單位：興安盟行政公署辦公廳