人事檔案管理必要性和措施

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目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”無(wú)足輕重的部分。對(duì)人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)企、事業(yè)的“短板”。如何在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，讓人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用至關(guān)重要。需要從檔案管理工作的缺陷入手，根據(jù)有關(guān)問(wèn)題提出解決措施，讓人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理變得更加合理、科學(xué)，進(jìn)而為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

一、人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)檔案管理的問(wèn)題

人力資源與社會(huì)保障部門(mén)要極力確保這一類(lèi)民生檔案的安全、完整，更好地保存勞動(dòng)者的各類(lèi)權(quán)益記錄，切實(shí)維護(hù)和實(shí)現(xiàn)民眾的各項(xiàng)權(quán)益。電子檔案管理信息系統(tǒng)就是針對(duì)高效、安全、便捷地使用勞動(dòng)者檔案所開(kāi)發(fā)的管理信息系統(tǒng)，以先進(jìn)的技術(shù)手段促進(jìn)勞動(dòng)者的各類(lèi)檔案信息電子化，提高檔案利用效率，減輕業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的工作量。

1.檔案管理意識(shí)有待增強(qiáng)

目前，有很多部門(mén)和單位的人力資源管理部門(mén)、社會(huì)保障部門(mén)對(duì)檔案工作不重視，甚至沒(méi)有在工作中制定出完善、科學(xué)的管理制度和管理策略，形成了管理職責(zé)不明確、工作紀(jì)律不嚴(yán)謹(jǐn)、管理效率低下的現(xiàn)象，最終影響到檔案工作質(zhì)量。

2.服務(wù)意識(shí)有待提高

檔案管理工作是目前企業(yè)管理中最為核心的內(nèi)容，是為使用者提供科學(xué)、真實(shí)的檔案材料，以方便管理人員進(jìn)行企業(yè)管理，并對(duì)企業(yè)員工工作態(tài)度和內(nèi)容進(jìn)行全面掌握，進(jìn)而服務(wù)社會(huì)大眾，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。但是，很多檔案管理人員在工作中沒(méi)有關(guān)注到這一點(diǎn)，也沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到有關(guān)工作的重要性，因此給管理者所提供的信息真實(shí)性無(wú)法得到保障，也很難為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

3.管理方式有待完善

我國(guó)多數(shù)企業(yè)和機(jī)構(gòu)在工作中都沒(méi)有形成完善、科學(xué)的檔案管理方式，給管理人員提供的管理資料不夠全面、所提供的檔案搜集空間不夠廣闊，因此很多管理人員都無(wú)法及時(shí)將檔案資源進(jìn)行整理收集、傳遞、歸檔，因此在檔案管理中就需要進(jìn)行規(guī)范，如果記載不真實(shí)、審核不準(zhǔn)確等不良現(xiàn)象出現(xiàn)，會(huì)給整個(gè)檔案管理造成嚴(yán)重的影響，甚至是影響到企業(yè)未來(lái)發(fā)展。

二、人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)的檔案管理措施

1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)

思想對(duì)行為具有能動(dòng)作用，要做好人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)的檔案管理，首先就要加強(qiáng)對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，小心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾頇n案，對(duì)每一份檔案材料都要做到及時(shí)收集、傳遞及歸檔，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)職能及服務(wù)相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展。

2.完善檔案管理機(jī)制

配置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員要求具有較高的政治素養(yǎng)和文化水平、工作勤勉、認(rèn)真負(fù)責(zé)，做到檔案材料及時(shí)歸檔，裝檔材料鑒別、分類(lèi)無(wú)誤，及時(shí)提供所需人事檔案信息。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

人事檔案記載的是歷史的真實(shí)面貌，有其時(shí)代的特點(diǎn)。檔案管理人員的新舊更迭，新人已經(jīng)脫離了以往的時(shí)代，對(duì)當(dāng)時(shí)的事情不了解，因此查閱檔案難免會(huì)有困難，提供數(shù)據(jù)會(huì)有誤差。要對(duì)檔案的管理知識(shí)加以系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。

4.大膽創(chuàng)新，開(kāi)創(chuàng)全新的管理模式

創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的永恒話題，只有創(chuàng)新，發(fā)展的步伐才能更穩(wěn)、更快，檔案管理也同樣需要?jiǎng)?chuàng)新。檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)該在以人為本的指導(dǎo)思想下，樹(shù)立檔案為人民服務(wù)的管理觀念，積極努力開(kāi)創(chuàng)全新的管理模式，做好人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)檔案的管理工作，以促進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)全人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展。

三、注重檔案管理信息化建設(shè)

1.加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類(lèi)型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

2.穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，有每個(gè)人的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。

3.從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享

檔案工作要圍繞部門(mén)的工作重點(diǎn)、熱點(diǎn)來(lái)組織、提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對(duì)此，開(kāi)展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案事業(yè)作為社會(huì)大系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，必須與社會(huì)建立起共存、互助和協(xié)調(diào)的關(guān)系，因此，檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也必須走改革之路，改革是多方面、全方位的，如管理體制的改革、服務(wù)方式的改革、工作方法的改革、觀念的更新等。

作者：閆偉 單位：承德市人力資源和社會(huì)保障局