醫院人事檔案保護與整理

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【摘要】醫院人事檔案是一種非常重要的資料，具有較高的參考、利用價值。因此，在管理工作中，醫院必須加強人事檔案保護意識，正視人事檔案保護的必要性，改進資料搜集手段，做好檔案的保管與整理工作。本文以醫院人事檔案的重要性為切入點，探討檔案保護與整理的必要性，并提出相應的策略，以供參考。

【關鍵詞】醫院管理；人事檔案；保護；整理

1.前言

對于現代醫院來講，人才的重要性已經開始凸顯出來[1]。在這樣的情況下，作為人事調動的重要依據，人事檔案對醫院的長遠發展也有著重要影響。因此，做好人事檔案的保護與整理工作，是現代醫院管理工作的基本要求。鑒于目前的管理工作中存在諸多不足，人事檔案保護與整理工作的方法還需要進一步的調整。

2.醫院人事檔案保護

2.1必要性分析

對于醫院來講，人事檔案的作用主要體現在參考上，因此，其在醫院管理中充當著參考資料及憑證的角色，是人事調動工作正常進行的保障。具體來講，人事檔案中不僅記錄醫院人員的基本情況[2]，還能夠反映其工作能力，甚至是價值取向，而這些正是醫院人事管理中最重要的參考。因此要想保證人事調動的合理性與科學性，就必須重視保管好檔案，確保其參考價值。

2.2策略建議

鑒于醫院人事檔案的重要性，在具體工作中，就必須重視搜集、保管好檔案資料。對此，本文認為可行的改進措施主要包括下述兩項：

2.2.1及時更新資料。

定期收集是一種比較高效且實用的檔案收集方法。資料搜集看似簡單，但實際上也需要注意一些問題[3]。醫務人員的能力與行為均具有動態性特征，始終處于變化之中，因此，要想保證現有資料與實際情況相符，資料搜集的及時性就顯得格外重要。因此，在檔案管理中，有必要及時更新現有資料，并將缺失、不完善之處補充齊全。

2.2.2規范相關操作。

在日常管理中，因醫院各項工作的需要，經常會對檔案進行查、借等。為避免檔案遺失、缺損，醫院必須對以檔案資料為對象的相關操作進行規范，對于部分沒有必要或者不符合規定的查閱行為應予以禁止。另外，為方便管理與查閱，醫院應堅持檔案保管與人員調動同步的原則，確保檔隨人走。對于離職或者調動的人員，對其的檔案應進行及時的調整，以提高檔案資料的有效性，保證其參考價值。

3.實例分析醫院人事檔案整理

3.1案例分析醫院人事檔案管理中存在的問題

盡管現代醫院的檔案管理效率已經有明顯提高，但是，依舊有部分醫院的檔案管理模式滯后，與現實要求相去甚遠。對于此種情況，醫院必須充分重視檔案的參照作用，在明確現存問題的基礎上，對管理方法進行創新。我國不少醫院的人事檔案整理中均存在下述問題：對于人事檔案整理的重要性認識不足，在思想上不重視，日常管理中要求不嚴；沒有充分應用先進技術，使得整理效率低下；工作人員工作態度消極，不具備與當今要求相符的管理能力。以某三甲醫院為例，在2010年之前，其人事檔案管理工作中存在很多不規范之處。究其原因，除醫院本身不夠重視之外，管理方式陳舊也是造成效率低下的原因之一。該醫院的人事檔案管理中采取的是人工模式，基本工作均由人力完成。此種工作模式下，檔案存在錯誤的幾率較高，同時，資料也相對比較陳舊，很難及時的更新。再加上數字處理以及縮微拍攝等手段很少被使用，該醫院的檔案管理效率長期處于偏低水平。

3.2改進對策及實施效果

檔案整理工作改進對策主要從其基本環節，比如，搜集來的資料應對其真偽進行鑒別，以保證檔案的可信度與有效性；在紙質檔案加工過程中，應注意事先將上面的書釘等金屬物取下來，以提高整理效率；在檔案歸類環節，應進行鑒定，明確檔案間的關聯，并以此為據，合理排列檔案資料；在人事檔案整理過程中，編目是最關鍵的環節，具體操作中，應盡量保證目錄細致、規范、準確，以保證查閱的便利性；在裝訂環節中，需要先將資料整齊，打洞過程中應注意控制好孔洞與邊緣的間距；在最后的驗收環節中，需要注意對分類情況進行驗收，以明確排序是否正確、目錄是否與現實相符。針對案例醫院人事檔案管理現狀，該醫院自2012年初開始對人事檔案管理模式進行正式調整，相繼實施下述措施：醫院重點強調人事檔案的重要性以及對醫院的貢獻，并在規章制度上對檔案管理工作進行支持；由院長帶頭，成立專項小組，主管檔案相關工作；對于工作人員進行月度考核，并輔以獎懲措施注重新技術的引進與推廣，積極加大計算機和相應管理軟件的應用力度，推進信息化；在制度方面，醫院確認檔案在人事管理中所發揮的重要作用，并撥出專項資金用以聘請專家指導自身的檔案管理工作。通過這些措施，該醫院目前的檔案管理工作已經進入正軌，不僅檔案查閱更加方便，其參考價值也得以更充分的發揮出來。

結語

人事檔案在醫院的人事管理中充當著十分重要的角色，是醫院進行人事調動及任免的依據。所以，為保證醫院充分發揮人才的作用，就必須保證檔案資料的可信度及有效性。而要想做到這一點，就必須重視檔案的保護及整理工作。

參考文獻：

[1]唐薇.淺析醫院人事檔案管理與人力資源開發[J].江蘇衛生事業管理,2015,26(05):38-39.

[2]子雪妃.醫院人事檔案管理存在的問題及解決辦法[J].中國科技縱橫,2015,(21):204-204.

[3]張俊雙.淺析醫院人事檔案管理信息化面臨的問題[J].中國醫療器械信息,2015,21(02Z):184-184.

作者:袁鴻女 單位：寧波市康寧醫院