人事檔案人力資源價值探究

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摘要:人事檔案的真實性、安全性會對人力資源管理工作產(chǎn)生巨大影響，全面了解企業(yè)的人事檔案管理的現(xiàn)狀，并采取有效方法改善其工作中的不足，可使其在人力資源管理中發(fā)揮出更大的價值，進(jìn)而提高其在企業(yè)人力資源管理中的基本地位。本文從健全人事檔案、構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺和提高人事檔案的安全性三個方面對人事檔案的人力資源價值進(jìn)行探究，以此加深企業(yè)人事檔案管理工作的積極意義。

關(guān)鍵詞:人事檔案;人力資源;價值

人力資源管理的實質(zhì)是使用科學(xué)合理的方法，對企業(yè)內(nèi)部人力實施有效的組織、調(diào)配和培訓(xùn)，使企業(yè)內(nèi)部的人力和物力達(dá)到最佳配置，進(jìn)而優(yōu)化企業(yè)資源，為綜合考察和正確選拔人才、干部提供有效依據(jù)。同時企業(yè)的人力資源管理工作的順利開展，需以人事檔案所提供的正確信息為基礎(chǔ)。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的價值高低，會對人力資源管理工作的效果產(chǎn)生直接影響。隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，目前我國在人事檔案管理方面取得較大進(jìn)步，但是仍然存在部分問題，增加了人力資源管理工作的難度，故需采取有效方法，提高企業(yè)人事檔案的價值，使企業(yè)的人力資源管理工作得以順利進(jìn)行。

一、我國人事檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人力資源逐漸升級為企業(yè)的核心資源，并成為提升企業(yè)綜合競爭力的主要因素，同時人事檔案也是企業(yè)招聘、使用和開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)。盡管我國的人事檔案管理工作逐步取得較好發(fā)展，但是其人存在諸多不足，如其發(fā)展主要體現(xiàn)在企業(yè)規(guī)章制度的完善方面，對于企業(yè)人事資料的應(yīng)用，改善卻極其緩慢，造成人事檔案管理的價值無法得到真正發(fā)揮，也致使企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)僵硬化和模式化等問題。人事檔案管理的中心是人，而人力資源在人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，造成現(xiàn)階段人力資源管控凌亂、規(guī)范性較差等問題的原因，主要有兩點(diǎn)：一是中小企業(yè)的工作人員流動性大，企業(yè)內(nèi)部人員的穩(wěn)定性差，導(dǎo)致其人力資源的管理工作難度劇增，并且在中小企業(yè)的人力資源管理工作中，存在以績效考核或者考勤衡量等指標(biāo)為主的現(xiàn)象。同時人員流動性大和單一的人力資源管理方式等，都會增加人事部門檔案管理工作的難度；二是大型企業(yè)的人力資源管理僵化：大型企業(yè)盡管不存在人團(tuán)流動大的問題，且其內(nèi)部人員的結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定，但是大型企業(yè)的人力資源管理與中小型企業(yè)相比，其工作量更大，進(jìn)而更難將“以人為本”的管理理念深入到人事檔案的管理中[1]。

二、人事檔案的人力資源價值分析

通過我國現(xiàn)階段的人事檔案管理現(xiàn)狀可知，人事檔案管理工作中存在的問題比較明顯，且會影響到人力資源管理工作的順利進(jìn)行，因此，對企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化、完善，可有效彌補(bǔ)人力資源管理中的不足，促使企業(yè)人力、物力得以優(yōu)化配置，為企業(yè)的健康運(yùn)營打下堅實基礎(chǔ)。本文主要從以下三個方面入手，對人事檔案的人力資源價值進(jìn)行合理分析：

（一）健全人事檔案，確立人力資源的基本地位

針對現(xiàn)階段人事檔案管理中記錄范圍較窄的問題，大部分中小企業(yè)可通過托管員工人事檔案的方式，即將企業(yè)員工的人事資料直接委托給其他部門或單位管理，此種方式在一定程度上可增加企業(yè)人事檔案管理的效率，達(dá)到節(jié)約管理成本的目的，但是會使人事檔案管理更加分散，不利于企業(yè)的人力資源管理工作的順利進(jìn)行。因此，中小企業(yè)想要發(fā)揮出人事檔案的應(yīng)用價值，就需要確保其不被分散，并保證人事檔案管理的內(nèi)容得以定期更新，以便能忠實地反映出員工的現(xiàn)狀，以此為企業(yè)的人力資源管理提供真實、客觀的依據(jù)。在人事檔案管理工作中，中小企業(yè)需秉持“以人為本”的思想，將員工的狀態(tài)資料納入其中，并允許圖像、備注、附件等多種檔案管理方式的存在，同時需將人事調(diào)整、人事培訓(xùn)等資料記錄在案，進(jìn)而為人力資源管理工作的進(jìn)行提供依據(jù)[2]。

（二）構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺，實現(xiàn)人力資源信息的充分利用

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也引入計算機(jī)技術(shù)，并實現(xiàn)了數(shù)字化管理，其產(chǎn)生的價值有兩點(diǎn)：一是能實現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔雙重備份，使人事檔案材料的保存更加妥善，同時與傳統(tǒng)的管理方式相比，數(shù)字化的管理方式更加便捷，且在信息的更新和查看方面，也更加方便；二是數(shù)字化管理具備快速傳輸能力，可使人事檔案信息流動于多個用戶之間，方便更多的人閱覽。但是人事檔案數(shù)字化管理也存在一定的弊端，如檔案信息被局限于較窄的范圍內(nèi)，信息共享的功能并未實現(xiàn)，不利于企業(yè)內(nèi)部的人才培養(yǎng)，因此，構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺顯得極其重要。企業(yè)人事檔案管理中擁有比較先進(jìn)的檔案平臺，可對人力資源信息進(jìn)行分類管理，使更多的人具備閱讀的權(quán)限，進(jìn)而發(fā)揮出人事檔案的價值，為企業(yè)的人力資源管理提供有效方法[3]。

（三）遵守相關(guān)的法律法規(guī)，確保人事檔案的安全性

在人事檔案的管理過程中，需遵循相關(guān)的法律法規(guī)，進(jìn)而使管理工作得以順利進(jìn)行，并確保人事檔案的完整性和安全性，使其能發(fā)揮出應(yīng)有的價值，為人力資源管理部門提供真實、合理的管理依據(jù)。同時在使用數(shù)字化管理的過程中，需依據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)，對保密性強(qiáng)或者敏感的信息進(jìn)行加密處理，使數(shù)據(jù)共享更具安全性，以此提升人事檔案信息的可靠性，進(jìn)而促進(jìn)人力資源管理工作順利進(jìn)行[4]。

三、結(jié)束語

人事檔案的重要性體現(xiàn)在其是企業(yè)考察和合理使用人才的依據(jù)，因此，人事檔案在企業(yè)人力資源的管理中具備重要作用，故完善和規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理，可對企業(yè)的人力資源開發(fā)和管理起到重要作用。盡管目前企業(yè)的人事檔案管理工作存在諸多不足，但是其對人力資源管理工作的促進(jìn)作用仍不可忽視，因此，企業(yè)需從健全人事檔案、構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺和提高人事檔案的安全性這三個方面出發(fā)，提升人事檔案在人力資源中的價值，發(fā)揮出人事檔案管理的重要作用，實現(xiàn)人力資源的長足發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

[1]劉霞.人事檔案的人力資源價值分析[J].卷宗,2013(6):5-6.

[2]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國市場,2014(9):59-60.

[3]李文龍.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].價值工程,2013(17):271-272.

作者：趙巧霞 單位：河北邯鄲市復(fù)興區(qū)人力資源和社會保障局