事業(yè)單位人員人事檔案管理工作思考

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摘要：事業(yè)單位新聘人員人事檔案審核過程中主要存在檔案完整度不夠、信息缺失、檔案造假等問題，針對以上這些問題，筆者認為應增強檔案意識、建立糾錯機制、提高造假成本，以完善事業(yè)單位新聘人員人事檔案審核工作。我國事業(yè)單位是由國家財政支持、承擔著相關(guān)社會職能的單位，事業(yè)單位的發(fā)展對于我國的經(jīng)濟社會有著至關(guān)重要的影響，所以我國一直十分重視事業(yè)單位的發(fā)展問題。隨著市場經(jīng)濟體制的逐漸健全，事業(yè)單位的改革也進一步深化，其中人事檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要基礎(chǔ)管理工作影響著事業(yè)單位工作的正常開展、影響事業(yè)單位人員職能的正常發(fā)揮。本文將對事業(yè)單位新聘人員的人事檔案管理工作進行重點研究，以促進事業(yè)單位工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；新聘人員；人事檔案管理

一、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理現(xiàn)狀

當前的社會沒有對人事檔案給予足夠的重視，而檔案管理工作的發(fā)展也沒有跟上社會發(fā)展的步伐。這主要反映在接收新聘用的人事檔案和審查人事檔案的過程中，主要體現(xiàn)在以下三個方面：第一，檔案完整度不夠。收集檔案是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，但是檔案收集工作也是檔案管理的難點所在。一方面是職員入職時自身提供的檔案有所缺失，另一方面，存在檔案管理工作人員收集檔案不及時的情況。隨著檔案資料的種類和數(shù)量日益增加，大量電子資料的收集整理也增加了檔案管理的難度，更加難以確保檔案完整度。同時，當下檔案管理工作中常有權(quán)職劃分不清的情況[1]。一些具有工作經(jīng)驗的新聘用人員存在人檔分離的狀況，在處理檔案管理工作時互相推脫；他們無法掌控自己檔案，造成檔案缺少，影響檔案的完整度。第二，檔案信息缺失。人事檔案應包括員工的個人情況以及道德、能力、勤奮、業(yè)績等情況，并應反映其整體面貌。新聘人員缺少的檔案信息集中在身份證明材料、工作經(jīng)驗材料等部分，如勞動合同等。由于大多數(shù)檔案管理人員對收集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不夠熟悉，易造成部分檔案信息缺失。第三，檔案造假。由于人才流動的加劇，一些單位和大學的相關(guān)部門忽略了保密原則，允許流動人員和畢業(yè)生攜帶自己的檔案，為造假提供了方便，導致某些人員會為滿足招聘要求而虛假陳述，這主要集中在偽造的勞動合同和工作經(jīng)驗材料上。

二、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理存在的不足

（一）檔案管理方式有待完善

人事管理應包括個人簡歷、獎懲經(jīng)歷等，隨著當前信息化的不斷發(fā)展，過時的人事管理計劃出現(xiàn)了各種問題，無法滿足事業(yè)單位的需求。為了保證人才檔案的管理規(guī)范性，應加強政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理。信息技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，對提高人事檔案管理的效率帶來了積極的作用。在我國的公共事業(yè)單位進行人事檔案管理時，應引進各種先進的信息和計算機技術(shù)，促進人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展，提高人員文件管理的質(zhì)量。

（二）檔案監(jiān)管能力不足

當前事業(yè)單位管理對新入職員工的人事檔案和數(shù)據(jù)監(jiān)管的過程中易出現(xiàn)問題[2]。由于需要從其他組織獲取人事檔案，此過程中可能會缺少材料。一些文件的內(nèi)容不是標準化的，因此該機構(gòu)無法有效地接收其檔案[3]?；诖耍缕赣萌藛T的調(diào)動和安排也將受影響。另外，如新聘用人員的人事檔案不規(guī)范、完整，則會增加人事檔案管理部門的管理工作量。

（三）聘前存在簡化程序現(xiàn)象

政府機關(guān)事業(yè)單位的年度招聘是一項大型的招聘活動，這給事業(yè)單位的招聘帶來很多壓力。在招聘過程中，存在一個問題：有些政府機關(guān)事業(yè)單位評估內(nèi)容是相同的，整個招聘過程相對簡化和籠統(tǒng)，導致評估結(jié)果缺乏針對性。此外，在政府機關(guān)事業(yè)單位招聘時，招聘單位將審查申報人的檔案，了解其政治面貌，以及過去的經(jīng)驗和能力。但是一些招聘單位認為此過程不必要，因此簡化申請審核過程，導致標準化程度下降。最后，政府機關(guān)事業(yè)單位的許多選調(diào)、晉升程序中需要處理大量人事檔案，工作量比較大，容易造成混亂。這增加了人事檔案管理的難度。

（四）新進人員對檔案重視度不夠

作為政府機關(guān)事業(yè)單位公開招聘的重要組成部分，必須根據(jù)要求嚴格審查新聘人員的資料，確保干部人事檔案真實、準確以及完整規(guī)范，維護工作的嚴肅性和公信力。盡管我國的政府機關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)對人事檔案管理的重要性有了初步了解，但是新職員對人事檔案管理的理解仍存在一定偏差。他們認為人事檔案管理只需要在人事檔案管理中做好記錄與保管，而不會將人事檔案管理與人力資源管理工作緊密聯(lián)系，也沒有將人事檔案管理工作與單位人才隊伍建設(shè)緊密聯(lián)系，這將大大降低工作的效率。

三、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）構(gòu)建完善科學的檔案管理模式

在這個階段，應將人事檔案與個人信用制度有機結(jié)合起來，并將其作為人事檔案管理工作過程中重要的組成部分，以就職歷史、工作能力、信用記錄作為人員檔案的主要內(nèi)容，并不斷完善和優(yōu)化檔案管理體系。因此，有必要大力改革事業(yè)單位人事檔案管理制度，將新時期的發(fā)展要求融入公共機構(gòu)的人事檔案管理的工作思考，推進事業(yè)單位人事檔案管理機制改革。為了提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性，政府機關(guān)事業(yè)單位應建立專業(yè)的人事檔案管理部門，并把重心放在人事檔案的內(nèi)容、標準和范圍上，明確規(guī)定部門工作人員的職權(quán)和義務(wù)等。應對人事檔案管理中的各項要求做出明確規(guī)定，同時對人事檔案管理工作中管理人員的工作流程、結(jié)果、方法、標準等作出明確規(guī)定，以確保其具有明確的方法和目標。

（二）加強檔案監(jiān)管力度

建立糾錯機制。例如，某單位為政府機關(guān)事業(yè)單位新雇傭的人員建立了不完整、不規(guī)范的人員檔案。對此，他們采用了補充收集、復制原始文件和完善的程序來補充和規(guī)范。所有補充材料均應注明負責人員、處理時間，加蓋組織人事部門的公章。干部重要信息記錄不一致的，應按有關(guān)政策審核。經(jīng)調(diào)查確認無原始資料、難以按照現(xiàn)行政策查明的，應按照嚴格控制的原則，結(jié)合檔案記錄進行綜合確定和確認。增加造假成本。目前，某單位采取了取消存在嚴重問題并有確鑿證據(jù)的偽造人事檔案的新聘職員的錄取資格的手段。應當進一步建立信譽體系，將偽造文件的人員列入“黑名單”，限制其申請國家機關(guān)事業(yè)單位，增加造假成本；為實現(xiàn)人事檔案管理與信息技術(shù)的融合，事業(yè)單位應充分吸收行業(yè)內(nèi)外的信息技術(shù)應用經(jīng)驗，將信息技術(shù)更加深入地整合到人事檔案管理中，以達到提高人事檔案管理的效率的目的。一方面，管理人員應利用信息技術(shù)拓寬人事檔案管理的服務(wù)范圍，更加全面地了解各種資源信息，包括照片、音頻和視頻等。另一方面，在人事檔案管理工作中，管理人員應利用信息技術(shù)對檔案信息進行有效管理，并在保密、保質(zhì)、保量的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)創(chuàng)新人事檔案的管理方式，為單位提供更全面的人才?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案管理部門的管理人員大多來自就業(yè)服務(wù)中心和人才服務(wù)機構(gòu)。其中部分人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)且工作流動性大，在一定程度上會出現(xiàn)信息泄漏的問題。應該加強其專業(yè)素養(yǎng)、增強硬件投入，防止出現(xiàn)檔案信息“跑風漏氣”的問題。

（三）完善優(yōu)化聘前管理制度

完善的管理體系可以保證人事檔案管理工作的順利進行并保證其標準化。因此，事業(yè)單位需完善現(xiàn)有的人事檔案管理系統(tǒng)。有必要根據(jù)我國的社會狀況和公共機構(gòu)的發(fā)展要求，制定出更可行、合理的方案。應補充和完善原有制度，對一些工作規(guī)范要求做出更加詳細、更加明確的規(guī)定，以達到有效的規(guī)范和管理效果。

（四）注重對新進人員檔案管理重視度的培養(yǎng)

機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理部門的員工缺乏相關(guān)技術(shù)上的培養(yǎng)，缺乏相應的學習環(huán)境，導致員工在設(shè)備應用上存在技術(shù)不嫻熟的問題。人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響工作質(zhì)量，因此提高人事檔案管理人員的素質(zhì)是提高其工作質(zhì)量的有效途徑。我國政府機關(guān)事業(yè)單位需要對新進人事檔案管理人員進行培訓，使他們掌握更先進的人事檔案管理概念和工作方法，尤其是使他們熟練掌握信息技術(shù)和計算機技術(shù)，并使其能夠?qū)⑦@些技術(shù)熟練地運用到人事檔案管理工作中。同時，想要提高人事檔案管理人員素質(zhì)的政府機關(guān)事業(yè)單位也可以進行外部招聘，從而招募一些具備較高素質(zhì)的人才從事人事檔案管理工作。政府機關(guān)事業(yè)單位還應制定相應的考核制度和考核標準，繼續(xù)培訓不符合標準的人員，或者將其調(diào)離管理崗位。同時，還應該進一步加強管理工作的規(guī)范化要求，對人事檔案管理提出新要求，為其設(shè)定更高的工作目標。

四、結(jié)語

基于以上內(nèi)容，我們可以知道，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，我國政府機關(guān)事業(yè)的發(fā)展也面臨著新的局面。政府機關(guān)事業(yè)單位的升級改造正在緊鑼密鼓地進行中，而在政府機關(guān)事業(yè)單位的眾多管理任務(wù)中，人事檔案管理是重要的工作之一，它將直接影響政府機關(guān)事業(yè)單位中人力資源的配置和使用。對于新雇用的雇員，單位通常并不夠熟悉，因而也無法準確地為其安排職位。管理人員應當在雇用之前、其間和之后的環(huán)節(jié)中均加強人員檔案管理，從而能夠幫助單位的領(lǐng)導者了解新聘請的雇員的素質(zhì)和能力強弱，為他們合理安排工作，使新聘請的人員能夠迅速適應自己的崗位、正常開展工作，進而保證單位職能的正常履行。政府機關(guān)事業(yè)單位應進一步明確人事管理工作的內(nèi)容，使相關(guān)人員能夠妥善完成職員檔案的收集、保存和管理。在此基礎(chǔ)上，可以對各級人員進行分析和歸納，形成一個較為完善的人事檔案管理系統(tǒng)。這有利于發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，防止人才流失。其次，在新時代的影響下，人事檔案的管理應采用數(shù)字化的方式來代替以前的傳統(tǒng)工作方式。最后，事業(yè)單位應提高對人事檔案管理工作的重要性，并將其放在當下工作中的重要位置上，堅持努力提高人事檔案工作的科學管理水平。應做到在規(guī)定相應使用權(quán)的基礎(chǔ)上，僅向部門和個人公開部分信息，并建立公開透明的人事檔案管理機制，為社會提供方便、準確的檔案管理服務(wù)。

參考文獻：

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[3]徐振業(yè).淺談事業(yè)單位聘用人員人事檔案的管理嘗試[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(04):147.

作者：陳靖宇 單位：昌圖縣黨建工作服務(wù)中心