檔案整理技術(shù)

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在全世界，已經(jīng)相當(dāng)成熟的傳統(tǒng)檔案實體整理技術(shù)，在電子文件出現(xiàn)之后遭遇了無法克服的困難，檔案整理技術(shù)進(jìn)入了一個最為活躍和多樣化的變革時代。

對此，西方檔案界已經(jīng)取得了比較一致的認(rèn)識和實踐成果，他們以“文件生命周期理論”為理論基礎(chǔ)，以文檔一體化為實踐基礎(chǔ)，在電子政務(wù)平臺上，創(chuàng)造了元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，從而結(jié)束了西方傳統(tǒng)檔案實體整理的技術(shù)時代。而中國檔案界，一方面是迅速地引進(jìn)了西方的元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，另一方面則又提出了自己的多種多樣的檔案整理技術(shù)，如“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”、“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”等等。雖然中國一下出現(xiàn)了如此之多的檔案整理技術(shù)，顯得有些混亂，但這些檔案整理技術(shù)具有一個共同的特征，那就是它們并不使用“元數(shù)據(jù)”來整理檔案。這不是一般的技術(shù)上的不同，而是顯露出了中、西方迥然不同的檔案整理技術(shù)走向。我們始終認(rèn)為，中國現(xiàn)有檔案整理技術(shù)的出現(xiàn)，必然有它形成的道理。所以，我們借此篇文章，通過對不同檔案整理技術(shù)的比較，來揭示檔案整理技術(shù)的本質(zhì)及其我國檔案整理技術(shù)的發(fā)展趨勢。

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”已被檔案界普遍接受，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”則還是一個剛剛提出的概念。這里只是利用“非”這一重要的邏輯概念表明，只要西方的“元數(shù)據(jù)”不是檔案整理的唯一技術(shù)，那么在“元數(shù)據(jù)”之外，就應(yīng)該有“非元數(shù)據(jù)”檔案整理技術(shù)的存在。大家必須理解，我們提出“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”，并不是要去反對和否定元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而只是要用“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的概念開道，來梳理在中國已經(jīng)出現(xiàn)的檔案整理技術(shù)，并證明它們同樣是現(xiàn)代的，而且是更適應(yīng)中國檔案實踐的檔案整理技術(shù)體系。

一、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術(shù)。而西方產(chǎn)生這種技術(shù)的實踐基礎(chǔ)是，他們利用計算機網(wǎng)絡(luò)及其技術(shù)實現(xiàn)了“電子政務(wù)”，并且使“電子政務(wù)平臺”成為他們?nèi)粘Ｐ姓芾淼膶嵺`基礎(chǔ)和管理工具。

在這種特殊的條件下，電子政務(wù)系統(tǒng)本身不僅能產(chǎn)生著電子文件、而且也能提供電子文件的實體信息(數(shù)據(jù))，并且能根據(jù)電子文件生成的具體環(huán)節(jié)，提供隱含在具體環(huán)節(jié)背后的、電子文件與社會實踐及其過程之間的對應(yīng)信息——元數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù))，即檔案實踐通常所稱的“檔案歷史聯(lián)系信息”。于是，嵌在電子政務(wù)平臺中的檔案整理系統(tǒng)就可以在電子政務(wù)的支持下，利用所采集的“元數(shù)據(jù)”完成“檔案歷史聯(lián)系”的整理，它不但獲得了“電子文件實體集合”，而且具有了足以使這一文件實體集合轉(zhuǎn)化為檔案的“檔案歷史聯(lián)系的記錄”。而“電子文件實體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”這兩種物質(zhì)實體的獲得，就構(gòu)成了它所要得到的電子檔案實體。因此“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一個具有科學(xué)性、高自動化程度的檔案整理技術(shù)體系。

由于現(xiàn)在西方和我國還只是將“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”嵌入到了電子政務(wù)系統(tǒng)，所以有人可能誤認(rèn)為，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)只適用于電子政務(wù)。其實不然，它不但能適應(yīng)電子政務(wù)的檔案整理，而且也能適應(yīng)諸如電子銀行、電子商務(wù)、電算化會計等等電子管理平臺的應(yīng)用。事實上，只要人們能為某一社會實踐的管理建立電子管理的平臺，那么元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)就能嵌入這個電子管理系統(tǒng)，成為適應(yīng)它的檔案整理技術(shù)。所以“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一種具有很寬實踐范疇的實用檔案整理技術(shù)。

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的特征是，它徹底變革了傳統(tǒng)檔案實體整理的技術(shù)，成為“文件實體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”分離的技術(shù)。這種文件實體與檔案歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，使元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中的“檔案歷史聯(lián)系整理”，不再受電子文件實體的干擾，而使檔案整理真正地進(jìn)入了多元的時代，使檔案整理原則從一維的“來源原則”，發(fā)展為具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的“文件實體整理與檔案歷史聯(lián)系整理技術(shù)的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成”是其檔案整理技術(shù)的四大特征。

二、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

在檔案整理技術(shù)中“非元數(shù)據(jù)”與“元數(shù)據(jù)”是相對存在的兩種檔案整理技術(shù)。從概念上說，除了“元數(shù)據(jù)”的檔案整理技術(shù)之外，都屬于“非元數(shù)據(jù)”檔案整理的技術(shù)范疇。但本篇文章不再研究傳統(tǒng)的檔案實體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”和“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”。

不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”，還是“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”，它們的檔案實體整理與檔案歷史聯(lián)系整理都是相互分離的。“雙套制的檔案整理技術(shù)”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質(zhì)檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質(zhì)檔案。由此我們可以看出，中國檔案界提出的這些非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，具有一個共同特點，即它們都是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的檔案整理技術(shù)。由于這些“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的技術(shù)，所以它們就同樣都能實現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來源原則”，過渡到具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實體共同構(gòu)成檔案。

于是我們發(fā)現(xiàn)，中國提出的非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)雖然還存在著許多的缺點，但在“質(zhì)”上，這些非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都具有“文件實體整理與檔案歷史聯(lián)系整理的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成”的四大檔案整理技術(shù)的特征。

三、兩種典型檔案整理技術(shù)的比較

我們的研究發(fā)現(xiàn)，雖然非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的技術(shù)環(huán)境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術(shù)具有相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，完全可以用同一的《檔案整理結(jié)構(gòu)的模型》來認(rèn)識和解釋它們的機理和過程。或者說，是因為它們具有相同的檔案整理結(jié)構(gòu)，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)這兩種看似非常不同的檔案整理技術(shù)，其實是同一檔案整理結(jié)構(gòu)的兩種不同技術(shù)表現(xiàn)形式。

為什么會產(chǎn)生這兩種不同的檔案整理技術(shù)形式，或者說，西方為什么采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而中國為什么要采用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而這是相同的檔案整理原理為適應(yīng)不同國家檔案實踐條件而產(chǎn)生必然結(jié)果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現(xiàn)階段提出的“文件中心”，與之相應(yīng)的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯(lián)的檔案實踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學(xué)理論。

原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術(shù)的中介，由于技術(shù)離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進(jìn)的技術(shù)并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。中國人民大學(xué)王健教授在國家社科基金項目“OA環(huán)境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術(shù)報告中就客觀和直率地提出，在中國“無論是檔案行政管理機構(gòu)，還是檔案館，都無權(quán)指導(dǎo)各機構(gòu)的文件工作，……因而無法具備全面的一體化功能。”①對于在中國建立文件中心的問題上她也指出“全盤否定檔案室的態(tài)度是不科學(xué)的，完全撤銷檔案室的做法是不現(xiàn)實的，在保留檔案室的基礎(chǔ)上再重建一套文件中心是不必要的，簡單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問題。”②這些認(rèn)識對于認(rèn)識檔案整理技術(shù)的發(fā)展同樣有效。

我們應(yīng)特別注意，計算機化與現(xiàn)代化是兩個不同的概念，比如，一種檔案整理技術(shù)雖然沒有實現(xiàn)計算機化，但如果它能實現(xiàn)多維的檔案歷史聯(lián)系聯(lián)系整理；而另一個雖然實現(xiàn)了計算機化，但它形成的檔案歷史聯(lián)系卻是一維的，那么我們究竟應(yīng)該將哪種技術(shù)判斷為現(xiàn)代檔案整理技術(shù)呢？檔案整理技術(shù)現(xiàn)代化的關(guān)鍵是檔案整理技術(shù)內(nèi)容上的現(xiàn)代化，計算機化只是檔案整理現(xiàn)代化的一種外在的形式。

在自動化和計算機技術(shù)應(yīng)用的程度上，元數(shù)據(jù)顯然要高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但在中國發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，有著諸多檔案界自身無法克服的現(xiàn)實障礙，但只要我們放棄部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現(xiàn)“文檔一體化”、能脫離電子政務(wù)環(huán)境、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”的條件下，創(chuàng)造出一種可應(yīng)用于文書和科技檔案、并適用于紙質(zhì)文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術(shù)。所以不要簡單化地根據(jù)計算機技術(shù)的應(yīng)用程度，來論檔案整理技術(shù)的長短。

四、中國檔案整理技術(shù)前景的展望

通過“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”與“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的比較研究，我們認(rèn)為：

中國檔案界，須在元數(shù)據(jù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術(shù)問題，而是干系到中國檔案事業(yè)未來發(fā)展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學(xué)者和中國檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都必須傾心關(guān)注的問題。

不應(yīng)該排斥元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，但在相當(dāng)長的一段時期內(nèi)，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”應(yīng)該是一條更適應(yīng)中國國情的檔案整理技術(shù)路線。我們甚至認(rèn)為，它是遲早要被國人所接受的一種檔案整理技術(shù)。

“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”雖然已經(jīng)有了基礎(chǔ)，但技術(shù)整體還處于相當(dāng)混亂的狀態(tài)。我國應(yīng)該在夯實它的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)、簡約它的技術(shù)、注重它的實用性的前提下，統(tǒng)一制定中國的檔案整理技術(shù)規(guī)范。其結(jié)果應(yīng)該是創(chuàng)造出一種具有中國特色的檔案整理技術(shù)體系和理論。這也是中國檔案界在世界有所建樹的一個契機。

我國在轟轟烈烈引進(jìn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的過程中已經(jīng)積累了許多實踐經(jīng)驗，現(xiàn)在是否應(yīng)該對它進(jìn)行一次階段性的總結(jié)，召開一次高端研討會，客觀地評價一下得失，這可能是一個非常有益的建議。

注釋：

①②王健：《電子時代機構(gòu)核心信息資源管理》，中國檔案出版社2003年版，第58～59頁。