人事檔案管理

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應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案管理

一般認(rèn)為，要做到人才使用安全，減少用人風(fēng)險，就應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案管理。在這方面，中共中央組織部、國家人事部早在1988年12月1日就聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作的通知》，繼后又在1989年11月3日聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理的補(bǔ)充通知》，1996年12月2日聯(lián)合了《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》。文件強(qiáng)調(diào)：流動人員檔案的管理應(yīng)按照人事管理權(quán)限，統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及其所屬的人才流動服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。其他機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)流動人員檔案的管理工作；任何人不得私自保管他人或本人檔案；流動人員的人事檔案管理，必須堅決執(zhí)行國家的保密制度，遵循分級管理的原則。檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規(guī)定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。

人事檔案管理實際存在強(qiáng)化和弱化兩種傾向

（一）人事檔案管理的強(qiáng)化傾向

截至2001年末，全國各級政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心保管的人事檔案已達(dá)268萬份，此外，還有數(shù)以千萬計的人事檔案仍由各級黨委組織部門或政府人事部門保管。其中尤以國有單位、特別是國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位對人事檔案更為重視，在接收流動人員前總要先索取和審閱其檔案，既重視了解擬接收人員的現(xiàn)在，也重視考察其過去，以增加對擬接收人員的信任度。

（二）人事檔案管理的弱化傾向

我國的人才流動其實是從人事檔案管理的松動開始的。長期以來，用人單位都遵循“先審閱檔案后決定是否接收”的思維定式開展工作，但是從20世紀(jì)80年代起，這種思維定式和工作套路逐漸被打破了。率先打破這種思維定式和工作套路的地區(qū)是我國第一批經(jīng)濟(jì)特區(qū)——深圳、珠海和汕頭。據(jù)調(diào)查，1980至1987年間到深圳求職的人員多屬沒有辦理戶口遷移手續(xù)、沒有轉(zhuǎn)遞人事檔案、沒有原單位介紹信的“三無人員”。在深圳，不少單位在無檔案、無黨團(tuán)組織關(guān)系、無原單位介紹信的情況下用人。率先打破這種思維定式和工作套路的單位是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、外資企業(yè)和私營企業(yè)。全國最新的非公有制企業(yè)人才資源調(diào)查顯示，非公有制企業(yè)高級人才所占比例已經(jīng)超過國有企業(yè)，在非公有制企業(yè)489.9萬專業(yè)技術(shù)人員中，具有高級職稱的占7.3％，高出國有企業(yè)2.3個百分點。另據(jù)分析，絕大多數(shù)非公有制企業(yè)高級人才都來自國有企業(yè)，非公有制企業(yè)往往是在無從審閱其檔案和不審閱其檔案的情況下接收他們的。

對人事檔案管理走向的基本看法

鑒于以上分析，人事檔案管理究竟應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化還是弱化呢？筆者的基本看法有三：

（一）我國人事檔案管理應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化而不是弱化

就國家而言，搞好流動人員的人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，就用人單位而言，認(rèn)真審閱擬接收人員檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。就流動人員自身而言，檔案是自己從學(xué)校到各個工作單位的珍貴歷史證明，實行養(yǎng)老保險社會統(tǒng)籌之后，流動人員參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌還須通過檔案中記載的工齡來確認(rèn)，因此，人事檔案在現(xiàn)階段和今后一個相當(dāng)長的時期，無論對國家、單位和個人都有不可替代的作用，我國的人事檔案管理應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化而不是弱化。

（二）改革我國人事檔案管理勢在必行

我們看到，雖然人事檔案無論對國家、單位和個人都有不可替代的作用，但表現(xiàn)出來的卻是各級黨委組織部門、政府人事部門及其所屬人才流動服務(wù)中心對人事檔案管理的“一頭熱”，而眾多用人單位和個人卻不十分看重人事檔案。據(jù)調(diào)查分析，目前由各級政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心集中保管的人事檔案雖然已近300萬份，其中20％已成為無人問津的死檔，而這60萬份左右的人事檔案之所以無人問津，一是因為檔案內(nèi)容陳舊貧乏，不能及時反映個人學(xué)歷、職稱等方面的變化和工作業(yè)績情況，二是因為寄存和查閱檔案實行的是有償服務(wù)。既然人事檔案的內(nèi)容陳舊貧乏。其作用自然就大打了折扣。既然人事檔案實行的是有償服務(wù)，自然就成為不乏不愿或無力為此項消費(fèi)而支出的服務(wù)對象。再者，人事檔案由各級政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心集中保管和實行壟斷性經(jīng)營的做法也很值得商榷，這不僅不利于人才中介機(jī)構(gòu)之間的公平競爭，影響國內(nèi)人才市場與國際人才市場的接軌，還容易滋生國家公職人員的腐敗行為。因此我認(rèn)為改革我國的人事檔案管理已經(jīng)勢在必行。

（三）應(yīng)當(dāng)從實行人事檔案管理無償服務(wù)做起

根據(jù)以上分析，改革我國的人事檔案管理不僅勢在必行，而且已成當(dāng)務(wù)之急，我國加入世界貿(mào)易組織之后所面臨的國際人才競爭態(tài)勢更要求各級黨委組織部門和政府人事部門提速人事檔案管理改革。為此，特提出如下建議。

1、將各級黨委組織部門或政府人事部門授予所屬人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理權(quán)收回，成立專門的全額撥款事業(yè)單位專事人事檔案管理工作，做到集中、統(tǒng)一和規(guī)范管理，在嚴(yán)格人事管理權(quán)限的基礎(chǔ)上對用人單位提供無償服務(wù)。

2、在保管的人事檔案中及時增加職業(yè)資格認(rèn)證、職稱評定、職務(wù)升降、工作單位變動等方面的內(nèi)容，以增加其使用價值。

3、以信息化促進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，逐步做到犯罪記錄、交通肇事記錄等方面內(nèi)容的全國聯(lián)網(wǎng)管理，做到各級主管部門的資源共享。