外貿(mào)英語信函文體風(fēng)格

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【摘要】文章根據(jù)作者講授外貿(mào)函電的經(jīng)歷，探討了外貿(mào)函電的文體特點。外貿(mào)函電應(yīng)準(zhǔn)確，簡明，扼要。禮貌和體諒也是商務(wù)信函書寫的重要原則。同時應(yīng)用主動句，少用被動句，信要寫的自然，避免使用陳舊的語言。

【關(guān)鍵詞】英語信函；文體特點；禮貌體諒；主動語態(tài)

外貿(mào)英語信函作為外貿(mào)英語的一個重要組成部分,受其行業(yè)特點的影響,具有其特有的文體風(fēng)格。

在外貿(mào)業(yè)務(wù)中，每筆交易的達(dá)成，多與買賣雙方的共同努力，相互協(xié)作密不可分。同時，為了擱置各自利益，買賣雙方存在激烈的競爭。這種競爭中要有合作，合作中競爭的行業(yè)特點必然給外貿(mào)英語信函賦予鮮明的行業(yè)特點。

外貿(mào)英語最顯著的文體風(fēng)格之一是用語禮貌。禮貌的用語會給買賣雙方的合作創(chuàng)造一個良好的氛圍。友好的氣氛是順利進行業(yè)務(wù)交往的前提，即使交易不成，也會起到“買賣不成人情在”的效果，為以后再次交往打下良好的基礎(chǔ)。

一、措詞用語禮貌客氣

言語是表達(dá)情感的重要手段。禮貌客氣的措詞用語首先就在買賣雙方之間創(chuàng)造一個友好的氣氛。

1．對對方的一切友好表示，如詢盤、報盤、訂貨等不管接受與否多要表示感謝

WethankyouforyourletterofOct.27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingthetradewithyou.

感謝你方10月27日來函，并希望同你方討論擴大貿(mào)易合作的可能性。

WearepleasedtoreceiveyourinquiryofJanuary10thandencloseourillustratedcatalogandpricelistgivingthedetailsyouaskfor.

很高興受到你方1月10日的詢價。根據(jù)你方要求，現(xiàn)寄上帶插圖的目錄及明細(xì)價格單。

WethankforyourquotationofMarch3rdandthesamplesofsockssenttous.

謹(jǐn)對3月3日的報價及寄來的襪子樣品表示感謝。

2．提供令人滿意信息時，要用語客氣

WehavethepleasuretoinformyouthattheshipmentperS.S“NanFang”hasgoneforwardandhopethatitwillarriveatthedestinationinperfectcondition.

欣告你方“南方”輪已順利裝載，希望到達(dá)目的港時貨物良好。

Muchtoourdelight,ourmanufacturersarepreparedtorearrangetheirproductionforyou.

令我十分高興的是，廠家為您重新安排生產(chǎn)。

3．提供令人不滿意的信息或向?qū)Ψ奖硎静粷M時，更要注意措辭

Pleaseacceptourapologiesforbeingunabletoentertainyourcounter-offer.

不能考慮你方還盤，甚歉。

Muchtoourregret,theL/CforyourorderNo105hasnotreachedusuptonow.

令我非常遺憾的是，貴方105號訂單直至目前尚未到達(dá)我處。

Itisregrettabletoseeanorderdroppedowningtonoagreementonprice;however,wewishtorecommendyouanotherqualityatalowerpriceforyourconsideration.

很遺憾，因為無法就價格達(dá)成協(xié)議，失去了一個訂單。但我們?nèi)越ㄗh你們考慮較低價格的另一品級。

4．向?qū)Ψ教岢鲆?，也要講究禮貌客氣

Yourearlyreplytoourrequestwillbehighlyappreciated.

如蒙早日答復(fù)我方要求，我將不勝感激。

Welookforwardwithkeeninteresttoyourpunctualshipment.

我殷切希望貴方準(zhǔn)時交貨。

二、避免消極否定的語氣

1．盡量避免使用具有否定含義的詞語

TheshipmentwillnotarriveinBostonuntiltheendofAugust.

這句話強調(diào)了裝載的貨不能早來這樣一個不祥的事實，如反過來用積極肯定的語氣表達(dá)，效果就不同了，看了令人鼓舞。

TheshipmentwillarriveinBostonattheendofAugust.

再看下面這個句子：

Yourordercannotbefilledunlessyourequestaminimumquantityof1,200pieces.

這句話不僅強調(diào)了什么不能做，而且還有指責(zé)對方的口氣，不易為人所接受。最好改為：

Yourordercanbefilledifyourequestaminimumquantityof1,200pieces.

再如：Weareholdingbackyourshipmentuntilwereceiveyourpayment.應(yīng)改為：

Wewillforwardyourordertoyouassoonaspaymentisreceived.

2．防止“冷漠”和“不必要條件”

YourcarwillbepickeduponTuesdayatnoon.

本句并無語意毛病，但如采用較積極說法，效果則更好。

YourcarwillbewaitingforyouonTuesdayatnoon.

下面再看“不必要條件”措詞的不足之處。

a.Ifyousendusacheckfor$1,200rightaway,youwillbeableto---

b.Bysendusacheckfor$1,200rightaway,youwillbeableto---

a句中含有對方可能不會寄交支票來的言外之意。把“if”至于句首，則更強調(diào)了條件限制。而b句雖表達(dá)同樣意思，卻無上述否定可能性的言外之意。

3．要采取對方立場

作為一個交際者，面臨的最大挑戰(zhàn)是如何使對方感到自己的重要性受到尊重。對方會原諒你的無意疏忽或模棱兩可的態(tài)度，卻受不了你的輕視鄙薄。

高明的交際者采取對方的立場，使對方感到自己的重要性受到尊重。他們在書面交際中，推敲詞句，尤為注意采取對方的立場。請看下例：

WehaveaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.

上面這句話本身沒有什么問題，但寫的角度側(cè)重了發(fā)信人而不是收信人。如將上述句子改寫如下，則效果更佳：

YoucanchoosefromaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.

這個句子強調(diào)了有各種各樣的冬季服裝可供收信人挑選，強調(diào)了收信人的利益。同時，用“Youcanchoose”更顯得親切、直接。

在撰寫說服性信件時，采取對方立場尤為重要。因為如要說服對方購買一件商品或采取一項行動，對方必然先考慮是否對自己有利。請看下面兩例：

Weadviseyoutoorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.

Tohaveagoodsupplyofshoes,pleaseorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.

第一句只表明“你的需要”，而第二句則把讀者的需要和利益考慮進去了。

以下兩例因考慮了對方的立場，句子得到明顯改進：

（1）WewilldelivertheorderbyFebruary10.

YouwillreceiveyourorderbyFebruary10.

（2）Wecanallowyouhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.

Youcanpayonlyhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.

以禮貌客氣求合作只是問題的一個方面，問題的另一個方面則是激烈的競爭。常言道：Nobargaining,nobusiness.在激烈的競爭和討價還價中，還必須講求策略。講究謀略的手段之一就是巧用委婉模糊表達(dá)。因此，委婉模糊的表述也是外貿(mào)英語的重要文體之一。所謂委婉模糊表述，就是把有些詞匯的有限外延巧妙結(jié)合起來，使其內(nèi)涵的可塑性和外延的模糊性有機地融為一體，隱其真情于字里行間，寓其實于“弦外之音”,把自己真正的意圖用委婉模糊的方法表達(dá)出來。常見的方法有以下幾種：

1．迂回表達(dá)，聲東擊西

Wehaveconcludedsubstantialbusinesswithmanyotherclientsatalowerpricethanyours.

我方已與其他許多客戶以低于貴方的價格大量成交。

這里并未直接指出對方價格偏高，只是委婉地用“其他許多”這種言彼指此的迂回方法把自己的態(tài)度明確地暗示出來。“其他”指誰？“許多”是多少？單從語義上看很不明確，但是，言者的明朗態(tài)度正是寓于這種模糊之中。

2．講究分寸，留有余地

Weshallseeourwaycleartomakeshipmentasearlyaspossible.我方將設(shè)法盡早交運。

“設(shè)法”并非承諾，盡早亦無時限，只是一種意向，既不卑也不亢，這就給自己恰當(dāng)處理問題留有余地而爭取主動。

3．措詞模糊，亦此亦彼

Whatyousaidyesterdayinconnectionwiththequestionofagencyhashadourattention.

你昨天所說與有關(guān)的問題我已予注意。

“已予注意”并沒有明確的概念，進可攻—同意，退可守—拒絕。內(nèi)涵可塑，需對方揣摩，外延無限，便于回旋。

4．籠統(tǒng)委婉，推諉搪塞

Wehadbetterputthematterasideforfurtherdiscussionsometimelater.

最好把此事留待以后進一步討論。

用“留待以后”這種回避目前，著眼未來，表面肯定，實際否定的委婉方式，來推托一時難以回答的問題，不僅能照顧對方的感情，還能維護雙方的業(yè)務(wù)關(guān)系。

總之，在實際對外貿(mào)易業(yè)務(wù)活動中，只要根據(jù)其行業(yè)特性充分考慮外貿(mào)英語信函的文體風(fēng)格，是會達(dá)到預(yù)期效果的。

【參考文獻】

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[2]Holt,R.InternationalBusinessCorrespondenceHandbook[M].ForeignLanguageTeachingAndResearchPress,1999.

[3]ShirleyTaylor.ModelBusinessLetters-mails[M].PearsonEducationPublications,2004.