外貿英語信函文體風格

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【摘要】文章根據作者講授外貿函電的經歷，探討了外貿函電的文體特點。外貿函電應準確，簡明，扼要。禮貌和體諒也是商務信函書寫的重要原則。同時應用主動句，少用被動句，信要寫的自然，避免使用陳舊的語言。

【關鍵詞】英語信函；文體特點；禮貌體諒；主動語態

外貿英語信函作為外貿英語的一個重要組成部分,受其行業特點的影響,具有其特有的文體風格。

在外貿業務中，每筆交易的達成，多與買賣雙方的共同努力，相互協作密不可分。同時，為了擱置各自利益，買賣雙方存在激烈的競爭。這種競爭中要有合作，合作中競爭的行業特點必然給外貿英語信函賦予鮮明的行業特點。

外貿英語最顯著的文體風格之一是用語禮貌。禮貌的用語會給買賣雙方的合作創造一個良好的氛圍。友好的氣氛是順利進行業務交往的前提，即使交易不成，也會起到“買賣不成人情在”的效果，為以后再次交往打下良好的基礎。

一、措詞用語禮貌客氣

言語是表達情感的重要手段。禮貌客氣的措詞用語首先就在買賣雙方之間創造一個友好的氣氛。

1．對對方的一切友好表示，如詢盤、報盤、訂貨等不管接受與否多要表示感謝

WethankyouforyourletterofOct.27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingthetradewithyou.

感謝你方10月27日來函，并希望同你方討論擴大貿易合作的可能性。

WearepleasedtoreceiveyourinquiryofJanuary10thandencloseourillustratedcatalogandpricelistgivingthedetailsyouaskfor.

很高興受到你方1月10日的詢價。根據你方要求，現寄上帶插圖的目錄及明細價格單。

WethankforyourquotationofMarch3rdandthesamplesofsockssenttous.

謹對3月3日的報價及寄來的襪子樣品表示感謝。

2．提供令人滿意信息時，要用語客氣

WehavethepleasuretoinformyouthattheshipmentperS.S“NanFang”hasgoneforwardandhopethatitwillarriveatthedestinationinperfectcondition.

欣告你方“南方”輪已順利裝載，希望到達目的港時貨物良好。

Muchtoourdelight,ourmanufacturersarepreparedtorearrangetheirproductionforyou.

令我十分高興的是，廠家為您重新安排生產。

3．提供令人不滿意的信息或向對方表示不滿時，更要注意措辭

Pleaseacceptourapologiesforbeingunabletoentertainyourcounter-offer.

不能考慮你方還盤，甚歉。

Muchtoourregret,theL/CforyourorderNo105hasnotreachedusuptonow.

令我非常遺憾的是，貴方105號訂單直至目前尚未到達我處。

Itisregrettabletoseeanorderdroppedowningtonoagreementonprice;however,wewishtorecommendyouanotherqualityatalowerpriceforyourconsideration.

很遺憾，因為無法就價格達成協議，失去了一個訂單。但我們仍建議你們考慮較低價格的另一品級。

4．向對方提出要求，也要講究禮貌客氣

Yourearlyreplytoourrequestwillbehighlyappreciated.

如蒙早日答復我方要求，我將不勝感激。

Welookforwardwithkeeninteresttoyourpunctualshipment.

我殷切希望貴方準時交貨。

二、避免消極否定的語氣

1．盡量避免使用具有否定含義的詞語

TheshipmentwillnotarriveinBostonuntiltheendofAugust.

這句話強調了裝載的貨不能早來這樣一個不祥的事實，如反過來用積極肯定的語氣表達，效果就不同了，看了令人鼓舞。

TheshipmentwillarriveinBostonattheendofAugust.

再看下面這個句子：

Yourordercannotbefilledunlessyourequestaminimumquantityof1,200pieces.

這句話不僅強調了什么不能做，而且還有指責對方的口氣，不易為人所接受。最好改為：

Yourordercanbefilledifyourequestaminimumquantityof1,200pieces.

再如：Weareholdingbackyourshipmentuntilwereceiveyourpayment.應改為：

Wewillforwardyourordertoyouassoonaspaymentisreceived.

2．防止“冷漠”和“不必要條件”

YourcarwillbepickeduponTuesdayatnoon.

本句并無語意毛病，但如采用較積極說法，效果則更好。

YourcarwillbewaitingforyouonTuesdayatnoon.

下面再看“不必要條件”措詞的不足之處。

a.Ifyousendusacheckfor$1,200rightaway,youwillbeableto---

b.Bysendusacheckfor$1,200rightaway,youwillbeableto---

a句中含有對方可能不會寄交支票來的言外之意。把“if”至于句首，則更強調了條件限制。而b句雖表達同樣意思，卻無上述否定可能性的言外之意。

3．要采取對方立場

作為一個交際者，面臨的最大挑戰是如何使對方感到自己的重要性受到尊重。對方會原諒你的無意疏忽或模棱兩可的態度，卻受不了你的輕視鄙薄。

高明的交際者采取對方的立場，使對方感到自己的重要性受到尊重。他們在書面交際中，推敲詞句，尤為注意采取對方的立場。請看下例：

WehaveaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.

上面這句話本身沒有什么問題，但寫的角度側重了發信人而不是收信人。如將上述句子改寫如下，則效果更佳：

YoucanchoosefromaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.

這個句子強調了有各種各樣的冬季服裝可供收信人挑選，強調了收信人的利益。同時，用“Youcanchoose”更顯得親切、直接。

在撰寫說服性信件時，采取對方立場尤為重要。因為如要說服對方購買一件商品或采取一項行動，對方必然先考慮是否對自己有利。請看下面兩例：

Weadviseyoutoorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.

Tohaveagoodsupplyofshoes,pleaseorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.

第一句只表明“你的需要”，而第二句則把讀者的需要和利益考慮進去了。

以下兩例因考慮了對方的立場，句子得到明顯改進：

（1）WewilldelivertheorderbyFebruary10.

YouwillreceiveyourorderbyFebruary10.

（2）Wecanallowyouhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.

Youcanpayonlyhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.

以禮貌客氣求合作只是問題的一個方面，問題的另一個方面則是激烈的競爭。常言道：Nobargaining,nobusiness.在激烈的競爭和討價還價中，還必須講求策略。講究謀略的手段之一就是巧用委婉模糊表達。因此，委婉模糊的表述也是外貿英語的重要文體之一。所謂委婉模糊表述，就是把有些詞匯的有限外延巧妙結合起來，使其內涵的可塑性和外延的模糊性有機地融為一體，隱其真情于字里行間，寓其實于“弦外之音”,把自己真正的意圖用委婉模糊的方法表達出來。常見的方法有以下幾種：

1．迂回表達，聲東擊西

Wehaveconcludedsubstantialbusinesswithmanyotherclientsatalowerpricethanyours.

我方已與其他許多客戶以低于貴方的價格大量成交。

這里并未直接指出對方價格偏高，只是委婉地用“其他許多”這種言彼指此的迂回方法把自己的態度明確地暗示出來?！捌渌敝刚l？“許多”是多少？單從語義上看很不明確，但是，言者的明朗態度正是寓于這種模糊之中。

2．講究分寸，留有余地

Weshallseeourwaycleartomakeshipmentasearlyaspossible.我方將設法盡早交運。

“設法”并非承諾，盡早亦無時限，只是一種意向，既不卑也不亢，這就給自己恰當處理問題留有余地而爭取主動。

3．措詞模糊，亦此亦彼

Whatyousaidyesterdayinconnectionwiththequestionofagencyhashadourattention.

你昨天所說與有關的問題我已予注意。

“已予注意”并沒有明確的概念，進可攻—同意，退可守—拒絕。內涵可塑，需對方揣摩，外延無限，便于回旋。

4．籠統委婉，推諉搪塞

Wehadbetterputthematterasideforfurtherdiscussionsometimelater.

最好把此事留待以后進一步討論。

用“留待以后”這種回避目前，著眼未來，表面肯定，實際否定的委婉方式，來推托一時難以回答的問題，不僅能照顧對方的感情，還能維護雙方的業務關系。

總之，在實際對外貿易業務活動中，只要根據其行業特性充分考慮外貿英語信函的文體風格，是會達到預期效果的。

【參考文獻】

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[2]Holt,R.InternationalBusinessCorrespondenceHandbook[M].ForeignLanguageTeachingAndResearchPress,1999.

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