電子商務(wù)和會(huì)計(jì)

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電子商務(wù)為全球化大趨勢下的企業(yè)提供了一些在競爭、市場、成本縮減和服務(wù)方面重要的機(jī)會(huì)。但與此同時(shí)，它也給企業(yè)帶來前所未有的風(fēng)險(xiǎn)，由于電子商務(wù)總是依賴于因特網(wǎng)的應(yīng)用，因此信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)是與電子商務(wù)相聯(lián)系的最重要的風(fēng)險(xiǎn)。從會(huì)計(jì)的觀點(diǎn)來分析并進(jìn)一步地認(rèn)識(shí)電子商務(wù)（尤其是電子商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)）對(duì)會(huì)計(jì)原則的在信息時(shí)代的拓展和完善很有意義。

一個(gè)企業(yè)的電子商務(wù)戰(zhàn)略,作為IT戰(zhàn)略的一個(gè)整體組成部分，一般包括了對(duì)包含IT風(fēng)險(xiǎn)在內(nèi)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)所有方面的考慮。因此，管理當(dāng)局要按照信息的可靠性來評(píng)估IT風(fēng)險(xiǎn)。信息的可靠性取決于IT系統(tǒng)的可靠性，而IT系統(tǒng)的可靠性取決于IT控制。

IT控制的有效操作有助于保證IT系統(tǒng)的可靠執(zhí)行，這對(duì)管理當(dāng)局實(shí)施IT控制來說是重要的。如果系統(tǒng)在一個(gè)具體期間內(nèi)的運(yùn)行能夠無重大差錯(cuò)、毛病或故障，則由IT系統(tǒng)產(chǎn)生的信息將是可靠的。這也適用于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。下列原則可被用來評(píng)價(jià)處理后的會(huì)計(jì)信息是否可靠：

Ø會(huì)計(jì)信息安全原則

Ø適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)信息處理原則

1.會(huì)計(jì)信息安全原則

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息的安全是企業(yè)帳簿記錄中信息是否可靠的先決條件，財(cái)務(wù)報(bào)表也是如此。管理當(dāng)局應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)信息安全的先決條件負(fù)責(zé)。因此，有必要建立、實(shí)施和保持一種適當(dāng)?shù)陌踩^念來確保信息安全的要求水平。

在IT系統(tǒng)滿足下列安全要求時(shí)，它才更有可能產(chǎn)生可靠的會(huì)計(jì)信息：

l完整性。當(dāng)數(shù)據(jù)和信息完整準(zhǔn)確，系統(tǒng)完整合理以及所有這些都能加以保護(hù)并免受非授權(quán)修改和操縱時(shí)，對(duì)IT系統(tǒng)來說，它達(dá)到了要求。實(shí)現(xiàn)它的技術(shù)措施包括防火墻和病毒掃描等。

l可用性。在此要求下，企業(yè)要保證①硬件、軟件、數(shù)據(jù)和信息的穩(wěn)定的可用性②在一個(gè)合理的時(shí)期內(nèi)硬件、軟件、數(shù)據(jù)和信息以及所需要的IT組織要可運(yùn)行（比如，突發(fā)事件后的中斷）。因此，對(duì)突發(fā)事件，重要的是建立合理的備份程序。

l保密性。此要求即：未經(jīng)授權(quán)不得傳輸或披露從第三方得到的數(shù)據(jù)。組織的和技術(shù)的措施，如加密技術(shù)，包括①限制個(gè)人數(shù)據(jù)向第三方傳輸?shù)闹噶?，②給被授權(quán)的第三方傳輸加密數(shù)據(jù)的指令，③確認(rèn)并證實(shí)數(shù)據(jù)接收的指令，④經(jīng)過一定時(shí)間后刪除存儲(chǔ)的個(gè)人數(shù)據(jù)的指令。

l真實(shí)性。此要求指從交易到產(chǎn)生交易的個(gè)人這一過程的可追溯性。它可通過使用授權(quán)程序來完成。當(dāng)電子數(shù)據(jù)或信息進(jìn)行交流時(shí)，重要的是要其他各方被確認(rèn)或可確認(rèn)。比如，使用數(shù)字簽名程序。

l授權(quán)。此要求指只有事先指定的可靠用戶（授權(quán)用戶）才可以進(jìn)入一定的數(shù)據(jù)、信息和系統(tǒng)（如密碼保護(hù)），只有授權(quán)用戶才能使用這個(gè)系統(tǒng)所定義的權(quán)力。這包括讀取、修改和刪除數(shù)據(jù)、信息或者IT系統(tǒng)管理。其有效方法是物理和邏輯安全保護(hù)程序。

l不可抵賴。此要求指IT輔助程序產(chǎn)生期望的有約束力結(jié)果的能力。產(chǎn)生這筆交易的人很難否定其效力而說這個(gè)交易是無意識(shí)或非授權(quán)的。公開密鑰系統(tǒng)的使用能幫助防止抵賴行為。

前述的安全要求也有助于滿足信息隱私的需要。在一個(gè)電子商務(wù)環(huán)境下，確保信息的隱私已經(jīng)不可或缺。盡管隱私和保密性高度相關(guān)，但保密性并不自動(dòng)保證隱私不被濫用或侵犯。如果對(duì)一個(gè)具體的電子商務(wù)模式來說，敏感的隱私信息的使用或出售并不合理的話，盡管有一個(gè)安全的IT系統(tǒng)，隱私問題仍得不到解決。

由于尚沒有全球認(rèn)可的關(guān)于信息所有權(quán)和隱私構(gòu)成的定義，因此，建立和作為安全政策必不可少部分的隱私政策是重要的。這個(gè)隱私政策在信息提供者和接收者之間建立了關(guān)于所交流信息的使用協(xié)議。因此，在網(wǎng)站上管理當(dāng)局的隱私說明中公布隱私政策可以說是一個(gè)權(quán)宜之計(jì)。(在2000年4月，加拿大通過了合并許多指導(dǎo)概念的“個(gè)人信息保護(hù)和電子文獻(xiàn)法案”。在歐盟的安全原則下，企業(yè)應(yīng)該告知員工個(gè)人為什么要收集關(guān)于他們的私人信息。）

因此，對(duì)管理當(dāng)局來說，評(píng)估其客戶、供應(yīng)商或服務(wù)提供商所在國的法律要求以決定法律所要求的隱私水平是否重要。在歐盟的安全原則下，確保為完成交易所使用的隱私數(shù)據(jù)在供應(yīng)鏈或其他完成過程中的某個(gè)地方不被損壞是管理當(dāng)局的責(zé)任。

2．適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)信息處理原則

在電子商務(wù)環(huán)境下，由公司網(wǎng)站所產(chǎn)生的商業(yè)活動(dòng)自動(dòng)地和“后臺(tái)辦公室”系統(tǒng)連接，如內(nèi)部報(bào)告系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)系統(tǒng)。如果電子商務(wù)活動(dòng)(特別是電子商務(wù)交易)影響了資產(chǎn)或負(fù)債，發(fā)生費(fèi)用或產(chǎn)生收入，或?qū)е乱恍┬枰谪?cái)務(wù)報(bào)表或其他報(bào)告中披露的事項(xiàng)發(fā)生，電子商務(wù)活動(dòng)就開始和會(huì)計(jì)系統(tǒng)相關(guān)。

如果會(huì)計(jì)系統(tǒng)滿足會(huì)計(jì)信息安全原則和適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)信息處理原則，與整個(gè)電子商務(wù)過程有關(guān)的會(huì)計(jì)信息的可靠性就會(huì)增加。

在電子商務(wù)系統(tǒng)和整個(gè)IT系統(tǒng)保護(hù)符合如下關(guān)于電子商務(wù)交易數(shù)據(jù)信息的輸入、處理、輸出和存儲(chǔ)的一般標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就滿足了適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)信息處理原則：

l完整性

l準(zhǔn)確性

l及時(shí)性

l可評(píng)價(jià)性

l順序性

l不可變更性

完整性標(biāo)準(zhǔn)指所處理的電子商務(wù)交易的程度和范圍，比如，交易的接收方應(yīng)將所有的交易完整地輸入電子商務(wù)系統(tǒng)。每一筆交易應(yīng)能獨(dú)立確認(rèn)和單獨(dú)記錄。在處理過程和保管期中，已記錄分錄的完整性應(yīng)該可證明地保存。根據(jù)準(zhǔn)確性標(biāo)準(zhǔn)，處理后的信息應(yīng)該準(zhǔn)確地反映經(jīng)濟(jì)交易，比如，已記錄交易應(yīng)遵照財(cái)務(wù)報(bào)告框架來反映真實(shí)的事項(xiàng)和情況。

在及時(shí)性原則下，電子商務(wù)交易應(yīng)該在及時(shí)性基礎(chǔ)上進(jìn)行記錄。在可評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)下，在財(cái)務(wù)報(bào)表中每一個(gè)項(xiàng)目和披露應(yīng)該可驗(yàn)證，因?yàn)樗茏匪莼貛げ局芯唧w的分錄和支持分錄的原始憑據(jù)。而且，可評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)意味著一個(gè)專業(yè)的第三方能夠了解企業(yè)在一合理期間內(nèi)的交易和企業(yè)狀況。

在一個(gè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)分錄應(yīng)當(dāng)按照日記帳功能和分類帳功能來組織。交易及其記錄應(yīng)該可確認(rèn)并能在合理期間內(nèi)轉(zhuǎn)化為可讀的格式。

按照不可變更性的標(biāo)準(zhǔn)，在過帳后，因?yàn)椴辉倌艽_認(rèn)其原始內(nèi)容，不能改變?nèi)魏畏咒浕蛴涗?，除非通過變更日志記錄的方式確認(rèn)對(duì)原始內(nèi)容的改變。對(duì)由程序產(chǎn)生或控制的分錄（自動(dòng)或重復(fù)憑單）來說，對(duì)用于產(chǎn)生和控制會(huì)計(jì)分錄基本數(shù)據(jù)的改變也應(yīng)該加以記錄。這種情況特別適用于與軟件的參數(shù)有關(guān)的設(shè)置修改日志和主要數(shù)據(jù)的變化記錄。

在決定處理交易之前，驗(yàn)證下列事項(xiàng)是有用的：

l所有的交易細(xì)節(jié)已經(jīng)鍵入；

l客戶的真實(shí)性；

l所提供產(chǎn)品或服務(wù)的有效性；

l定單的合理性，比如，確認(rèn)由于輸入錯(cuò)誤導(dǎo)致的非常大數(shù)；

l采用的價(jià)格結(jié)構(gòu)；

l支付方法或信用方法；

l交易的不可抵賴，因?yàn)榘l(fā)起者不能隨后否認(rèn)已經(jīng)鍵入的交易。

在電子商務(wù)過程中，常常不可能通過傳統(tǒng)的憑據(jù)來提供交易證據(jù)。盡管這樣，交易仍然應(yīng)該由適當(dāng)?shù)奈募C據(jù)來支持（如原始的文件分錄功能）。

3.會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)

(1)原始憑據(jù)的分錄功能

按照可評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，要求每筆交易應(yīng)有適當(dāng)?shù)脑紤{證來支持。這就是從原始憑證到財(cái)務(wù)報(bào)表或從財(cái)務(wù)報(bào)表到原始憑證的審計(jì)軌跡。這個(gè)原始憑據(jù)分錄功能為企業(yè)的管理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)報(bào)告提供了證據(jù)。

對(duì)自動(dòng)產(chǎn)生的電子商務(wù)交易來說，可以通過證實(shí)會(huì)計(jì)處理程序本身連接了具體的交易和其分錄來實(shí)現(xiàn)原始憑據(jù)的分錄功能。下列情況常常提供了處理程序證據(jù)：

l關(guān)于程序的內(nèi)部分錄產(chǎn)生規(guī)則的文件

l這些產(chǎn)生規(guī)則的證據(jù)從屬于一個(gè)授權(quán)的修改程序的證據(jù)（包括訪問保護(hù)、應(yīng)用控制、測試和釋放程序）；

l按照這些規(guī)則實(shí)際所做分錄的證據(jù)。

實(shí)際上，原始憑據(jù)的分錄功能是如何實(shí)施的，取決于業(yè)務(wù)處理過程的結(jié)構(gòu)。當(dāng)記錄一筆交易時(shí)，至少包含如下信息：

l交易的充分描述；

l輸入的金額及其細(xì)節(jié)；

l交易日期（憑單日期、會(huì)計(jì)期間）；

l負(fù)責(zé)保存帳簿的人員的確認(rèn)（授權(quán)）。

當(dāng)交易在及時(shí)性基礎(chǔ)上按照順序得到完整和準(zhǔn)確地授權(quán)、記錄和存儲(chǔ)時(shí)，一般認(rèn)為交易已經(jīng)過帳登記。為了作到這一點(diǎn)，如下因素成為交易細(xì)節(jié)的補(bǔ)充：

l帳戶代碼；

l順序標(biāo)準(zhǔn)（如定單號(hào)）；

l過帳日期。

對(duì)電子商務(wù)交易來說，定義和證明一筆分錄的授權(quán)是重要的。除了全球標(biāo)準(zhǔn)化遠(yuǎn)距離傳輸系統(tǒng)（S.W.I.F.T.，EDI和EDIFACT）之外，契約各方之間可以使用個(gè)人契約安排。一般在處理程序文件中明確地制定了產(chǎn)生和檢查分錄的規(guī)則。已經(jīng)釋放的程序應(yīng)受到保護(hù)以防止非授權(quán)和無證明文件地修改。授權(quán)證據(jù)由所應(yīng)用的自動(dòng)授權(quán)程序來提供。

(2)日記帳功能

日記帳功能規(guī)定已過帳的所有交易完整地并盡快地在交易發(fā)生之后按照時(shí)間順序以一種可理解的方式得以記錄。由于原始憑據(jù)分錄功能的目的是證實(shí)交易的存在和處理交易的授權(quán)，日記帳功能的目的是證實(shí)已實(shí)際處理了交易和在合理的時(shí)間進(jìn)行處理。

在日記帳功能中，分錄在電子商務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的上游應(yīng)用軟件(applicationsupstream)中以可分析表格的形式來存儲(chǔ)。除了處理文件外，也使用一個(gè)控制和調(diào)節(jié)系統(tǒng)（controlandreconciliationsys.）來證實(shí)存儲(chǔ)于非會(huì)計(jì)應(yīng)用程序中的分錄和在總帳和明細(xì)帳中的一致。

在日記帳功能中，已存儲(chǔ)的記錄應(yīng)受到保護(hù)以防修改或刪除。如果單據(jù)已輸入中間文件（intermediatefile），這樣在審查之后就可以對(duì)其做出修正，因?yàn)榻灰走€未得到授權(quán),從這樣的中間文件產(chǎn)生的目錄被歸為數(shù)據(jù)登記日志而不是日記帳。

一本日記帳包含了具有完成憑單功能所需的所有信息的交易證據(jù)——如有必要，可通過使用參考來提供存儲(chǔ)于在其他地方的信息。

日記帳可通過打印于紙上或?qū)⑵浯鎯?chǔ)于機(jī)讀數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器在法定保存期限內(nèi)保存。

如果一本日記帳以打印形式保存，打印目錄的完整性能通過諸如連續(xù)頁碼號(hào)或總數(shù)來表示。當(dāng)保存在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器上時(shí)，在保存期內(nèi)重要的是基本程序允許日記帳轉(zhuǎn)換為可讀格式（human-readable）。

(3)分類帳功能

分類帳功能規(guī)定在日記帳中按時(shí)間順序?qū)⒁延涗浀慕灰装凑召Y產(chǎn)、負(fù)債、收入或費(fèi)用的類別在帳戶中組織。在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，日記帳和分類帳功能常常結(jié)合在一起。在完整的軟件中，自動(dòng)帳戶分配程序（Automaticaccountassignmentprocess）可支持這些功能。

分類帳功能一般和如下信息一起描述交易：

l帳戶名稱

l分錄標(biāo)識(shí)

l借貸總額和余額

l分錄日期

l憑單日期

l會(huì)計(jì)分錄另一方的帳戶表示

l分錄描述或代碼

而且，如果下列信息能由分類帳功能表示的話，則很有幫助：

l信用卡批準(zhǔn)號(hào)

l證實(shí)收據(jù)等的信息包

l執(zhí)行合同的數(shù)字簽名信息。