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1.內部會計控制的原理分析
鐵路企業財務會計的內部控制需要遵循以下原則:一是重要性原則。鐵路企業的管理者應該明確企業經營活動的輕重緩急,其經營活動的重要性作為內部控制的主要依據之一;二是全面性原則。其是在主次分明的原則上遵循的原則,鐵路企業的內部控制應該著眼于整個企業的發展,實現統籌兼顧的目的;三是適應性原則。鐵路企業想要在市場中占取優勢,必然要掌握市場的發展規律,做到與時俱進,掌握市場的競爭實力和市場風險,并根據市場的變動對企業發展戰略計劃進行適當的調整;四是成本效益原則。鐵路企業的根本目的是盈利,為了實現企業的共同目標,內部控制應該嚴格控制成本和提高企業經濟效益;五是制衡性原則。鐵路企業各個部門之間建立相互獨立又相互關聯的關系,促進鐵路企業更好、更快的發展。
2.內部會計控制的監督作用
內部會計控制是鐵路企業管理的重要組成部分,其功能最重要的是監督功能。內部會計控制的有效實施可以確保企業各個部門之間各司其職,針對對企業管理制度和政策的不足之處進行平衡和調節,使其管理不斷優化。促進企業重視預算、降本求效,加強考核和貫徹落實相關制度。
3.內部會計控制的內容
內部會計控制主要包括四方面的內容:一是現金控制。現金是鐵路企業的主要流動資金,其資金的最大特性是靈活性強,其特點不僅僅為資金的使用帶來了方便,更可能為營私舞弊打開“方便之門”,現金的有效控制是為了保證預算合理支出有效途徑之一;二是實物資產控制。鐵路企業的實物資產主要是以固定資產、存貨形式存在,是企業資產的主要組成部分。設立相應的管理部門對實物資產進行管理,一方面是企業庫存的實物管理;另一方面是資產內部控制管理,從而使實物資產充分合理的利用。重視實物資產的日常管理,在財務方面建立相對獨立的資產管理;三是成本控制。成本控制是提升鐵路企業經濟效益的主要途徑之一。鐵路企業財務部門首要任務就是在成本與利潤之間尋找平衡點,實現低成本、高利潤的成本控制。建立完善的成本控制體系和不斷改進和完善成本控制的相關制度,并將其貫徹落實,同時由于資產維修管理部門的權力過大,很容易出現虛列支出現象,必須加強審核、監管力度,保證成本支出真實完整;四是籌資投資控制。一方面是控制籌資的合理性,既要滿足鐵路企業對資金的需求,也要保證企業的負債在企業的承受范圍之內,使資金鏈合理運轉;另一方面是控制投資的合理性,投資就有風險,高投資、高風險,尤其是鐵路企業的投資項目具有頻率低、金額大的特點,因此投資項目失敗嚴重影響到鐵路企業的生存與發展,加強對其的內部控制,從而降低企業經營的風險。
二、新時期鐵路企業內部會計控制的發展現狀與問題分析
1.內部會計控制的發展現狀
現代化的環境和先進的科學技術都促進內部會計控制發生巨大的變化,迎接新的未來。一方面是在現代管理軟件投入運用的大環境下,內部會計控制的形式由傳統的人員各司其職轉變為系統授權管理,即鐵路企業財務管理系統中通過相應口令和功能授權來限制相關權限,為其管理的正規化和標準化提供了客觀條件;另一方面是處理數據的方式從傳統的大量專業人員的人工處理轉變為由專業人員輸入相關數據,利用相關會計軟件,高效輸出科目匯總、借貸平衡、會計憑證等數據,并生成相應財務報表和資料,大大提高了工作效率;并且數據庫的建立從傳統的紙質記錄轉變為數據記錄,避免丟失、重復和毀壞等問題,并有效提升數據庫的運用效率。
2.內部會計控制的安全問題
現代計算機管理為鐵路企業會計內部控制優化提供很大的助力,但是在為其帶來便利的同時也加重內部會計數據安全問題。電算化進入鐵路財會系統后會計賬目集中化處理傳統的編制科目匯總表、憑證匯總表試算平衡等內部控制項目逐漸被計算機內部控制取代。目前鐵路財務會計管理信息系統已經實現和其它預算會計部門綜合管理的功能,真正實現全面信息化的管理。但是由于網絡的開放性特點,企業內部控制系統容易遭到黑客或網絡病毒的襲擊,導致數據偷盜、篡改或崩潰的危機。
三、鐵路企業內部會計控制的優化措施
1.加強專業人才的培育
鐵路各單位財務部門雖然都有計算機管理人員,但在系統安全運用方面對其專業能力的要求需不斷提高,為了培育綜合性的專業人才,鐵路企業首先是應對現有的員工職業素養和道德素養進行摸排梳理,留其精華,去其糟粕;其次是結合鐵路企業內部控制的發展現狀對專業人員進行針對性培育或選拔,組合成完整強大的專業團隊,為鐵路內部會計控制的實施提供強大的人才力量。
2.內部會計控制制度的優化
鐵路企業借鑒國外先進企業內部控制制度的框架,結合我國市場現狀和企業發展進度建立適合鐵路企業的內部會計控制制度。制度的改進與完善是維護鐵路企業內部控制的首要條件之一,也是規范相關會計人員合規操作的有效途徑之一,建立責權分明的管理制度。一方面是各個部門形成相互監督、相互促進的關系;另一方面是明確各崗位工作流程和負責領域,范圍明確的工作。制度的改進與完善主要體現在加強資金收支的管理,提高集中支付資金的比例,規范審批支付權限和流程;加強實物資產的管理和內部控制,賬目嚴格按照規定進行入賬統計;加強采購部門的標準化和規范化,嚴格監管采購部門的財會支出;建立各個部門之間相互監督的監管體系,重視定期資產清點與盤查等方面的優化管理。
3.增強系統防范措施,提高系統的安全系數
網絡病毒和黑客是危害系統正常運轉的主要因素之一。網絡的開放性決定會計管理系統必然存在病毒和黑客襲擊的可能,通過加強防范措施盡可能降低這種風險的發生概率。專業人員設計并安裝病毒監控系統,各單位財務系統客戶端也應安裝病毒監控系統,提醒會計人員及時更新病毒數據庫;工作人員禁止使用外來數據儲存介質,如U盤、硬盤或光盤等移動數據,不可避免使用時也要先殺毒再使用。
4.合理設置員工崗位,做到責權分明
無論是先進的會計系統還是完善的制度都是由企業員工去貫徹落實,合理設置員工崗位,明確規定該崗位的管理權限和相應責任。一個經濟事項的處理需要各個部門共同參與,相互獨立、監督和合作。例如出納和審核,數據管理和數據登記等崗位決不能一人同時擔任,甚至需要多個人共同擔任,保證鐵路企業資產的安全性。
5.加大檢查力度,有效落實控制措施
建立嚴格的監管體系,審計、紀委、財務等部門密切配合,加強對內部會計控制制度落實情況的檢查,嚴肅考核機制的落實,對違反相關規定的員工,根據其失誤的影響程度和該員工的性質對其進行考核,對嚴格遵守的員工給予精神和物質上的獎勵,震懾和鼓勵其他員工嚴格按照規章制度承擔相應的責任。
四、結束語
綜上所述,我國鐵路企業財務會計管理的內部控制已經初具規模,取得一定的成就,企業與員工共同適應這種先進性和高效性的轉變,培育專業人才,不斷完善企業相關制度,提高安全系數,責權分明和加大審核力度等,從而有實現企業內部會計的有效控制,提高鐵路企業財務管理水平。
作者:羅德剛 單位:烏魯木齊鐵路局烏魯木齊車輛段