辦公設(shè)備績效審計論文

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一、案例審計范圍的界定

目前辦公設(shè)備并沒有準確的定義。廣義地說，所有與辦公有關(guān)的設(shè)備都可以稱為辦公設(shè)備，審計人員對此進行了廣泛的了解和深入的分析研究，按照設(shè)備使用的廣泛性和通用性并結(jié)合審計的成本效益原則，認為將工作中使用的電子設(shè)備、機械器具等設(shè)備作為審計的對象更具有合理性和可行性。在此基礎(chǔ)上，為了增強可比性，對每類辦公設(shè)備的內(nèi)容進行了詳細界定，其中，電子設(shè)備主要包括微型計算機、筆記本電腦、打印機、照(攝)像機及配件、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、通訊設(shè)備等;機械器具主要包括電視機、空調(diào)等;其他辦公設(shè)備主要包括辦公家具、保險柜等。

二、案例審計內(nèi)容的分析

開展辦公設(shè)備配置與管理績效審計的前提是確定審計內(nèi)容，并設(shè)計科學(xué)合理的評價指標體系，為此審計部門圍繞辦公設(shè)備配置與管理的經(jīng)濟性、效率性和效果性共設(shè)計了21個指標，根據(jù)評價指標明確了相應(yīng)的計算方法(或獲取方法)及評價方法，具體審計內(nèi)容和指標分別為:

1.經(jīng)濟性評價指標。經(jīng)濟性主要體現(xiàn)在以較少資源配置所必需的辦公設(shè)備。按此思路，審計認為應(yīng)按照辦公設(shè)備采購或取得的節(jié)約情況、辦公設(shè)備配置數(shù)量和標準合理情況、辦公設(shè)備使用成本等三個方面進行評價。

2.效率性評價指標。效率性主要體現(xiàn)在辦公設(shè)備集中采購管理及日常管理過程中是否及時高效率地完成相關(guān)工作，圍繞兩個方面共設(shè)置了6個評價指標。

3.效果性評價指標。辦公設(shè)備管理效果主要體現(xiàn)在設(shè)備使用者滿意度和辦公設(shè)備運行狀態(tài)兩個方面，因此從員工滿意度、辦公設(shè)備配置滿足率、設(shè)備完好程度、非正常損失等方面設(shè)置5個指標進行評價。

4.非正常損失率非正常損失率=非正常損失的辦公設(shè)備數(shù)量/辦公設(shè)備總量×100%評價辦公設(shè)備非正常原因造成的丟失、人為損壞和非正常報廢等情況。可結(jié)合問卷調(diào)查了解是否有設(shè)備丟失的現(xiàn)象。

三、案例的啟示

1.審計指標的確立是開展好績效評價的前提。審計指標是對審計重點內(nèi)容進行績效評價的切入點和重要載體，反映了審計內(nèi)容績效管理情況的主要特征。確立好的審計指標，并使各類指標形成有機的體系，以系統(tǒng)的對審計對象進行評價，是績效審計成功的一半。審計在確立辦公設(shè)備配置與管理績效審計指標時，下大力氣從經(jīng)濟性、效率性和效果型三個方面，對審計指標進行了全面細致考量，分別運用金額、占有數(shù)、滿意度、完成率、消耗量、差異度等不同維度對審計指標進行考慮，力求能夠全面、準確地對三性進行評價。同時在對指標進行評價時，盡量避免對單個指標進行片面的評價，力求通過對多個指標的組合分析，客觀地對審計對象進行評價。

2.審計標準的選擇是開展好績效評價的關(guān)鍵。審計標準是審計指標好與不好，能否更好的標尺，是做出審計評價的關(guān)鍵，關(guān)系到績效審計能否取得良好的效果。在設(shè)計辦公設(shè)備配置與管理績效審計方案時，審計一并將審計評價標準的確立作為一項重要內(nèi)容。一是必須做好審計前的充分溝通。就辦公設(shè)備購置與使用經(jīng)濟性、配置合理性等審計評價標準的確立，審計部門先后征求了會計、后勤等部門對有關(guān)評價標準的意見，事前與辦公設(shè)備主管部門達成一致意見，為日后進行審計評價打下了良好的基礎(chǔ)。二是必須根據(jù)實際適當選擇評價標準，突出審計評價標準的靈活性。如對筆記本電腦配置合理性的評價標準，審計不是一刀切，而是根據(jù)出差次數(shù)區(qū)別了不同的科室，出差多的科室如內(nèi)審、外匯檢查等部門，將評價標準設(shè)計為人均一部較為合理，對其他出差次數(shù)較少的科室，另行設(shè)計評價標準。三是必須全方位打造審計數(shù)據(jù)庫，完善審計評價標準體系。對不同審計對象績效管理情況的橫向比較也是確立審計評價標準的重要方法，為此需要構(gòu)建該類審計的歷史數(shù)據(jù)庫。在制定方案時便統(tǒng)一制定了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)填報格式，為日后數(shù)據(jù)庫的形成，進行橫向比較打好了基礎(chǔ)。

3.審計方法的恰當是開展好績效評價的保證。在該項目開展過程中，一是注重進點前的數(shù)據(jù)分析。如在現(xiàn)場審計進點前，審計部門收集了被審計對象的固定資產(chǎn)登記簿電子版，利用excel分析工具，按照不同標準如購置時間、購置金額、購置品牌等對數(shù)據(jù)進行分類篩選和分析，初步掌握辦公設(shè)備配置的基本情況，進點后對有關(guān)分析疑點進行重點核實，大大提高了工作效率。二是注重多渠道獲取審計所需數(shù)據(jù)。如在對集中采購節(jié)約情況進行審計時，需獲取當期的市場歷史價格。為此，審計人員充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，利用京東商城、淘寶網(wǎng)和政府采購網(wǎng)等多種網(wǎng)絡(luò)渠道對歷史報價進行分析，以此為依據(jù)進行集中采購成本差異度分析，具有較好的說服力。三是注重采取調(diào)研分析的方法進行審計。審計中重視采取因果分析法，剖析各項管理措施與管理效果之間關(guān)系，厘清審計發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生的原因，適時就審計情況與被審計對象進行交流磋商，共同研究改進辦公設(shè)備管理的措施。由于分析準確、溝通充分，審計得到被審計單位的認可，對于審計組提出的改進措施立即予以落實，有效提升了審計效果。

作者：朱劍飛單位：中國人民銀行濟南分行