中小企業會計電算化對策探究

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一、某礦產銷售有限公司會計電算化的背景及運用狀況

(一)會計電算化的背景

某礦產銷售有限公司以往在做會計工作時，是運用人工會計記賬的方式，這種方式存在很多問題。（1）人工會計記賬需要財務人員根據公司銷售情況計算大量的數據，并把原始憑證歸類，再進行人工記賬、登賬，并做報表，加大工作的難度與強度，而且工作效率不高；（2）財務手工記賬并沒有統一的操作規范，因此導致工作上容易出錯；（3）公司記賬的內容比較繁多，工作任務重，而且公司的管理人員并不能及時的了解公司的財務狀況，嚴重影響了公司的管理。公司針對以上三種情況，為了提高會計工作效率，減輕會計人員的工作負擔，使企業的會計工作適應社會的發展，開始決定實行會計電算化。

（二）會計電算化的運用狀況

該公司在開展會計電算化工作時，首先要考慮會計電算化是否可行，是否符合企業的實際情況，然后根據企業的經濟環境與內部條件做具體的分析。公司領導對會計電算化非常重視，因此該公司開始發展電子計算機技術的應用，并培養本公司的會計電算化人才。（2）根據會計電算化的工作特點，財務部門為會計電算化做了系統的設置，具體為：系統管理員1人；系統操作員2人；系統維護員1人；系統審核員1人；會計檔案管理員1人。

二、某礦產銷售有限公司運用會計電算化存在的問題及原因

（一）常見的技術性問題

公司財務人員用會計電算化做業務工作時，常常出現計算機運行速度慢、系統登錄不順暢等現象，導致會計工作不能按計劃進行。比如說在錄入數據時，財務人員還沒有保存錄入的數據，計算機就出現死機的狀態，導致之前錄入的數據全部丟失，還需要重新開機重新錄入，大大降低了工作效率，影響會計工作的正常開展。

（二）會計電算化的內部控制問題

系統管理員職責缺陷。公司在推廣會計電算化時，出現一系列問題，比較突出的是系統管理員由會計主管來擔任，而會計主管又不熟悉計算機的相關技術，假如計算機軟件出現問題，會計主管不能獨立解決，只能找專業的電腦技術人員來解決。但是在崗位設置上分工不是很明確，造成了系統內部混亂的局面。（2）系統操作員權限不全面。公司中一些普通的財務工作應該由系統操作員來完成，但系統操作員又沒有財務工作方面的權限，因此不能獨立完成一項工作，比如，公司的系統操作人員在結賬后，發現存在差錯但自己又沒有權限更改，還需要系統管理員進行操作并更正。（3）系統維護員的設立。在中小企業中，有很多公司并沒有設立系統維護員這個崗位，如果公司的財務系統出現問題，都需要計算機技術人員來解決，如果電腦出現問題，也必須請專業的電腦維修人員來解決。（4）會計電算化存在安全隱患。財務人員在會計電算化過程中，如果操作不正確導致會計材料丟失，或者電腦遭受病毒的侵害，給會計資料帶來安全風險。

三、針對技術性問題采取的對策

會計電算化在使用過程中，財務人員要全面了解財務軟件的實際應用，購買軟件時，要選擇符合公司財務部門工作需要的軟件，要從公司信息管理的角度考慮，讓其他部門都能通過共享了解到公司財務部門的狀況，使會計電算化更好的為公司會計工作服務。除此之外，公司管理財務的工作人員，要定期為計算機做維護與保養，充分解決計算機運行速度慢及死機等問題。

四、對會計電算化內部控制的建議

（一）系統管理員崗位的設置

中小企業在運用會計電算化時，要培養一批既能掌握計算機知識又有會計基礎的相關人員，這樣既能保證計算機系統的正常運行，又能及時處理財務軟件所出現的問題，使會計工作順利進行。

（二）系統維護員崗位的設置

在使用會計電算化過程中，系統維護員是很重要的，它既要保證會計電算化系統能夠正常運行，也要保證會計數據的安全性能以及對軟件的維護。

（三）會計電算化的專業人才培養

會計電算化并不僅僅是一項系統工程，它涉及到很多部門，因此需要培養具有知識結構的人才，完成會計電算化的系統工作。首先要培訓會計電算化的管理人員、操作人員以及技術人員。財務人員擔任會計工作的主要職責，所以要對財務人員進行培訓，從而提高會計電算化人員的素養。

（四）會計電算化中安全隱患的應對

會計電算化在運行過程中是存在風險的，公司要根據相關財務規定，定期檢測會計軟件的運行環境，避免計算機的賬表出現錯誤，給公司帶來不必要的損失。公司當天的經濟業務內容，通過會計電算化做財務處理后，要備份當天的財務數據，并且要做雙重備份，妥善保管，在對計算機磁盤的資料做備份時，需要定期翻錄，給公司的會計信息帶來安全性與完整性。會計資料生成后，不僅可以用激光打印機打印，還可以用電子賬簿來進行管理，提高會計資料保管的安全性。另外，公司的財務人員還需要定期為計算機做保養與維護，防止病毒入侵，影響會計電算化軟件的正常使用，公司還需要建立統一的內部控制制度，并嚴格執行，保證會計電算化工作的安全性與穩定性。

五、結語

隨著科學技術不斷發展，計算機的信息技術也在不斷創新與完善，企業會計電算化的應用也逐漸在各行各業中普及，但是會計電算化如果完全替代手工記賬也是一項艱巨的任務。本文主要分析某礦產銷售有限公司，會計電算化運用狀況存在的問題，并對其問題進行研究，充分了解到會計電算化給企業帶來的優勢，要求企業必須及時對會計電算化軟件進行更新，并不斷克服工作中所面臨的各種問題，使會計電算化的技術得到不斷的發展。

作者：逄慧 單位：山西工商學院