探究農(nóng)業(yè)科技檔案工作的問(wèn)題及對(duì)策

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1農(nóng)業(yè)科技檔案工作存在的問(wèn)題

1.1農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔率低

一是科研工作管理體制不完善，有些單位科研管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，科研檔案歸檔率低；二是農(nóng)業(yè)科研工作周期長(zhǎng)，檔案來(lái)源比較分散，沒(méi)有收集或沒(méi)有全部收集到檔案室統(tǒng)一保管，造成檔案資源流失；三是有的科技人員視科研檔案為個(gè)人財(cái)富，不愿意、不放心將科研資料交由檔案管理人員管理，致使檔案工作難以開(kāi)展，甚至造成科研檔案斷檔。

1.2科技檔案整理與保管不規(guī)范

有的單位將耗費(fèi)人力物力形成的科技檔案散放在檔案柜里，甚至是多年的科技檔案堆放在一起，沒(méi)有經(jīng)過(guò)登記整理，容易造成檔案損毀，更不利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。

1.3科技檔案開(kāi)發(fā)利用有限

科研檔案管理存在重保管、輕利用的問(wèn)題，而檔案的價(jià)值在于利用，檔案沒(méi)有提供利用服務(wù)就是死檔案，其價(jià)值和潛力就體現(xiàn)不出來(lái)。

1.4科技檔案管理方式落后

21世紀(jì)已進(jìn)入信息時(shí)代，但基層的檔案管理工作顯然沒(méi)有跟上時(shí)代的步伐，管理方法和手段落后，還是傳統(tǒng)的手工操作，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用處于起步階段。

2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案工作的具體措施

2.1加強(qiáng)科技檔案收集和管理力度

科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是科技檔案工作的基本原則。在檔案管理工作中，檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，沒(méi)有檔案的收集工作，就不能把在生產(chǎn)、科研活動(dòng)中形成的科技檔案作為國(guó)家的財(cái)富集中保管起來(lái)。我國(guó)檔案法規(guī)定，對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。科技檔案的收集工作是保證科技檔案完整、準(zhǔn)確的重要措施。黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)科技檔案的收集應(yīng)從研究課題項(xiàng)目的任務(wù)下達(dá)開(kāi)始，經(jīng)過(guò)各階段試驗(yàn)，至最后總結(jié)、成果鑒定、推廣示范的整個(gè)過(guò)程，材料收集整理后由各分院、研究所檔案員定期向黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案室移交，以保證檔案的完整、系統(tǒng)和有效利用。科技檔案的收集工作還必須把好質(zhì)量關(guān)，除做好科技文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，還要特別加強(qiáng)接收歸檔的驗(yàn)收工作，確保歸檔科技文件的質(zhì)量。

2.2加強(qiáng)各科研院所檔案管理工作的合作

全院30個(gè)分院、研究所的科技檔案管理工作基本上是各自為政，沒(méi)有形成一種上下聯(lián)動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，院機(jī)關(guān)檔案室要加強(qiáng)對(duì)下屬單位檔案工作的管理，全面履行檔案機(jī)構(gòu)的職能。科研處對(duì)全院科研工作起管理作用，對(duì)全院的項(xiàng)目申請(qǐng)和科研成果應(yīng)有全面的了解，科研處要協(xié)助院機(jī)關(guān)檔案室做好全院科研檔案管理工作，每年向院機(jī)關(guān)檔案室提交前一年全院的科研項(xiàng)目清單，包括項(xiàng)目申請(qǐng)單位、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、項(xiàng)目年限、課題主持人等，以便對(duì)各分院、研究所的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。各科研院所要把檔案工作列入科研計(jì)劃、科研課題、科技成果管理工作中，把科研檔案的形成、積累、歸檔等工作納入科技人員職責(zé)范圍，并作為科技人員晉級(jí)、授獎(jiǎng)和評(píng)、聘技術(shù)職稱的依據(jù)之一。

2.3完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度

檔案管理制度不僅是檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，而且是日常管理工作的操作指南。檔案工作人員要按照科技檔案管理規(guī)范的要求將黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的科技檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔。整理是科技檔案實(shí)施科學(xué)管理的基礎(chǔ)，其實(shí)質(zhì)是對(duì)科技檔案進(jìn)行有序的組織，經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，科技檔案能夠保持內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系以及信息的準(zhǔn)確揭示，從而易于科技工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用。此外，檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，掌握并落實(shí)檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善科研檔案管理制度體系。

2.4加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用

首先，通過(guò)編制檔案檢索工具，提高檔案利用效率，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源；其次，利用多種形式廣泛宣傳，擴(kuò)大科技檔案的利用范圍；第三，要進(jìn)行利用農(nóng)業(yè)科技檔案推動(dòng)科技成果轉(zhuǎn)化，使農(nóng)業(yè)科技檔案應(yīng)用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)；最后要通過(guò)檔案編研工作，提高檔案利用效能，檔案編研工作是對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選、分類和整合，形成科技成果簡(jiǎn)介、數(shù)據(jù)分析、綜合性述評(píng)、專題匯編等編研成果，幫助檔案利用者在更短的時(shí)間內(nèi)對(duì)某一問(wèn)題有更加全面的了解。

2.5運(yùn)用現(xiàn)代化的方式方法管理

農(nóng)業(yè)科技檔案?jìng)鹘y(tǒng)的檔案管理完全是手工操作，管理方法和手段落后，效率低下。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，給檔案工作增添了新的動(dòng)力。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案進(jìn)行加工處理，將其制成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使之能夠通過(guò)光磁介質(zhì)進(jìn)行保管保存與提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)與廣泛利用，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

作者：李艷芳安詠梅單位：黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院