關(guān)于公司辦公系統(tǒng)信息化之初探

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1建設協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)多種業(yè)務的集中展現(xiàn)

協(xié)同辦公來規(guī)范辦公流程，實現(xiàn)標準化管理，規(guī)范各種審批流程，提高組織管理的規(guī)范性和可控性，實現(xiàn)內(nèi)部信息的有效授權(quán)和溝通。協(xié)同辦公系統(tǒng)強化項目管理，實現(xiàn)面向團隊的信息共享、集成和優(yōu)化。項目負責人可以對項目情況實時跟蹤，成員間可通過多種方式進行溝通，對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行有效掌控，形成一個有機整體，提高項目管理水平。另外，協(xié)同辦公系統(tǒng)還可以對業(yè)務過程進行跟蹤和追溯。系統(tǒng)可以及時、準確提供任務執(zhí)行全程各狀態(tài)、變動、結(jié)果等信息，強化過程監(jiān)控，增強管理層對組織的控制力，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

2實現(xiàn)對移動終端的支持，提高業(yè)務處理效率

隨著無線互聯(lián)技術(shù)得到進一步發(fā)展，帶寬不斷擴充，智能終端的各種軟件應用和無線互聯(lián)網(wǎng)絡的高效、緊密結(jié)合使得移動辦公系統(tǒng)的技術(shù)逐漸發(fā)展和成熟起來，為公司辦公信息化軟件多維度、深層次應用提供了可能，在已有辦公軟件開發(fā)的基礎上，進一步思考和探索將此類軟件應用到更大的業(yè)務范圍和更多業(yè)務流程，逐步引入移動辦公應用，將辦公信息化軟件作為載體，在提升公司管理水平方面發(fā)揮更大的作用。建設移動協(xié)同辦公系統(tǒng)，使其可以支持通過移動便攜智能終端，可以隨時瀏覽、管理企業(yè)內(nèi)部的工作事務，改變傳統(tǒng)的辦公方式，提高業(yè)務執(zhí)行效率。

3提高辦公軟件易用性，由淺入深逐步應用推廣

辦公自動化軟件的使用，可以很大程度上改變員工的工作方式，由簡單的Excel、Word文字處理統(tǒng)計過渡到由計算機來收集、統(tǒng)計、傳遞、分析和查閱信息。因此，對于軟件的開發(fā)和推廣工作要循序漸進，以使員工有一個逐步適應的過程。辦公平臺首先要滿足用戶的工作需要，并在此基礎上有所創(chuàng)新，使員工感受到工作上的便利。軟件開發(fā)人員要不斷搜集用戶提出的意見和建議，總結(jié)整理軟件使用中遇到的問題，并積極尋求解決辦法，提高軟件的易用性，使之成為一個快捷方便、穩(wěn)定可靠、性能優(yōu)良的軟件平臺。網(wǎng)絡辦公軟件平臺的應用范圍可由少及多，由淺到深，逐步進行拓展。從最初比較簡單的公文辦理和開始，逐步增加人力資源管理、生產(chǎn)經(jīng)營管理和日常事務管理等方面的內(nèi)容，使之成為一個功能豐富的日常辦公平臺。企業(yè)可以根據(jù)自己的特點和實際情況，深入調(diào)研探討，不斷對軟件平臺進行補充，實現(xiàn)更多業(yè)務領(lǐng)域的事務在此平臺上實現(xiàn)，全面提高企業(yè)信息化水平和辦公效率。

4注重培訓工作，提高員工計算機操作水平

由于辦公軟件平臺涉及面較廣，幾乎可以涉及到企業(yè)管理的方方面面，對于這樣一個軟件平臺的推廣，需要企業(yè)員工具備一定的計算機技能。因此，加強員工培訓工作，在企業(yè)中普及計算機常識就顯得尤為重要。軟件開發(fā)人員對一些基本操作方法給出通俗易懂的圖解或文字說明，這樣員工可以隨時隨地進行學習，很快掌握一些基本技能，從而減少培訓的總體工作量。對于辦公軟件平臺的常用人員和關(guān)鍵用戶，可以采用集中學習的方式，使他們的技能水平得到快速提高。對于軟件平臺的重點應用部門，可以挑選計算機基礎較好的員工作為兼職信息員，這樣員工遇到問題時，可以首先找到信息員解決部分問題，信息員解決不了再找軟件開發(fā)和服務人員解決，采用此種方式既可以減少軟件負責人的工作量，還可以起到接力培訓的效果。

5確保數(shù)據(jù)安全，保障系統(tǒng)穩(wěn)定無故障運行

數(shù)據(jù)安全及穩(wěn)定無故障運行是軟件應用最基本也是非常重要的問題。如果系統(tǒng)安全得不到保障，不僅會耽誤工作，給使用者帶來麻煩，而且會使他們產(chǎn)生厭煩情緒，失去信心，從而逐漸放棄使用，導致整個推進工作以失敗告終。因此，軟件系統(tǒng)管理員要建立完善的數(shù)據(jù)備份制度并嚴格執(zhí)行，制定故障應急處理預案，設置必要的強制性安全管理措施，確保數(shù)據(jù)信息免遭非授權(quán)人員的泄露和破壞，確保系統(tǒng)穩(wěn)定無故障運轉(zhuǎn)。同時，加強抵御黑客、病毒、惡意代碼等對信息系統(tǒng)攻擊的能力，防止服務中斷和由此造成的系統(tǒng)運行事故，確保系統(tǒng)安全無故障運行。

6緊密跟蹤企業(yè)發(fā)展，持續(xù)改進系統(tǒng)功能

辦公自動化與企業(yè)發(fā)展密不可分，并且是相互作用的。一方面，應用辦公自動化系統(tǒng)可以改變企業(yè)員工的工作方式，為員工帶來嶄新的工作體驗，提高工作效率，促進企業(yè)更好更快發(fā)展。另一方面，辦公自動化的開發(fā)受到企業(yè)發(fā)展變化的影響，應根據(jù)企業(yè)實際需要不斷改進。只有緊跟企業(yè)發(fā)展，持續(xù)改進系統(tǒng)功能，辦公自動化系統(tǒng)才能更具生命力，發(fā)揮出更大的作用，成為企業(yè)發(fā)展有效的助推力量。

作者：翟路單位：長春軌道客車股份有限公司信息化部