網絡環境下的檔案信息化管理

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一、網絡環境下檔案信息化管理的原則

1.標準性原則

標準性是檔案信息網絡化的前提條件。標準化是實現檔案信息網絡化管理的最實質性的保障措施，是前提基礎和保障，也是最重要的一個方面。

2.先進性原則

檔案數字化的系統工程建立在現代信息技術普遍應用的基礎上。要利用數字手段，以高度有序的檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網絡為技術設施，為生產、管理、決策等各方面提供優質服務。

3.安全性原則

數字信息可以不留任何痕跡地被修改，事故原因也有可能造成數字信息的改變。因此，檔案保管部門提供數字信息是否真實可靠，是檔案數字信息利用者十分關注的問題。為此，保證數字信息的真實可靠性、安全性，是十分重要的。

二、網絡環境下檔案信息化管理的措施

1.加強硬件設施建設

要實現網絡化管理的目標，計算機等硬件設備的質量和性能是一個重要因素。適時地更新設備，是保證“網絡化”高效率的重要前提。電子文件的產生，改變了傳統觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案存在的形式、特征、特性、意義的認識。電子文件的產生、形成、歸檔及其傳送、存貯、保存等管理，均與傳統的紙質檔案所用技術、方法不同，這是文件管理的一場革命。只有認真研究電子文件，掌握電子文件的特性和生成規律，才能正確認識信息化檔案管理。要選擇適合本單位的檔案管理軟件，以網站為基礎，進一步加快檔案信息數據庫建設。建立電子檔案數據管理中心，集中管理各類歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密的電子文檔查詢，實現電子檔案信息共享。

2.抓好數據庫建設

標準化的檔案數據庫，是檔案信息化建設的重要組成部分，是整個計算機信息網絡的核心。首先，要避免各數據庫之間的重復，形成各具特色、實用的檔案數據庫。其次，要抓緊對現有數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率和利用率，從而達到科學性、標準性要求，真正做到檔案信息資源共享。最后，要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和數據完整，使數據庫的建設與檔案信息化建設配套進行。

3.加強網絡安全防護工作

做好檔案信息的數據安全防護工作，主要從內因和外因兩方面著手。內因是指檔案工作人員自身不斷增強網絡維護意識和技術水平。應做好局域網的安全防護，設置防火墻，防止黑客的入侵、計算機病毒的攻擊；對用戶實行電子身份認證制度，禁止非法來訪者登錄；注意數據加密及傳輸，保護網內數據的傳輸；注意信息儲備和恢復，定期數據備份，減輕網絡信息的不安全性。外因方面，要制定相應的檔案信息規范以及具體的法律法規，對不法分子進行有效地約束和懲治。另外，檔案工作人員要定期對網絡上的檔案信息資源進行檢查、監督,發現異常情況立刻處理和跟蹤解決，以免被黑客惡意攻擊、篡改、刪除,造成系統癱瘓等巨大損失。網絡環境下的檔案信息化管理，融合了管理學、情報學等多種學科，在建設過程會涉及到很多技術和方法。這樣一項龐大的系統工程，只有借助外界技術力量，憑借整個國家信息化建設水平的提高，力爭社會各方面的支持，才能保持網絡系統及信息在安全狀態下良好運行。

作者：閆淑仙單位：吉林交通職業技術學院