檔案管理地鐵工程論文

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一、精細化管理思想及其內(nèi)涵

現(xiàn)代管理學認為，科學化管理包含三個層次：第一個層次是規(guī)范化管理，第二個層次是精細化管理，第三個層次是個性化管理。精細化管理是社會分工精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用資源和降低管理成本為目標的管理方式。精細化管理的前提是基礎(chǔ)管理,在此基礎(chǔ)上,它是注重過程的細節(jié)管理,它的核心是規(guī)范管理,專業(yè)管理是精細化管理的支撐。地鐵工程施工檔案的精細化管理強調(diào)管理質(zhì)量與效益的同步提高，強調(diào)檔案管理者的責任心和敬業(yè)精神。施工單位實施精細化管理通過精細化的決策，確立以提高檔案質(zhì)量，建立精細化的檔案管理模式等多途徑來實現(xiàn)。

二、檔案管理工作的內(nèi)涵

中國最古老的檔案是殷商時的甲骨檔案。檔案管理工作的內(nèi)涵是健全機構(gòu)檔案的保管制度，規(guī)范檔案管理工作的流程，積極發(fā)揮檔案的功能。地鐵工程檔案資料管理包含一般文檔資料管理和竣工驗收資料管理。一般文檔資料包含發(fā)文、收文、標書、會議紀要和其他文函;竣工驗收資料主要包括文字資料、圖紙資料等。

三、精細化管理在地鐵施工檔案管理

工作中的應用中的實際意義2014年，我們集團公司提出“精確管理、精益管理、精心經(jīng)營、精誠共贏”管理理念。為認真貫徹這一管理理念，我們應加強精細化管理在地鐵檔案管理工作中的應用。精細化管理是地鐵施工單位提高管理水平的有效手段。精細化管理在地鐵施工單位檔案管理工作中的應用,可以使地鐵施工單位的檔案管理更加規(guī)范化、科學化，提高辦公效率。“精細化管理”融入地鐵施工單位的檔案管理工作中，地鐵施工單位的檔案管理工作將會做深做細，管理受控，做到流程規(guī)范化、管理科學化，更好地促進日常管理工作。因此，精細化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應用將會有深遠的意義。四、精細化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應用地鐵施工單位檔案管理流程可以分為文件形成的準備階段、文件的形成階段、文件的流通利用階段、文件的移交業(yè)主階段，文件的作廢處理階段。每個階段都有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置控制點，細化管理方法，嚴格控制要求，才能保證文件管理受到控制，提高文件質(zhì)量。

1.文件形成的準備階段。第一，要制定工作流程。根據(jù)圖紙和現(xiàn)場實際情況編制工作流程，編制時要考慮有哪些資料，這些資料由哪些人編寫，怎樣傳遞，時間要求等，根據(jù)這些要求編制出具體工作流程，發(fā)放到相關(guān)個人以作指導，并督促其按此流程工作。如果缺少這一環(huán)節(jié)，技術(shù)員和資料員間不能很好配合，并影響到工作效率。第二，制定規(guī)章制定，促進施工檔案的規(guī)范化、標準化。為了確保地鐵工程檔案的規(guī)范化、標準化，施工單位項目初期就要備齊各類規(guī)范和驗收標準。根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》及各類規(guī)范和驗收標準等制定《檔案管理制度》、《檔案員崗位責任制》等規(guī)章制度，對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴格規(guī)定。信息化時代，給地鐵施工檔案工作帶來了新的課題，地鐵施工檔案管理應推行計算機管理技術(shù)，適應現(xiàn)代管理模式，探索地鐵施工檔案信息資源體系，根據(jù)地鐵工程和單位信息化管理實際情況，實現(xiàn)地鐵工程檔案網(wǎng)絡(luò)遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高地鐵施工檔案管理效率。第三，責任落實到人，制定獎罰制度，加強制度執(zhí)行力和考核力。根據(jù)工作流程，分解工作職責，使技術(shù)員和資料員明確各自責任。如發(fā)生問題，不會發(fā)生推卸責任的現(xiàn)象。并制定獎罰制度。如果檔案有問題，要責任到人，并對其進行處罰；如果檔案做得非常好，并在各項檢查中，取得良好的成績，或項目竣工后，獲得魯班獎，就要對相關(guān)人員進行獎勵，形成激勵政策。這樣才能形成趕幫超的局面，達到精細化管理的目的。第四，定期對資料員與技術(shù)員進行培訓。人才資源是地鐵施工單位資料管理精細化管理的關(guān)鍵因素。目前資料員和技術(shù)員的業(yè)務(wù)能力良莠不齊，有必要對資料員和技術(shù)員進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓和拓展，提升資料員和技術(shù)員的工作能力，確保資料搜集的真實有效，使其明確精細化管理的必要性，并定期組織考試，使相關(guān)人員有緊迫感。我們項目部努力為檔案人才提供良好的發(fā)展平臺，多渠道多途徑培養(yǎng)一支規(guī)模適度、素質(zhì)優(yōu)良的專家型、技能型的精細化人才隊伍，充分挖掘地鐵施工單位人員的主動性、創(chuàng)造性和發(fā)展?jié)摿Γ瑢崿F(xiàn)天津地鐵項目部檔案的大發(fā)展。第五，建立三級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)是確保檔案工作有序開展的關(guān)鍵。應建立三級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，即總工程師領(lǐng)導一級、施技部部長一級、資料主管部長一級，建立三級領(lǐng)導責任制網(wǎng)絡(luò)確保檔案工作由上到下，全面覆蓋，帶動全員。

2.文件形成階段控制。雖然項目部總工程師對檔案的技術(shù)內(nèi)容和質(zhì)量負責，但資料員審查環(huán)節(jié)和文件輸出環(huán)節(jié)在文件質(zhì)量把關(guān)上也發(fā)揮著十分重要的作用。目前地鐵施工單位的技術(shù)文件的編制流程是首先通過技術(shù)員在現(xiàn)場記錄，然后把現(xiàn)場記錄交給資料員，資料員檢查現(xiàn)場記錄，輸出文件。文件流轉(zhuǎn)中疏忽的問題會暴露在交接環(huán)節(jié)，審查環(huán)節(jié)和輸出環(huán)節(jié),所以技術(shù)人員和資料員要按照項目部檔案管理制度的要求交接，審查和輸出文件，將這些環(huán)節(jié)中的問題分類匯總，表格化管理，對共性問題制定措施，從而促進檔案規(guī)范化管理，按流程流轉(zhuǎn)，提高形成文件的質(zhì)量。為了提高檔案質(zhì)量,采取了以下幾項措施:(1)每周對資料進行一次抽查,使檔案工作與地鐵工程建設(shè)同步。根據(jù)地鐵施工現(xiàn)場的進展情況，有針對性地進行跟蹤,有效地避免了資料的丟失和滯后,保證資料與工程建設(shè)同步。(2)每月一次的工程資料例會制度,加強資料的協(xié)調(diào)管理。為了及時溝通資料檔案中存在的普遍問題，每月召集項目部資料員、總工程師、施技部部長、主管資料部長召開資料例會，總結(jié)一個月以來的資料工作情況，對資料歸檔工作做得好的資料員提出表揚，提出存在和需要解決的問題，資料例會最終形成的會議紀要要下發(fā)到各相關(guān)部室，這樣既有利于領(lǐng)導及時了解檔案工作情況，又有利于工作的監(jiān)督和落實。（3）嚴格文件工作流程。地鐵工程項目文件的來源廣泛，檔案人員要嚴格把關(guān)，從文件的格式、簽字手續(xù)、蓋章情況等等嚴格把關(guān)，禁止形成不合規(guī)范的文件，以及嚴禁文件材料的不及時歸檔，從而有效提高文件資料的歸檔質(zhì)量。

3.文件流通利用階段控制。文件流通利用階段包括文件查閱環(huán)節(jié)之前的準備工作，文件查閱環(huán)節(jié)，文件發(fā)放環(huán)節(jié)，文件歸還環(huán)節(jié)。在文件查閱環(huán)節(jié)之前的準備工作如下：首先應建立檔案卷內(nèi)目錄，圖紙卷內(nèi)目錄，使文件有據(jù)可查；其次要建立文件和圖紙卷內(nèi)目錄電子匯總表,能快速高效找到文件；再次，要掃描重要文件，以防文件丟失。在文件流通階段，我們首先建立檔案、圖紙查閱登記簿和檔案、圖紙收發(fā)文登記簿，做到來源和去向清晰，有據(jù)可查。其次要建立檔案、圖紙電子文件數(shù)據(jù)庫并根據(jù)工程進度完善相關(guān)信息，定期催促借閱人歸還，跟蹤文件流向，更要定期要組織文件檢查工作，以便及時了解文件實際情況，保證文件、圖紙與目錄相符。但在歸還環(huán)節(jié)容易發(fā)生矛盾，應建立歸還確認制，使借閱管理更加精細化，無紕漏。對于外發(fā)的文件，發(fā)放記錄應與分發(fā)申請單的要求一致，分發(fā)回執(zhí)由接收部門或單位簽字蓋章后歸還給地鐵施工單位，發(fā)放單與回執(zhí)單應成套管理，一一對應，確保外放文件閉環(huán)管理。

4.檔案的移交業(yè)主階段。精細化管理在檔案移交業(yè)主階段，應做到“三同步”：即布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制、工程施工進展與竣工文件形成積累、工程竣工驗收交接與竣工文件交接同步進行。地鐵項目部應指定專人負責竣工文件的編制、移交和檔案信息化工作，特別是重點工程項目的竣工檔案管理工作，集團公司、工程公司負責科研技術(shù)和檔案管理的部門，應積極協(xié)助項目部做好竣工文件的編制與指導，必要時應配合項目部一起主動邀請工程竣工檔案接收單位檔案部門對編制工作進行檢查指導，為竣工檔案順利移交、工程質(zhì)量保證金及時回款打下基礎(chǔ)。工程結(jié)束，要根據(jù)業(yè)主要求編制竣工資料，并把竣工資料移交給業(yè)主，并對作廢文件進行處置。在這一階段，文件歸檔環(huán)節(jié)與作廢環(huán)節(jié)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

5.檔案的作廢處理階段。檔案的作廢處置階段是指檔案發(fā)生修改后，對作廢的檔案和圖紙進行管理。如何做好檔案的作廢處置管理呢？首先，我們要建立作廢檔案登記簿，確保賬物相符。登記簿上應注明作廢檔案的詳細信息和作廢依據(jù)，便于追溯查找。作廢文件集中放置于資料室，積累到一定程度后，要按照項目部資料管理規(guī)章制度和保密要求，按銷毀程序進行處置。精細化管理在地鐵施工單位檔案管理工作中的應用只是精細化管理在工程建設(shè)中的一個小方面，精細化管理應該應用到工程建設(shè)的方方面面，這樣才會使工程建設(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展。

作者：王穎葛倩米紅香單位：中鐵十六局二公司天津地鐵項目部