檔案信息自動化管理

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摘要:加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

關(guān)鍵詞:檔案;信息;自動化;數(shù)據(jù)庫

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多而亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察事業(yè)從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中，首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

二、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一部的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

四、實事求是的改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這一是研究自動化系統(tǒng)管理是必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心結(jié)局方便實用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

五、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設(shè)發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費了各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力。

六、重視人才管理

推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算僅技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給與關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會有償服務(wù)等等。

七、科學(xué)民主決策

當(dāng)前，我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相集合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進現(xiàn)代化進程結(jié)合起來，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計算機專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟效益等多方面進行分析，集思廣益才能避免失誤。要加強檔案信息自動化艱澀的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標和指導(dǎo)方針，協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作，審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標、技術(shù)路線、標準規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費預(yù)算及重大立項和執(zhí)行。為使重大題在決策前得到充分論證，應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。