檔案管治在高速公路中的用途

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【摘要】隨著中國高速公路的不斷發展，高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，結合當前高速公路檔案管理的現狀與存在問題進行簡要的分析并對如何做好高速公路檔案管理工作提出相應的對策。

【關鍵詞】高速公路檔案管理工程監理

隨著中國高速公路等級越來越高，對工程質量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質量的重要憑證——高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目使用、養護、改建、擴建提供準確、可靠、真實的依據，從而減少大量的人力、物力、財力。

一、檔案管理在高速公路建設養護中的作用

檔案管理在高速公路建設養護中起重要的基礎保證作用。大家知道，高速公路是一個技術復雜、涉及學科多的部門，反映在檔案管理方面，表現為工作量大、技術要求高。高速公路在建設過程中形成了大量的工程管理類、設計類、施工類、監督類、決算類等技術文件，按科學的方法對這些文件資料的收集、整理、編制和規范，一方面為日后的養護和擴建、改建提供及時準確的基礎性資料；另一方面，綜合各方面對高速公路運營后的評價，經研究整理后太時反饋給有關部門，幫助他們優化設計和施工方案，節約投資，促進高速公路的發展。

二、高速公路工程監理檔案管理現狀

高速公路工程監理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設計和建筑施工。即不以實物形式體現，它是與業主簽訂監理委托合同、接受業主委托的前提下，在履約過程中，為保證建設項目達到預期的目標而提供具有高技術含量的技術服務，是一種軟服務。它的工作效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在建設產品之中。因此，如何能夠比較真實地反映監理工作、評價工作，是業主和監理單位都非常關心的問題。監理檔案能夠如實反映監理工程師在建設項目管理中的作用、監理工作是否到位、監理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監理服務質量高低的標準之一，并在確定監理活動效果的同時，體現監理工作的價值。在高速公路工程監理項目管理評估中工程監理檔案也是最重要的基礎資料。

監理單位加強檔案資料工作的管理是工程監理的客觀最直接的需求，要求監理單位對檔案管理工作予以充分重視，尤其是在監理業務檔案的管理方面，要明確管理原則和各監理人員的管理職責，樹立檔案意識，真正實現檔案收集、管理與工程建設同步。

顯然，監理檔案管理意義重大，但是在公路工程實際監理中，檔案管理往往存在以下相關問題：1）沒有將公路工程資料的收集工作列入議事日程，工程施工過程中沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理服務工作。認識上的誤區造成工程檔案資料難以及時完整歸檔；2）檔案的真實可靠性問題；3）檔案的及時有效性問題等。

三、高速公路監理檔案管理特點

公路工程檔案是指在公路建設、管理、養護等工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包含從提出項目建議、可行性研究、規劃設計、地點選擇、材料準備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項目的全過程。由于工程項目具有投資大、周期長、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設計、施工單位建設、監理、質檢部門評定以及原材料供應，決定檔案材料的收集面廣、量大、種類多，造成公路工程檔案資料收集難。

四、檔案管理優化措施

（1）設置專案資料監理員。按照《建設工程檔案工作常用文件》的規定，總監理工程師應指定專人負責本項目監理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：1）是負責收集工程準備階段建設單位形成的應向監理單位提供的相關文件、資料，如工程建設審批文件、建設工程施工合同等；2）收集、整理本項目監理部形成的應當歸檔保存的監理文件，如監理規劃、監理細則、監理月報以及監理工作會議形成的會議紀要、文件和指令等；按月匯總、整理各專業監理工程師在工程的進度、質量、造價控制中形成的各種簽證見證記錄、報驗審批資料等；3）對各專業監理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進行指導、監督和檢查；負責本項目監理部檔案資料的保管、借閱工作；4）督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國家有關規定和要求編制工程檔案；5）在項目總監指導下，按照按照《檔案法》、《基本建設項目檔案資料暫行管理規定》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路工程竣（交）工驗收辦法》、GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等有關法律、法規、規章和規定，編制監理檔案，并負責向建設單位和本單位檔案部門移交。

（2）統一歸檔管理監理檔案信息。結合個人在工程實踐中的資料整理經驗，建議監理資料統一劃分為五類，即：1）合同文件：包括監理合同文件、監理部執行文件(監理規劃、細則)、施工合同文件(施工招投標文件、圖紙)、施工方案、勘察及設計文件、變更與索賠文件等。2）質量控制：包括測量(交樁、測量記錄等)、設備(進、退場報驗)、材料及構配件、抽檢資料、項目劃分、簽證文件、質量缺陷與事故處理等。3）進度控制：工程開工和停工文件、工程進度文件。4）投資控制：資金流計劃、工程計量證書、工程付款證書。5）綜合管理：日常記錄(監理日記、收發文登記)、會議紀要、往來文函、施工單位報告單、監理通知、質量運行體系記錄(人員考核、證件等)、工程月報(施工、監理)、監理報告、圖片影音資料等。施工單位上報的資料，監理機構采取按標段劃分管理的原則，每個標段采取單獨的文號，監理機構的資料，應與施工單位資料文號相對應。施工過程中，施工單位和監理單位在日常整理資料的同時能及時核對資料是否完整、文號是否一致，有利于資料的完善統一。善于應用計算機管理系統，建立建設監理信息管理系統，提高工作質量。

公路工程監理檔案的管理是一項綜合性、業務性、技術性都較強的工作，監理單位在機構建設、人員配備和制度建設上加大管理力度，在履行各自監理職責的同時，樹立檔案意識，規范檔案管理，從而提高建設項目檔案管理水平。