實物人事檔案管理的意義探究
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根據(jù)實物人事檔案的定義可以看出它是一種紙質(zhì)文檔，它依托是紙質(zhì)材料為載體，是傳統(tǒng)載體檔案一種形式，具有原始性和特殊性，也形成吱聲的特點和規(guī)律，實物人事檔案的得名源于其具有的實物屬性，是一種紙質(zhì)文檔，它是伴隨著一個人從出生到死亡的全過程，反映一個人的生命軌跡，是在人類的不斷社會實踐中形成的，因為其可靠性和來源真實性成為原始的第一紀(jì)錄，實物人事檔案是從一個人出生、入學(xué)、就業(yè)、退休乃至死亡的全過程的真實記錄和反映，其覆蓋的社會活動的方方面面，將實物的本來面目真實的記錄下來，其保存的時間是永久性的，并且是經(jīng)久不變的，實物人事檔案必須借助“紙張”這一載體才能保存記錄，這與電子人事檔案存在巨大差異，因為電子人事檔案主要借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)如電腦和計算機(jī)，對大量的信息和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的存儲和利用，實人事大難是以物質(zhì)實體為載體，因其材料的不可逆性表明信息的記錄具有可靠性和保真性，其反映出的信息是直觀可感的，記錄下一個人每個階段的生活和學(xué)習(xí)取得的業(yè)績和遭遇的挫折，對于考察一個人的具體情況是很有價值的第一手材料，具有極高的查考價值。而與現(xiàn)代較為流行的電子文檔相比，電子文檔也具有自身的優(yōu)勢，其查考便利，速度快。而與實物人事檔案相比其存在嚴(yán)重的問題，其信息的可變性較大，因為現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)很發(fā)達(dá)，經(jīng)常遭遇黑客攻擊外部威脅，同時在內(nèi)部因為受到信息技術(shù)的發(fā)達(dá)和道德風(fēng)險的影響，檔案信息的真實性也容易受到影響，因為電子文檔是可以更改的，而且其變更后很難被其他人發(fā)現(xiàn)，其信息的真實性受到很大的質(zhì)疑，而實物人事檔案很好的回避了這個問題，因為紙質(zhì)材料的文檔一旦被涂改和替換，可以很快的通過技術(shù)手段和司法鑒定還原人事檔案的真實面貌。
二、實物人事檔案材料的形成規(guī)律
實物人事檔案的形成最初要通過各級各部門主動的收集匯總在一起，之后再交給人事管理人員統(tǒng)一管理入檔，因為每個人在遞交材料時包含如專家資格、榮譽(yù)證書、學(xué)歷證書、職稱評定書等資料，在統(tǒng)一交給人事部門后還應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)真?zhèn)伪孀R，檔案原始材料一般都是由本人填寫的，還有一部分是有熟悉的人附注的，在一定程度上保證信息的完整性，這些表格種類很多有勞動合同、履歷表、個人自傳、入黨申請書、學(xué)期鑒定表等等，涉及種類和內(nèi)容方方面面。因為實物人事檔案是以傳統(tǒng)材料為載體，使用最多的是紙張，而紙張記錄下的文字一般不會輕易變更，因此實物人事檔案就有其獨一無二的特性，文字的變更在檔案中是顯著的，因為字跡和內(nèi)容信息是不可分離的，檔案原始性和特殊性也就表露無遺，可以說實物人事檔案跟隨人的一生，與每個人的生命軌跡相關(guān)，一個從呱呱墜地到生老病死都被記錄下來，在檔案中可以找尋到生命中的任何足跡。人事檔案的管理是由企事業(yè)單位的人力資源部、以及政府機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的部門，具有不可替代性，其管理模式很有序和模式化，是根據(jù)歷史變遷在發(fā)生相應(yīng)的變化。在現(xiàn)代社會信息技術(shù)逐漸取代紙質(zhì)材料，但是就人事檔案管理的特殊性導(dǎo)致了電子檔案不可能取代紙質(zhì)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)文檔的存在有著穩(wěn)固的歷史地位。現(xiàn)在由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也出現(xiàn)很多病毒入侵導(dǎo)致電子檔案的管理遇到技術(shù)上的困境，一旦系統(tǒng)崩盤，所有的信息將面臨丟失的困境，而實物人事檔案則原汁原味的保存了檔案的原貌，重要的文檔只要保存得當(dāng)不會出現(xiàn)丟失的困擾，在受到電子檔案不斷沖擊下，我們也越來越認(rèn)識到實物人事檔案的重要性。
三、實物人事檔案的現(xiàn)狀
人事檔案是綜合反映個人的學(xué)歷、經(jīng)歷和工作的一種動態(tài)跟蹤記錄系統(tǒng)，是各級政府和企事業(yè)單位選拔人才的重要來源，因為處在新舊體制交替的時期，轉(zhuǎn)實物人事檔案管理體制也面臨從舊體制向新體制轉(zhuǎn)變的過程，目前人事檔案管理模式還處在計劃經(jīng)濟(jì)時期，與現(xiàn)代社會完全脫節(jié)，需要適應(yīng)改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的普遍要求，在原有的體制基礎(chǔ)上實現(xiàn)一定的突破。人事檔案管理目前存在多頭管理的現(xiàn)象，除了一些主管部「刁外還存在一些無權(quán)管理的部門保存人事檔案的現(xiàn)象，人事檔案管理還存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象，不是專業(yè)的人員進(jìn)行管理，很多情況下是有人兼職管理，平時整理工作嚴(yán)重倦怠，這樣使得檔案材料整理會出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，人事檔案資料不全，使得人事檔案管理不規(guī)范。很多單位和機(jī)構(gòu)并不重視人事檔案管理這部分工作，因此投入的資金和人力很有限，在一定程度上人事資料的亂登、篡檔等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案管理的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。
四、實物人事檔案的發(fā)展趨勢
基于現(xiàn)在人事檔案管理出現(xiàn)的一系列問題，在今后工作方面出臺一些政策，首先個人的身份管理逐漸淡化。隨著管理的進(jìn)步與改革，在過去我們將檔案分成干部檔案和工人檔案，而在現(xiàn)在的企事業(yè)單位基本上不在區(qū)分干部和工人，籠統(tǒng)定義為員工，這樣更便于人事檔案的整齊劃一，每個員工可采用相同的格式規(guī)范的內(nèi)容，在檔案整理時便于整理和查閱，很好改變過去脫節(jié)的想象。另一方面隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛使用，檔案的固定格式也在不斷更新，為了解決檔案材料大小、格式等問題，現(xiàn)在的人事檔案管理也開始采用電子信息輸入的形式，這樣實現(xiàn)了信息的同步錄入和動態(tài)更新。在逐步建立健全人事檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，使得電子檔案逐步完善，但是實物人事檔案因其自身的優(yōu)點也有存在的必要。
總之，實物人事檔案現(xiàn)在正在不斷的進(jìn)步和完善，隨著社會經(jīng)濟(jì)和管理水平的不斷提升，實物人事檔案的管理模式也在發(fā)生翻天覆地的變化，怎樣發(fā)展實物人事檔案自身的優(yōu)勢，實現(xiàn)企事業(yè)單位人事制度的不斷完善，這不僅需要人事檔案管理人員身素質(zhì)的提高，還需要這個大的體制的系統(tǒng)化和精細(xì)化，真正將實物人事檔案管理的工作達(dá)到極致。我們深信未來實物人事檔案管理事業(yè)將進(jìn)一步發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。
作者：劉曼紅單位：廣東省梅州市水利水電勘測設(shè)計院
